Email-Security: Das unterschätzte Risiko für Unternehmen

Warum Email-Security heute wichtiger ist denn je

E-Mails sind aus der modernen Geschäftskommunikation nicht mehr wegzudenken – und genau das macht sie so gefährlich. Denn während sie einerseits den Austausch mit Kunden, Partnern und Mitarbeitenden erleichtern, öffnen sie andererseits Tür und Tor für Cyberangriffe. Email-Security ist deshalb kein „nice to have“ mehr, sondern eine grundlegende Notwendigkeit für jedes Unternehmen, das digitale Informationen verarbeitet oder speichert.

Laut Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beginnen rund 90 % aller erfolgreichen Cyberangriffe mit einer E-Mail. Diese Zahl macht deutlich: Wer den Posteingang nicht schützt, riskiert viel – von Datenverlust über Produktionsausfälle bis hin zu massiven Imageschäden.

Was macht E-Mails so anfällig für Angriffe?

Cyberkriminelle nutzen E-Mails auf vielfältige Weise, um Unternehmen zu schädigen. Die bekanntesten Methoden sind:

• Phishing
E-Mails, die aussehen wie von vertrauenswürdigen Absendern (z. B. Banken oder Vorgesetzten), enthalten gefährliche Links oder fordern zur Preisgabe von Zugangsdaten auf.
• Malware
Durch infizierte Anhänge oder versteckte Downloads werden Schadprogramme eingeschleust, die Daten verschlüsseln oder auslesen.
• CEO-Fraud / Business Email Compromise
Angreifer geben sich als Geschäftsführung aus und versuchen so, Überweisungen oder sensible Informationen zu erschleichen.
• Social Engineering
Persönliche Informationen werden genutzt, um gezielte und täuschend echte E-Mails zu verfassen.

Besonders tückisch: Viele dieser Angriffe wirken harmlos oder alltäglich – und sind für ungeübte Augen kaum erkennbar.

Die größten Risiken für Unternehmen

Ein unzureichender Schutz vor E-Mail-basierten Angriffen kann weitreichende Folgen haben:

1. Datenverlust und Datenschutzverstöße
   Vertrauliche Kundendaten, Verträge oder interne Strategien können abgegriffen und missbraucht werden – mit rechtlichen und finanziellen Konsequenzen.
2. Produktionsausfälle durch Ransomware
   Ein einziger Klick kann genügen, um das gesamte Firmennetzwerk lahmzulegen. Ransomware verschlüsselt Daten und fordert Lösegeld für deren Freigabe.
3. Vertrauensverlust bei Kunden und Partnern
   Ein öffentlich gewordener Sicherheitsvorfall kann das Image eines Unternehmens nachhaltig beschädigen – vor allem, wenn sensible Informationen betroffen sind.

Was sagen IT-Sicherheits-Expert*innen?

Führende Analysten von Kaspersky, Sophos und der Allianz für Cyber-Sicherheit warnen übereinstimmend:
„Die größte Schwachstelle bleibt der Mensch. Nur die Kombination aus technischer Email-Security und geschultem Personal bietet wirklichen Schutz.“

Auch der TÜV-Verband betont:
„Email-Security ist ein Muss – denn selbst die beste Firewall hilft wenig, wenn schädliche Inhalte über das Postfach eindringen.“

Das Fachmagazin c‘t titelte vor einiger Zeit sogar, E-Mail sei tot aufgrund der damit inzwischen einhergehenden Probleme, wie fehlender Zustellnachweis, sichere Zustellung, Automatisierung etc. E-Mails gelten also nach wie vor als eines der größten Einfallstore für Schadsoftware, Ransomware und Betrugsversuche. Jede ungesicherte oder schlecht konfigurierte Mailinfrastruktur bietet eine Angriffsfläche für Cyberkriminelle.

Wie Unternehmen sich schützen können – mit smarter Email-Security

Für einen wirksamen Schutz vor E-Mail-Bedrohungen empfehlen Expert*innen eine mehrstufige Sicherheitsstrategie:

• Moderne Sicherheitslösungen für E-Mail-Server (Spamfilter, Virenscanner, Signaturprüfung)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für E-Mail-Konten
• Regelmäßige Mitarbeiterschulungen zum Erkennen verdächtiger Nachrichten
• Verschlüsselung vertraulicher Kommunikation
• Integrierte Sicherheitslösungen in DMS-Systemen

DMS und Email-Security – intelligente Kombination für sichere Kommunikation

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit integrierten Sicherheitsfunktionen kann entscheidend zur Email-Security beitragen. Es ermöglicht die strukturierte Verarbeitung eingehender E-Mails, prüft Anhänge automatisiert auf Bedrohungen und protokolliert Zugriffe nachvollziehbar – DSGVO-konform und revisionssicher.

Fazit: Wer E-Mails nicht schützt, öffnet Angreifern die Tür

Email-Security ist nicht nur eine technische, sondern eine strategische Entscheidung. Wer seine E-Mail-Kommunikation vernachlässigt, setzt sein Unternehmen einem vermeidbaren Risiko aus. Setzen Sie deshalb auf moderne DMS-Lösungen mit integriertem E-Mail-Schutz – für mehr Sicherheit, Effizienz und Vertrauen im digitalen Alltag.

Neue technische Anforderungen und empfohlene Maßnahmen zur Email-Security

Microsoft führt ab dem 5. Mai 2025 schrittweise neue Sicherheitsrichtlinien ein, um die Email-Security zu verbessern und die Verbreitung von Schadsoftware über E-Mails einzudämmen. Diese Maßnahmen betreffen insbesondere den Versand von E-Mails aus Microsoft Outlook und Exchange. Die Maßnahmen gelten eigentlich für Versender ab 5.000 Mails pro Tag verpflichtend, aber es wird dringend darauf hingewiesen, dass diese Regeln alle befolgen sollten.

Authentifizierungspflicht für alle gesendeten E-Mails

Was bedeutet das? Jede gesendete E-Mail muss klar nachweisen können, dass sie tatsächlich vom Absender stammt.
Was ist zu tun? Einrichtung von SPF, DKIM und DMARC für Ihre Unternehmensdomain. Prüfung durch Ihre IT oder Ihren Mail-Hosting-Anbieter, ob diese Standards korrekt gesetzt sind.
Technische Angaben:
Microsoft fordert die konsequente Umsetzung folgender Authentifizierungsstandards:

#SPF (Sender Policy Framework)
→ Legt fest, welche Server E-Mails im Namen der Domain versenden dürfen.

#DKIM (DomainKeys Identified Mail)
→ Sichert E-Mails per kryptografischer Signatur ab.

#DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)
Richtlinie muss mindestens p=none sein, idealerweise mit Alignment zu SPF & DKIM.

Stichtag: 5. Mai 2025
→ Danach: Junk.
→ Später: Reject.

Absenderrichtlinien

Kein Versand mehr ohne gültige Authentifizierung soll die E-Mail-Sicherheit verbessern
Was bedeutet das? E-Mails ohne korrekt eingerichtete Absenderauthentifizierung werden blockiert oder im Spamfilter landen.
Was ist zu tun? Abstimmung mit Ihrer IT, damit keine internen oder automatisierten E-Mails blockiert werden.
Testversand an unterschiedliche externe Empfänger, um die Zustellung sicherzustellen.

Klar erkennbare Absenderadressen

Was bedeutet das? Undurchsichtige Absender (z. B. kryptische Adressen) werden häufiger aussortiert.
Was ist zu tun? Einheitliche Absenderadressen für Ihr Unternehmen nutzen.
Private und dienstliche Konten sauber trennen.

TLS-Verschlüsselung für den E-Mailversand

Was bedeutet das? E-Mails müssen auf dem Transportweg verschlüsselt sein.
Was ist zu tun? Sicherstellen, dass Ihr Mailserver TLS unterstützt und korrekt konfiguriert ist.
Bei Nutzung externer Anbieter: TLS-Unterstützung vertraglich absichern.

Dringlichkeit & Empfehlungen

Diese Umstellungen betreffen die Email-Security aller Unternehmen, die professionell E-Mails versenden oder empfangen. Verpflichtend ab 5.000 Emails pro Tag, aber aus Sicherheitsgründen sollten sich auch alle anderen Versender vorsorglich an diese Standards halten. Wer als Massenversender nicht rechtzeitig reagiert, riskiert, dass Mails ab dem 5. Mai 2025 nicht mehr zugestellt werden oder im Spamordner verschwinden. Auch interne Prozesse (z. B. Rechnungsversand, Kontaktformulare, Newsletter) können dadurch beeinträchtigt werden.
Empfehlung: Setzen Sie sich spätestens jetzt mit Ihrer IT oder externen Mail-Dienstleister in Verbindung. Nur mit einer sauberen technischen Umsetzung bleiben Ihre E-Mails zuverlässig zustellbar und sicher.

E-Mail war nie dafür vorgesehen, vertrauliche Informationen oder Dateien zu übermitteln, vor allem nicht in einem automatisierten Verfahren, es ist bis heute ein sehr unsicherer Übermittlungsweg. Zudem ist E-Mail mehr und mehr zur Spamschleuder und zum Instrument von Betrügern und Kriminellen geworden.