DSGVO und GoBD haben wichtige Grundlagen geschaffen, um mit Daten und Informationen sicherer umzugehen. Noch nie war Datenschutz so im Fokus wie in den letzten Jahren. Die Geschwindigkeit, mit der digitale Dokumente und Daten Einzug in alle Lebensbereiche hält, ist fast schon atemberaubend. Vor allem die Jahre 2020 und 2021 haben durch die Pandemie der Digitalisierung zusätzlichen Schub verliehen.
In aller Munde ist „Digitalisierung“ die große Herausforderung in diesen Zeiten. Daten und Dokumente müssen in immer größerer Zahl und Menge weitergeleitet, überprüft, ausgewertet und bearbeitet werden. Ohne Automatisierung im Büro ist das nicht zu schaffen und die wiederum geht nur wenn digitale Informationen vorliegen. Aber diese digitalen Informationen können eben sehr leicht und auch unbemerkt an die falsche Adresse geraten. Egal ob sensible Unternehmensdaten oder Personendaten, müssen Maßnahmen ergriffen werden, um die Daten zu schützen. Die Pressemeldungen vergangener Monate zeigen, was geschehen kann, wenn Daten „geklaut“ werden, oder Cyberangriffe auf Unternehmen diese völlig lahmlegen.
Die Sensibilität zur Sicherung von Daten ist in den letzten Jahre erheblich gestiegen, nicht zuletzt wegen weitergehender gesetzlicher Vorschriften. Der Datenschutz und die Sicherheit Ihrer Informationen ist nicht nur zur Sicherung der geschaffenen Unternehmenswerte (Konstruktionszeichnungen, Rezepturen, etc) relevant, sondern auch im Bereich der persönlichen Daten von Menschen. Das anwendende Unternehmen hat dafür Sorge zu tragen, dass personenbezogene Daten jederzeit sicher und für nicht autorisierte Personen unzugänglich gespeichert werden.
EU-DSGVO Datenschutz und Datensicherheit – ohne DMS-System nicht mehr zu leisten.
[accantum] ist auf vielen Ebenen für die Einhaltung von Rechtsvorschriften entwickelt worden, beispielsweise für den Datenschutz im Rahmen der EU-DSGVO (EU Datenschutz-Grundverordnung oder auch General Data Protection Regulation (GDPR)).
Ab dem 25. Mai 2018 gilt die Verordnung und bei Verstößen werden Geldbußen in Höhe von bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes angedroht. Auf einer eigenen DSGVO – Website sind die wichtigsten Punkte möglichst übersichtlich zusammengefasst. Zur Einhaltung verpflichtet sind alle Firmen und Organisationen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten.
Aber wer soll nun akribisch darauf achten, wenn Emails mit PDF-Dateien, Bewerbungsunterlagen per Post oder Bankverbindungen per Mail den Weg ins Unternehmen finden. Ein hohes Maß an Sicherheit ist nur erreichbar, wenn alle Dokumente bei Eintreffen im Unternehmen sofort einer Prüfung unterzogen werden. D.h. egal ob als PDF, Papier oder als Datensatz, der Weg führt als erste ins DMS-System, das die Inhalte auswertet und eine Kategorie zuordnet. Diese Kategorie legt sofort fest, wie und wo das Dokument abgelegt wird, wer es sehen darf und wie lange es aufbewahrt werden muss oder auch darf. Die DSGVO legt den technisch-rechtlichen Rahmen fest, die GoBD setzt sogar Zeiträume fest für die Erfassung und Bearbeitung. Die Regeln der GoDB in der neuesten Fassung vom 28.11.2019. (Quelle: Bundesfinanzministerium)
Detailliertes Rechtekonzept notwendig, um DSGVO-Regeln einzuhalten.
Ein wesentlicher Teil einer Datenschutz -und Datensicherheitsstrategie auf Basis der DSGVO ist die exakte Definition und Auswertbarkeit von Rechten. [accantum] besitzt eines der genauesten Rechtesysteme für Dokumentenmanagement auf dem Markt. Wir erlauben zwar eine klassische Recht-Auf-Ordner Strategie, halten diese aber nicht für effektiv. Die Rechte werden zusätzlich an den Kategorien der Dokumente festgemacht. Da jedes Dokument, jede Information, die ins Unternehmen kommt sofort als erstes einer Kategorie zuzuordnen ist, weil sonst keine weiteren Prozesse gesteuert werden können, sind damit von Beginn an alle Rechte vergeben. Zudem können natürlich auf Ablageorte Rechte vergeben werden, sowie auf die Posteingänge. Also auch Dokumente, die erst mal nicht zuzuordnen wären sind so in einem speziellen Posteingang geschützt.
Damit können Dokumente sogar gemeinsam an einem Ort liegen und trotzdem von Unberechtigten nicht einmal gesehen werden. In den Rechten kann explizit festgelegt werden, was ein Anwender tun darf, mal abgesehen von der Sichtbarkeit. Stempel setzen oder Notizen hinzufügen, Attribute verändern, das Dokumente herunterladen und weitergeben, Aufgaben starten oder an einen anderen Ablageort verschieben oder kopieren. Nichts bleibt dem Zufall überlassen.
Schnellste Suche und Auskunftsfähigkeit
[accantum] verfügt über eine der leistungsfähigsten Volltextsuchen. Das bedeutet, wenn alle Papierbelege, Dateien und E-Mails digital in [accantum] ablegen, wird Ihnen eine Suche nach beispiels- weise einem Namen die betreffenden Dokumente aus dem Text von Millionen Dateien in wenigen Sekunden als Ergebnis liefern. Mit [accantum] verfügen Sie damit über ein extrem effizientes Werkzeug, schnellstmöglich dem »Recht auf Vergessen« gerecht zu werden, soweit nicht andere Gesetzgebungen, z.B. eine Aufbewahrungsfrist, entgegensteht.
Dabei können globale Suchen angelegt werden, die allen Anwendern die Suche vereinfachen. Jeder Anwender kann sich aber jederzeit eigene Suchprofile anlegen, die speziell nur seine Arbeit erleichtern. Z.B. alle Verträge mit einem bestimmten Endedatum oder Eingangsrechnungen 2020. Der Phantasie sind hier keine Grenzen gesetzt. Mit einem Klick werden so bis zu 20 Parameter so eingestellt, dass man nicht der berühmten Google-Effekt bei der Trefferanzeige erleidet.
Die Suche in der Suche erlaubt dann nochmals eine enger eingegrenzte Auswahl der Treffer. Aber egal welche Suche erfolgt, als Treffer erscheinen nur Dokuemnte auf die der Anwender eine Berechtigung besitzt.
Die Regeln der DSGVO automatisch gleich mit erfüllen.
Mit der neuen EU DSGVO Datenschutzgrundverordnung tritt der Datenschutz in eine neue europäische Dimension ein und stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen der Auskunftsfähigkeit.
[accantum] ist die ideale Basis für Ihre künftige Datenschutzstrategie. [accantum]’s umfassende Suche in fast allen Dateiformaten ermöglicht es Ihnen, durch eine Suche nach personenrelevanten Daten in wenigen Sekunden Auskunft geben zu können, was alles gespeichert ist und das Ergebnis zu exportieren. Die Dateien lassen sich nach Ablauf einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist oder auf Aufforderung löschen. Jedes Dokument im [accantum]-DMS hat eine DSGVO-Einstufung, die klar regelt, wer was sehen darf. Gesteuert über die zu Anfang zu vergebende Kategorie. Eine Bewerbungsmappe, die per Mail kommt, kann allein schon durch das Wort Bewerbung erst mal als hochsensibel eingestuft und an die Personalverantwortlichen weitergegeben werden, auch wenn sie im Rechnungseingang landet. Sicher ist sicher. Sollte es doch keine Bewerbung sein, dann gibt sie der Sachbearbeiter an sie zuständige Abteilung weiter.
Datenschutz nicht als Last, sondern als einfach lösbare Aufgabe wahrnehmen, weil wichtige gesetzliche Regeln „ganz nebenbei“ eingehalten werden können durch Automatisierung. Im Rahmen der digitalen Transformation bewegt man sich Schritt für Schritt hin zu mehr Sicherheit, Zuverlässigkeit und Effizienz bei der Arbeit. Und das mit weniger Stress als vorher.
