In der digitalen Arbeitswelt sind Multifunktionsdrucker mehr als nur Drucker. Sie sind zentrale Bausteine im Dokumentenmanagement und entscheidend für effiziente, sichere Arbeitsprozesse. Doch welches Gerät passt zu Ihrem Unternehmen? Und welche Kriterien sind heute wirklich wichtig?

Die neue Rolle von Multifunktionsdruckern im Büroalltag

Drucken, Kopieren, Scannen, Faxen – das sind die klassischen Aufgaben eines Multifunktionsdruckers. Doch während Faxen und Kopieren immer mehr in den Hintergrund treten, gewinnen andere Funktionen deutlich an Bedeutung.
Allen voran das Scannen in digitale Systeme. Unternehmen setzen zunehmend auf Dokumenten-Management-Systeme (DMS), die nahtlos mit Multifunktionsgeräten zusammenarbeiten. Das Ziel: analoge Dokumente schnell, sicher und ohne Medienbrüche in digitale Workflows zu integrieren – zum Beispiel direkt in eine Cloud-Anwendung.

Warum die richtige Gerätewahl so wichtig ist

Die Anforderungen an Multifunktionsdrucker sind so individuell wie die Unternehmen selbst. Wer zu klein oder zu groß plant, verschenkt Effizienz, verliert Zeit – und zahlt womöglich drauf.

Typische Herausforderungen in Unternehmen:
• Langsame oder komplizierte Scanprozesse
• Unsichere Verbindungen oder veraltete Software
• Geräte, die nicht zum tatsächlichen Druckverhalten passen
• Mangelhafte Cloud-Anbindung oder fehlende Kompatibilität mit DMS

Ein moderner Multifunktionsdrucker muss heute mehr können als nur gute Druckqualität liefern. Es braucht digitale Intelligenz, einfache Bedienbarkeit – und muss sich sicher in Ihre IT-Umgebung einfügen.

Darauf sollten Sie bei der Auswahl achten

Ein professionelles MFP-System sollte folgende Anforderungen erfüllen:

✅ Cloud- und DMS-Fähigkeit

Unterstützt das Gerät eine direkte Anbindung an gängige Dokumentenmanagementsysteme oder Cloudlösungen wie z. B. SharePoint, OneDrive oder Nextcloud?

✅ Benutzerfreundlichkeit

Intuitive Touchscreens, einfache Bedienung – auch für wechselnde Nutzer ohne Einarbeitung.

✅ Leistungswerte

Passen Druckgeschwindigkeit und Scanvolumen zum tatsächlichen Bedarf im Büro?

✅ Sicherheit & NIS2-Konformität

Verschlüsselte Datenübertragung, Benutzerrechteverwaltung, sicheres Löschen von Festplatten – moderne Geräte müssen den Anforderungen der NIS2-Richtlinie entsprechen.

✅ Zukunftssicherheit

Ist das System modular erweiterbar, z. B. mit Finisher-Modulen oder Softwareupdates?

Fazit: Das passende System spart Zeit, Geld – und Nerven

Ein moderner Multifunktionsdrucker ist weit mehr als ein technisches Hilfsmittel – es ist ein echter Produktivitätsfaktor. Wer auf das passende Gerät setzt, reduziert Aufwand, erhöht die Sicherheit und beschleunigt seine Geschäftsprozesse nachhaltig.

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Einige Themen zur optimalen Ausstattung eines Multifunktionsdruckers

Übersichtliche große Displays

Die Vielzahl der Einsatzmöglichkeiten eines Multifunktionsdruckers stellt hohe Anforderungen an den Bedienkomfort. Sonst führt das Thema „Multifunktion“ schnell ins verwirrende „Menü-Labyrinth“. Schon bei Systemen, die maximal DIN A4 Papier verarbeiten können, stehen Systeme zur Verfügung mit großen Displays.

Leistungsfähiger Vorlageneinzug

Bei den professionellen MFP-Systemen für den Büroeinsatz sind oft sehr leistungsfähige Vorlageneinzüge integriert. Mindestens 50 Vorlagen bis hin zu 240 Dokumente können hier automatisch eingelesen werden. Bei den DIN A3-Systemen erlauben die Einzüge die Verarbeitung der A4-Seiten hochkant wodurch die Scangeschwindigkeit einseitig dann bei 80-120 Seiten pro Minuten liegen kann. Bei Scannern mit der Dualscanoption werden Vorder- und Rückseite gleichzeitig gescannt, das wären dann bis zu 240 Scans pro Minute. Ein optionaler Doppeleinzugssensor verhindert Doppeleinzüge. Das alles könnte schon in einem System vorhanden sein, das ohnehin als Drucker und Kopierer benötigt wird. Also keine Zusatzausgaben für zusätzliche Scanner.

Netzwerkanbindung für direkten Scan an den Zielort

Standardscanner verfügen zumeist über eine USB-Schnittstelle. Professionelle MFPs sind serienmäßig mit einer Netzwerkschnittstelle ausgestattet. Damit können die Dateien der gescannten Dokumente sofort zum Server geschickt werden. Dort werden sie automatisch im richtigen Zielverzeichnis abgelegt oder in einem Hotfolder eines DMS-Systems, zur Verfügung stellt. Man scannt eine Rechnung ein und zurück am PC erscheint schon die Aufgaben im DMS zur Prüfung. Ein Tastendruck und fertig.

Scan-to-Cloud – Die Zukunft der Daten- und Informationsverarbeitung

Längst sind Anwendungen in vielen Fällen cloudbasiert, weil eine lokale Installation aufgrund der hohen Anforderungen an Hardware und Sicherheit nicht mehr lokal zu gewährleisten sind. Hauptgrund ist aber die digitale Zusammenarbeit (Collaboration), die es notwendig macht, dass die Dokumente nach dem Scan in ein Rechenzentrum zur weiteren Verwendung übertragen werden müssen. Neben der Funktionalität Scan-to-FTP bieten heutige MFPs zusätzliche Scanoptionen für Datenspeicher in der Cloud. So können Dokumente direkt in OneDrive, SharePoint, Dropbox, Google Drive etc. gescannt werden. Mit der entsprechenden Information im Dateinamen, die man gleich am Scanner angibt, kann so die Ablage ohne weitere manuelle Bearbeitung erfolgen.

Professioneller Druck mit automatischer Endverarbeitung

Bei den MFP Systemen für das moderne Büro ist oft Farbdruck und DIN A3 Standard. Denn wenn doch mal ein Ausdruck benötigt wird, um etwas übersichtlich dazustellen oder Informationen schnell aufs Papier zu bringen. Moderne MFPs bieten neben der Möglichkeit, mehrere Papierkassetten mit unterschiedlichen Formaten und Formularen bereit zu stellen, auch noch umfangreiche Finishing Optionen für die Endverarbeitung. So sind sie in der Lage, komplette Schriftsätze sortiert, gelocht oder geheftet auszugeben. Die Broschürenfunktion erlaubt das vollautomatische Drucken von Broschüren in DIN A5 und A4 mit Rückenheftung – alles ohne manuelle Nachbearbeitung. Durch die Möglichkeit Dateien auf dem Gerät zu speichern sind vertraulicher Druck oder Postfachnutzung meist serienmäßig vorhanden. Sie drucken beim MFP mit Premiumfunktionen.

Das Fazit: Ein modernes MFP System ist die ideale Schnittstelle zwischen analog und digital.

Gründe für den Einsatz eines professionellen MFP (Multifunktionssystems) gibt es genügend. Man spart mehrere Einzelmaschinen und vereinigt wichtige Funktionen komfortabel in einem zuverlässigen System. Und durch die Bündelung der Volumen amortisiert sich die Investition schnell.