Studien zeigen, dass Mitarbeiter bis zu 20 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen verbringen. Das verursacht hohe versteckte Kosten und bremst die Produktivität. Ein zentrales Dokumentenmanagementsystem reduziert diese Verluste erheblich.

Digitale Workflows standardisieren Abläufe, vermeiden Medienbrüche und sorgen dafür, dass Aufgaben automatisch weitergeleitet und termingerecht erledigt werden. Das reduziert Fehler und spart Zeit.

Nein, das ist ein verbreiteter Irrtum. Digitale Dokumente sind bei revisionssicherer Archivierung und Einhaltung der GoBD rechtsgültig. Ausdrucke sind nicht erforderlich.

Ohne Backup sind Daten oft unwiederbringlich verloren. Moderne DMS- und Cloud-Lösungen setzen deshalb auf redundante Speicherung und automatische Sicherungen, sodass Dokumente auch bei Ausfällen geschützt bleiben.

Die Kommunikation wird effizienter: Rechnungen können automatisch gelesen, verarbeitet und verbucht werden. Das reduziert Rückfragen, beschleunigt Zahlungen und stärkt die Geschäftsbeziehungen.

Die meisten Systeme sind benutzerfreundlich aufgebaut. Schon nach wenigen Stunden Schulung können Mitarbeiter Dokumente ablegen, suchen und Workflows bedienen. Die Akzeptanz ist hoch, da die Bedienung meist einfacher ist als bisherige Ordnerstrukturen.

→ Digitalisierung nur halbherzig anzugehen (z. B. PDFs auf Netzlaufwerken statt echtes DMS)

→ keine klaren Prozesse zu definieren

→ Aufbewahrungspflichten zu ignorieren

→ Sicherheit und Compliance zu unterschätzen

→ zu lange zu warten und dadurch unter Druck zu geraten, wenn neue Gesetze greifen

Weniger Papierverbrauch, geringerer Energiebedarf für Drucker und Archivräume, weniger Transportwege für Dokumente. Digitalisierung leistet einen messbaren Beitrag zur CO₂-Reduzierung und zur Nachhaltigkeitsstrategie von Unternehmen.