Work Smarter: Flexibles Arbeiten, Papierprozesse, verstreute Informationen und unnötige Abstimmungen: Oft sind es nicht die großen IT-Projekte, die Unternehmen im Alltag ausbremsen, sondern viele kleine Hindernisse. Wir zeigen sieben typische Produktivitätsbremsen – und wie ein moderner Digital Workplace dabei helfen kann, Arbeit einfacher, transparenter und effizienter zu organisieren.

Mit DocuWare Cloud DMS setzen Sie auf eine Lösung, die Dokumente nicht nur digital speichert, sondern aktiv in Ihre Abläufe einbindet. Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen und viele weitere Dokumente stehen zentral zur Verfügung, können schneller gefunden werden und lassen sich strukturiert bearbeiten. Work smarter bedeutet schließlich nicht, mehr zu arbeiten. Sondern unnötige Arbeit gar nicht erst entstehen zu lassen.

Work Smarter: 7 typische Stolperfallen im Büroalltag – und wie Sie sie lösen

Digitalisierung beginnt nicht mit einer bestimmten Software. Sie beginnt mit einer einfachen Frage: Was hindert Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter heute daran, ihre Arbeit schnell, zuverlässig und ohne unnötige Umwege zu erledigen?
Die Antworten darauf sind in vielen Unternehmen erstaunlich ähnlich. Dokumente liegen an unterschiedlichen Orten. Freigaben hängen von einzelnen Personen ab. Informationen werden per E-Mail weitergereicht. Papier und digitale Dateien existieren nebeneinander. Wer nicht im Büro sitzt, hat möglicherweise keinen Zugriff auf genau die Information, die gerade benötigt wird. Das kostet nicht nur Zeit. Es erschwert Zusammenarbeit, macht Abläufe weniger transparent und bindet Mitarbeiter an Tätigkeiten, die sich häufig wesentlich einfacher organisieren lassen.
Die DocuWare-Checkliste „Work Smarter: 7 Stolpersteine einfach aus dem Weg räumen“ fasst sieben typische Hindernisse zusammen, die produktives und flexibles Arbeiten erschweren.
Der ergänzende Leitfaden „Digital Workplace: Ihr Leitfaden für die digitale Transformation“ zeigt, wie digitale Prozesse und Dokumentenmanagement dazu beitragen können, solche Hindernisse systematisch abzubauen. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: „Wie digital sind wir bereits?“ Sondern: Wo verlieren wir heute noch unnötig Zeit – und was können wir konkret besser machen?

1. Fehlende Flexibilität: Arbeit funktioniert nur dort, wo die Unterlagen liegen

Mobiles und hybrides Arbeiten ist schwierig, wenn Informationen weiterhin an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden sind. Das betrifft nicht nur klassische Homeoffice-Situationen. Auch Außendienst, Geschäftsführung, Projektleitung oder Mitarbeiter an mehreren Unternehmensstandorten benötigen regelmäßig Zugriff auf Dokumente und laufende Vorgänge. Wer dafür erst Kollegen anrufen, Dateien per E-Mail anfordern oder auf die Rückkehr ins Büro warten muss, arbeitet zwar möglicherweise mit digitalen Geräten – aber noch nicht in einem wirklich digitalen Prozess.

Informationen müssen dort verfügbar sein, wo gearbeitet wird

Ein Digital Workplace schafft die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für Work Smarter, Dokumente und Informationen unabhängig vom physischen Ablageort bereitzustellen. Das bedeutet beispielsweise: Eine Rechnung kann geprüft werden, ohne dass die Papierakte auf dem Schreibtisch liegt. Ein Vertrag lässt sich während eines Kundengesprächs aufrufen. Eine Freigabe kann erfolgen, obwohl der Verantwortliche gerade nicht im Unternehmen ist. Dabei geht es nicht darum, jedem Mitarbeiter überall Zugriff auf alles zu geben. Entscheidend sind klar geregelte Berechtigungen und ein sicherer, rollenbezogener Zugriff.

2. Veraltete Prozesse: Papier und manuelle Arbeit bremsen digitale Abläufe

Viele Unternehmen besitzen moderne ERP-, Finanzbuchhaltungs- oder Warenwirtschaftssysteme – und trotzdem wird dazwischen noch erstaunlich viel gedruckt, gescannt, abgelegt, weitergereicht und erneut erfasst. Genau an diesen Übergängen entstehen Medienbrüche. Ein typisches Beispiel ist der Rechnungseingang: Ein Dokument erreicht das Unternehmen, Informationen werden erfasst, Zuständigkeiten geklärt, Freigaben eingeholt und die Daten später in einem weiteren System benötigt. Je mehr dieser Schritte manuell erfolgen, desto höher ist der organisatorische Aufwand. Der Digital-Workplace-Leitfaden beschreibt die Reduzierung papierbasierter Prozesse deshalb als einen wichtigen Ausgangspunkt für die digitale Transformation.

Nicht nur das Dokument digitalisieren – den gesamten Ablauf betrachten

Eine PDF-Datei allein macht noch keinen digitalen Prozess. Interessanter wird es, wenn Dokumente automatisch einem Vorgang zugeordnet, relevante Informationen übernommen, Aufgaben an zuständige Personen weitergeleitet und Bearbeitungsschritte nachvollziehbar dokumentiert werden.
Damit verändert sich der Blick auf Dokumentenmanagement: Weg von der reinen Ablage und hin zu einem Werkzeug, das tägliche Geschäftsprozesse unterstützt.

3. Informationslücken: Wenn niemand genau weiß, wo die aktuelle Information liegt.

„Wo ist der Vertrag?“
„Welche Version ist aktuell?“
„Hat der Kunde die Unterlagen schon geschickt?“
„Wer bearbeitet die Rechnung gerade?“
Solche Fragen erscheinen einzeln betrachtet harmlos. Wenn sie jedoch jeden Tag in unterschiedlichen Abteilungen auftreten, entsteht daraus ein erheblicher Zeitaufwand. Die Work Smarter-Checkliste bezeichnet dieses Problem als „Information blind spots“: Mitarbeiter können benötigte Dokumente oder Informationen nicht unmittelbar finden. Dadurch entstehen Rückfragen, Unterbrechungen und Verzögerungen.

Suchen sollte die Ausnahme sein – Finden der Normalfall

Ein digitales Dokumentenmanagement kann Informationen strukturiert an einem zentralen Ort verfügbar machen. Entscheidend ist dabei nicht nur die Ablage. Dokumente müssen über geeignete Suchkriterien schnell auffindbar sein und im jeweiligen Geschäftskontext zur Verfügung stehen. So kann beispielsweise aus einem führenden System heraus direkt auf zugehörige Dokumente zugegriffen werden. Das Ziel ist einfach: Mitarbeiter sollen ihre Zeit mit der Bearbeitung eines Vorgangs verbringen – und nicht mit der Suche nach den dazugehörigen Informationen. So geht Work Smarter.

4. Eine zentrale Informationsquelle: Schluss mit unterschiedlichen Versionen und Ablageorten

Netzlaufwerk, persönliches Laufwerk, E-Mail-Postfach, Papierordner, ERP-System, Teams-Verzeichnis: In vielen Unternehmen verteilt sich Wissen auf mehrere Systeme. Problematisch wird es, sobald nicht mehr eindeutig erkennbar ist, welche Information aktuell oder vollständig ist.
Die DocuWare-Checkliste spricht deshalb von einer „Single Source of Truth“ – einer zentralen und verlässlichen Informationsbasis. Digitale Lösungen können Dokumente und die dazugehörigen Prozesse an einem zentralen Ort zusammenführen und dadurch Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände nachvollziehbarer machen.

Transparenz entsteht nicht durch mehr Daten, sondern durch bessere Struktur

Ein zentrales Dokumentenmanagement ersetzt dabei nicht zwangsläufig Ihre bestehenden Unternehmensanwendungen. Im Gegenteil: Der Digital-Workplace-Leitfaden nennt ausdrücklich die Integration in vorhandene Softwarelandschaften als wichtigen Bestandteil einer Einführung. ERP, Warenwirtschaft oder Finanzbuchhaltung können weiterhin führende Systeme bleiben. Ein DMS ergänzt diese Anwendungen um die zugehörigen Dokumente, Informationen und dokumentenbasierten Workflows. Das kann insbesondere für KMU interessant sein, die vorhandene Systeme weiter nutzen, aber Medienbrüche zwischen einzelnen Arbeitsschritten reduzieren möchten.

5. Kommunikationsprobleme: Zu viele Rückfragen statt klarer Prozesse

Nicht jede interne E-Mail ist Kommunikation, die wirklich notwendig sein müsste.
„Kannst du die Rechnung freigeben?“
„Hast du den Vertrag schon geprüft?“
„Wer kümmert sich darum?“
„Wie weit ist der Vorgang?“
Wenn der Bearbeitungsstatus eines Vorgangs nur durch Nachfragen sichtbar wird, fehlt dem Prozess Transparenz. Gerade bei verteilten Teams kann das problematisch werden. Die Work-Smarter-Checkliste nennt klare Kommunikationswege, regelmäßige Abstimmungen und geeignete Werkzeuge als wichtige Voraussetzungen für produktive Zusammenarbeit.

Gute Workflows reduzieren organisatorische Kommunikation

Dokumentenbasierte Workflows können einen Teil dieser Abstimmung direkt im Prozess abbilden. Aufgaben werden den zuständigen Personen zugeordnet. Bearbeitungsstände sind nachvollziehbar. Informationen bleiben beim Vorgang. Freigaben müssen nicht mehr ausschließlich über E-Mail-Ketten organisiert werden. Das entlastet die persönliche Kommunikation von Routinefragen. Menschen sprechen dann wieder häufiger über Entscheidungen, Ausnahmen und fachliche Themen – statt darüber, wo ein Dokument liegt oder wer als Nächstes zuständig ist.

6. Fehlende Verbindung bei mobiler Arbeit: Digital allein schafft noch keine Zusammenarbeit

Ein moderner Arbeitsplatz besteht nicht nur aus Software. Wer regelmäßig mobil oder im Homeoffice arbeitet, benötigt neben geeigneten Werkzeugen auch klare Regeln für Kommunikation, Zusammenarbeit und Verantwortlichkeiten. Die Work-Smarter-Checkliste weist darauf hin, dass fehlender persönlicher Austausch bei dauerhaft verteilter Arbeit zu einem Gefühl der Isolation führen kann. Empfohlen werden unter anderem regelmäßige Kontakte und eine bewusste abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
Das ist ein wichtiger Punkt: Digitalisierung sollte Menschen nicht voneinander entfernen, sondern Zusammenarbeit einfacher machen.

Technik muss zum Arbeitsalltag der Menschen passen

Deshalb reicht es nicht, eine neue Anwendung technisch bereitzustellen. Der Digital-Workplace-Leitfaden empfiehlt, Mitarbeiter frühzeitig einzubeziehen, Erfahrungen aus bestehenden Arbeitsweisen zu nutzen und eine strukturierte Schulungs- und Testphase vorzusehen. Er beschreibt beispielsweise den Einsatz ausgewählter „Super-User“, die eine Lösung testen und später Kollegen unterstützen. Das erhöht die Chance, dass aus einer eingeführten Software tatsächlich ein Werkzeug für den täglichen Arbeitsalltag wird.

7. Verschwimmende Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben: Flexibilität braucht klare Prozesse

Ortsunabhängiges Arbeiten bietet Freiheiten. Gleichzeitig darf Flexibilität nicht bedeuten, dass Mitarbeiter permanent erreichbar sein müssen.
Die Work-Smarter-Checkliste nennt deshalb klare Regeln für Arbeits- und persönliche Zeiten als wichtigen Bestandteil eines mobilen Arbeitsmodells.
Auch hier können gut organisierte Prozesse einen Unterschied machen. Wenn Aufgaben transparent verteilt sind, Informationen zentral verfügbar bleiben und Vertretungen geregelt werden können, hängt ein Vorgang weniger davon ab, dass eine bestimmte Person jederzeit erreichbar ist.

Ein guter Digital Workplace schafft nicht mehr Arbeit – sondern weniger Reibungsverluste

Work Smarter: Das eigentliche Ziel der Digitalisierung sollte deshalb nicht darin bestehen, Arbeit rund um die Uhr möglich zu machen. Sie sollte dazu beitragen, Arbeit während der verfügbaren Zeit besser zu organisieren. Weniger Suchen. Weniger manuelle Übertragung. Weniger Rückfragen. Klarere Zuständigkeiten. Schnellere Informationswege. Genau darin liegt für viele kleine und mittelständische Unternehmen der praktische Nutzen eines Digital Workplace.

Gute Frage: Wie kann man diese Stolperfallen nun ganz konkret vermeiden?

Sie haben eine oder mehrere dieser Stolperfallen in Ihrem Unternehmen wiedererkannt? Im zweiten Teil zeigen wir, wie ein zentrales Dokumentenmanagement dabei helfen kann, genau diese organisatorischen Hindernisse Schritt für Schritt zu beseitigen.
Für die Praxis bedeutet das: Beginnen Sie dort, wo heute besonders viel Zeit verloren geht.

Dazu mehr in unserem folgenden Blogartikel als konkreter Lösungsweg.

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