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Wie digitales Vertragsmanagement mehr Sicherheit bringt.

Verwalten Sie Ihre Verträge einfach und flexibel durch ein digitales Vertragsmanagement. Verpassen Sie keine Kündigungsfristen mehr, indem Sie sich per E-Mail an diese erinnern lassen. Finden Sie wichtige Vertragspassagen sofort, ohne den Vertrag komplett lesen zu müssen. Behalten Sie den Überblick über die Verträge.

Speichern Sie Ihre Verträge zentral und rechtskonform mit allen dazugehörigen Dokumenten und ermöglichen Sie den ortsunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Daten. Egal aus welcher Abteilung können Rückfragen ohne langes Suchen nach den Originalunterlagen vermieden werden. Wie oft genug lagern die Verträge in der Zentrale und die Niederlassung muss sie dann erst mal anfordern. Die Zukunft bringt dann noch die digitalen Signaturen, die ein drucken und unterschreiben vollends erübrigen.

Übersicht, Kontrolle und Ordnung durch ein digitales Vertragsmanagement.

Verwalten Sie zentral alle Verträge und vor allem die dazugehörigen Dokumente. Dazu müssen Lieferpapiere, Rechnungen, Zusatzvereinbarungen etc. nicht erst mühsam kopiert werden, um im „Vertragsordner“ zu landen. Zum Beispiel könnte jede Miet/Leasingrechnung sofort mit dem bestehenden Vertrag verknüpft werden. Gibt es Rückfragen, kurzer Klick auf den Vertrag und schon ist alles geklärt. Ihre Verträge erhalten bestimmte Kategorien, die zum Beispiel die Berechtigungen regeln, wer sie einsehen darf, aber auch die wesentlichen Inhalte des Vertrags in die Attribute zur schnelleren Suche und Kontrolle übertragen. Z.B. KFZ-Kennzeichen für Leasingverträge ebenso wie bei den Versicherungen fürs Fahrzeug. Dann steht die KFZ-Nummer noch bei der Spesenabrechnung des Mitarbeiters und auf dem Tankbeleg. Gibt es Rückfragen – ein Klick genügt, die gesamte Fahrzeugakte kann erstellt werden.

Nie wieder Kündigungsfristen übersehen.

Schon bei Vertragsschluss werden alle wichtigen Vertragsdatenerfasst. So auch das Ende des Vertrags und eine eventuelle Kündigungsfrist. Egal ob in 12 Monaten, in 5 Jahren oder in 30 Jahren, Sie werden rechtzeitig informiert, wenn eine Kündigung fällig ist. Sie entscheiden dann, ob Kündigung oder nicht. Wenn nicht einfach Verlängerung bestätigen und schon wird die nächste Erinnerung beim Ablauf des Verlängerungszeitraums veranlasst. Allein dieser Vorteil kann viel Geld sparen.

Durch Versionierung den Überblick behalten.

Verträge ändern sich, werden ergänzt oder angepasst. Dabei entstehen neue Versionen, die sich immer wieder auf den ursprünglichen Vertrag beziehen können. Diese Anpassungen kann man als zusätzliche Versionen zum Ursprungsvertrag anlegen. Ein digitales Vertragsmanagement verwaltet Ihre Vertragsvorlagen für einen bestimmten Kunden und macht so jede Änderung nachvollziehbar. Sieht man nach dem ursprünglichen Vertrag sieht man sofort die Anpassungen und umgekehrt. Schnell mal nachgelesen und schon ist die Frage beantwortet. In einer Minute erledigt was sonst manchmal Tage dauern kann.

Digitale Signaturen nur im digitalen Vertragsmanagement.

Zunehmend werden Verträge gleich direkt online unterzeichnet. Das umständliche Drucken und wieder Einscannen entfällt. Der Vertrag wird zugesendet per Mail oder einem Link, den der Adressat öffnet. Durch eine Signatur-Plattform im Internet bekommt er die Möglichkeit, das Dokument zu unterzeichnen. Zeitpunkt, Verifizierung der Unterschrift und die Unterschrift selbst sind dokumentiert und werden als solle durch ein digitales Vertragsmanagement archiviert.

Relevante Unterlagen stehen sofort zur Verfügung.

Vorausgehende Angebote, begleitende Email-Korrespondenz, Bestellung, Lieferscheine und Rechnungen – alles kann automatisch mit dem Vertrag verknüpft werden. D.h. die einzelnen Dokumente werden immer im jeweiligen Bereich abgelegt, sind aber mit dem Vertrag verbunden. Liegt eine Rechnung vor sieht man sofort, dass ein Vertrag zugrunde liegt. Zeigt man den Vertrag an sind alle Rechnungen, die auf Basis dieses Vertrags erstellt worden mit einem Klick aufzurufen. So werden Rückfragen oder Kundenanfragen innerhalb von wenigen Minuten erledigt. Ohne digitales Vertragsmanagement kann es auch mal ein paar Tage dauern.

Wir schließen immer mehr dauerhafte Verträge ab. Eine Laufzeitkontrolle und eine schnelle Verfügbarkeit von Vertragsbedingungen wird da immer wichtiger. Gerade bei verpassten Kündigungsfristen geht es manchmal um viel Geld. Zukünftige digitale Signatur-Lösungen sind ohne digitales Vertragsmanagement undenkbar.

Weiterführender Blog zum Thema digitale Rechnung: „Digitale Rechnungsverarbeitung, die wirklich Geld bringt.“

norbert-seibt

Hier schreibt:
Norbert Seibt
Dokumentenmanager, Heilpraktiker, Unternehmer

Heilpraktiker und Dokumenten-Manager? Ein nur scheinbarer Widerspruch! Die Vision unseres Unternehmens ist seit Anbeginn die Arbeit im Büro zu erleichtern. Deshalb beschäftigen wir uns mit modernsten Möglichkeiten der Büroautomation. Aber im Mittelpunkt stehen immer die Menschen, die in den Büros arbeiten: Wir wollen für mehr Arbeitszufriedenheit sorgen, die dann in Folge auch zu mehr Effizienz führt. Eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter.

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