Ohne schnelle Scanner wird Digitalisierung zum Geduldsspiel. Papierdokumente sollen schnell digitalisiert werden und zum richtigen Ziel weitergegeben werden, um dort den nächsten Arbeitsschritt auszulösen. Das alle am besten automatisch und mit wenig Verzögerung. Digitalisierung ist aber keine Einbahnstraße von analogem Papier in Richtung digitale Belege. Oft wechseln Dokumente aus den verschiedensten Gründen ihre „Daseinsform“. Also Druck, Scan, Druck, Scan – nicht alle Anwendungen sind durch integrative Schnittstellen verbunden. Deswegen ist die Auswahl der richtigen Hardware für die Bereiche Scannen und Drucken wesentlich.

Im Beitrag »Multifunktionsdrucker« haben wir schon wichtige Informationen zur Auswahl gegeben. Jetzt geht es aber um die Ausstattung des Geräts, wenn es als Scanzentrale wichtige Aufgaben bei der Dokumentenverarbeitung leisten soll. Mit der speziellen Ausstattung für DMS bietet dann der Multifunktionsdrucker wertvolle Hilfestellung bei der täglichen Arbeit. Aktuell stellen wir unsere Kunden mit Seitenpreisverträgen bei jedem Systemwechsel auf die neuen Technologien um. Im Fokus immer der schnelle Scanner.

Steigende Scanvolumen erfordern schnelle Scanner.

Unsere MFP (aus dem Englischen: Multifunctional Printer) scannen schon seit Jahren mit bis zu 120 Seiten pro Minute. Standardwerte liegen hier bei 40-80 Seiten. Die neuen Dualscanner aber bieten hier einen entscheidenden Vorteil. Vorder- und Rückseite werden in einem Vorgang gescannt. So werden bei 80 Seiten pro Minute 160 Scans, die ins DMS übergeben werden. Zusätzlicher Vorteil: Die zweiseitig beschriebenen Dokumente müssen nicht mechanisch gedreht werden, was die Dokumente schont und Fehleinzüge verhindert. Zudem muss man sich keine Gedanken mehr machen, ob in einem Dokumentensatz irgendwo eine beschriebene Rückseite berücksichtigt werden muss. Die automatische Leerseitenlöschung nimmt leere Seiten sofort heraus und übergibt nur beschriebene Seiten. Da bekommt der Begriff „schnelle Scanner“ reale Qualität.

Vorteil Dualscanner: Schnellere Scans, Vorder-Rückseite gleichzeitig, zuverlässigeres Scannen und Leerseitenlöschung.

Es darf nichts fehlen, denn einmal gescannt, wandert das Dokument schnell an einen anderen Ort.

Es kann immer wieder vorkommen, dass gerade bei zuvor gelochten, gehefteten oder gefalteten Dokumenten beim Scanvorgang die eine Seite die nächste gleich mitnimmt. Nicht so schlimm, wenn ich die Kopien mitnehme und bei der Prüfung feststelle, dass etwas fehlt. In einem zentralen DMS System kann die fehlende Seite einer Rechnung oder eines Vertrags erst dann bemerkt werden, wenn das Original nicht mehr im Zugriff ist, oder an einem ganz anderen Ort liegt. Dann wird die Korrektur umständlich bis unmöglich. Deswegen empfehlen wir dringend den Einsatz einer Mehrfacheinzugserkennung, um den Doppeleinzug sofort zu registrieren und den Scan zu stoppen, bevor das Dokument ins DMS übergeben wird. Das wird mit Ultraschallsensoren realisiert, die in den Vorlagenwechslern verbaut sind. Denn vor allem wenn schnelle Scanner im Einsatz sind, dann ist das besonders wichtig.

Vorteil Mehrfacheinzugserkennung: Es können keine unvollständigen Dokumente ins DMS übergeben werden und die Korrektur kann dann erfolgen, wenn das Dokument sofort verfügbar ist.

Gleich den richtigen Workflow vom MFP aus ansteuern sorgt für mehr Sicherheit und weniger Zeitaufwand.

Die Multifunktionsdrucker der neuesten Generation erlauben mit ihren großen Bediendisplays, durch die Möglichkeit übersichtlich mehrere Scanziele auf dem Display anzubieten, die direkte Ansteuerung eines folgenden Prozesses. Hierzu können in dem Display Scantasten programmiert werden und der Anwender kann sofort durch Drücken des Buttons Eingangsrechnung ein Dokument mit der Kategorie Rechnung ins DMS übergeben. Nicht erst auf den Arbeitsplatz scannen und dann ins DMS verschieben, sondern vom MFP aus direkt in das Dokumentenmanagementsystem scannen. Alles weitere folgt automatisch.

Vorteil: Programmierbare Scantasten: Direkter Scan ins DMS ohne den Umweg über einen Arbeitsplatz, Vorauswahl des Scanziels ordnet das Dokument sofort einer Kategorie zu und Berechtigungen werden sofort berücksichtigt.

Schnelle Scanner verarbeiten Dokumente schneller und steuern direkt durch Abfragen beim Scanvorgang.

Moderne Multifunktionsdrucker sind in der Lage direkt auf dem System Programme auszuführen und so direkt beim Scannen Abfragen zum Dokument zu ermöglichen. Zum Beispiel könne man die Rechnungsnummer und die Bestellnummer sofort beim Scannen eingeben und im Anschluss wird sofort der zuständige Sachbearbeiter informiert und nicht ein zentraler Rechnungseingang. Auch die Endablage kann hier sofort erfolgen.

Beispiel Vertragsscan: Man drückt den Button „Vertrag“, eine Auswahl erscheint: Miete, Leasing, Service. Dann gibt man die Vertragsnummer ein und/oder z.B. das Vertragsende. Der Vertrag wird entsprechend abgelegt und eine Aufgabe 6 Monate vor dem Ablauf gestartet, um die Kündigung zu prüfen. Eine weitere Bearbeitung in der Folge ist nicht mehr nötig. Einige Hersteller bieten für diese Programmierungen zentrale Serverlösungen an, um diese Abfragen gleich auf mehreren Systemen im Hause parallel zu verwalten.

Vorteil: Ausführbare Programme am MFP: Sofortige Qualifizierung des Scans, wichtige Attribute sofort beim Scan mitgeben, direkt Aufgaben starten ohne zeitaufwändige Umwege.**

Sorgfältig auswählen bedeutet, gut vorbereitet sein und Kosten zu senken.

Sie sehen, es ist wirklich wichtig, den neuen MFP sorgfältig im Hinblick auf seine Nutzung im Rahmen eines existierenden oder zukünftigen DMS-Projekts zu prüfen. Auch im Hinblick auf das, was in den nächsten Jahren auf unsere Büros zukommt, kann man jetzt schon die richtigen Weichen stellen. Denn ohne schnelle Scanner mit Netzwerkintegration wird auch ein modernes DMS mühsam.

Ein zentraler Multifunktionsdrucker kann mit der richtigen Ausstattung das Herzstück eines gut funktionierenden DMS sein oder werden. Darum ist es wichtig sein Gerät dort zu erwerben, wo die Beratung diesen Gesichtspunkt gleich mitberücksichtigt. Bei den Dokumentenmanagern.