Digitalisierung im Unternehmen ist in den nächsten Jahren entscheidend für den unternehmerischen Erfolg. Die konsequente Nutzung moderner Informationssysteme, wie ein zentrales DMS, oder eine unternehmensspezifische KI-Anwendung werden zum normalen Unternehmensalltag. Im ersten Teil unserer Reihe „Work Smarter“ haben wir sieben typische Stolperfallen betrachtet, die Unternehmen bei der Digitalisierung im Büroalltag ausbremsen: fehlende Flexibilität, veraltete Prozesse, Informationslücken, verstreute Informationen, Kommunikationshürden, soziale Isolation sowie verschwimmende Grenzen zwischen Beruf und Privatleben.

Die Probleme zu erkennen, ist jedoch nur der erste Schritt.

Die entscheidende Frage lautet: Wie lassen sich diese organisatorischen Stolperfallen konkret aus dem Weg räumen?

Genau hier beginnt die Digitalisierung im Unternehmen und die digitale Transformation.

Dabei geht es nicht darum, möglichst viele neue Programme einzuführen. Im Gegenteil: Zusätzliche Insellösungen können die Komplexität sogar erhöhen. Sinnvoller ist es, Dokumente, Informationen und dokumentenbezogene Prozesse auf einer verlässlichen Basis zusammenzuführen. Eine solche Basis kann in zentrales Dokumentenmanagement-System – kurz DMS – bilden. Es sorgt dafür, dass Dokumente nicht mehr von einzelnen Ablageorten, E-Mail-Postfächern oder Personen abhängig sind. Gleichzeitig können vorhandene Anwendungen wie ERP, Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, CRM oder Microsoft-Anwendungen weiterhin genutzt und mit den dazugehörigen Dokumenten verbunden werden.

Digitalisierung im Unternehmen bedeutet dann nicht mehr nur: Papier wird zur Datei.

Sie bedeutet: Informationen werden verfügbar. Prozesse werden nachvollziehbar. Routinen lassen sich automatisieren. Menschen können einfacher zusammenarbeiten.

1. Fehlende Flexibilität lösen: Informationen unabhängig vom Arbeitsplatz verfügbar machen

Flexibles Arbeiten funktioniert nur, wenn auch die benötigten Informationen flexibel verfügbar sind. Liegt der Vertrag ausschließlich im Ordner im Büro, befindet sich die aktuelle Rechnung im persönlichen E-Mail-Postfach eines Kollegen oder kann eine digitale Akte nur über ein bestimmtes Laufwerk geöffnet werden, bleibt Arbeit an Orte und einzelne Personen gebunden. Ein Notebook allein macht deshalb noch keinen digitalen Arbeitsplatz.

So unterstützt ein zentrales DMS die Digitalisierung im Unternehmen

In einem zentralen Dokumentenmanagement werden relevante Unterlagen strukturiert digital abgelegt. Berechtigte Mitarbeiter können unabhängig davon auf sie zugreifen, ob sie im Büro, im Homeoffice oder unterwegs arbeiten. Entscheidend sind dabei klar definierte Zugriffsrechte. Nicht jeder muss alles sehen. Vielmehr bekommt jeder genau die Informationen, die für seine Aufgaben benötigt werden. So kann beispielsweise ein Mitarbeiter im Einkauf aus seinem gewohnten ERP-System auf einen Lieferantenvertrag zugreifen. Die Geschäftsführung kann einen Vorgang mobil prüfen. Die Buchhaltung findet eine Rechnung, ohne zunächst herausfinden zu müssen, wer sie zuletzt bearbeitet hat.

Die Veränderung: Aus ortsgebundenen Unterlagen wird eine verfügbare Informationsbasis.

Das schafft die technische Voraussetzung für flexibles Arbeiten – ohne dass Kontrolle über sensible Unternehmensinformationen verloren gehen muss.

2. Veraltete Prozesse modernisieren: Vom digitalen Dokument zum digitalen Workflow

Viele Unternehmen haben bereits einen großen Teil ihrer Dokumente digitalisiert. Rechnungen kommen als PDF. Angebote werden digital erstellt. Lieferscheine werden gescannt. Verträge liegen auf dem Server. Trotzdem werden anschließend E-Mails geschrieben, Dokumente manuell verschoben, Informationen abgeschrieben, Ausdrucke erstellt und Kollegen an Freigaben erinnert. Die Dokumente sind digital. Der Prozess ist es häufig noch nicht.

So werden aus Dokumenten automatisierte Abläufe

Ein DMS kann ein Dokument nicht nur speichern, sondern einen definierten Bearbeitungsprozess auslösen.
Ein Beispiel aus dem Rechnungseingang:
Eine Rechnung trifft ein. Sie wird digital erfasst, relevante Daten werden erkannt und das Dokument dem richtigen Vorgang zugeordnet. Anschließend kann automatisch eine Aufgabe für die zuständige Person entstehen. Nach der Prüfung folgt die Freigabe. Danach geht der Vorgang an den nächsten Bearbeitungsschritt. Der Bearbeitungsstatus bleibt nachvollziehbar, und das Dokument muss nicht immer wieder per E-Mail weitergeschickt oder neu abgelegt werden.

Aus:

Eingang → E-Mail → Ausdruck → manuelle Weitergabe → persönliche Rückfragen → Freigabe → Ablage an einem bestimmten Ort

wird beispielsweise:

Eingang → Erfassung → Zuordnung → Aufgabe → Prüfung → Freigabe → zentrales Archiv

Digitalisierung im Unternehmen entfaltet damit ihren eigentlichen Nutzen: Routinetätigkeiten werden reduziert und Mitarbeiter beschäftigen sich stärker mit den Aufgaben, bei denen tatsächlich eine Entscheidung erforderlich ist.

3. Informationslücken schließen: Suchen durch Finden ersetzen

Informationen können digital sein und trotzdem praktisch unsichtbar bleiben. Das passiert beispielsweise dann, wenn Dateien zwar irgendwo gespeichert sind, Mitarbeiter aber den Speicherort oder die richtige Bezeichnung nicht kennen.

Das Ergebnis kennt fast jedes Unternehmen:
„Wo liegt der Vertrag?“
„Wer hat die aktuelle Version?“
„Ist die Rechnung schon freigegeben?“
„Wo finde ich die Korrespondenz zu diesem Auftrag?“
Jede einzelne Suche dauert vielleicht nur wenige Minuten. In Summe entsteht daraus jedoch ein erheblicher organisatorischer Aufwand.

Zentrale Ablage und strukturierte Suche schaffen Transparenz

Ein DMS organisiert Dokumente nicht ausschließlich über klassische Ordnerstrukturen. Dokumente können mit Informationen wie Kundennummer, Lieferant, Rechnungsnummer, Projektnummer, Datum, Dokumentenart oder Bearbeitungsstatus verknüpft werden. Dadurch entstehen unterschiedliche Wege zum gleichen Dokument. Wer die Rechnungsnummer kennt, sucht danach. Wer nur den Lieferanten kennt, sucht über den Lieferanten. Wer zu einem Kunden arbeitet, kann sich dessen zugehörige Dokumente anzeigen lassen.

Noch komfortabler wird es, wenn das DMS mit den bestehenden Anwendungen verbunden ist. Dann kann beispielsweise aus einem Kunden-, Lieferanten- oder Auftragsdatensatz heraus direkt auf die dazugehörigen Dokumente zugegriffen werden.

Die Digitalisierung im Unternehmen besteht hier nicht darin, mehr Informationen zu speichern.

Sie besteht darin, vorhandene Informationen im richtigen Zusammenhang verfügbar zu machen.

4. Verstreute Informationen zusammenführen: Eine zentrale Informationsquelle schaffen

E-Mail-Postfach. Papierordner. Netzlaufwerk. ERP. CRM. Persönliche Ablage. Teams-Ordner. Jedes dieser Systeme kann für sich sinnvoll sein. Problematisch wird es, wenn Dokumente mehrfach gespeichert werden oder niemand genau weiß, welche Version aktuell ist. Die Lösung bedeutet deshalb nicht zwangsläufig, sämtliche bestehenden Anwendungen abzuschaffen und durch ein einziges großes System zu ersetzen.

Das DMS wird zur verbindenden Dokumentenebene bei der Digitalisierung im Unternehmen

ERP und Warenwirtschaft bleiben dort im Einsatz, wo strukturierte Geschäftsdaten verarbeitet werden. Das CRM bleibt für Kundeninformationen zuständig. Microsoft-Anwendungen werden weiterhin für die tägliche Arbeit genutzt.

Das DMS übernimmt dagegen eine andere Aufgabe:
Es führt die dazugehörigen Dokumente strukturiert zusammen und stellt sie den bestehenden Anwendungen zur Verfügung. So kann aus vielen Informationsinseln eine gemeinsame Informationsbasis entstehen.

Ein Mitarbeiter arbeitet beispielsweise weiterhin in seinem ERP-System. Benötigt er die Rechnung, den Lieferschein, eine Bestellung oder Korrespondenz zu einem Vorgang, kann er direkt auf die im DMS hinterlegten Dokumente zugreifen. Das reduziert Medienbrüche und verhindert, dass dieselben Unterlagen an mehreren Stellen gepflegt werden müssen.

5. Kommunikationshürden reduzieren: Informationen im Prozess statt in Rückfragen

Ein großer Teil der internen Kommunikation entsteht nicht, weil Mitarbeiter etwas miteinander besprechen möchten.

Sie entsteht, weil Informationen fehlen.
„Hast du das schon bearbeitet?“
„Kannst du mir die Rechnung schicken?“
„Wer muss den Vertrag freigeben?“
„Ist der Vorgang erledigt?“
„Bei wem liegt die Aufgabe gerade?“

Solche Fragen sind Symptome eines Prozesses, dessen Status nicht transparent genug ist.

Workflows machen Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände sichtbar

Digitale Workflows können Aufgaben gezielt an zuständige Mitarbeiter oder Abteilungen weitergeben. Dabei lassen sich unter anderem Zuständigkeiten, Bearbeitungsreihenfolgen, Freigaben oder Erinnerungen definieren. Die Information bleibt beim Vorgang. Der Mitarbeiter sieht seine Aufgabe und die dazu notwendigen Dokumente. Nach der Bearbeitung läuft der Prozess nach den vereinbarten Regeln weiter. Damit verschwindet persönliche Kommunikation selbstverständlich nicht. Sie verändert sich jedoch. Routinefragen können reduziert werden, während mehr Zeit für Abstimmungen bleibt, bei denen tatsächlich Fachwissen, Erfahrung oder Entscheidungen gefragt sind.

Gute Digitalisierung im Unternehmen ersetzt Kommunikation nicht – sie beseitigt unnötige Kommunikation über organisatorische Details.

6. Soziale Isolation bei mobiler Arbeit verringern: Prozesse verbinden, Menschen bewusst zusammenbringen

An dieser Stelle ist eine klare Unterscheidung wichtig: Ein Dokumentenmanagement-System kann soziale Isolation nicht lösen.

Kein digitales Tool ersetzt das persönliche Gespräch, gemeinsame Erlebnisse, Führung oder eine funktionierende Unternehmenskultur. Ein DMS kann aber eine organisatorische Voraussetzung dafür schaffen, dass verteiltes Arbeiten nicht zusätzlich durch Informationsprobleme belastet wird.

Digitale Zusammenarbeit funktioniert besser mit einer gemeinsamen Informationsbasis

Wenn Mitarbeiter im Homeoffice oder an unterschiedlichen Standorten arbeiten, sollten sie nicht zusätzlich Zeit damit verlieren, anderen hinterherzutelefonieren oder Dokumente anzufordern. Ein zentrales DMS schafft hier einen gemeinsamen Arbeitskontext. Alle Beteiligten greifen – entsprechend ihrer Berechtigung – auf dieselbe Informationsbasis zu. Aufgaben und Bearbeitungsstände bleiben sichtbar. Dokumente müssen nicht ständig zwischen Mitarbeitern verschickt werden.

Dadurch wird Zusammenarbeit über Standorte hinweg einfacher. Das ersetzt jedoch nicht die menschliche Seite der Organisation. Regelmäßige Meetings, persönliche Gespräche, gemeinsame Termine, Führung und bewusster sozialer Austausch bleiben weiterhin notwendig.

Technik schafft die Verbindung der Informationen. Das Unternehmen muss die Verbindung der Menschen gestalten.

7. Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben schützen: Prozesse dürfen nicht von permanenter Erreichbarkeit abhängen

Flexibles Arbeiten kann schnell ins Gegenteil umschlagen. Wenn nur eine bestimmte Person weiß, wo Informationen liegen oder wie ein Vorgang weiterbearbeitet werden muss, entsteht Abhängigkeit. Dann kommt die Nachricht möglicherweise auch nach Feierabend:

„Kannst du mir noch schnell sagen, wo die Unterlage liegt?“
Oder während des Urlaubs:
„Weißt du, was bei diesem Vorgang als Nächstes gemacht werden muss?“

Die organisatorische Ursache liegt häufig darin, dass Informationen und Wissen an einzelne Personen gekoppelt sind.

Transparente Prozesse erleichtern Vertretung und Übergabe

Ein zentrales DMS kann Dokumente und Bearbeitungsinformationen für berechtigte Mitarbeiter verfügbar halten. Workflows schaffen zusätzlich Klarheit darüber, welche Aufgabe gerade ansteht und wie ein Vorgang fortgesetzt werden soll. Dadurch können Vertretungsregelungen leichter umgesetzt werden. Informationen bleiben im System und nicht ausschließlich im Kopf, im persönlichen Postfach oder auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters. Auch hier gilt:

Ein DMS definiert keine gesunde Unternehmenskultur und keine Arbeitszeiten. Aber es kann organisatorische Abhängigkeiten reduzieren, die permanente Erreichbarkeit überhaupt erst notwendig machen. Digitale Transformation sollte nicht dazu führen, dass Menschen jederzeit arbeiten können müssen. Sie sollte dafür sorgen, dass Arbeit auch ohne ständige Verfügbarkeit einzelner Personen funktioniert.

Mehr dazu auch in unserem Blogartikel: Digitale Transformation macht auch Angst, wenn man die menschliche Komponente vergisst.

Ein zentrales DMS ist die Basis – aber noch keine digitale Transformation

Ein Dokumentenmanagement-System einzuführen und sämtliche vorhandenen Dateien hineinzukopieren, reicht nicht aus. Die entscheidende Arbeit beginnt vorher. Der Weg zum Digital Workplace erfolgt Schritt-für Schritt und beginnt mit einigen sehr wichtigen Fragen.

Welche Prozesse funktionieren heute gut?
Wo entstehen Verzögerungen?
Welche Informationen werden mehrfach erfasst?
Wo hängen Prozesse von einzelnen Personen ab?
Welche Dokumente werden häufig gesucht?
Welche Freigaben verursachen Wartezeiten?
Und welche bestehenden Anwendungen müssen mit dem Dokumentenmanagement verbunden werden?

Digitalisierung im Unternehmen beginnt mit dem bestehenden Prozess

Eine erfolgreiche Einführung sollte deshalb nicht mit der Frage beginnen:
„Welche Funktionen hat die Software?“

Sondern mit:
„Wie möchten wir künftig arbeiten?“

Aus dieser Zielsetzung lassen sich Anforderungen an Software, Schnittstellen, Zugriffsrechte und Workflows ableiten.

Ein sinnvoller Weg führt beispielsweise über: Ist-Situation analysieren → Handlungsbedarf bestimmen → geeignete Prozesse auswählen → Lösung integrieren → Mitarbeiter einbeziehen → testen → schrittweise einführen und optimieren

Dabei muss nicht das gesamte Unternehmen auf einmal verändert werden. Häufig ist es sinnvoller, mit einem klar abgrenzbaren Prozess zu beginnen. Der Rechnungseingang kann ein solcher Einstieg sein. Ebenso Vertragsmanagement, digitale Personalakten, Bestellwesen oder ein zentraler Zugriff auf kundenbezogene Dokumente. Erste Erfahrungen lassen sich anschließend auf weitere Bereiche übertragen.

Digitalisierung bedeutet: Systeme verbinden statt neue Inseln schaffen

Ein zentrales Dokumentenmanagement kann eine entscheidende Rolle bei der Digitalisierung im Unternehmen spielen. Sein größter Nutzen entsteht jedoch nicht dadurch, dass Dokumente einfach an einem anderen Ort gespeichert werden. Der Nutzen entsteht aus der Verbindung. Dokumente werden mit Geschäftsvorgängen verbunden. Informationen werden mit Mitarbeitern verbunden. Workflows verbinden einzelne Arbeitsschritte. Schnittstellen verbinden das DMS mit vorhandenen Anwendungen. Und ein klarer organisatorischer Rahmen verbindet die Technik mit dem tatsächlichen Arbeitsalltag.

So entwickelt sich aus einer digitalen Ablage Schritt für Schritt ein Digital Workplace.
Ein Arbeitsplatz, an dem relevante Informationen unabhängig vom physischen Ablageort verfügbar sind und Prozesse auch dann funktionieren, wenn Mitarbeiter nicht am selben Schreibtisch sitzen.

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Welche Stolperfallen bremsen die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen?

Nicht jedes Unternehmen startet an derselben Stelle. In einem Betrieb verursacht der Rechnungseingang unnötig viel manuelle Arbeit. In einem anderen Unternehmen liegt das größte Problem in der Suche nach Verträgen und Projektdokumenten. Anderswo sind es fehlende Schnittstellen, unklare Freigaben oder Prozesse, die vom Wissen einzelner Mitarbeiter abhängig sind. Deshalb sollte Digitalisierung nicht mit einer Standardlösung beginnen. Sie sollte mit einem Blick auf Ihren tatsächlichen Arbeitsalltag beginnen.

Die GFG SEIBT AG unterstützt Sie dabei, Dokumenten- und Informationsprozesse zu analysieren und herauszufinden, wo ein zentrales Dokumentenmanagement und digitale Workflows den größten Nutzen schaffen können. Gemeinsam betrachten wir, welche vorhandenen Anwendungen eingebunden werden können, welche Prozesse sich zur Automatisierung eignen und wie eine Lösung Schritt für Schritt in den Arbeitsalltag integriert werden kann.

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