Alles, was Sie über die eRechnung noch nicht wussten!
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eRechnung 2025 in Deutschland: Pflicht, Formate, GoBD & Lösungen für KMU
Die eRechnung ist seit 1. Januar 2025 der Standard im B2B-Bereich in Deutschland. PDF- und Papierrechnungen sind nur noch als Übergangslösung bis 31. Dezember 2026 erlaubt. Viele Unternehmen verlassen sich blind auf ihre ERP-Systeme – doch der überwiegende Teil der erzeugten eRechnungen sind fehlerhaft und damit steuerlich riskant. Hinzu kommen steigende Anforderungen an IT-Sicherheit, neue Vorgaben der GoBD und drohende Sanktionen. Wir helfen Ihnen, Ordnung in dieses komplexe Thema zu bringen und Ihr Unternehmen rechtssicher für die Zukunft aufzustellen.
Was ist eine eRechnung?
Eine eRechnung ist keine PDF-Datei, sondern ein strukturierter Datensatz im XML-Format, der maschinell verarbeitet werden kann. Grundlage in Deutschland ist die Norm EN 16931. Zulässige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Nur diese werden steuerlich anerkannt.
Ab wann gilt die eRechnungs-Pflicht?
Seit 1. Januar 2025 ist die eRechnung für B2B-Geschäfte Standard. PDF- und Papierrechnungen sind nur noch bis Ende 2026 als Ausnahme zulässig. Ab 2027 müssen alle Unternehmen eRechnungen empfangen, ab 2028 auch verpflichtend ausstellen können. Wer nicht mitzieht, riskiert Bußgelder und den Verlust des Vorsteuerabzugs.
Typische Missverständnisse
»Mein ERP-System macht das schon«
Viele Systeme erzeugen fehlerhafte Rechnungen, die nicht §14 UStG-konform sind.
»PDF reicht«
Solche Formate sind nur bis Ende 2026 erlaubt. Danach zählt ausschließlich das XML.
»Ich habe noch Zeit«
Die eRechnung ist seit 1.1.2025 Standard. PDF und Papier Ausnahme. Empfänger
können eRechnung verlangen und alles andere ablehnen. Abwarten ist fahrlässig.
Sicherheit & Compliance
Die Übertragung per E-Mail ist unsicher und wird mittelfristig nicht mehr zulässig sein. Stattdessen kommen zentrale
Plattformen (z. B. PEPPOL, TRAFFIQX) und Meldeportale. Unternehmen benötigen eine Validierung jeder eingehenden und ausgehenden Rechnung sowie eine Verfahrensdokumentation, um rechtlich auf der sicheren Seite
zu stehen.
Was bedeutet das für KMU?
Die eRechnung betrifft jedes Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche. Bis 31.12.2027 gelten noch Ausnahmen für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 €, aber auch das steht auf der Kippe.
Ohne Prüfung drohen fehlerhafte Rechnungen → kein Vorsteuerabzug
Rückweisungen führen zu Zahlungsverzögerungen
Bußgelder bei Nichtumsetzung
Steuerberater decken nur steuerliche Aspekte ab – die Technik müssen Unternehmen selbst lösen
Unsere Unterstützung
Wir begleiten Sie praxisnah und vollständig:
Analyse Ihrer Systeme & ERP-Ausgaben
Validierung & Korrektur fehlerhafter eRechnungen
Einrichtung sicherer Prozesse für Versand & Empfang
Schnittstellen zu PEPPOL & TRAFFIQX
Schulung & Support für Ihre Mitarbeiter
Laufende Updates bei neuen BMF-Vorgaben
Wir bieten Validierungstools zur Prüfung von eRechnungen auf korrekte Datensätze
Mit uns vermeiden Sie Fehler, Sanktionen und Risiken – und setzen die eRechnung sicher, effizient und zukunftsfähig
um.
Ende des Rechnungsversands per E-Mail
Der Versand von Rechnungen per E-Mail wird in den kommenden Jahren an Bedeutung verlieren und spätestens ab
2029/2030 weitgehend wegfallen.
Dafür gibt es zwei Hauptgründe:
Sicherheitsrisiken
Professionell gefälschte Rechnungen mit Schadcode gehören inzwischen zu den größten Cyberangriffsfeldern. E-Mail gilt deshalb als unsicherer Übertragungsweg.
Neue Portale der Finanzbehörden
Mit dem Start der nationalen Meldeplattformen werden Rechnungen
künftig parallel an die Finanzbehörden und an die Geschäftspartner übermittelt. Der Austausch erfolgt dann
ausschließlich über zertifizierte Plattformen (z. B. PEPPOL, TRAFFIQX), die den Zustellungsweg kontrollieren,
überwachen und die Korrektheit der XML-Daten sicherstellen.
Für Unternehmen bedeutet das: Wer heute noch stark auf E-Mail-Rechnungen setzt, sollte sich spätestens jetzt mit den künftigen Plattformlösungen beschäftigen, um rechtzeitig vorbereitet zu sein.
Lesen Sie unsere Blogbeiträge zum Thema eRechnung, Rechnungsplattformen, eRechnungs-Validierung und eRechnungs-Archivierung.
Sind noch Fragen offen?
Im folgenden haben wir für Sie 30 Fragen und Antworten zum Thema eRechnung zusammengetragen, die unsere Kunden immer wieder stellen:
Grundwissen eRechnung
Eine eRechnung ist ein strukturierter Datensatz im XML-Format, der automatisiert verarbeitet werden kann. In Deutschland gilt die Norm EN 16931.
Recht & Compliance
Technik & Sicherheit
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Zukunft & Internationales
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