Vor der Digitalisierung und den neuen technischen Möglichkeiten wurde Verwaltung eher als teure und lästige Notwendigkeit gesehen. Mit dem Siegeszug digitaler Technologien im Büro und der New-Work-Bewegung erleben wir eine nie dagewesene Flexibilität und die Befreiung von Zeitfressern und unnötiger Routine. Jetzt wird das sogenannte Backoffice zu dem, was es sein kann. Mit unserer Kampagne Boost Your Office machen Sie Ihre Verwaltung zu Ihrem Umsatz- und Erfolgs-Booster.

Vertrieb, Produktion sowie Forschung und Entwicklung stehen im Mittelpunkt der Unternehmensstrategien. Verwaltung, Backoffice, Buchhaltung stehen dagegen oft im Schatten. Dabei sind es gerade diese Bereiche, die im Unternehmen alles zusammenhalten und die oft getrennten Bereiche miteinander verbinden.

Ein neues Selbstverständnis im Bereich Back-Office.

Ein kaufmännisch, gewinnorientiertes Unternehmen kann keinerlei Wertschöpfung erreichen, ohne eine professionelle Verwaltung. Allerdings werden nach Beschaffung eines ERP-Programms, einer Buchhaltungssoftware und diversen „Papierlagerungsmöglichkeiten“ die damit verbundenen Prozesse übernommen und beibehalten. Die Chancen, die in der Verbesserung der unternehmensweiten Kommunikation und bei der Sicherung der Arbeitsprozesse liegen, werden nicht genutzt.

Boost Your Office – Unentdecktes Potential im Unternehmen nutzen.

Das Backoffice wird zum »Logistikzentrum« für Ihren Vertrieb, Ihre Produktion und Ihre Kunden. So unterstützen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen an der »Verkaufsfront« durch ein modernes, zuverlässiges und erfolgsorientiertes Management als »Rückendeckung«. Es gibt viele Möglichkeiten vorhandene Anwendungen und bestehende Prozesse zu automatisieren und abzusichern.

Was den Erfolg verhindern kann.

Wertvolle Arbeitszeit geht verloren
Wir nutzen immer mehr digitale Dateien und Anwendungen und doch gehen immer noch bis zu 20 % unserer Arbeitszeit für das Organisieren und Ablegen und in der Folge für das Suchen und Finden verloren. Weil eingehende Dokumente nicht sofort am richtigen Ort landen oder ausgehende Dokumente nicht sofort sicher abgelegt werden. Digital oder Papier: Wie oft sucht man ebenso lange ein Dokument in tief verschachtelten Ablagestrukturen auf dem Server statt wie früher im Aktenschrank? Wie oft muss man einen Kollegen um die Unterlagen bitten, weil es keine übergreifende Dokumentenablage zwischen den Abteilungen gibt? Wie viele Dokumente werden im Unternehmen zigfach abgelegt, weil die Kolleginnen und Kollegen alles im Original hin und her schicken müssen, weil es keine zentrale, gemeinsam nutzbare Ablage gibt? Das sind alles Zeitfresser, die wir mit E-Mail und PDF nicht lösen konnten. Mit Boost Your Office ändern Sie das schnell und nachhaltig.

Verzögerungen in den Abläufen
Wir bekommen jetzt PDF statt Papier und trotzdem verlieren wir am Anfang eines Prozesses wertvolle Zeit. Wichtige Informationen kommen per Mail und dann dauert es, bis sie an die richtige Stelle weitergeleitet werden. Der Kollege ist im Urlaub, dann liegt der Auftrag zwei Wochen im Posteingang, weil es keine Absicherung bei Urlaub oder Krankheit im Prozess gibt. Jeder Bearbeitungsprozess muss von einem Benutzer an die nächste Ebene weitergeleitet werden und dazu muss er nach Erledigung seiner Aufgabe auch noch für die Weiterleitung sorgen. Das bedeutet immer noch separate E-Mails schreiben oder sogar telefonieren. Das alles kostet Zeit und Kunden oder Kollegen müssen warten. Interne Rückfragen wegen fehlendem Zugriff auf wichtige Informationen verschärfen das Problem.

Der ewige Kampf ums „Drandenken“
Die Posteingänge quellen über. Interne Anfragen, externe Anforderungen von Kunden und Rückfragen von Lieferanten wollen zeitnah beantwortet werden. In den meisten Fällen erfolgt die notwendige Bearbeitung erst, wenn wir aktiv daran denken. Eine Priorisierung im Posteingang findet nicht statt. Wir können zunächst nicht unterscheiden, was dringend ist und was nicht. Das müssen wir selbst herausfinden. Überlegen Sie mal, wie oft Sie vor Ihrem Posteingang sitzen und Mail für Mail durchsehen, um herauszufinden, was Sie als nächstes tun müssen. Dieses ständige Bewusstsein, dass nur energie- und zeitraubende Aufmerksamkeit verhindern kann, dass ein Vorgang nicht rechtzeitig bearbeitet wird, führt zu Stressreaktionen.

Kommunikationsprobleme: Warum „Nichtwissen“ richtig Geld kosten kann.
Unsere Aufgaben, unsere Arbeit und die Anwendungen, mit denen wir arbeiten, werden immer komplexer. Wir arbeiten eigentlich immer im Team, auch wenn dies nicht explizit festgelegt ist. Ob im Team mit internen Kollegen oder im Team mit Kunden und Lieferanten, wir sind ständig gefordert zu kommunizieren, zu informieren und Wissen zu teilen. Wenn dies aber nicht automatisiert oder quasi „on-the-fly“ nebenbei durch gemeinsamen Datenzugriff oder automatische Informations- oder Aufgabenweitergabe geschieht, bedeutet dies immer Nachdenken und Zeitaufwand. Fehlende Informationen oder die Weitergabe von Daten führen dann zu hohen Folgekosten, weil eine Adresse nicht korrigiert wurde, ein Vertrag fehlt oder ein Kollege nicht wusste, dass alles schon erledigt ist.

Wie wir mit „Boost Your Office“ den Treibsatz für Erfolg zünden können.

Alle Dokumente sind sofort erfasst
Ein zentrales Dokumentenmanagementsystem startet mit der Erfassung aller relevanten Dokumente und Informationen. Einmal definiert, weiß das DMS-System, um was es geht, wer zuständig ist, wo etwas abgelegt werden muss, welche Fristen beachtet werden müssen, wer Zugriff erhalten darf und wer sofort zu informieren ist. Das geschieht innerhalb von Sekunden nach dem Eingang eines digitalen Dokuments. Nicht geht verloren oder bleibt unbeachtet liegen. Papierdokumente müssen zunächst erst mal digitalisiert werden. Dafür haben stellt das DMS-System Erfassungsprozesse zur Verfügung, um sofort strukturierte, digitale Dokumente zu erstellen.

Vom ersten Moment an gesichert, abgelegt und sofort auffindbar
Da jedes zu erfassende Dokument bereits im ersten Schritt mit wichtigen Eigenschaften, so genannten Attributen, versehen wird, kann es vom DMS-System sicher dort abgelegt werden, wo es auch schnell gefunden werden kann. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass es nur für berechtigte Benutzer sichtbar ist. Wenige Sekunden nach Eingang des Dokuments im Erfassungssystem sind die ersten Schritte erledigt und viele manuelle Arbeitsschritte entfallen. Kein Sortieren, Kopieren für andere Abteilungen, Weiterleiten, Stempeln, Lochen, Heften und Ablegen mehr. Kein Verschieben, Weiterleiten, Extrahieren von Anhängen und Löschen von E-Mails mehr. Alles ist bereits erledigt.

Nichts mehr vergessen, keine Frist mehr übersehen.
Stellen Sie sich vor, ein Dokument, eine E-Mail mit einer Anfrage, einer Rückfrage oder einem Auftrag geht in Ihrem Unternehmen ein und wenige Minuten später beginnt die Bearbeitung. Ihr Kunde erhält zeitnah eine Antwort, einen Rückruf oder eine Auftragsbestätigung. Niemand muss aufpassen oder daran denken. Nach der automatischen Erfassung werden Aufgaben gestartet, in dringenden Fällen werden E-Mails an die Sachbearbeiter verschickt, um auf den Vorgang aufmerksam zu machen. Da im DMS-System für jeden Vorgang Arbeitsgruppen eingerichtet sind, greifen Vertretungsregeln. Sollte dennoch etwas übersehen werden, starten Eskalationsregeln und erinnern den nächsten Bearbeiter.

Verbessern Sie Ihren Kundenservice und sichern Sie sich den entscheidenden Vorsprung.
Kunden sind heute verwöhnt von Verkaufsplattformen im Internet. Heute bestellt, morgen geliefert. Reklamationen innerhalb von Minuten bearbeitet. Aber nur, wenn es sich um einen Standardprozess handelt. Weicht man auch nur ein bisschen vom Standardprozess ab, ist man oft verloren. Das ist der Unterschied zum Mittelstand. Wir sind flexibler und kundenorientierter, aber trotzdem haben wir immer weniger Zeit für die Bearbeitung. Der Kunde erwartet schnelle Reaktionen und verbindliche Aussagen. Aber wie soll das gehen, wenn man erst suchen, nachschauen oder einen Kollegen finden muss, um etwas zu klären? Beantworten Sie Kundenanfragen in weniger als 25% der bisherigen Zeit, schicken Sie Unterlagen noch während Sie mit dem Kunden telefonieren. Mal ehrlich, wenn Sie mehrere Tage auf eine Antwort auf eine Dokumentenanfrage warten müssen, akzeptieren Sie das heute noch? Machen Sie den Unterschied.

„Boost Your Office“: Ganz konkret. Wie macht man das?

Nutzen Sie unser eBook und lernen Sie unsere 9 Schritte zum Office-Booster kennen. Sie können es hier herunterladen. 25 Seiten mit wertvollen Ideen, Informationen und einem konkreten Plan.

Keine Zeit zum Lesen? Dann vereinbaren Sie doch einfach einen Termin und wir sprechen persönlich darüber.

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