»Bei anderen geht das auch«
Warum dieses Argument nicht schützt:
Typische eRechnung-Fehlerquellen werden oft seitens der ERP-Hersteller mit Standardargumenten verteidigt.
Doch rechtlich zählt nur eines: Entspricht der XML-Datensatz den normativen Vorgaben oder nicht?
Was eine ordnungsgemäße eRechnung wirklich ausmacht
Nach § 14 UStG muss eine eRechnung in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das der EN 16931 entspricht. Egal ob es eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung ist.
Begriffserklärung: Was ist XRechnung?
XRechnung ist ein deutsches Standardformat für elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen.
Es basiert vollständig auf der EN 16931 und enthält ausschließlich strukturierte XML-Daten – ohne visuelle PDF-Komponente. Öffentliche Auftraggeber akzeptieren ausschließlich valide XRechnungen.
Fehler führen dort unmittelbar zur Ablehnung.
Begriffserklärung: Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat.
Es kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit einem eingebetteten XML-Datensatz.
Wichtig: Die PDF dient nur der Ansicht. Steuerrechtlich maßgeblich bleibt der XML-Teil.
Viele Unternehmen prüfen nur das PDF – und übersehen Fehler im XML.
Typische eRechnung-Fehlerquellen aus der Praxis
- ungültige Mengeneinheiten
- fehlende oder falsch codierte Steuerbefreiungsgründe
- falsche Codelisten
- fehlende elektronische Adressen
- Rundungsfehler auf Artikelebene
- Rabatte in % statt in €
Diese Fehler entstehen häufig durch:
- unvollständige ERP-Implementierung
- fehlende Updates
- mangelnde Normkenntnis der Softwareanbieter
- fehlendes Bewusstsein für die Anforderungen der EN16931
Begriffserklärung: Was bedeutet Validierung?
Validierung ist die technische und inhaltliche Prüfung eines XML-Datensatzes gegen definierte Normen, Codelisten und gesetzliche Vorgaben. Eine bloße Rechnungseingangsprüfung reicht nicht aus.
Nur eine vollständige, gültige Validierung prüft:
- Struktur
- Pflichtfelder
- Codierungen
- Berechnungen
- Normkonformität
Das internationale Risiko
In vielen EU-Ländern erfolgt bereits heute eine verpflichtende automatisierte Prüfung bei Rechnungseingang.
Fehlerhafte Rechnungen werden systemseitig abgelehnt.
Deutschland befindet sich noch in einer Übergangsphase – aber nicht dauerhaft.
Fazit Teil 2 »Die Wahrheit über eRechnungen«
Nicht die eRechnung ist riskant.
Die fehlende Validierung ist es.
In Teil 3 zeigen wir, warum Validierung die einzige nachhaltige Lösung darstellt.
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