Seit 1. Januar 2015 gibt es die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Die Verfahrensanweisung soll regeln, was bei der Verarbeitung digitaler Belege berücksichtigt werden muss, damit sie vor dem Finanzamt als Belege im steuerrechtlichen Sinne gelten. Ziel war, eine Regelung zu schaffen, die der Vielfalt der technischen Möglichkeiten in der Datenverarbeitung und Kommunikation Rechnung trägt. Vor allem für die Prüfung sollte geregelt werden, was geht und was nicht geht. Doch was durch die GoBD an Sicherheit geschaffen werden sollte, hat auch viele Unsicherheiten verursacht.
In den letzten 8 Jahren haben sich manche Fehleinschätzungen und Irrtümer wacker gehalten und führen bei vielen Unternehmen dazu, dass mitunter Risiken aufgebaut werden, aber auch Chancen verpasst werden.
Deswegen haben wir zu diesen Themen wichtige Erklärungen zusammengetragen.
Wichtig: Wir können keine Steuerberatung übernehmen. Wir geben nur Hinweise. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die Möglichkeiten. Unser Blog soll sensibel machen für das Thema und einige Irrtümer aufklären.
Die Themen in diesem Blog:
• GoBD – muss das wirklich sein?
• GoBD – kein Gesetz aber eine wertvolle Hilfe.
• GoBD – was ist denn nun wichtig?
• Folgenschwerer Irrtum: Die GoBD gilt nicht für mich.
• Was nicht hilft: Ich habe das alles in meiner ERP-Software.
• Ebenfalls zu beanstanden: Digitale Rechnungen einfach drucken und als Beleg weitergeben.
• Die Verfahrensdokumentation: Das ist mir zu aufwändig und kompliziert.
• GoBD – Verfahrensdokumentation selbst erstellen.
GoBD – muss das wirklich sein?
Die GoBD ist kein Gesetz. Sie hat kein Gesetzgebungsverfahren durchlaufen und ist somit rechtlich nicht zwingend bindend. Es ist eine Verfahrensanweisung für den Umgang mit digitalen Belegen und eine Regelung für das „ersetzende Scannen“ von Papierbelegen. Sie trägt damit der technologischen Entwicklung Rechnung, die die Nutzung von Email und digitalen Belegen (PDF, aber auch Word und Excel) in den letzten 10 Jahren enorm beschleunigt hat. Es gibt kaum noch Geschäftsvorfälle, an denen keine digitalen Belege beteiligt sind. Sobald diese Belege aber im steuerrechtlichen Sinne erheblich sind, wäre es sinnvoll sich mit den Regelungen der GoBD zu befassen.
Vor allem hat das Finanzministerium per BMF-Schreiben die Gültigkeit nochmals verdeutlicht.
Aber mal ehrlich: Wer führt denn eine digitale Rechnungsverarbeitung ein, weil es die GoBD gibt? Wir versenden Rechnung per Mail, legen Eingangsrechnungen digital ab, um Prozesse zu vereinfachen, Belege schneller zu finden, besser zu schützen und so Zeit und Geld zu sparen und effizienter zu werden. Aus gutem Grunde digitalisieren wir und das ist auch extrem wichtig für die Zukunft eines Unternehmens.
Wer sich aber auf den digitalen Weg begibt, der tut gut daran die GoBD sehr genau zu beachten. Denn, wer die Grundsätze dieser Verfahrensanweisung ignoriert, läuft Gefahr, das Ergebnis seiner Steuerprüfung vom Gutdünken des Finanzamts abhängig zu machen. Da wird mitunter sehr unterschiedlich beurteilt. Die Nichteinhaltung von Regeln der GoBD ist ein sogenannter formeller Fehler. Aber nicht zwingend ein sachlicher Mangel der Buchführung, wie z.B. falsche Verbuchung, unrichtige steuerliche Erklärung. Inwieweit aber dieser formelle Fehler zu einer Steuerschätzung, sprich einem Zuschlag, führt, das bleibt den Prüfern und Finanzämtern überlassen.
Die Ahndung von Verstößen gegen die Grundsätze der GoBD reicht von einem freundlichen Hinweis und Aufforderung zur Korrektur bis hin zu einem prozentualen pauschalen Aufschlag auf die geschuldete Steuersumme. Da wurden zwischen 3% und auch 10-15% zugeschlagen. Wie bereits erwähnt, ist das alles vom Finanzamt vor Ort abhängig und kann nicht einheitlich beurteilt werden. Ist aber der Steuerbescheid erst mal ergangen, dann hilft meist nur noch der Gang vors Gericht, das dann wiederum die Verfahrensanweisungen der GoBD und deren Wichtigkeit separat beurteilt. Ich denke, da weiß jeder Unternehmer, dass er sich das gern ersparen würde.
GoBD – kein Gesetz, aber eine wertvolle Hilfe
Wie gesagt, bloß weil die GoBD existiert, muss niemand digitalisieren. Da besteht kein Zwang, man kann auch alles auf Papier weiterbearbeiten. Aber eben immer und alles und nicht nur einen Teil. Zwischenzeitlich haben die Unternehmen alle schon mit der Digitalisierung begonnen. Manchmal freiwillig, manchmal unfreiwillig. Da bekommen wir Rechnungen von unseren Lieferanten nur noch per Mail oder als Download aus dem Portal, oder wir wollen uns das Porto sparen und fangen an unsere Rechnungen per Mail zu versenden.
Egal wie, wir tauchen immer mehr in die digitale Welt ein. In dieser digitalen Welt der Dokumente und Belege, der Emails und Downloads ist die GoBD ein wichtiger Leitfaden für den Umgang mit digitalen Belegen. Vor allem für steuerliche Belege, aber auch für alle anderen Unterlagen rund um diese steuerlichen Belege. Auch wenn es aktuell noch keine richtigen Urteile gibt, die die Folgen einer Nichtbeachtung dieser Verfahrensanweisung aufzeigen, gilt natürlich der Grundsatz sich vor Schaden zu bewahren, statt später die Gerichte anrufen zu müssen.
Deswegen empfehlen wir, die wichtige und notwendige Digitalisierung der Geschäftsprozesse die dann auch Dokumente betreffen, immer unter Berücksichtigung der GoBD zu planen und einzurichten. Dafür auch Programme zu nutzen, die eine offizielle Zertifizierung besitzen und somit vor dem Finanzamt oder der Steuerbehörde Bestand haben.
Das Zertifkat unseres Dokumentenmanagementsystems Accantum.
GoBD – was ist denn nun wichtig?
In der GoBD sind die Verfahren beschrieben, die für den Umgang mit digitalen steuerlich relevanten Belegen infrage kommen. Bei digitalen Eingangsrechnungen gibt es den Grundsatz, was digital ist muss auch digital bleiben. Für Eingangsrechnungen, die auf dem Postweg kommen, gibt es die Verfahrensanweisungen für das ersetzende Scannen.
Egal auf welchem Wege nun die Belege als digitales Dokument vorliegen, nach der Digitalisierung gelten die Grundsätze der Unveränderbarkeit und der Nachvollziehbarkeit. Ferner müssen die Dokumente in einem Datenbanksystem gespeichert werden, das die Unveränderbarkeit sicherstellt und einen einfachen, schnellen Zugriff erlaubt. Unveränderbarkeit eines Dokuments ist nicht gewährleistet, wenn man eine PDF-Datei auf dem Fileserver ablegt. Archivsysteme und Dokumentenmanagementsysteme haben spezielle Verfahren, um Dokumente gegen Veränderungen zu schützen und jeden Zugriff auf das Dokument zu dokumentieren. Genau das fordert die GoBD.
Grundsätze der GoBD. Sie gelten für alle digitalen Belege (auch für Emails):
Echtheit der Herkunft der Rechnungen
Unversehrtheit ihres Inhaltes
Lesbarkeit während des Aufbewahrungszeitraums
Unveränderbarkeit des Inhalts
Unveränderbarer eindeutiger Index zur Suche im Rahmen eines Datenbanksystems
Folgenschwerer Irrtum: Die GoBD gilt nicht für mich.
Während früher bestimmte Vorschriften nur für bilanzierende Unternehmen galten, sind die Vorschriften der GoBD nun im Prinzip auf alle Unternehmen anwendbar. Die Ursache ist die kleine Formulierung „Aufzeichnungen“, worunter die Finanzverwaltung in der Regel die Aufzeichnungen von Einnahmen und Ausgaben und die Ermittlung sich daraus ergebender Überschüsse über ein Jahr versteht. Die GoBD gelten somit auch für alle Personen, die die Anlage EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung) gemeinsam mit der Einkommensteuererklärung einreichen müssen. Das sind zum Beispiel Selbstständige, Freiberufler sowie Kleingewerbetreibende. Damit sind Journalisten, Fotografen und sogar 3-2-1 Ebay-Händler grundsätzlich ebenso betroffen.
Auch die Buchhaltung beim Steuerberater entledigt nicht von der Berücksichtigung der GoBD. Denn die GoBD bezieht sich auch auf die vorgelagerten Prozesse im Unternehmen selbst. Also zum Beispiel auch auf Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung, wie etwa die Warenwirtschaft, die Lohnabrechnung, den E-Mailverkehr oder die Zeiterfassung innerhalb des Unternehmens. Im Prinzip gilt die Berücksichtigung der GoBD damit für nahezu alle Unternehmen.
Was nicht hilft: Ich habe das alles in meiner ERP Software.
In aller Regel entspricht die Ablage von Rechnungen, Lieferscheinen etc., auch als PDF, in einem ERP System nicht den Anforderungen der GoBD. Sie sind nicht gegen Veränderungen geschützt und haben kein sicheres Ablageformat. Die dort erfassten PDF-Dateien werden aus Gründen des Speicherplatzes zudem oft nicht mit Daten angereichert. Die könne man ja im ERP finden. Somit fehlen aber eventuell wichtige Daten. Ferner ist nur das abgelegt, was auch im ERP-Prozess anfällt. Selbst begleitende Email (Geschäftsbriefe etc.) fehlen oft mangels Import-Funktion. Darüber hinaus fehlen alle Belege, die nicht ERP-relevant sind. Auch fehlt dem Prüfer der einfache, schnelle, eigene Zugriff. Er müsste Zugriff auf die gesamte ERP-Software erhalten und das ist eigentlich nicht gewünscht.
Das Wichtigste aber ist das Problem der Insellösungen. Denn im ERP Programm ist nur gespeichert, was mit dem direkten Leistungserstellungsprozess zu tun hat. Sogenannte Unterstützungsprozesse im Unternehmen sind hierbei nicht erfasst. Also zum Beispiel Fuhrparkverwaltung, Anlagenverwaltung und die Personalabteilung, um nur einige zu nennen. Es ist also immer nur ein Teil der steuerrechtlich erheblichen Geschäftsvorgänge erfasst. Dasselbe gilt auch für eine Speicherung der Daten im Finanzbuchhaltungsprogramm oder anderen Drittsystemen, die kein entsprechendes Testat für die Konformität mit GoBD besitzen. Vor allem die Unübersichtlichkeit der verschiedenen Ablageorte kann schnell dazu führen, dass das Finanzamt die Grundsätze der ordentlichen Buchhaltung für nicht mehr eingehalten betrachtet. Denn einer der Grundsätze der GOBD schreibt auch die schnelle Verfügbarkeit und die problemlose Prüfung und Einsicht der Belege vor.
Ebenfalls zu beanstanden: Ich drucke die digitalen Rechnungen einfach aus und gebe sie in die Buchhaltung.
Alle elektronischen Geschäftsdokumente müssen laut GoBD zukünftig auch im elektronischen Original archiviert werden. Als Grundsatz gilt bei der elektronischen Archivierung nämlich auch die Formattreue. Belege müssen so gespeichert werden, wie sie eingegangen sind. Erhalten Sie beispielsweise Rechnungen per E-Mail als PDF, müssen diese Belege in der Form archiviert werden, in der sie eingegangen sind. Umformatierung der Belege in andere Formate – oder der Druck des Belegs sowie die anschließende Löschung der E-Mail samt Anhang bedeutet, dass die Unveränderbarkeit des Beleges verletzt wurde.
Deswegen empfiehlt sich hier unbedingt eine automatisierte Verarbeitung der eingehenden Emails, die eine Rechnung mit sich tragen. Somit ist es nicht dem Einzelnen überlassen, wie er damit umgeht, sondern der Eingangsprozess für digitale Rechnungen per Mail ist automatisiert fest vorgegeben.
Die Verfahrensdokumentation: Das ist mir zu aufwändig und kompliziert.
Die Verfahrensdokumentation ist in der GoBD zu oft erwähnt, als das man sie einfach ignorieren kann. Das Finanzministerium will sicher stellen, dass vor allen die „unsichtbar“ ablaufenden Prozesse fest geregelt sind und alle Beteiligten sich daran halten können. Eben weil es eine Anweisung gibt. Nach unseren Erfahrung ist es besser eine einfache Anweisung zu haben als gar keine. Es muss auch nicht gleich ein Spezialist beauftragt werden, der die Dokumentation für viel Geld erstellt. Viele Unternehmen haben immer noch keine Verfahrensdokumentation erstellt, obwohl sie schon seit Jahren ein DMS Programm nutzen. Das könnte in Zukunft als ein formeller Fehler in der Steuerprüfung gewertet werden.
Formelle Fehler in der Steuerprüfung: Das bedeutet der Steuerpflichtige muss nachweisen, dass alles korrekt ist.
Sachliche Fehler in der Steuerprüfung: Der Prüfer muss den Fehler nachweisen
Somit kann das Finanzamt durch die Beweislastumkehr aufgrund formeller Fehler durch eine GoBD-Konformitätsprüfung den Steuerpflichtigen zur Kasse bitte und dieser muss dann erst beweisen, dass alles korrekt ist. Darin sehen einige Beobachter in Zukunft Probleme auf die Unternehmen zukommen.
Wichtig: Wir können keine Beratung übernehmen. Wir geben nur Hinweise. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die Möglichkeiten.
GoBD – Verfahrensdokumentation selbst erstellen.
Wir geben hier nur den Hinweis, was man selbst beachten könnte, um eine Mindestanforderung zu erfüllen. Im Internet gibt es auch Programme, um seine eigene Verfahrensdokumentation zu erstellen, schon ab 50€.
Was muss grundsätzlich enthalten sein:
Allgemeine Beschreibung
Anwenderdokumentation
Technische Systemdokumentation
Betriebsdokumentation
Internes Kontrollsystem
Allgemeine Beschreibung
Besser als gar nichts ist eine einfache grundsätzliche Beschreibung:
Wir setzen ein Dokumentenmanagementsystem von der Firma xy ein, das der GoBD entspricht und zertifiziert ist. (Zertifikat beilegen). Alle Prozesse, die Papierbelege erfassen (scannen) und digitale Belege erfassen (Email, Download) werden in diesem System nach den Grundsätze der AO, des HGB und der GOB gesichert, bearbeitet und nach den gesetzlichen Regeln für Aufbewahrungsfristen lesbar gehalten.
Die dazu genutzten Programme und Datenbanken werden auf einem Server vorgehalten, der sich in unserem Hause (oder in Deutschland) befindet und dort nach den Grundsätzen der Vorschriften über Datenschutz und Datensicherheit betrieben wird. Tägliche, wöchentliche und monatliche Sicherungen werden erstellt und eine Sicherung wird außerhalb des Unternehmens vorgehalten. (Übersicht der Server, Betriebssystem und ein Datensicherungsplan mit beilegen)
Folgende Programme haben wir für den Bereich ERP, FIBU etc. im Einsatz (Auflistung aller Programme).
Die Mitarbeiter wurden entsprechend den Grundsätzen der GoBD eingewiesen und haben klare Verfahrensanweisungen für den Umgang mit Belegen. Die einzelnen Anweisungen liegen dieser Dokumentation bei.
Anwenderdokumentation
Am besten für jede Rolle im Unternehmen oder jeden Mitarbeiten stichpunktartig beschreiben, wie er Belege bearbeiten soll und was dabei zu berücksichtigen ist.
Beispiel Posteingang:.
Eingehende Post ist am selben Tag zu öffnen und wie folgt zu bearbeiten:
Eingangsrechnungen und Gutschriften sind am Scanner mit der Funktion Eingangsrechnung zu scannen und dann wird das Original aus Sicherheitsgründen in der Sammelablage Rechnungen Monat/Jahr unsortiert abgeheftet. Mit diesem Papieroriginal darf keine weitere Bearbeitung mehr stattfinden. Die gescannten Rechnungen gehen in den Bearbeitungsprozess Eingangsrechnung an die zuständige Abteilung
Mahnungen werden am Scanner mit der Funktion Mahnungen eingescannt. Die Mahnungen gehen an den Bearbeitungsprozess Mahnungen an die Buchhaltung.
Vertriebliche Mitteilungen werden an die zuständigen Kollegen in Papierform weitergeleitet.
Geschäftsbriefe an die Geschäftsleitung werden am Scanner mit der Funktion GSF Geschäftsführung erfasst und gehen an die Geschäftsführung zur Bearbeitung.
Usw.
Sie sehen, es reicht erst mal eine einfache Beschreibung, damit das Finanzamt erkennen kann, dass es Regeln gibt, die der GoBD entsprechen.
Technische Systemdokumentation
Ein Teil ist in der allgemeinen Beschreibung schon enthalten. Hier geht es vor allem darum, das man „von außen“ erkennt, welche Prozesse im Hintergrund mit den digitalen Dokumenten ablaufen. Hier unterstützt in aller Regel der Softwarebetreuer des DMS-Programms. In unserem Programm kann per Knopfdruck eine technische Dokumentation als PDF ausgegeben und in immer aktuellen Versionen neu abgelegt werden.
Betriebsdokumentation
Eine Betriebsdokumentation gibt Aufschluss über die Gewährleistung der IT-Sicherheit. Also noch mal Details dazu, wie die Server geschützt werden, wie die Daten geschützt und gesichert werden. Wie also der Betrieb mit seinem digitalen Daten umgeht. Da kann Ihnen der IT-Betreuer sicher helfen.
Internes Kontrollsystem
Nun sollten noch Regeln aufgestellt werden wie sie überprüfen, dass auch alles sicher funktioniert. Wer dafür zuständig ist und wie ein Bericht nach einer Kontrolle auszusehen hat. Ferner wo diese Berichte abgelegt werden.
Fazit: Mit Sicherheit gibt es professionelle, gut ausgearbeitete Dokumentationen, die man erstellen lassen kann. Aber besser eine grundsätzliche Verfahrensdokumentation schnell erstellen, als gar keine zu besitzen. Unterstützung bekommt man auch von Programmen, die man im Internet kaufen kann und die als Leitfaden Texte und Formulare vorgeben. Aber auch das kostet Zeit und sieht professioneller aus. Wie gesagt: Besser etwas, als gar nichts.
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