Compliance im betriebswirtschaftlichen Sinne stellt die Verpflichtung eines Unternehmens zur Einhaltung von Gesetzen in den Mittelpunkt. Die rechtskonforme Archivierung und Nachvollziehbarkeit der Dokumentenhistorie sowie der Schutz vor Manipulation ist für Unternehmen ein sehr wichtiger Aspekt im täglichen Dokumentenmanagement, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Der Gesetzgeber verpflichtet Unternehmen, genau nachzuweisen, wie ein Dokument in das Unternehmen gekommen ist und wie es das Unternehmen verlassen hat. Änderungen müssen durch eine Versionierung lückenlos nachvollziehbar sein. Steuerlich relevante Dokumente müssen zudem unveränderbar und sicher für definierte Zeiträume archiviert werden und auch für die Betriebsprüfer der Finanzverwaltung jederzeit „ohne großen Aufwand“ elektronisch auffindbar sein.

Compliance ist die betriebswirtschaftliche und rechtswissenschaftliche Umschreibung für die Regeltreue (auch Regelkonformität) von Unternehmen, also die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und freiwilligen Kodizes. Die Gesamtheit der Grundsätze und Maßnahmen eines Unternehmens zur Einhaltung bestimmter Regeln und damit zur Vermeidung von Regelverstößen wird von der „Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex“ als „Compliance Management System“ bezeichnet (IDW PS 980 Tz.6). Die Notwendigkeit zur Einhaltung gesetzlicher Regelungen durch Unternehmen ergibt sich aus dem Grundsatz, dass Gesetze – auch durch juristische Personen – einzuhalten sind. Unternehmen und Unternehmensverantwortliche sind über die Paragraphen §§ 9, 30 und 130 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten (OWiG) gefordert, dafür Sorge zu tragen, dass aus dem Unternehmen heraus keine Gesetzesverstöße erfolgen. Werden entsprechende Organisations- und Aufsichtsmaßnahmen nicht ergriffen, können Unternehmensleitung und auch das Unternehmen selbst zu Strafen verurteilt werden, wenn es aus dem Unternehmen zu Gesetzesverstößen gekommen ist. Macht sich somit ein Mitarbeiter des Unternehmens durch Korruption strafbar, so drohen dem Unternehmen nicht nur zivilrechtliche Klagen des Geschäftspartners, dessen Mitarbeiter bestochen wurden. Vielmehr muss auch das Unternehmen damit rechnen, dass gegen das Unternehmen oder gegen die Unternehmensleitung ein Ordnungswidrigkeitenverfahren eingeleitet wird, weil den Organisations- und Aufsichtspflichten nicht nachgekommen wurde.

Quelle: Wikipedia (Auszug) aus Compliance (BWL)

Die von uns angebotene ECM/DMS-Lösung bietet eine Vielzahl von Funktionen, um Ihre Dokumente im Unternehmen revisionssicher zu verwalten. Durch automatisierte Workflows und die automatische Speicherung von Arbeitsständen sind Aktionen und Änderungen jederzeit nachvollziehbar. Für die Revisionssicherheit unterstützt das DMS die revisionssichere Ablage von Dokumenten und verhindert die Manipulation und Löschung von Dateien. Eine wichtige Grundlage für automatisierte Compliance.

Versionierung für Revisionskonformität – wichtig für die Compliance

Durch die Versionierung von Dokumenten ist jederzeit nachvollziehbar, wer, wann und wie Dateien bearbeitet hat. Dokumente können zur Bearbeitung auf den persönlichen Desktop gelegt und anschließend wieder für andere Benutzer freigegeben werden. Dadurch werden Doppelbearbeitungen vermieden und spätere Versionsstände sind lückenlos nachvollziehbar.

Rechtskonforme Archivierung

Digitalisierung von Belegen, Rechnungen und anderen Buchungsunterlagen für mehr Revisionssicherheit. Anstatt elektronische Rechnungen und Belege weiterhin auszudrucken und zusammen mit anderen Papierbelegen zu archivieren, sollten Unternehmen analoge Dokumente digitalisieren und in einem einheitlichen Archiv revisionssicher aufbewahren. Die zusätzlich gescannten Dokumente werden entweder automatisch oder manuell mit den vorhandenen digitalen Dokumenten verknüpft. Viele Belege müssen nach Verfahren verarbeitet werden, die der Gesetzgeber genau regelt. Andernfalls drohen Compliance-Verstöße.

Ein eingehender Lieferschein wird nach dem Scannen automatisch mit der digitalen Bestellung im System verknüpft. Gemeinsames Merkmal ist die Auftragsnummer. Die anschließende Rechnung, ob per Mail oder auf Papier, wird ebenfalls automatisch mit den anderen Belegen verknüpft. Tritt später eine Rückfrage oder ein Garantiefall auf, hat man mit einem Klick alle Dokumente beisammen. Exportieren, abschicken und schon ist der Garantieantrag komplett.

Neben der Einhaltung der Compliance ist der praktische Nutzen für das Unternehmen wichtig. Das DMS optimiert die Arbeitsschritte und die benötigten Dokumente sind in einem Bruchteil der bisher benötigten Zeit verfügbar.

Aufbewahrungsfristen automatisch einhalten

Für verschiedene Dokumente und Dateien gibt es unterschiedliche Aufbewahrungs- und Löschfristen, die ein Unternehmen einhalten muss. Bei der Archivierung dieser Dokumente werden je nach Kategorie Aufbewahrungsfristen festgelegt, so dass diese während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden dürfen. Im Gegensatz zu ausufernden Papierarchiven, die nach und nach Keller und Dachböden verstopfen, werden sie aber nach Ablauf dieser Frist wieder freigegeben und können automatisch gelöscht werden. Es ist auch möglich, sie auf externe Speichermedien „auszulagern“, wenn das Löschen schwierig ist.

Schutz vor unberechtigten Manipulationen

Mit einem digitalen Archiv schützen Sie Ihre Dokumente im Unternehmen vor absichtlicher oder unabsichtlicher Manipulation oder Löschung. Nur die Mitarbeitenden haben Zugriff, die diesen auch wirklich benötigen. Das Lesen von sensiblen Dokumenten außerhalb des Unternehmens ist nicht möglich, das DMS interne Echtheitszertifikate für die Daten erzeugt, um die Datenkonsistenz zu prüfen und Manipulationen aufzudecken. Eine zentrale Berechtigungsstruktur verhindert den Zugriff auf vertrauliche Dokumente.

Viele Anforderungen können unter richtigen Voraussetzungen mit [accantum] erfüllt werden, z.B.

• Deutsche Steuer- und Handels-Gesetzgebung (HGB, FAIT3, AO, GoBD)
• Deutsches Umsatzsteuergesetz (UstG, BMF-Schreiben) Produkthaftung
• Bundesdatenschutzgesetz Sozialgesetzbuch (SGB)
• Basel II und Sarbanes-Oxley Act Qualitätsmanagement und Normen (ISO) Arbeits- und Umweltsicherheit

Rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, entlastet uns von unnötigen Sorgen und bietet den Finanzbehörden, aber auch den Kunden eine zusätzliche Basis für einen vertrauensvollen und konfliktfreien Umgang im Geschäftsleben. Ein revisionssicheres Dokumentenmanagement und Archiv sorgt dafür.