Unser Konzept für den Weg in die digitale Transformation umfasst drei Schritte. Digitalisierung und Automatisierung im Büro schaffen die Voraussetzungen für die Themen der digitalen Transformation: Collaboration (agiles Teamwork auf Basis überall verfügbarerer Informationen), Cloud-Computing (Unabhängigkeit der Arbeit von einem bestimmten Ort) und Security (zentrale Erfassung und Sicherung der Daten und Dokumente auf Basis eines einheitlichen Konzepts und zentraler Sicherheitsregeln).
Die Megatrends des Jahres 2021 (Wissenskultur, New Work, Konnektivität, Globalisierung, Mobilität, Sicherheit) fordern uns heraus und können von Unternehmen nur mit neuen Konzepten, Strukturen und Technologien begegnet werden. Daneben sind die Fragen an uns durch die Individualisierung, Silver Society, Gesundheit und Ökologie als Megatrends ebenso durch die digitale Transformation adäquat zu beantworten.
Digitale Transformation ist längst Grundlage für zukünftiges Arbeiten ebenso so wie für unser Zusammenleben und für unser ökologisches Verhalten. Mehr Informationen in der richtigen Menge zur rechten Zeit am richtigen Ort versetzen Menschen in die Lage richtige Entscheidungen zu treffen. Unsere schon lokale und weltweite Vernetzung kann hier nur funktionieren, wenn wir alle die drei Schritte in Richtung digitale Transformation angehen.
Digitalisierung
Digitalisierung. Jetzt. Sofort. Und vor allem »smart«!
Büros ohne Ablageschränke und Regale mit ergonomisch gestalteten Arbeitsbereichen.
Hell, lichtdurchflutet, dem Menschen angepasst und nicht für Ablage und Papier geschaffen.
Kommunikation und Information steht Vordergrund.
Nicht mehr manuell verwalten, ablegen, suchen und ordnen sondern frei gewordene Zeit für die Erledigung von Aufgaben und Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kollegen nutzen.
Früher gab es Büros mit Arbeitstischen und Aktenschränke voller Ordner. Unsere Arbeit war an diese Orte gebunden und wir haben unser Papier mit Stift, Locher, Hefter und Kopierer beherrscht.
Nach der digitalen Transformation wird es keine Aktenschränke und Ordner mehr geben. Arbeitstische mit 160cm Breite sind nicht mehr vorhanden, da es kein Papier gibt, das darauf liegen wird, keine Unterschriftenmappe, kein Telefon. Auch Maus, Tastatur und Bildschirm werden als Einzelgeräte verschwinden.
Automatisierung
Zuerst Digitalisierung und dann Automatisierung.
Die konsequente Digitalisierung der Daten sowohl bei Erfassung als auch bei Verteilung von Informationen schafft neue Möglichkeiten für die Arbeitsorganisation. Denn so können eingehende Informationen sofort Aufgaben auslösen und Prozesse starten, ohne dass ein Mensch sich damit noch beschäftigen muss. Dokumente und Daten werden automatisch erfasst, gesichert, weitergegeben und verarbeitet. Der Mensch kontrolliert, bearbeitet und steuert die Prozesse. Prozesse und Aufgaben. die automatisch starten, entlasten den Anwender von mühsamer Kleinarbeit und ständigem Dran-Denken-Müssen.
Alle Informationen, die wir für unsere Arbeit benötigen, und alle Aufgaben, die wir erledigen wollen, sind in unseren digitalen Ablagesystemen, Workflowprogrammen und digitalen Kalendern zur Verfügung.
Digitale Transformation
Zusammenarbeit mit Kollegen wird nicht per Telefon oder Handy erfolgen, sondern im Rahmen von virtuellen Treffen, die zentral über die Meetingprogramme verwaltet. Tastaturen sind integriert bzw. werden durch Sprachsteuerung ersetzt.
Nach Digitalisierung und Büroautomatisierung steht uns das, was wir benötigen sofort und online zur Verfügung. Dadurch können wir ebenso online mit anderen darüber sprechen und Inhalte teilen. Die drei großen Bereiche der digitalen Transformation sind nun erfüllbar und Basis einer salutogenen, individuell gestaltbaren Arbeitsumgebung.
Collaboration (agiles Teamwork auf Basis überall verfügbarerer Informationen), Cloud-Computing (Unabhängigkeit der Arbeit von einem bestimmten Ort) und Security (zentrale Erfassung und Sicherung der Daten und Dokumente auf Basis eines einheitlichen Konzepts und zentraler Sicherheitsregeln).
Digitalisierung &
Kollaboration
Kollaboration, agile Teams, Projektmanagement – ohne digitale Transformation nicht mehr möglich. DMS als Tool des agilen Arbeitens. Unmöglich, dass eine Person Wissen hortet, das für andere nicht verfügbar ist. Unternehmensinterner Wissensverkehr wird wichtiger.
Digitalisierung &
Cloud-Computing
Gemeinsam Dateien und Dokumente nutzen ist nur möglich, wenn diese Daten von überall aus erreichbar sind. Unsere Systeme und Software sorgen dafür, dass die Daten schnell und automatisch dorthin gelangen, wo sie benötigt werden.
Digitalisierung &
Security
Vernetztes Arbeiten benötigt Datenströme, die im Unternehmen aber auch im Internet Daten übertragen. Hier haben Datenschutz und Datensicherheit höchste Priorität. Unsere Systeme bieten höchste Verschlüsselungsstandards und unser DMS System ein sicheres ausgefeiltes Rechtesystem.
