Der UTAX Cloud Information Manager ist ein Cloud-basiertes Dokumentenverwaltungssystem, das kleinen und mittelständischen Unternehmen die systematische und ortsunabhängige Ablage und Verwaltung von Dokumenten ermöglicht. Perfekt für dezentral organisierte Unternehmen sowie für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Außendienst und im Home Office! Die schnelle Antwort auf die Frage: Wie mache ich meine Dokumente überall verfügbar?

Der große Vorteil: Sofort starten ohne erst zu investieren.

Die Lösung ist sofort einsatzbereit, auch ohne IT-Know-how. Es sind keine Investitionen in Hardware erforderlich. Es gibt vereinfachte Prozesse für mehr Effizienz, auch dank mobiler Apps, die den Zugriff und die Bearbeitung von unterwegs ermöglichen. Die Daten sind in diesem Dokumentenverwaltungssystem sicher – DSGVO-konform mit europäischem Serverstandort und nach höchsten Sicherheitsstandards. Mehr zum Thema Compliance und Rechtskonformität in unserem Blogartikel Compliance.

Abgrenzung zu einem Dokumentenmanagement-System

Der UTAX Cloud Information Manager bietet eine Cloud-Lösung, um Dokumente schnell und einfach einem beliebig großen Nutzerkreis zur Verfügung zu stellen. Es können kleine Workflows realisiert und eigene Ablagestrukturen aufgebaut werden. Es ist aber kein vollständiges Dokumentenmanagementsystem. Es gibt keine Schnittstellen zu anderen Programmen, keine komplexen Workflows mit Berechtigungsstufen und es fehlen viele Automatisierungsprozesse, die mit einem DMS möglich sind.

Wenn ein professionelles Dokumentenmanagementsystem benötigt, das alle Funktionalitäten abbilden kann, dann bieten wir hier die Docuware Cloud an.

Aber für die Aufbewahrung und den mobilen Zugriff auf Dokumente ist es eine clevere, kostengünstige und sichere Lösung.

Hier gibt es den Prospekt zum Download.

Top Preis-Leistungs-Verhältnis

Die Lizenzierung erfolgt nach Speicherplatz, unabhängig von der Anzahl der Nutzer. So können möglichst viele Anwender ohne zusätzliche Kosten mit dem UTAX Cloud Information Manager arbeiten. Ein flexibles monatliches Bezahlmodell berechnet sich nach dem genutzten Speicherplatz. Bis zu 1 GB kann das System kostenlos getestet werden. Danach fallen für die ersten 10 GB monatlich 49,98 € an. Ab 10 GB wird jedes weitere GB mit 3,00 € pro Monat berechnet. Die Anzahl der Nutzer spielt dabei keine Rolle.

Wie mache ich meine Dokumente überall verfügbar? – Einfach loslegen

Der Start ist ganz einfach. Sie melden sich bei uns an und wir schalten Ihre Instanz frei. Sie erhalten Ihre Zugangsdaten und können sofort loslegen: Eine aufwändige Installation ist nicht erforderlich. Die browserbasierte Anwendung mit intuitiver Bedienung macht es den Anwendern leicht, auch ohne IT-Know-how. Für die Schulung und Konfiguration der Details stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Zeitersparnis

Die cloudbasierte Verwaltung ermöglicht ein zeit- und kostensparendes Suchen und Finden von Dateien. Dabei helfen die Volltextsuche über alle Dokumente sowie die Verschlagwortung und Kategorisierung nach individuell definierten Parametern.

Simple Workflows

Mit dem UTAX Cloud Information Manager lassen sich auf einfache Weise Workflows erstellen, um beispielsweise Rechnungen zu bearbeiten, zu prüfen und freizugeben. Prozesse im Rechnungswesen werden so vereinfacht. Diese Prozesse können Sie sogar selbst gestalten. Wir helfen Ihnen beim Start, aber dann haben Sie alles selbst in der Hand.

Datensicherung

Alle Daten werden zentral in der Cloud verwaltet und verschlüsselt verarbeitet. Die Benutzer müssen sich vor dem Zugriff auf die Daten autorisieren. Durch die Cloud-Lösung entfallen die Kosten für die Datensicherung. Diese übernimmt das Rechenzentrum automatisch. Sie machen Ihre Arbeit, wir machen den Rest.

DSGVO konform

Der UTAX Cloud Information Manager entspricht den Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Nur Benutzer mit den für den jeweiligen Dokumententyp zugewiesenen Rechten können Dokumente lesen und bearbeiten. Benutzer müssen sich vor dem Zugriff auf ihre Daten autorisieren. Auch hier sind Sie auf der sicheren Seite.

Die wichtigsten Vorteile für den Administrator auf die Frage: Wie mache ich meine Dokumente überall verfügbar?

• Einsatzbereit ohne eine aufwendige Installation und daher schnelle Implementierung in bestehende Prozesse
• Einfache Administration
• Unkompliziertes Anlegen von neuen Benutzern und Verwalten von Rechten
• Verwaltung bedarf keiner externen/internen IT-Administration
• Anlage von Dokumentenklassen und dazugehörigen Attributen
• Unbegrenzte Anzahl an Benutzern

Die wichtigsten Vorteile für den Anwender

• Zugriff auf Dokumente ist zeit- und ortsunabhängig möglich
• Browserbasierte Lösung inklusive mobiler App und HyPASTM-Anwendung für den Zugriff, die Digitalisierung und das Scannen der Dokumente
• Intuitive Dokumentenverwaltung dank übersichtlicher Ordnerstrukturen
• Speicherung von Protokollen und Historien zur Informationssicherheit
• OCR-Volltextsuche
• Dateiversionierung und Wiederherstellung gelöschter Versionen
• Einfache Freigabeprozesse schnell erledigen
• Schnelle Indizierung anhand der vorgegeben Kriterien

Schnelle und unkomplizierte Lizenzierung

Wie mache ich meine Dokumente überall verfügbar? Der UTAX Cloud Information Manager zeichnet sich durch ein Abonnement-Modell aus und ermöglicht Ihnen eine äußerst flexible Nutzung. Die Lizenzierung erfolgt nach dem Software-as-a-Service (SaaS)-Prinzip, das maximale Kostentransparenz und Skalierbarkeit garantiert. Darüber hinaus profitieren Sie von einer unbegrenzten Anzahl an Nutzern, so dass Sie sich keine Gedanken über zusätzliche Lizenzgebühren machen müssen.

Für die Lösung gibt es grundsätzlich zwei verschiedene Nutzungsarten. Zunächst bieten wir eine kostenlose Freemium-Lizenz an, die zeitlich unbegrenzt bis zu einem maximalen Speichervolumen von 1 GB genutzt werden kann. Sobald dieses Speichervolumen erreicht ist, muss der Nutzer auf das kostenpflichtige Starterpaket mit bis zu 10GB Speicher in der Basisausstattung umsteigen.