Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich auszustellen und zu empfangen. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. Bis Ende 2026 gibt es Übergangsfristen für kleinere Unternehmen unter 800.000 € Jahresumsatz und Papierrechnungen und PDF sind als Ausnahmen erlaubt. Ab dem 1. Januar 2027 gibt es keine Ausnahmen mehr. Wer nicht rechtzeitig umstellt, riskiert steuerliche Nachteile und Zahlungsprobleme.

In Deutschland sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD zulässig. XRechnung ist für die öffentliche Verwaltung verpflichtend, ZUGFeRD bietet eine Kombination aus XML-Datensatz und menschenlesbarem PDF. Wichtig ist immer, dass der strukturierte XML-Teil der Rechnung vollständig und korrekt ist, denn allein dieser Teil ist die Grundlage für den Vorsteuerabzug. PDFs allein gelten nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung, sondern nur als Ausnahme. Ab 2027 sind nur noch strukturierte Formate erlaubt.

Stellt ein Unternehmen keine EN-16931-konforme E-Rechnung aus, gilt die Rechnung steuerlich als nicht ordnungsgemäß, sofern der Empfänger nicht einer Papierrechnung oder PDF als Ausnahme zustimmt. Das führt dazu, dass der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann, wenn er eine E-Rechnung erwartet aber nur eine PDF ankommt. Auch kann der XML-Datensatz fehlerhaft sein. Dann fordert die Finanzverwaltung die Ablehnung der Rechnung. Für Unternehmen bedeutet das: Zahlungsverzögerungen, Mehraufwand und erhebliche rechtliche Risiken. Deshalb sollte die Umstellung frühzeitig erfolgen.

Ja, die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung und Aufbewahrung) gelten auch und insbesondere bei der E-Rechnung. Entscheidend ist die revisionssichere Archivierung des XML-Datensatzes. Ausdrucken ist nicht mehr möglich. Jede Bearbeitung muss dokumentiert, Zugriffe müssen protokolliert und die Unveränderbarkeit sichergestellt werden. PDFs sind lediglich Lesebelege und ersetzen nicht den originären Datensatz. Ohne Verfahrensdokumentation kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein.

E-Rechnungen enthalten regelmäßig personenbezogene Daten wie Namen, Adressen oder Bankverbindungen. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass Verarbeitung und Speicherung DSGVO-konform erfolgen. Das bedeutet u.a. Zugriffsschutz, Rollen- und Rechtekonzepte sowie verschlüsselte Übertragungswege. Ein klar geregelter Prozess verhindert Bußgelder und stärkt die Datensicherheit. Die DSGVO ist damit eng mit der E-Rechnungspflicht verzahnt.

Die EN 16931 ist die europäische Norm, die die Struktur elektronischer Rechnungen vorgibt. Sie sorgt für einheitliche Datenfelder und Formate in der EU. Auf ihr basieren Formate wie XRechnung und ZUGFeRD. Allerdings können einzelne Länder nationale Varianten definieren. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass ihre Lösung auch internationale Formate abbilden kann. Entspricht ein Datensatz nicht den hier beschriebenen Feldern und Inhalten, ist die Rechnung abzulehnen.

Ja, mittelfristig ist der Versand per E-Mail nicht mehr zulässig. Stattdessen müssen Rechnungen über Portale wie z. B. TRAFFIQX versendet werden. Diese Portale stellen sicher, dass Datensätze valide (korrekt) sind, unverändert übertragen werden und gleichzeitig an Empfänger und Finanzverwaltung übermittelt werden. Zudem protokollieren sie den Übertragungsweg. Damit wird die Sicherheit erhöht und Betrugsmöglichkeiten reduziert.

Ja, mittelfristig ist der Versand per E-Mail nicht mehr zulässig. Stattdessen müssen Rechnungen über Portale wie z. B. TRAFFIQX versendet werden. Diese Portale stellen sicher, dass Datensätze valide (korrekt) sind, unverändert übertragen werden und gleichzeitig an Empfänger und Finanzverwaltung übermittelt werden. Zudem protokollieren sie den Übertragungsweg. Damit wird die Sicherheit erhöht und Betrugsmöglichkeiten reduziert.

E-Mails sind ein zentrales Einfallstor für Cyberangriffe und Manipulationen. Über 90% aller Cyberangriffe starten via Email. XML-Datensätze in Anhängen können leicht ausgetauscht oder gefälscht werden. Mit zunehmendem Einsatz von KI werden Fake-Mails noch realistischer. Die Finanzverwaltung akzeptiert künftig Rechnungen nur über sichere Übertragungswege. Der Umstieg auf Portallösungen schützt Unternehmen und ihre Geschäftspartner.

Ein ERP-System allein reicht oft nicht aus, da es nicht alle Formate und Prüfungen abbildet. Ansonsten ist s nicht verpflichtend, aber der einzige Weg zu automatisierten Verarbeitung. Also schon heute den ERP-Anbieter zur Anpassung verpflichten. Wichtig ist eine Validierung der XML-Daten vor Versand und Eingang. Ohne Prüfung riskieren Unternehmen, fehlerhafte Rechnungen zu verbuchen. Ergänzende Tools wie DMS-Systeme oder spezialisierte Schnittstellen sind meist notwendig. Ein professioneller Partner sorgt für rechtssichere Prozesse.

Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 € dürfen bis zum 31.12.2026 noch Papierrechnungen oder PDFs nutzen. Generell dürfen in Ausnahmefällen noch Papier und PDF genutzt werden. Das muss aber zwischen Sender und Empfänger festgelegt werden. Auch für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise gelten Sonderregeln. Ab dem 1. Januar 2027 gibt es jedoch keine Ausnahmen mehr. Spätestens dann müssen alle Rechnungen zwischen Unternehmen in elektronischer Form nach EN 16931 ausgestellt werden. Eine weitere Verlängerung ist nicht vorgesehen.

Betriebsprüfungen konzentrieren sich künftig weniger auf einzelne Belege, sondern stärker auf die Prozesse. Prüfer wollen nachvollziehen können, wie Rechnungen erstellt, geprüft, übermittelt und archiviert werden. Eine lückenlose Verfahrensdokumentation ist daher Pflicht. Besonders kritisch sind Medienbrüche oder fehlende Protokolle. Wer hier vorbereitet ist, vermeidet Rückfragen und finanzielle Risiken. Die Belege selbst, bzw. die XML-Datensätze darin, werden zukünftig eher von KI-Programmen geprüft als von einem Prüfer selbst.

Die XRechnung ist das Pflichtformat für die öffentliche Verwaltung in Deutschland und basiert ausschließlich auf einem XML-Datensatz. ZUGFeRD kombiniert den XML-Datensatz mit einem PDF und ist besonders für KMU praktisch, weil man die Rechnung auch visuell weitergeben kann. Wichtig ist jedoch: Steuerlich relevant ist immer nur der strukturierte Datensatz. Unternehmen sollten prüfen, welches Format ihre Kunden bevorzugen.

Auch wenn viele zunächst von zusätzlichen Kosten ausgehen, bietet die E-Rechnung enorme Effizienzgewinne. Durch die automatische Verarbeitung sparen Unternehmen Zeit und vermeiden Fehler. Bezahlprozesse werden beschleunigt, Mahnungen reduziert und Transparenz erhöht. Zudem stärkt die Pflicht die Digitalisierung von Geschäftsprozessen insgesamt. Wer früh umstellt, verschafft sich Wettbewerbsvorteile. Für Unternehmen mit Export ins europäische Ausland drängt das Thema noch mehr, da in einigen Ländern E-Rechnung in einem speziellen Landesformat schon Pflicht sind. Eine PDF dorthin zu schicken wird schnell unmöglich werden, weil der Unternehmer vor Ort nicht mit dem Finanzamt kommunizieren kann.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Rechnungen im Unternehmen verarbeitet und archiviert werden. Sie ist zwingend erforderlich, um den Vorsteuerabzug zu sichern. Ohne Dokumentation kann die Finanzverwaltung Belege verwerfen. Sie muss technische Abläufe, Zuständigkeiten und Kontrollmechanismen nachvollziehbar darstellen. Gerade im digitalen Umfeld ist sie ein zentrales Prüfungsinstrument. Das ist auch die Grundlage für alle E-Rechnungsprozesse.

Innerhalb Europas müssen deutsche Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD) oft in das jeweilige Landesformat konvertiert werden. Dazu sind Portallösungen notwendig, die diese Übersetzung automatisiert durchführen. Auch die Übertragungswege unterscheiden sich von Land zu Land. Ohne solche Lösungen drohen Ablehnungen durch Geschäftspartner. Für global tätige Unternehmen ist daher eine flexible Infrastruktur unverzichtbar. Rechtzeitig bei einem Portaldienstleister anmelden ist der beste Weg und sorgt dafür, dass Rechnungen sicher bezahlt und Kunden erhalten bleiben.

Grundsätzlich haftet der Aussteller für die Korrektheit der übermittelten Daten. Der Empfänger muss hingegen eine qualifizierte Eingangsprüfung vornehmen und deren Ergebnis dokumentieren. Kommt es zu Fehlern, kann der Empfänger die Zahlung verweigern, bis eine korrekte E-Rechnung vorliegt. Ohne Prüfung verliert er selbst den Vorsteuerabzug. Beide Seiten tragen somit Verantwortung im Prozess.

Das Wachstumschancengesetz bildet die gesetzliche Grundlage für die Einführung der E-Rechnungspflicht. Es regelt die Übergangsfristen, die Ausnahmen und die Sanktionen. Zudem enthält es Vorgaben zur technischen Ausgestaltung. Für Unternehmen ist es daher ein zentraler Ankerpunkt bei der Vorbereitung. Wer die Fristen missachtet, riskiert steuerliche Nachteile.

PDF-Rechnungen gelten ab 2025 nicht mehr als ordnungsgemäßes Rechnungsformat, sondern nur als Ausnahmeregeleung. Sie können zukünftig noch als Anhang oder Lesebeleg genutzt werden. Entscheidend ist stets der strukturierte XML-Datensatz. Unternehmen sollten daher jetzt schon vollständig auf strukturierte E-Rechnungen umstellen.

Zunächst sollten Unternehmen prüfen, ob ihre aktuellen Systeme E-Rechnungen nach EN 16931 erstellen und verarbeiten können. Danach gilt es, Prozesse zur Validierung, Archivierung und Übertragung aufzubauen. Eine klare Verfahrensdokumentation ist Pflicht. Empfehlenswerte sind spezielle Valdidierungstools, die ausgehende und eingehende Rechnung auf Korrektheit der Datensätze prüfen. Es ist leichtsinnig, dem ERP-Anbieter zu vertrauen, und einfach E-Rechnungen vom Programm ohne diese Validierung zu versenden. Externe Partner können bei Technik und rechtlichen Fragen unterstützen. Je früher die Umstellung erfolgt, desto geringer ist das Risiko von Engpässen und Fehlern.