Durch Prozessautomatisierung werden Geschäftsprozesse beschleunigt und die Produktivität im Unternehmen gesteigert. Aber ohne die Kontrolle über Daten und Prozesse abzugeben. Mit digitalisierten Dokumenten wird die Automatisierung überhaupt erst möglich. Denn Papier geht leicht verloren oder ist schwer zu finden.

Seit Jahren werden nicht nur Produktionsprozesse automatisiert, sondern auch der Informations- und Dokumentenaustausch wird zunehmend einer Prozessautomatisierung unterworfen. Anders wäre den Anforderungen an Produktivität und Geschwindigkeit, den großen Datenmengen und den zahlreichen gesetzlichen Vorschriften nicht mehr nachzukommen. Die großen Unternehmen nutzen dieses Potential schon seit Jahren und der Kunde informiert sich online, füllt den Vertrag online aus, unterschreibt online und erhält sofort seine Auftragsbestätigung. Rechnungen lädt er sich selbst im Kundenprotal herunter. Wir alle nutzen das regelmäßig und ohne die Automatisierung der Prozesse bei Amazon und Co. würden wir vieles gar nicht mehr geregelt bekommen. Wir genießen die Einfachheit und die Zuverlässigkeit dieser Prozesse. Aber mit Blick auf das eigene Unternehmen fällt uns auf, dass wir da vieles eher ungeregelt lassen. Automatisierung sei was für die ganz Großen und nicht für den kleineren Mittelstand.

Prozessautomatisierung ist heutzutage in fast jedem Unternehmen möglich und erschwinglich.

Die Großen haben es vorgemacht und mittlerweile gibt es von Anbietern wie [accantum] auch Anwendungen, die sich auch in kleineren Unternehmen amortisieren lassen und lohnen. Längst geht es nicht mehr um das notwendige Erfüllen gesetzlicher Vorschriften, sondern um echten Nutzen für Kunden und Mitarbeiter und damit um mehr Erfolg und mehr Ertrag. Bei einem Unternehmen, dass seine Unterlagen im Griff hat, Informationen zeitnah und zuverlässig liefert und Dinge regelt ohne, dass man erst nachfragen muss, kauf man gern und bleibt als Kunde treu. Doch vor dem Erfolg steht der Weg über die Digitalisierung hin zur Gestaltung von Workflows. Doch der Weg ist begehbar, wie viele Erfolgsgeschichten beweisen. Den Erfolg bereitet wesentlich die Vorbereitung und die Zielsetzung des Projekts, sowie die Einbeziehung der Beteiligten.

Digitalisierung ist nicht die Lösung, sondern die Voraussetzung für Automatisierung.

Sind die Informationen erst mal digital vorhanden, angereichert mit digital lesbaren Informationen und verknüpft mit notwendigen Dokumenten und Aufgaben, dann ist man in der Welt der Workflow-Programme angekommen. Das [accantum] Workflow-Management-System, kurz WMS genannt, erweitert das DMS um viele wichtige Funktionen. Nun ist es möglich Entscheidungen treffen zu lassen, Daten zu überprüfen, Beträge nachzurechnen, Termin zu setzen und vor allem andere Systeme zu informieren bzw. dort wichtige Informationen abzuholen.

Statt alles neu tippen, Import- und Exportschnittstellen nutzen.

Nutzen Sie die zahlreichen Import- und Exportschnittstellen für die schnelle Interaktion mit Ihren weiteren Unternehmensanwendungen, um die Prozessautomatisierung voranzubringen. Das [accantum] WMS ist ein Bestandteil Ihrer IT-Softwareinfrastruktur und wird mit Ihren Kundenverwaltungssystemen, Warenwirtschaften, Finanzbuchhaltungen und Fachanwendungen verbunden. Nun wird eine Rechnung nicht nur erfasst und im Eingangsrechnungs-Workflow einer Prüfung unterzogen, sondern nach der Zahlung wird das führende ERP-System durch einen Eintrag in dessen Datenbank über den Abschluss des Vorgangs informiert. Ebenso ist es möglich bei eigehender Ware, die Bestellung im ERP-System nach Mengen und Terminen abzufragen, um so Vollständigkeit und Pünktlichkeit zu prüfen.

Langweilige Routine übernimmt die Prozessautomatisierung.

Jeder Vorgang im Unternehmen, der Informationen erhält oder versendet, der zu Aufgaben führt und Daten erfassen muss, kann automatisiert werden. Sofern er nach festen gleichen Regeln abläuft. Menschliche Kreativität und Flexibilität ist damit nicht zu ersetzen, aber die langweilige Routine ständig zu wiederholender, gleicher Vorgänge kann vom Menschen auf eine Maschine übertragen werden. Das schützt den Menschen vor Abstumpfung, Unzufriedenheit und Burnout und der damit einhergehenden Fehleranfälligkeit. Solche Prozesse sind im WMS gut aufgehoben. Der Mensch überwacht, passt an und nutzt sein Potential für neue Kunden, neue Produkte, neue Kontakte. Alles andere an Routine nimmt ihm die Prozessautomatisierung ab.

Digitalisierung und Automatisierung sind Grundlage für die digitale Transformation.

Unser Konzept für den Weg in die digitale Transformation umfasst drei Schritte. Digitalisierung und Automatisierung im Büro schaffen die Voraussetzungen für die Themen der digitalen Transformation: Collaboration (agiles Teamwork auf Basis überall verfügbarerer Informationen), Cloud-Computing (Unabhängigkeit der Arbeit von einem bestimmten Ort) und Security (zentrale Erfassung und Sicherung der Daten und Dokumente auf Basis eines einheitlichen Konzepts und zentraler Sicherheitsregeln).

Die Megatrends des Jahres 2021 (Wissenskultur, New Work, Konnektivität, Globalisierung, Mobilität, Sicherheit) fordern uns heraus und können von Unternehmen nur mit neuen Konzepten, Strukturen und Technologien begegnet werden. Daneben sind die Fragen an uns durch die Individualisierung, Silver Society, Gesundheit und Ökologie als Megatrends ebenso durch die digitale Transformation adäquat zu beantworten.