Multifunktionsgeräte, oder kurz auch als MFP bezeichnet, vereinigen gleich mehrere Vorteile in sich. Diverse Einzelsysteme werden unnötig, durch den höheren Seitendurchsatz ist ein wirtschaftlicherer Einsatz möglich und sie bieten zumeist auch einen besseren Bedienkomfort. Das Wichtigste aber: Sie sind die ideale Schnittstelle zwischen analog und digital.

Ein MFP ist die ideale Schnittstelle zwischen Daten und Papier.

Immer noch gehören Dokumente auf Papier zur täglichen Arbeit im Büro, in der Produktion oder unterwegs in der Logistik. Die Digitalisierung verringert zwar den Anteil an Papierdokumenten, aber Papier gilt noch in zahlreichen Unternehmen und in manchen Branchen als unverzichtbar. Umso wichtiger ist es aber, dass die Ausgabe von Informationen auf Papier ebenso professionelle und zuverlässig geht, wie die Digitalisierung von Papierdokumenten. Denn innerhalb eines Arbeitsprozesses kann es sein, dass die Informationen sogar mehrmals von digital auf analog (Papier) wechseln und umgekehrt. Multifunktionsgeräte bieten da die ideale Gesamtlösung.

Die richtige Ausstattung eines MFP ist wesentlich.

Die beiden wesentlichen Funktionen eines MFP sind das Drucken und das Scannen. Weitere Funktionen wie Kopieren und Faxen werden je nach Einsatzbereich zunehmend weniger genutzt. Deswegen legen wir hier nun das Hauptaugenmerk auf das Thema Drucken und Scannen und streifen noch kurz den Bereich Fax. Worauf kommt es an, um ein MFP zum idealen „Digitalisierungssystem“ zu machen.

Übersichtliche große Displays

Die Vielzahl der Einsatzmöglichkeiten eines MFP stellt hohe Anforderungen an den Bedienkomfort. Sonst führt das Thema „Multifunktion“ schnell ins verwirrende „Menü-Labyrinth“. Schon bei Systemen, die maximal DIN A4 Papier verarbeiten können, stehen Systeme zur Verfügung mit großen Displays.

Leistungsfähiger Vorlageneinzug

Bei den professionellen MFP-Systemen für den Büroeinsatz sind oft sehr leistungsfähige Vorlageneinzüge integriert. Mindestens 50 Vorlagen bis hin zu 240 Dokumente können hier automatisch eingelesen werden. Bei den DIN A3-Systemen erlauben die Einzüge die Verarbeitung der A4-Seiten hochkant wodurch die Scangeschwindigkeit einseitig dann bei 80-120 Seiten pro Minuten liegen kann. Bei Scannern mit der Dualscanoption werden Vorder- und Rückseite gleichzeitig gescannt, das wären dann bis zu 240 Scans pro Minute. Ein optionaler Doppeleinzugssensor verhindert Doppeleinzüge. Das alles könnte schon in einem System vorhanden sein, das ohnehin als Drucker und Kopierer benötigt wird. Also keine Zusatzausgaben für zusätzliche Scanner.

Netzwerkanbindung für direkten Scan an den Zielort

Standardscanner verfügen zumeist über eine USB-Schnittstelle. Professionelle MFPs sind serienmäßig mit einer Netzwerkschnittstelle ausgestattet. Damit können die Dateien der gescannten Dokumente sofort zum Server geschickt werden. Dort werden sie automatisch im richtigen Zielverzeichnis abgelegt oder in einem Hotfolder eines DMS-Systems, zur Verfügung stellt. Man scannt eine Rechnung ein und zurück am PC erscheint schon die Aufgaben im DMS zur Prüfung. Ein Tastendruck und fertig.

Scan-to-Cloud – Die Zukunft der Daten- und Informationsverarbeitung

Längst sind Anwendungen in vielen Fällen cloudbasiert, weil eine lokale Installation aufgrund der hohen Anforderungen an Hardware und Sicherheit nicht mehr lokal zu gewährleisten sind. Hauptgrund ist aber die digitale Zusammenarbeit (Collaboration), die es notwendig macht, dass die Dokumente nach dem Scan in ein Rechenzentrum zur weiteren Verwendung übertragen werden müssen. Neben der Funktionalität Scan-to-FTP bieten heutige MFPs zusätzliche Scanoptionen für Datenspeicher in der Cloud. So können Dokumente direkt in OneDrive, SharePoint, Dropbox, Google Drive etc. gescannt werden. Mit der entsprechenden Information im Dateinamen, die man gleich am Scanner angibt, kann so die Ablage ohne weitere manuelle Bearbeitung erfolgen.

Professioneller Druck mit automatischer Endverarbeitung

Bei den MFP Systemen für das moderne Büro ist oft Farbdruck und DIN A3 Standard. Denn wenn doch mal ein Ausdruck benötigt wird, um etwas übersichtlich dazustellen oder Informationen schnell aufs Papier zu bringen. Moderne MFPs bieten neben der Möglichkeit, mehrere Papierkassetten mit unterschiedlichen Formaten und Formularen bereit zu stellen, auch noch umfangreiche Finishing Optionen für die Endverarbeitung. So sind sie in der Lage, komplette Schriftsätze sortiert, gelocht oder geheftet auszugeben. Die Broschürenfunktion erlaubt das vollautomatische Drucken von Broschüren in DIN A5 und A4 mit Rückenheftung – alles ohne manuelle Nachbearbeitung. Durch die Möglichkeit Dateien auf dem Gerät zu speichern sind vertraulicher Druck oder Postfachnutzung meist serienmäßig vorhanden. Sie drucken beim MFP mit Premiumfunktionen.

Das Fazit: Ein modernes MFP System ist die ideale Schnittstelle zwischen analog und digital.

Gründe für den Einsatz eines professionellen MFP (Multifunktionssystems) gibt es genügend. Man spart mehrere Einzelmaschinen und vereinigt wichtige Funktionen komfortabel in einem zuverlässigen System. Und durch die Bündelung der Volumen amortisiert sich die Investition schnell.