ZUGFeRD ist ein in Deutschland zunehmend genutztes Standardformat für eRechnungen. Er hat viele Vorteile, aber man sollte die „Variationen“ des Standards kennen.

ZUGFeRD steht für „Zentraler Anwenderleitfaden des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um einen deutschen Standard für den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen. Ziel von ZUGFeRD ist es, einen einheitlichen Standard für die strukturierte Übermittlung von Rechnungsdaten zu schaffen, um den elektronischen Rechnungsaustausch zu erleichtern.

Wie ist ZUGFeRD grundsätzlich aufgebaut?

Es werden zwei Formate kombiniert, um die Verarbeitung sowohl automatisiert, als auch manuell zu erleichtern

• PDF (Portable Document Format): Dies ist das allgemein bekannte Dateiformat für Dokumente, das von vielen Programmen und Betriebssystemen unterstützt wird. Die Rechnung wird als PDF-Dokument dargestellt, was sicherstellt, dass sie visuell lesbar ist und von Menschen leicht interpretiert werden kann.

• XML (eXtensible Markup Language): Dies ist ein strukturiertes Datenformat, das maschinenlesbare Informationen enthält. In ZUGFeRD wird die Rechnungsinformation in einem XML-Datensatz eingebettet, was es Computersystemen ermöglicht, die Daten automatisch zu verarbeiten und in Geschäftsprozessen zu integrieren.

Die Idee hinter dieser Kombination ist, dass Menschen die Rechnung wie gewohnt lesen können, während Maschinen die strukturierten Daten extrahieren und verarbeiten können. Dies erleichtert die Automatisierung von Geschäftsprozessen, insbesondere im Bereich der Rechnungsverarbeitung.

Der Standard definiert außerdem verschiedene Profile (Basis-, Comfort- und Extended-Profile), um den unterschiedlichen Anforderungen und Fähigkeiten der Anwender gerecht zu werden.

Insgesamt ermöglicht ZUGFeRD eine effizientere und genauere Verarbeitung von Rechnungen durch die Verknüpfung von menschenlesbaren Dokumenten und maschinenlesbaren Daten, was wiederum die Effizienz im Geschäftsalltag erhöht.

ZUGFeRD hat sich im Laufe der Jahre entwickelt.

ZUGFerd 1.0 – Der Anfang

Im Jahr 2014 veröffentlichte das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ein einheitliches Format für den elektronischen Austausch strukturierter Rechnungsdaten. Dieses Rechnungsformat wurde gemäß den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55 und der EU-Norm 16931 entwickelt. Es besteht aus einem PDF-Dokument, das eine integrierte XML-Datei enthält. Dieses Format wurde in Zusammenarbeit mit Unternehmen aus verschiedenen Branchen, darunter die Automobilindustrie, der Einzelhandel, der Bankensektor, die Softwareindustrie und öffentliche Einrichtungen, erstellt.

ZUGFeRD 2.0 – Abgestimmt mit Frankreich

Durch eine enge Kooperation mit dem französischen Standard Factur-X wurde die Version 2.0 von ZUGFeRD gemäß EN 16931 entwickelt. Seit dieser Zusammenarbeit sind beide Formate technisch identisch und entsprechen den Normungszielen auf europäischer Ebene. Im Vergleich zur Version 1.0 wurden verschiedene Änderungen vorgenommen.

Die Profilbezeichnung „Comfort“ wurde gemäß EN 16931 geändert. Zwei neue Profile, nämlich „Basic WL“ und „Minimum“, die als Buchungshilfen dienen, wurden hinzugefügt, jedoch sind diese für Deutschland nicht relevant. Es erfolgten Anpassungen und Erweiterungen der vorhandenen Profile entsprechend den Konstruktionsprinzipien nach EN 16931. Das ZUGFeRD-Schema erhielt eine neue Struktur gemäß dem CII 16B Schema.

ZUGFeRD 2.0.1 – Anpassung der „französichen“ Variante an die EN16931

Die Nachfolgeversion von ZUGFeRD 2.0 wurde in enger Kooperation mit dem Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques (fnfe-mpe) entwickelt. Diese Zusammenarbeit war notwendig, um den Anforderungen der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung EN16931 gerecht zu werden. Folgende Aktualisierungen waren erforderlich: Überarbeitung von Codelisten, Behebung von Groß- und Kleinschreibfehlern in der Spezifikationskennung, Korrekturen bei einzelnen Kardinalitäten und der Zuordnung von Elementen zu spezifischen Profilen, sowie Anpassungen zur Angleichung von ZUGFeRD 2.0 und Factur-X.

ZUGFeRD 2.1 – weitere Anpassungen an EN16931

Durch dieses Update sind ZUGFeRD und Factur-X nicht nur technisch identisch, sondern auch inhaltlich deckungsgleich mit ihrem französischen Pendant. Darüber hinaus wurden ab dem 24. März 2020 weitere Aktualisierungen eingeführt, einschließlich separater Schemadateien und Musterrechnungen für jedes Profil. Zusätzlich wurde ein Excel-Sheet mit allen in der EN16931 verwendeten Codelisten und Codes bereitgestellt, und bekannte Probleme wurden behoben.

ZUGFeRD 2.1.1 – Versand ohne PDF möglich

Da ZUGFeRD und Factur-X nun vollständig kompatibel sind, hat FeRD ein weiteres normkonformes Update ihres Rechnungsformats herausgebracht. Mit dem XRechnungs-Profil hat sie ein weiteres Profil zur Verfügung gestellt. Somit erhält man die Möglichkeit, eine ZUGFeRD-Rechnung ohne PDF-Datei zu verschicken – also nur die XML-Datei. Diese kann dann im entsprechenden Portal der Behörde hochgeladen werden. Nun erfüllt ZUGFeRD auch die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland, sprich die Vorgaben durch das eRechnungsgesetz. Die nationalen Geschäftsregeln und verwaltungsspezifischen Bestimmungen sind ab diesem Zeitpunkt enthalten.

ZUGFeRD 2.2 – Ende des des Format-Chaos?

Zum 1. März 2022 wurde nun ein neuer Standard definiert, der die bisher unterschiedlichen Formate endlich zusammenfassen und vereinfachen soll. Die wichtigste Profilerweiterung ist der XRechnung Standard, der nun Bestandteil des ZUGFeRD Standards ist. Für den Austausch auf B2G-Ebene (öffentliche Auftraggeber) wurde nun eine Schnittstelle zum Order-X-Format geschaffen. Zudem wurden die Spezifikationen zwischen ZUGFeRD und Factur-X 1.0.06 vereinheitlicht.

Darum ist ZUGFeRD ein wichtiges Format.

In Zukunft sollen Rechnungen im B2B- und B2G-Bereich in Europa nur noch als elektronische Rechnung funktionieren. Damit wollen die Finanzbehörden Umsatzsteuerbetrug in Höhe von rund 134 Milliarden Euro pro Jahr verhindern. Auch in Deutschland wurden mit dem neuen Wachstumschancengesetz die Weichen für die eRechnung ab 1.1.2025 gestellt.

Es ist an der Zeit, sich damit auseinanderzusetzen. Denn schon bald werden Papier- und PDF-Rechnungen den Status des Standards verlieren und die E-Rechnung wird zum geforderten Standard.

Mehr dazu in unserem Blog Wachstumschancengesetz.

Alle Angaben basieren auf den derzeit bekannten Gesetzesentwürfen und Diskussionen. Klarheit über die Termine und Rahmenbedingungen wird nach der Veröffentlichung des Wachstumschancengesetzes voraussichtlich im Dezember 2023 bestehen.