GFG SEIBT-Workshop »DMS Projektentwicklung«
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Was kann oder muss verbessert werden?
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Was muss aufgrund neuer gesetzlicher Lage verändert werden?
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Wo erwarten Kunden mehr und schnellere Dienstleistung?
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Ist die Arbeitsumgebung so gestaltet, dass effektiv und produktiv gearebeitet werden kann?
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Sind die Prozesse sicher oder muss man ständig dran denken?
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Wo können Abläufe vereinfacht, Kosten gesenkt und Ergebnisse verbessert werden?
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Wie kann man Zeit einsparen, die an anderer Stelle dringend benötigt wird?
Unser Workshop ist nur eine minimale Investition, aber ein Riesenschritt um ungeplante Umnsetzungskosten zu vermeiden.
Ein DMS Projekt planen und zwar von Anfang an und Schritt für Schritt, um spätere Probleme zu vermeiden. Das heißt gleich zu Beginn im Rahmen einer Projektentwicklung wichtige Fragen klären und Ziele definieren, dann kommt es später nicht zu Verzögerungen oder Missverständnissen.
Workshop-Themen
Wichtigstes Thema und wirklich so detailliert wie möglich festzulegen. Wenn möglich sogar in messbaren Kennziffern und konkreten Ergebnissen. alles wird an diesen Zielen gemessen.
In welchem Bereich, in welcher Abteilung sollen nun diese Ziele konkret realisiert werden. Oder welcher Prozess soll im ersten Schritt optimiert werden. Diese Eingrenzung hilft dabei, die Projektgröße zu konkretisieren und besser einschätzbar zu machen.
Wenn der Bereich und die Ziele festgelegt sind, dann ist es wichtig, die an einer geplanten Änderung beteiligten Personen zu erfassen. So vermeidet man spätere Überraschungen bei der Realisierung.
Eine möglichst komplette Liste der beteiligten Dokumente verhindert, dass während der Umsetzung noch Anpassungen erfolgen müssen. Die spätere Anpassung kostet doppelt so viel Zeit, wie die Berücksichtigung von Anfang an. Die Erfassung erfolgt anhand einer speziellen Tabelle.
Aufbauend auf der Tabelle von vorher geht man nun die einzelnen Herausforderungen durch und konzentriert sich auf das Verbesserungspotential und zu welchen Einsparungen oder Effizienzsteigerungen das führen kann.
Hier geht es darum nochmal zu verdeutlichen, was alles an mühsamer Kleinarbeit und ständigem Dran-Denken-Müssen wegfällt.
Diese Frage ist wichtig, um mögliche Vereinfachungen durch Abfragen, Datenexports oder Schnittstellen zu erkennen. Oft sind Daten schon vorhanden, die man automatisch für weitere Bearbeitungen nutzen kann. Eine einfache Liste genügt.
Diese Frage ist wichtig, um mögliche Vereinfachungen durch Abfragen, Datenexports oder Schnittstellen zu erkennen. Oft sind Daten schon vorhanden, die man automatisch für weitere Bearbeitungen nutzen kann. Eine einfache Liste genügt.
»Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind der richtige.«
Es geht darum, die Ziele bzw. Ergebnisse besser zu erreichen als bisher. Das muss der Maßstab sein. Wenn Sie sich mit dem Thema Dokumentenmanagement beschäftigen, geht es also immer auch um die Fragen: »Wie gut sind wir schon?« und »Was können wir noch optimieren, um noch besser zu werden?« Im Rahmen dieses Projektentwicklungs-Workshops erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen im Vorfeld eines Projektes eine Grobplanung zur Entwicklung einer Vision von Zielen und Erfolgen.
