DOKUMENTENMANAGEMENTaus der Cloud - ohne eigenen Server.
Einfach, rechtskonform, skalierbar
Entdecken Sie, wie Sie Zeit, Kosten und Nerven sparen - mit einem Cloud-DMS, das mit Ihren Anforderungen wächst.
Cloud-Lösung für Dokumentenmanagement und Dokumentenverarbeitung
Sie profitieren von standortunabhängigem Zugriff, automatisierten Workflows und maximaler Datensicherheit.
Digitalisieren Sie Ihre Dokumentenprozesse mit unserer Cloud-Lösung!
Dokumente effizient verwalten, revisionssicher archivieren und jederzeit verfügbar halten – das ist mit unserer Lösung einfacher denn je!
Erleben Sie die Vorteile unserer Cloud-Lösung - direkt auf unserer Testinstallation!
Scannen Sie Rechnungen, Verträge oder Formulare direkt am Multifunktionsgerät – die Dokumente werden automatisch in der Cloud gespeichert und im DMS abgelegt. Ob zentral aus der Buchhaltung oder dezentral aus dem Außendienst:
Scan-to-Cloud ermöglicht schnellen Zugriff und sichere Ablage. Unsere Hersteller der Multifunktionsdrucker bieten auch Apps für das Handy an, um Dokumente schnell und unkompliziert in die Cloud zu bewegen oder Druckjobs auszulösen.
Sinnvolle Szenarien
Zentrale Erfassung von Belegen aus mehreren Filialen/Büros in eine gemeinsame DMS-Struktur
Außendienst scannt unterschriebene Verträge vor Ort direkt in die Zentrale
Steuerberater oder Anwälte digitalisieren Mandantenunterlagen ins Mandantenportal
Direkte Scans in Google Drive, Microsoft Sharepoint, Microsoft OneDrive und BOX möglich vom Multifunktionsdrucker aus
Mit Follow-Me- oder Mobile-Print-Funktionen senden Sie Druckaufträge ortsunabhängig ab.
Der Ausdruck erfolgt bei nächster Gelegenheit – geschützt durch PIN oder Authentifizierung. Ideal für Homeoffice, geteilte Drucker oder mobile Einsätze auf Messen.
Vorteil: Keine aufwändigen Installationen an den eigenen Servern notwendig, um die Druckdatenströme zu verwalten und zu sichern. Geringe Administrationskosten.
Sinnvolle Szenarien
Mitarbeitende schicken Druckjobs im Homeoffice ab – Ausdruck erfolgt im Büro bei nächster Gelegenheit
Sichere Ausdrucke bei gemeinsam genutzten Geräten (z. B. Arztpraxis, Anwaltskanzlei)
Drucken auf Messen oder unterwegs – einfach über Webportal oder App
Gesetzeskonforme Archivierung in zertifizierten Rechenzentren:
Ihre Dokumente werden automatisch verschlagwortet, revisionssicher archiviert und sind jederzeit auffindbar – mit Protokollierung und Zugriffsschutz für maximale Sicherheit. Vom einfachen schnell verfügbaren Cloudspeicher bis zum komplettenDokumentenmanagementsystem mit eRechnungsverarbeitung und Personal- und Vertragsmanagement ist alles möglich.
Sinnvolle Szenarien
Automatische Ablage aller Eingangsrechnungen inkl. OCR und GoBD-konform
Mandantenakten, Personalakten oder Bauunterlagen als digitale Archive
Notfall-Backup kritischer Dokumente (Katastrophenschutz, IT-Ausfall)
Ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem aus der Cloud bietet strukturierte Ablage, Versionierung, Freigaben und Workflows. Nutzen Sie digitale Akten für Personal, Verträge oder Mandanten – mit rollenbasierten Rechten und intelligenter Suche. Mit Docuware Cloud bieten wir hier professionelle Lösungen mit mehr als 12 Jahren Erfahrung vom Marktführer.
Sinnvolle Szenarien
Digitale Personalakte mit rollenbasierter Berechtigung für HR
Vertragsmanagement mit Fristen, Status und automatischer Benachrichtigung
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung inkl. Genehmigungsworkflow
Greifen Sie im Team ortsunabhängig auf gemeinsame Dokumente zu – im Browser oder per App. Bearbeiten Sie Baupläne, Protokolle oder Verträge parallel, kommentieren Sie Änderungen und arbeiten Sie effizient über Standorte hinweg zusammen. Der UTAX Cloud Information Manger bietet hier ein sehr kostengünstige und sichere Lösung, um ohne große Vorbereitungen Dokumente übergreifend zur Verfügung zu stellen.
Sinnvolle Szenarien
Projektteams arbeiten gemeinsam an Bauplänen, Protokollen, Pflichtenheften
Remote-Kollegen bearbeiten oder ergänzen Verträge in Echtzeit
Geschäftsführung erhält Zugriff auf aktuelle Dokumente via App
Unsere Produkte für Ihre Cloud:
Utax Cloud Information Manager
Der UTAX Cloud Information Manager ist die ideale Lösung für kleine und mittlere Unternehmen, die ihre papierbasierten Abläufe effizient digitalisieren wollen. Als cloudbasierte Plattform ermöglicht er die ortsunabhängige Dokumentenverwaltung und sorgt dafür, dass alle Unterlagen jederzeit verfügbar und sicher gespeichert sind. Über Webbrowser, Mobile App oder die HyPAS™-Anwendung am Multifunktionssystem lassen sich Dokumente einfach hochladen, indizieren und per OCR-Volltextsuche jederzeit wiederfinden. Dank klar definierbarer Rechtevergabe profitieren Unternehmen von hoher Datensicherheit und DSGVO-konformer Nutzung.
Besonders wertvoll ist der schnelle Einstieg ohne teure Hardware-Investitionen oder aufwändige IT-Administration – einfach anmelden und sofort starten. Mit Funktionen wie Versionierung, Protokollierung und Freigabeprozessen unterstützt die Lösung die Prozessautomatisierung im Büro und erleichtert die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Durch das flexible Abo-Modell mit Freemium-Einstieg zahlen Unternehmen nur für den tatsächlich genutzten Speicher und können jederzeit skalieren. Damit bietet der UTAX Cloud Information Manager einen kostengünstigen und praxisnahen Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement und legt den Grundstein für weitere Schritte in der Digitalisierung.
Lesen Sie unseren Blogartikel:
»Wie mache ich meine Dokumente überall verfügbar«
Utax Cloud Print & Scan
Mit UTAX Cloud Print & Scan erhalten Unternehmen eine moderne Lösung, um Druck- und Scanprozesse unabhängig vom Standort sicher und effizient zu gestalten. Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – Druckaufträge können in der Cloud gespeichert und später an jedem Multifunktionssystem mit Follow2Print sicher abgerufen werden. Gleichzeitig lassen sich Dokumente direkt in gängige Cloud-Speicher wie Google Drive, SharePoint, OneDrive oder Box scannen und so ohne Umwege in bestehende Workflows integrieren.
Für Anwender überzeugt die Lösung durch einfache Bedienung per One-Button-Funktion, Scan2Me-Optionen ins eigene E-Mail-Postfach und eine klare Job-Übersicht mit Voransicht. Administratoren profitieren von einer unkomplizierten Benutzerverwaltung mit Azure-AD-Integration, transparenter Prozessübersicht und detaillierten Reports. Dank Cloud-Architektur sind keine zusätzlichen Server oder teuren Hardware-Investitionen nötig.
Die Datensicherheit steht dabei im Mittelpunkt: Alle Aufträge werden verschlüsselt in der Cloud verarbeitet, Ausdrucke erst nach Authentifizierung am MFP freigegeben – DSGVO-konform und zuverlässig. Damit unterstützt UTAX Cloud Print & Scan nicht nur mobiles Arbeiten, sondern trägt auch zur Prozessautomatisierung im Büro bei, indem es Druck- und Scanvorgänge zentralisiert, vereinfacht und nachhaltig effizient macht.
Ricoh/DocuWare IDP
Mit DocuWare IDP, basierend auf der natif.ai-Engine, erhalten Unternehmen eine leistungsstarke KI-Lösung zur automatischen Erfassung und Verarbeitung von Dokumentinhalten. Die Technologie erkennt, klassifiziert und extrahiert Daten aus unterschiedlichsten Formaten – von Rechnungen über Verträge bis hin zu handschriftlichen Notizen. Diese Informationen stehen sofort für Workflows, ERP- oder CRM-Systeme bereit und beschleunigen damit die Prozessautomatisierung im Büro. Dank kontinuierlichem Lernen wird die Erkennung immer präziser, während Nutzer von weniger manueller Dateneingabe und höherer Geschwindigkeit profitieren. So wird aus jedem Dokument ein intelligenter Informationsbaustein für die digitale Unternehmenssteuerung. Da die Lösung in der Cloud funktioniert kann sie an bestehende Systeme angebunden werden und funktioniert unabhängig.
Ricoh Cloudstream
Mit Ricoh CloudStream erhalten Unternehmen eine zentrale Plattform, um ihre komplette Druckerflotte – Ricoh- wie auch Fremdsysteme – serverlos in der Cloud zu verwalten. Lokale Druckserver entfallen, was IT-Abteilungen spürbar entlastet, Kosten senkt und die Komplexität reduziert. Durch universelle Druckertreiber und zentrale Administration greifen Mitarbeiter von jedem Standort sicher auf die Geräte zu – ideal für hybride Arbeitsplätze und mobiles Arbeiten.
Die Lösung bietet höchste Sicherheit: Druckaufträge werden verschlüsselt übertragen und erst nach Authentifizierung freigegeben. Ergänzt wird dies durch umfassende Reporting-Funktionen zu Druckvolumen, Energie- und Geräteauslastung, die wertvolle Einblicke für die Prozessoptimierung geben. Unternehmen profitieren so von nachhaltigen Einsparungen bei Papier, Energie und Ressourcen und steigern gleichzeitig die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter durch ein nahtloses, flexibles Druckerlebnis. Ricoh CloudStream macht die Prozessautomatisierung im Büro auch in der Druck- und Geräteverwaltung greifbar – sicher, effizient und zukunftssicher.
Utax Zeitblick
Mit UTAX Zeitblick setzen Unternehmen auf eine moderne und gesetzeskonforme Lösung zur Arbeitszeiterfassung, die sich flexibel in den Büroalltag integriert. Grundlage ist das EuGH- und BAG-Urteil, nach dem Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten exakt zu dokumentieren. Statt Papierlisten oder komplizierter Systeme ermöglicht UTAX Zeitblick eine digitale, cloudbasierte Erfassung, die jederzeit und von überall zugänglich ist. Mitarbeiter können ihre Zeiten direkt am Multifunktionssystem (MFP), über das Online-Interface, per mobiler App oder optional über ein RFID-Terminal buchen – einfach, schnell und sicher.
Für Unternehmen bedeutet dies eine deutliche Prozessautomatisierung im Büro, weniger manuellen Aufwand und maximale Transparenz in der Zeiterfassung. Administratoren erhalten über das zentrale Webportal umfassende Auswertungsmöglichkeiten in Echtzeit, können Abwesenheiten verwalten und Projektzeiten erfassen. Alle Daten werden verschlüsselt auf Servern in Deutschland gespeichert und sind DSGVO-konform. Durch die Nutzung bestehender UTAX-Infrastruktur und das Cloud-Modell entfallen zusätzliche Hardwarekosten und komplexe IT-Aufwände. Damit bietet UTAX Zeitblick eine intuitive und praxisnahe Lösung, mit der KMU ihre Zeiterfassung effizient, sicher und zukunftssicher gestalten.
DocuWare Cloud
Die DocuWare Cloud bietet Unternehmen ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement, komplett als SaaS-Lösung und ohne eigene IT-Infrastruktur. Dokumente werden per KI-gestützter Indexierung automatisch erkannt, verschlagwortet und in zentralen Workflows verarbeitet – so wird die Prozessautomatisierung im Büro Realität. Nahtlose Integrationen mit ERP-, CRM- und Office-Systemen sowie mobiler Zugriff ermöglichen eine reibungslose Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg. Dank verschlüsselter Speicherung in zertifizierten Rechenzentren arbeiten Sie DSGVO-konform und mit maximaler Sicherheit. Damit reduzieren Sie Kosten, gewinnen Transparenz und machen Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft.
Mehr Informationen auf der Seite:
»DocuWare«
Ricoh IDX und TRAFFIQX
Mit TRAFFIQX nutzen Unternehmen eines der größten europäischen Netzwerke für den sicheren Austausch elektronischer Dokumente und insbesondere für die weltweite E-Rechnungsverarbeitung. Als Provider im TRAFFIQX® Netzwerk ermöglicht Ricoh IDX den Versand und Empfang von Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Lieferscheinen oder Bestellungen – in über 400 Formaten und mehr als 20.000 Kombinationen. Damit erfüllen Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD, EN 16931), sondern sind auch bestens auf künftige Meldepflichten wie CTC / ViDA vorbereitet.
Die Anbindung erfolgt ohne aufwendiges IT-Projekt: Kunden werden direkt ins Netzwerk aufgenommen und können sofort mit Geschäftspartnern weltweit Dokumente sicher und medienbruchfrei austauschen. Dank verschlüsselter Übertragung, ISO-zertifizierten Rechenzentren und lückenloser Protokollierung ist der Prozess DSGVO-konform und nachvollziehbar. Unternehmen sparen Zeit und Kosten, vermeiden manuelle Fehler und erhöhen die Transparenz ihrer Finanz- und Geschäftsprozesse. So trägt TRAFFIQX entscheidend zur Prozessautomatisierung im Büro bei – von der Rechnung bis zur digitalen Poststelle.
Hier ist die Zukunft des Rechnungsversands national und international bereits schon heute verfügbar.
Ricoh RSI
Mit Ricoh Smart Integration (RSI) verwandeln sich Ricoh-Multifunktionssysteme in leistungsstarke Digitalisierungszentralen. Über vorkonfigurierte Workflow-Apps lassen sich Papierdokumente direkt am MFP in durchsuchbare PDF- oder editierbare Office-Formate umwandeln und nahtlos in Cloud-Speicher wie OneDrive, Google Drive, Dropbox, SharePoint oder DocuWare ablegen. So werden Informationen sofort verfügbar und für die Weiterverarbeitung in Workflows nutzbar – ohne zusätzliche Server oder komplexe IT-Infrastruktur.
Die Lösung bietet flexible Pakete – vom kostenlosen Einstieg bis zu erweiterten Varianten mit OCR in 19 Sprachen, DocuWare-Integration oder Print2Me-Funktion für mobiles, sicheres Drucken. Administratoren profitieren von einer zentralen, sicheren Verwaltung mit Single Sign-On, 256-Bit-Verschlüsselung und automatischen Updates. Unternehmen sparen Zeit, reduzieren Kosten und schaffen durch die direkte Anbindung an Cloud- und DMS-Systeme eine echte Prozessautomatisierung im Büro.
Jetzt beraten lassen!
Sie wissen noch nicht, welches System für Sie am besten geeignet ist? Kein Problem. Wir stehen Ihnen persönlich zur Seite und analysieren mit Ihnen gemeinsam, welche Lösung optimal zu Ihrem Unternehmen passt – herstellerunabhängig und immer mit Blick auf Ihre Prozesse.
Wann ist eine Cloudlösung besonders sinnvoll?
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SKALIERBARKEIT:
Einfache Erweiterung um Nutzer, Speicher,
Standorte.
KOSTENERSPARNIS:
Keine Serververwaltung, weniger
Hardwareaufwand..
DATENSICHERHEIT:
Verschlüsselte Speicherung, Backup inklusive.
RECHTSSICHERHEIT:
DSGVO- und GoBD-konform, revisionssicher.
AUTOMATISIERUNG:
Weniger manuelle Ablage, mehr Effizienz.
ORTSUNABHÄNGIGKEIT:
Zugriff und Bearbeitung von überall
Weiterführende Themen rund um die Cloud:
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Sind noch Fragen offen?
Im Folgenden haben wir einige Fragen und Antworten rund um das Thema Multifunktionsdrucker zusammengestellt. Wir hoffen, Ihnen damit helfen zu können. Scheuen Sie sich aber nicht, uns auch direkt zu Fragen - wir sind gerne für Sie da!
Ein Cloud-DMS (Dokumentenmanagementsystem) ermöglicht kleinen Unternehmen, Dokumente digital, strukturiert und sicher zu verwalten – ohne eigene IT-Infrastruktur.
Papierdokumente werden z. B. per Multifunktionsgerät eingescannt (Scan-to-Cloud) und automatisch im System archiviert. Digitale Dokumente können per Upload, E-Mail oder ERP-System integriert werden.
Funktionen wie Versionierung, Freigabe-Workflows, Volltextsuche und Rollenrechte sorgen dafür, dass Teams effizient und rechtskonform zusammenarbeiten können – auch über mehrere Standorte hinweg. Der Zugriff erfolgt ortsunabhängig über Browser oder App.
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