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Compliance – Rechtskonforme Archivierung und Dokumentenmanagement sorgen für Sicherheit

Compliance im betriebswirtschaftlichen Sinne nimmt die Verpflichtung eines Unternehmens zur Einhaltung der Gesetze in den Fokus. Rechtskonforme Archivierung und die Nachvollziehbarkeit der Historie von Dokumenten, sowie der Schutz vor Manipulationen ist für Unternehmen ein sehr wichtiger Aspekt beim täglichen Dokumentenmanagement, um gesetzliche Vorschriften einzuhalten.

Laut Gesetzgeber sind Firmen dazu verpflichtet genau nachzuweisen, wie ein Dokument ins Unternehmen gekommen ist und auch wie ein Dokument die Firma verlassen hat. Änderungen müssen durch eine Versionierung vollständig belegt werden können. Steuerliche wichtige Dokumente müssen zudem unveränderbar und für feste Zeiträume sicher archiviert jederzeit auch für die Buchprüfer vom Finanzamt elektronisch „ohne großen Aufwand“ zu finden sein.

Compliance ist die betriebswirtschaftliche und rechtswissenschaftliche Umschreibung für die Regeltreue (auch Regelkonformität) von Unternehmen, also die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und freiwilligen Kodizes. Die Gesamtheit der Grundsätze und Maßnahmen eines Unternehmens zur Einhaltung bestimmter Regeln und damit zur Vermeidung von Regelverstößen wird von der „Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex“ als „Compliance Management System“ bezeichnet (IDW PS 980 Tz.6). Die Notwendigkeit zur Einhaltung gesetzlicher Regelungen durch Unternehmen ergibt sich aus dem Grundsatz, dass Gesetze – auch durch juristische Personen – einzuhalten sind. Unternehmen und Unternehmensverantwortliche sind über die Paragraphen §§ 9, 30 und 130 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten (OWiG) gefordert, dafür Sorge zu tragen, dass aus dem Unternehmen heraus keine Gesetzesverstöße erfolgen. Werden entsprechende Organisations- und Aufsichtsmaßnahmen nicht ergriffen, können Unternehmensleitung und auch das Unternehmen selbst zu Strafen verurteilt werden, wenn es aus dem Unternehmen zu Gesetzesverstößen gekommen ist. Macht sich somit ein Mitarbeiter des Unternehmens durch Korruption strafbar, so drohen dem Unternehmen nicht nur zivilrechtliche Klagen des Geschäftspartners, dessen Mitarbeiter bestochen wurden. Vielmehr muss auch das Unternehmen damit rechnen, dass gegen das Unternehmen oder gegen die Unternehmensleitung ein Ordnungswidrigkeitenverfahren eingeleitet wird, weil den Organisations- und Aufsichtspflichten nicht nachgekommen wurde.

Quelle: Wikipedia (Auszug) aus Compliance (BWL)

Die ECM/DMS Lösung von [accantum] bietet eine Vielzahl von Funktionen, um Ihre Dokumente im Unternehmen revisionssicher zu führen. Durch automatisierte Workflows und automatische Speicherung von Arbeitsständen lassen sich Aktionen und Änderungen jederzeit nachvollziehen. [accantum] unterstützt für die Revisionssicherheit eine steuerkonforme Ablage von Belegen und verhindert die Manipulation und Löschung von Dateien. Ein wichtige Basis zur automatisierten Einhaltung der Compliance.

Versionierung für Revisionskonformität – wichtig für die Compliance

Mit der Versionierung von Dokumenten können Sie jederzeit nachvollziehen wer, wann und wie Dateien bearbeitet hat. Dokumente können auf den persönlichen Schreibtisch in Bearbeitung genommen und anschließend für andere Benutzer wieder freigegeben werden. Dies verhindert doppelte Bearbeitung und spätere Versionsstände sind lückenlos nachvollziehbar.

Rechtskonforme Archivierung

Digitalisieren Sie Belege, Rechnungen und weitere Buchhaltungsdokumente für eine erhöhte Revisionssicherheit. Statt weiterhin elektronische Rechnungen und Belege auszudrucken und mit anderen Papierbelegen zu archivieren, sollten Unternehmen analoge Dokumente digitalisieren und in einem einheitlichen Archiv revisionssicher vorhalten. Die zusätzlich gescannten Dokumente werden entweder automatisch oder manuell mit den vorhandenen digitalen Dokumenten verknüpft. Viele Belege müssen mit durch den Gesetzgeber genau geregelte Methoden verarbeitet werden. Sonst droht ein Verstoß gegen die Grundsätze der Compliance.

Ein eingehender Lieferschein wird einfach mit der digitalen Bestellung im System nach dem Scannen automatisch verknüpft. Die Bestellnummer ist das gemeinsame Merkmal. Die dann folgende Rechnung, egal ob per Mail oder Papier, wird ebenso automatisch mit den anderen Belegen verknüpft. Wenn dann später Rückfrage oder eine Garantiefall eintritt, hat man mit nur einem Klick alle Dokumente gemeinsam vorliegen. Exportieren, versenden, Garantieantrag vollständig erledigt.

Neben der Einhaltung der Compliance ist der praktische Nutzen für das Unternehmen wichtig. Das DMS optimiert Arbeitsschritte und geforderte Dokumente sind im Bruchteil des bisherigen Zeitaufwandes vorzeigbar.

Aufbewahrungsfristen automatisch einhalten

Für unterschiedliche Dokumente und Dateien gibt es verschiedene Aufbewahrungs- und Löschfristen, die ein Unternehmen einhalten muss. Bei der Archivierung dieser Dokumente werden, je nach Kategorie, Aufbewahrungsfristen gesetzt, so dass diese während des gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraums nicht gelöscht werden können. Aber im Gegensatz zu ausufernden Papierarchiven, die langsam Keller und Dachböden verstopfen, werden diese nach Ablauf dieser Frist wieder freigegeben und können automatisch gelöscht werden. Es ist auch möglich sie auf externen Speichermedien „auszulagern“, wenn einem das Löschen schwerfällt.

Schutz vor unberechtigten Manipulationen

Mit einem digitalen Archiv schützen Sie Ihre Dokumente im Unternehmen vor gewollten und ungewollten Manipulationen oder Löschen. Es haben nur die Mitarbeiter Zugriff, die diesen auch wirklich benötigen. Das Lesen von sensiblen Dokumenten ist außerhalb des Unternehmens nicht möglich, denn [accantum] erzeugt für Daten interne Echtheitszertifikate, um Datenkonsistenz zu prüfen und Manipulationen aufzudecken. Eine zentrale Berechtigungsstruktur verhindert den Zugriff auf vertrauliche Dokumente.

Viele Anforderungen können unter richtigen Voraussetzungen mit [accantum] erfüllt werden, z.B.

  • Deutsche Steuer- und Handels-Gesetzgebung (HGB, FAIT3, AO, GoBD)
  • Deutsches Umsatzsteuergesetz (UstG, BMF-Schreiben) Produkthaftung
  • Bundesdatenschutzgesetz Sozialgesetzbuch (SGB)
  • Basel II und Sarbanes-Oxley Act Qualitätsmanagement und Normen (ISO) Arbeits- und Umweltsicherheit

Rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, entlastet uns von unnötigen Sorgen und bietet für Finanzbehörden aber auch für Kunden eine zusätzliche Basis für einen vertrauensvollen, konfliktfreien Umgang im Geschäftsleben. Ein revisionskonformes DSM leistet das.

norbert-seibt

Hier schreibt:
Norbert Seibt
Dokumentenmanager, Heilpraktiker, Unternehmer

Heilpraktiker und Dokumenten-Manager? Ein nur scheinbarer Widerspruch! Die Vision unseres Unternehmens ist seit Anbeginn die Arbeit im Büro zu erleichtern. Deshalb beschäftigen wir uns mit modernsten Möglichkeiten der Büroautomation. Aber im Mittelpunkt stehen immer die Menschen, die in den Büros arbeiten: Wir wollen für mehr Arbeitszufriedenheit sorgen, die dann in Folge auch zu mehr Effizienz führt. Eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter.

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