Die digitale Transformation betrifft alle Bereiche unseres Lebens. Von der privaten Kommunikation über das elektronische Rezept bis hin zu Cloud-Anwendungen in großen Rechenzentren. Sie findet statt, jetzt, und wir sollten gut vorbereitet sein. Dabei wollen wir helfen. Unser Konzept für den Weg in die digitale Transformation besteht aus drei Schritten. Sie bauen aufeinander auf und ohne diese Reihenfolge ist die digitale Transformation im Unternehmen nicht umsetzbar.
Die ersten beiden Schritte, Digitalisierung und Automatisierung im Büro, schaffen erst die Voraussetzungen für die Themen der digitalen Transformation: Collaboration (agile Teamarbeit auf Basis überall verfügbarer Informationen), Cloud Computing (ortsunabhängiges Arbeiten) und Security (zentrale Erfassung und Sicherung von Daten und Dokumenten auf Basis eines einheitlichen Konzepts und zentraler Sicherheitsregeln).
Die Megatrends des Jahres 2023 (Wissenskultur, New Work, Konnektivität, Globalisierung, Mobilität, Sicherheit) fordern uns heraus und können von Unternehmen nur mit neuen Konzepten, Strukturen und Technologien begegnet werden. Daneben sind die Fragen an uns durch die Individualisierung, Silver Society, Gesundheit und Ökologie als Megatrends ebenso durch die digitale Transformation adäquat zu beantworten.
Digitale Transformation ist längst Grundlage für zukünftiges Arbeiten ebenso so wie für unser Zusammenleben und für unser ökologisches Verhalten. Mehr Informationen in der richtigen Menge zur rechten Zeit am richtigen Ort versetzen Menschen in die Lage richtige Entscheidungen zu treffen. Unsere schon lokale und weltweite Vernetzung kann hier nur funktionieren, wenn wir alle die drei Schritte in Richtung digitale Transformation angehen.
Digitalisierung
Digitalisierung. Jetzt. Sofort. Und vor allem »smart«!
Büros ohne Ablageschränke und Regale mit ergonomisch gestalteten Arbeitsbereichen.
Hell, lichtdurchflutet, dem Menschen angepasst und nicht für Ablage und Papier geschaffen.
Kommunikation und Information steht Vordergrund.
Nicht mehr manuell verwalten, ablegen, suchen und ordnen sondern frei gewordene Zeit für die Erledigung von Aufgaben und Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kollegen nutzen.
Früher gab es Büros mit Arbeitstischen und Aktenschränke voller Ordner. Unsere Arbeit war an diese Orte gebunden und wir haben unser Papier mit Stift, Locher, Hefter und Kopierer beherrscht.
Nach der digitalen Transformation wird es keine Aktenschränke und Ordner mehr geben. Arbeitstische mit 160cm Breite sind nicht mehr vorhanden, da es kein Papier gibt, das darauf liegen wird, keine Unterschriftenmappe, kein Telefon. Auch Maus, Tastatur und Bildschirm werden als Einzelgeräte verschwinden.
Automatisierung
Zuerst Digitalisierung und dann Automatisierung.
Die konsequente Digitalisierung der Daten sowohl bei Erfassung als auch bei Verteilung von Informationen schafft neue Möglichkeiten für die Arbeitsorganisation. Denn so können eingehende Informationen sofort Aufgaben auslösen und Prozesse starten, ohne dass ein Mensch sich damit noch beschäftigen muss. Dokumente und Daten werden automatisch erfasst, gesichert, weitergegeben und verarbeitet. Der Mensch kontrolliert, bearbeitet und steuert die Prozesse. Prozesse und Aufgaben. die automatisch starten, entlasten den Anwender von mühsamer Kleinarbeit und ständigem Dran-Denken-Müssen.
Alle Informationen, die wir für unsere Arbeit benötigen, und alle Aufgaben, die wir erledigen wollen, sind in unseren digitalen Ablagesystemen, Workflowprogrammen und digitalen Kalendern zur Verfügung.
Digitale Transformation in der Praxis
Zusammenarbeit mit Kollegen wird nicht per Telefon oder Handy erfolgen, sondern im Rahmen von virtuellen Treffen, die zentral über die Meetingprogramme verwaltet. Tastaturen sind integriert bzw. werden durch Sprachsteuerung ersetzt.
Nach Digitalisierung und Büroautomatisierung steht uns das, was wir benötigen sofort und online zur Verfügung. Dadurch können wir ebenso online mit anderen darüber sprechen und Inhalte teilen. Die drei großen Bereiche der digitalen Transformation sind nun erfüllbar und Basis einer salutogenen, individuell gestaltbaren Arbeitsumgebung.
Collaboration (agiles Teamwork auf Basis überall verfügbarerer Informationen), Cloud-Computing (Unabhängigkeit der Arbeit von einem bestimmten Ort) und Security (zentrale Erfassung und Sicherung der Daten und Dokumente auf Basis eines einheitlichen Konzepts und zentraler Sicherheitsregeln).
Digitalisierung &
Kollaboration
Kollaboration, agile Teams, Projektmanagement – ohne digitale Transformation nicht mehr möglich. DMS als Tool des agilen Arbeitens. Unmöglich, dass eine Person Wissen hortet, das für andere nicht verfügbar ist. Unternehmensinterner Wissensverkehr wird wichtiger.
Digitalisierung &
Cloud-Computing
Gemeinsam Dateien und Dokumente nutzen ist nur möglich, wenn diese Daten von überall aus erreichbar sind. Unsere Systeme und Software sorgen dafür, dass die Daten schnell und automatisch dorthin gelangen, wo sie benötigt werden.
Digitalisierung &
Security
Vernetztes Arbeiten benötigt Datenströme, die im Unternehmen aber auch im Internet Daten übertragen. Hier haben Datenschutz und Datensicherheit höchste Priorität. Unsere Systeme bieten höchste Verschlüsselungsstandards und unser DMS System ein sicheres ausgefeiltes Rechtesystem.
Die Chancen nutzen und mit der Digitalen Transformation gewinnen – Boost Your Office
Vor der Digitalisierung und den neuen technischen Möglichkeiten wurde Verwaltung eher als teure und lästige Notwendigkeit gesehen. Mit dem Siegeszug digitaler Technologien im Büro und der New-Work-Bewegung erleben wir eine nie dagewesene Flexibilität und die Befreiung von Zeitfressern und unnötiger Routine. Jetzt wird das sogenannte Backoffice zu dem, was es sein kann. Mit unserer Kampagne Boost Your Office machen Sie Ihre Verwaltung zu Ihrem Umsatz- und Erfolgs-Booster.
Mehr Informationen zu unserem Office-Booster finden Sie in unserem Blog hier.
Digitale Transformation – mehr als ein neues Programm! Der Versuch einer Definition
Das Bayerische Forschungsinstitut für Digitale Transformation ist ein Institut der Bayerischen Akademie der Wissenschaften. Es sieht seine Aufgabe darin, die digitale Transformation vorzubereiten bzw. die Chancen und Veränderungen, die die neue Digitalisierung mit sich bringt, in zahlreichen Artikeln und Beiträgen darzustellen.
Auf der Website des Instituts findet man eine Definition der Digitalen Transformation. In diesem Artikel wird die Definition der Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik herangezogen.
„Der Begriff Digitale Transformation bezeichnet erhebliche aktive Veränderungen des Alltagslebens, der Wirtschaft und der Gesellschaft durch die Verwendung digitaler Technologien und Techniken sowie deren Auswirkungen.“ Und aus soziologischer Perspektive heißt es: „Die digitale Transformation bezeichnet die sukzessive Verfestigung neuartiger soziotechnischer Prozesszusammenhänge durch die soziale Aneignung digitaltechnischer (Infra-)Strukturen und die damit verknüpfte Rekonfiguration gesellschaftlicher Ordnungsmuster.“
Link zum Originalartikel.
Damit ist gemeint, dass die digitale Transformation in allen Bereichen der Gesellschaft stattfindet und nicht nur die Unternehmen betrifft. Digital denken, arbeiten, leben? Bestes Beispiel ist unser Kommunikationsverhalten. Mit E-Mail, Whatsapp, SocialMedia stehen wir mit viel mehr Menschen in Kontakt als das früher möglich war. Für viele unserer täglichen Aufgaben nutzen wir ein mobiles Endgerät. Würde es ausfallen, wäre das für die meisten eine Katastrophe, aber genau hier sehen wir auch die Auswirkungen, wenn das Thema Digitalisierung nicht geplant und bewusst, sondern eher unbewusst und planlos passiert.
Bleiben wir bei dem Beispiel unseres Handys. Immer mehr Vorgänge unseres Lebens stecken in dem kleinen Hochleistungsrechner in unserer Tasche. Aber:
Wir sichern es eigentlich nur ungenügend gegen Verlust und Defekt. Wann war der letzte Backup?
Wir lassen es liegen, haben keine oder nur relativ unsichere Passwörter.
Für dieselbe Tätigkeit nutzen wir gleich mehrere Anwendungen.
Wir installieren immer wieder spontan neue Anwendungen und kennen deren gesamte Funktionen gar nicht.
Wir verbinden uns permanent in öffentlichen ungesicherten WLAN-Points ohne zu wissen was da gerade geschieht.
Obwohl wir keine wirkliche Backup-Strategie haben, sichern wir alles auf dem Gerät, was für unser Leben wichtig ist.
Und es gäbe noch mehr Beispiele.
All dies sind durchaus realistische Szenarien, die mehr oder weniger gleichzeitig auf einen Anwender zutreffen. Das wirklich Beunruhigende ist aber, dass es in vielen Unternehmen genauso abläuft. Dass die gleichen „Fehler“, übertragen auf die Informationsstruktur eines Unternehmens, immer wieder auftreten und so zu Schäden und Kosten führen.
Digitale Transformation ist nicht das Problem, sondern unser zu sorgloser Umgang mit der zunehmenden Vereinnahmung unseres Lebens durch die Digitalisierung. Wir sind nicht vorbereitet.
Bei der Digitalisierung verhalten wir uns oft wie Nichtschwimmer, die von einem Kreuzfahrtschiff in den Atlantik springen.
Weiterführendes Thema aus meiner
psychotherapeutischen Praxis:
»Salutogene Arbeit – Was ist das eigentlich?«
In den letzten Jahren wurde das Thema Gesundheit in Bezug auf Arbeitsumgebung und Arbeitsgestaltung immer mehr in den Vordergrund gerückt. Grund dafür sind natürlich auch die krankheitsbedingten Ausfälle, die zu Störungen in den Betrieben und zusätzliche Kosten führen. Soweit wurde das Thema „Betriebliches Gesundheitsmanagement“ sogar gesetzlich verankert.
