Warum über 80 % eRechnungen aktuell nicht valide sind – und kaum jemand es bemerkt:
Der XML-Datensatz-eRechnung ist nicht korrekt, trotzdem wiegen sich viele Unternehmen derzeit in Sicherheit. Die eRechnung wird erstellt, versendet, archiviert – alles scheint zu funktionieren. Doch genau hier liegt das Problem: Der Fehler ist unsichtbar.
Fakt ist: Über 80 % der aktuell in Deutschland kursierenden eRechnungen sind nicht valide.
Sie entsprechen nicht vollständig den Vorgaben der EN 16931 oder den Anforderungen des § 14 UStG – obwohl sie im Tagesgeschäft problemlos akzeptiert werden. Der XML-Datensatz-eRechnung ist fehlerhaft.
Die unsichtbare Rechnung
Der entscheidende Punkt wird häufig übersehen:
Bei einer eRechnung ist steuerlich ausschließlich der XML-Datensatz-eRechnung relevant – nicht die PDF-Ansicht.
Gerade bei ZUGFeRD-Rechnungen entsteht ein trügerisches Gefühl von Sicherheit.
Die PDF sieht korrekt aus, alle Beträge stimmen, die Rechnung lässt sich lesen und ablegen. Doch das PDF ist lediglich eine Visualisierung. Die eigentliche Rechnung ist der XML-Datensatz-eRechnung im Hintergrund. Und der muss exakt EN16931 und der entsprechenden Umsetzung in Deutschland entsprechen
Begriffserklärung: Was ist ein XML-Datensatz?
XML (Extensible Markup Language)ist ein strukturiertes Datenformat, das Informationen maschinenlesbar abbildet.
Bei einer eRechnung enthält der XML-Datensatz sämtliche steuerlich relevanten Pflichtangaben – strukturiert, codiert und normiert. Der Datensatz ist im PDF zunächst nicht sichtbar. ERst bei Ansicht der Anhänge erkannt man den im PDF integrierten Datensatz.
Während Menschen eine PDF lesen, „lesen“ ERP-Systeme, Portale und Finanzverwaltungen ausschließlich den XML-Datensatz. Fehlt dort eine Angabe oder ist sie falsch codiert, gilt die Rechnung formal als fehlerhaft – selbst wenn sie optisch perfekt erscheint. Die Verarbeitung wird abgebrochen, Fehlerprotokolle ausgegeben, manuelle Eingriffe sind nötig – und es kann sein, dass die Rechnung nicht mehr zum #Vorsteuerabzug berechtigt ist.
Begriffserklärung: Was bedeutet EN 16931?
EN 16931ist die europäische Norm für elektronische Rechnungen. Sie definiert, welche Datenfelder verpflichtend sind und wie sie strukturiert sein müssen. DAs ist keine deutsche „Erfindung“, das gilt europaweit.
Diese Norm bildet die Grundlage für:
- XRechnung
- ZUGFeRD (Profil EN16931)
- viele nationale eRechnungsformate innerhalb der EU
Wer von dieser Struktur abweicht, stellt keine normkonforme eRechnung aus.
Warum fällt das aktuell kaum auf?
Der Grund ist einfach – und gefährlich zugleich:
- In Deutschland existieren derzeit noch keine verpflichtenden zentralen Portale, die das unnachgiebig prüfen und reklamieren würden.
- Viele Unternehmen prüfen nur visuell
- Automatische XML-Validierungen fehlen
- ERP-Systeme interpretieren Normen unterschiedlich
Solange keine automatisierte Prüfung erfolgt, bleibt der Fehler unentdeckt.
Doch er bleibt vorhanden.
Begriffserklärung: Was regelt § 14 UStG?
§ 14 Umsatzsteuergesetz definiert die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung.
Seit Einführung der eRechnungspflicht muss das elektronische Format der europäischen Norm entsprechen. Aber eben auch dem UStG. Auch diese Angaben müssen alle enthalten sein.
Fehlen Pflichtangaben wie:
- Leistungsdatum
- Steuerkennzeichen
- eindeutige Identifikationsdaten
liegt keine ordnungsgemäße Rechnung vor.
Fazit Teil 1 »Die Wahrheit über eRechnungen«
Eine eRechnung, die nicht valide ist, ist keine ordnungsgemäße Rechnung.
In Teil 2 betrachten wir, warum diese Fehler entstehen – und warum ERP-Systeme das Problem oft verursachen, statt es zu lösen.
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