Die elektronische Rechnung – sie betrifft fast jeden Unternehmer in Deutschland. Und in den nächsten Jahren wird alles, was wir bisher zum Erstellen und Versenden von Rechnungen genutzt haben, nicht mehr möglich sein. E-Mails mit PDF-Dateien und Papier werden der Vergangenheit angehören. Die eRechnung ab 1.1.2025 ist nur der erste Schritt in einer Übergangszeit bis zur Übermittlung von reinen maschinenlesbaren Daten für den Rechnungsabgleich. Der europäische Standard nach EN16931 für die ab 1.1.2025 verpflichtende eRechnung soll die spätere direkte digitale Übermittlung der Rechnungsdaten an die Finanzbehörden vorbereiten.

Ein PDF ist keine eRechnung!

Zunächst ist PDF keine eRechnung und kein Standard mehr, später wird auch die Übermittlung von Rechnungen per E-Mail nicht mehr möglich sein. Auch wenn dies alles schrittweise geschieht und noch einige Zeit in Anspruch nehmen wird, tut man gut daran, bereits heute die Weichen richtig zu stellen und einige Fragen so früh wie möglich zu klären.

Die Notwendigkeit, jetzt auf elektronische Rechnungen umzustellen, liegt darin begründet, dass die Finanzbehörden die Datensätze automatisiert verarbeiten wollen. Papierrechnungen und PDF-Dateien sind dafür nicht geeignet. Die Daten müssen zunächst eingescannt und dann mit einer OCR-Software ausgelesen werden. Im nächsten Schritt wird versucht, die unstrukturierten Daten in maschinenlesbare Datensätze umzuwandeln. Ob Papier oder PDF – dieser Weg ist für den Datenaustausch nicht geeignet. Deshalb wurde ein europaweiter Datenstandard entwickelt (EN16931 – Infos im Blog), dem künftig alle in Europa ausgestellten Rechnungen entsprechen müssen. Damit ist die Grundlage für eine maschinelle und automatisierte Verarbeitung der Daten geschaffen.

Ein Standard und viele Möglichkeiten der eRechnung

In Deutschland, wie auch in den anderen Staaten der EU, wurden nun entsprechende Standards entwickelt, die verwendet werden dürfen. Hierzulande sind es ZUGFeRD und XRechnung, wobei die XRechnung für alle öffentlichen Auftraggeber zum Standard wird.

Aber wie sieht es dann in Europa aus? nur drei Beispiele:

Frankreich: In Frankreich ist die Verwendung von elektronischen Rechnungen im B2G-Bereich (Business-to-Government) seit 2017 schrittweise eingeführt worden. Die französische Norm für elektronische Rechnungen ist die “Facture-X”, die auf der EN 16931-1 basiert.

Italien: Italien hat mit dem “FatturaPA”-Format ein nationales Standardformat für elektronische Rechnungen eingeführt. Seit 2019 sind alle Unternehmen, die in Italien ansässig sind, verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-, B2C- und B2G-Bereich auszustellen.

Spanien: In Spanien gibt es mehrere elektronische Rechnungsformate, darunter FACeB2B und FACe für den B2G-Bereich. Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931-1.

Welchen Weg bieten wir bei der GFG SEIBT AG an?

Moderne Eingangsrechnungserfassung und Verarbeitung mit einem DMS-Programm.
Immer dann sinnvoll, wenn man nicht nur das Thema E-Rechnung angehen will, sondern generell die Daten- und Ablagevielfalt im Unternehmen in den Griff bekommen will. Ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet und sichert nicht nur Daten, sondern prüft, steuert und aktiviert bei Bedarf Aufgaben. Das ist weit mehr, als nur elektronische Rechnungen verarbeiten zu können. Grundsätzlich wird sich jedes Unternehmen in verschiedenen Unternehmensbereichen mit der digitalen Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten beschäftigen müssen.

Hier weitere Infos zu dieser Lösung: unsere eRechnungsaktion.

Eine Portallösung zum Versand und Empfang von eRechnungen verschiedenster Formate
Vor allem für Unternehmen, die mit dem europäischen Ausland zusammenarbeiten, sind nicht nur die beiden deutschen Formate von Bedeutung. Jedes Land hat seine eigenen Standards, die zwar der EN16931 entsprechen, aber unterschiedlich aufgebaut sind. Diese Vielfalt kann mit einem normalen ERP- oder Fibu-Programm nicht vollständig abgebildet werden. In unserem Rechnungsportal TRAFFIQX können Rechnungen in Dutzenden von Formaten empfangen und in das im Unternehmen verarbeitbare Format konvertiert werden. Ebenso können deutsche Formate in Formate umgewandelt werden, die z.B. in Italien oder Frankreich benötigt werden. Alles vollautomatisch. Das Portal kann für den Versand noch Mail und Post anbieten, bietet aber eben auch den für die Zukunft wichtigen Weg der Datenübertragung in ein Rechnungsportal der Finanzbehörden.

Hier weitere Informationen zum TRAFFIQX-Portal.

Unsere wichtigen Informationen zur eRechnung

Nicht allein, was das Gesetz sagt, sondern auch was unsere ersten Erfahrungswerte zur eRechnung in der Praxis ergeben haben wollen wir vorstellen in drei Blogs:

1. Blog: eRechnung – das kommt auf uns zu. Gesetzliche Grundlagen und Regelungen. Hier sind Sie gerade.
2. Blog: eRechnung – das wird nun wichtig. Die wichtigen Themen für Unternehmen rund um die Gesetze.
3. Blog: eRechnung – Praxis. Das haben wir bislang als wichtig herausgefunden. Praktische Tipps für den Anfang.

Nehmen Sie sich die Zeit und sehen Sie sich die einzelnen Bereiche an. Sie stecken voller wertvoller Informationen.

Was steht im Gesetz – ein Überblick

Ein PDF ist keine eRechnung!

Ab dem 1.1.2025 wird die E-Rechnung als Rechnungsstandard eingeführt. Papierrechnungen verlieren ihren Vorrang und PDF-Rechnungen müssen akzeptiert werden. Eine eRechnung muss einem europäischen Standard entsprechen, der EN16931. PDF und Papier werden für eine Übergangszeit noch toleriert. PDF ist ein „anderes Rechnungsformat“, also keine eRechnung im rechtlichen Sinne.

Was kommt in der Übergangszeit auf uns zu?

Es ist richtig, dass in den Jahren 2025 und 2026 übergangsweise generell noch Papier und PDF mit Einwilligung versendet werden können. Ab dem 1.1.2027 entfällt diese Möglichkeit jedoch für alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 €. In der Zwischenzeit werden aber viele Unternehmen zügig auf die neuen Formate umstellen, um Prozesskosten zu sparen. PDF-Rechnungen gehören zu den „anderen elektronischen Formaten“.

Rechtzeitig auf die Zukunft vorbereiten

In Zukunft sollen die Rechnungsdaten über sogenannte Plattformen übermittelt werden. Alles, was wir bisher zum Thema Rechnungsversand kennen, wird dann nicht mehr möglich sein. Diese „Portale“ existieren bereits in einigen europäischen Ländern und müssen dort auch genutzt werden. In Deutschland ist dies erst ab 2029 zu erwarten. Wichtig ist aber schon heute, dass es nicht mehr möglich sein wird, Rechnungen per E-Mail zu versenden. Man muss auf Portale ausweichen, zu denen man Zugang haben muss. Wer auch Kunden im Ausland beliefert, braucht unter Umständen mehrere Zugänge. Das muss dann mit einem Provider realisiert werden. Dazu später mehr. Der vom BMF (Bundesministerium der Finanzen) geplante Weg für Deutschland ab 2029/2030.

Bedeutung der E-Rechnungsplattform

• Da die Finanzverwaltung auf Cross-Checks verzichten will, kommt der Plattform eine besondere Bedeutung für die Sicherstellung der Datenintegrität und zur Verhinderung des Einschleusens von Fake-Rechnungen zu.
• Die Finanzverwaltung setzt auf privatwirtschaftliche Anbieter, da eine staatliche Plattform nur einen kleinen Teil der Unternehmen mit begrenztem Leistungsumfang anbieten kann.
• Die mögliche Ausgestaltung des Modells im Detail wird gerade diskutiert.

CTC Continuous Transaction Control – das wird kommen.

In Zukunft werden lediglich Rechnungsdaten übertragen. Systeme lesen Rechnungen, gleichen Daten ab und die Finanzbehörden sind immer live dabei. Die Portale der Finanzbehörden in Europa, erhalten Daten in dem jeweils richtigen Format und erwarten dazu den immer richtigen Aufbau der Formate. Dabei werden die Übertragungswege genutzt, die in dem jeweiligen Land vorgeschrieben sind. Gleichzeitig werden alle Datenströme (Transaction) laufend (Continuous) überwacht (Control). Dadurch wird sichergestellt, dass Daten nicht abgefangen und verändert werden können und die Zeitfristen eingehalten werden für die Verarbeitung.

Noch ist das nicht Pflicht – aber man sollte das Ziel schon jetzt im Auge haben und heute schon Lösungen vorbereiten. Allein eRechnungen erstellen und per Mail versenden und im ERP-Programm speichern – das ist zu kurz gedacht.

Alle Angaben basieren auf den derzeit bekannten Gesetzesentwürfen und Diskussionen. Stand August 2024