Aktenberge aus vergangenen Jahren blockieren Platz, erschweren die Suche und bergen Risiken. Mit moderner #Archivierung, #Hochleistungsscanner, #OCR und einem #DMS lassen sich Altakten rechtssicher digitalisieren und effizient verwalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt Ihr Altakten-Archiv aufbauen – und wie die GFG SEIBT AG Sie dabei unterstützt.
Die Weltneuheit: Ricoh SD-Serie
Die Digitalisierung im Büroalltag erreicht mit der neuen Ricoh IM Cxx10SD-Serie ein völlig neues Niveau. Als weltweit erster Multifunktionsdrucker mit integriertem Hochleistungsscanner vereint Ricoh Drucken, Scannen, KI-gestützte Texterkennung und Dokumentenmanagement in einem integrierten System. Möglich wird dies durch die Kombination der Fujitsu-Scannertechnologie und den Cloudanwendungen Natif.AI und DocuWare. Besonders innovativ: Der Scanner verarbeitet unterschiedlichste Formate – von Personalausweisen bis zu Tankbelegen – automatisch, beidseitig und in einem Arbeitsgang. Unternehmen profitieren so von maximal flexiblen Scanoptionen, automatisierter Datenanalyse und sofortiger Einbindung in digitale Workflows. Papier wird dadurch sicher, effizient und nachhaltig in digitale Prozesse integriert.
Hier gibt es mehr Informationen zur neuen Lösung von Ricoh:
Warum Altakten archivieren wichtig ist
- Rechtliche Vorgaben: Viele Dokumente unterliegen Aufbewahrungsfristen (#Compliance, #GoBD). Wer sie nicht einhält, riskiert empfindliche Strafen oder Probleme bei Betriebsprüfungen. Ein digitales Archiv sorgt dafür, dass Dokumente jederzeit auffindbar und rechtssicher aufbewahrt werden.
- Platz und Kosten sparen: Ein digitales #Archiv ersetzt teure Lagerräume. Archive in Kellern oder externen Lagern verursachen laufende Kosten und erschweren den Zugriff. Durch die Digitalisierung werden wertvolle Flächen frei, die anderweitig genutzt werden können.
- Effizienz: Über #OCR und Metadaten sind Dokumente im Sekundenbruchteil auffindbar. Statt mühsam Aktenordner zu durchsuchen, genügt ein Klick, um Verträge, Rechnungen oder Personalunterlagen sofort auf dem Bildschirm zu haben. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
- Datensicherheit: Digitale Archive sind verschlüsselt, gesichert und revisionssicher – ein Muss in Zeiten von #Datenschutz und #NIS2. Während Papierakten bei Feuer oder Wasserschäden verloren gehen können, bieten digitale Systeme Sicherheitskopien, Zugriffskontrollen und klare Protokolle.
Die Komponenten einer modernen Archivierung
Hochleistungsscanner von PFU / Ricoh
- Scannen gemischter Formate (Ausweise, Quittungen, auch für alte, zerknitterte, blasse Originale). Damit lassen sich selbst sehr unterschiedliche Dokumentarten in einem Durchlauf erfassen.
- Automatische Formaterkennung, #Duplex-Scan, Neigungskorrektur und Bildverbesserung sorgen für saubere Ergebnisse, auch wenn Vorlagen nicht perfekt sind.
- Ideal für große Papiermengen im #Altakten-Archiv, bei denen Geschwindigkeit und Verlässlichkeit entscheidend sind.
OCR & Texterkennung
- Aus Bildern werden durchsuchbare Texte, die sofort indiziert werden können. Damit verwandeln Sie Papier in digitale Daten, die nicht nur lesbar, sondern auch weiterverarbeitbar sind.
- #KI-gestützte Klassifizierung (Natif.AI) erkennt Inhalte und Datenfelder automatisch. So können Rechnungen, Verträge oder Personalakten nach Kriterien sortiert werden, ohne dass Mitarbeiter Daten manuell erfassen müssen.
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
- Tools wie #DocuWare organisieren, archivieren und steuern Dokumente in Workflows. Damit erhalten Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf benötigte Unterlagen, egal ob im Büro oder im Homeoffice.
- Ein #DMS erlaubt revisionssichere Ablage, schnelle Suche und automatische Verteilung – ein entscheidender Vorteil für rechtssichere Archivierung und transparente Prozesse.
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
- Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Protokollierung sind Standard, um sensible Daten zu schützen. Besonders für Branchen wie Kanzleien, Kliniken oder Behörden ist dies unverzichtbar.
- Normen wie TR-Resiscan oder EN 16931 stellen Rechtskonformität sicher. Unternehmen können sich darauf verlassen, dass ihre Archive auch zukünftigen Prüfungen standhalten.
Schritt-für-Schritt zur digitalen Archivierung
| Phase | Aufgabe |
| 1. Bestandsaufnahme | Welche Altakten gibt es? Welche Mengen, Formate und Zustände? Eine klare Übersicht ist die Basis jeder erfolgreichen Archivierung. |
| 2. Recht klären | Aufbewahrungsfristen, Datenschutz und #Revisionssicherheit prüfen. So wird sichergestellt, dass die Archivierung nicht nur praktisch, sondern auch gesetzeskonform ist. |
| 3. Technik wählen | Auswahl der passenden Scanner, OCR-Software und DMS-Lösung. Hier entscheidet sich, wie effizient und zukunftssicher das Projekt umgesetzt wird. |
| 4. Workflow definieren | Festlegen, wie Akten vorbereitet, gescannt, indexiert und verteilt werden. Eine klare Struktur spart Zeit und verhindert Fehler. |
| 5. Digitalisierung | Testlauf starten, Qualität prüfen, Metadaten validieren. Damit wird verhindert, dass ganze Bestände später noch einmal nachbearbeitet werden müssen. |
| 6. Archiv & Zugriff | Ein DMS einrichten, Zugriffsrechte vergeben und Suchfunktionen definieren. So greifen nur autorisierte Personen auf sensible Daten zu. |
| 7. Betrieb & Pflege | Backups, regelmäßige Schulungen und Optimierung der Prozesse sichern den langfristigen Erfolg der Archivierung. |
Mit Ricoh & PFU Technik zum Erfolg
Ricoh und PFU bieten #Scanner mit höchster Zuverlässigkeit für gemischte Vorlagen, automatische Fehlerkorrektur und extrem hohe Geschwindigkeit. Als Weltneuheit steht nun auch ein Multifunktionsdrucker mit integriertem Hochleistungsscanner zur Verfügung. Statt zwei Geräten benötigen Unternehmen nur eines – das spart Geld, Platz und vereinfacht den Workflow. In Kombination mit moderner #OCR-Software und einem professionellen #DMS schaffen Sie ein Altakten-Archiv, das nicht nur gesetzeskonform, sondern auch praxistauglich ist. Nutzen Sie das Fachwissen und die Erfahrung der Profis, um Ihr Altarchiv zukunftssicher aufzustellen.
GFG SEIBT AG – Ihr Partner für die Archivierung
Die GFG SEIBT AG begleitet Sie als regionaler Digitalisierungspartner:
- Wir übernehmen auf Wunsch die komplette Archivierung Ihrer Altakten als Dienstleistung – von der Abholung bis zur digitalen Ablage.
- Wir richten #Scanner, #KI-Analyse und #DMS-Systeme ein – maßgeschneidert auf Ihre Umgebung. Unsere Lösungen passen sowohl für KMU als auch für Kanzleien, Kliniken und Behörden.
- Wir liefern die komplette Ausstattung inklusive All-IN-Service direkt an Sie – mit Wartung, Support und Schulung Ihrer Mitarbeiter.
- Sie entscheiden: Komplettlösung aus einer Hand oder Integration in bestehende Systeme. So bleibt Ihr Unternehmen flexibel.
Mit über 15 Jahren Erfahrung in hardwaregestütztem Scannen und Workflow-Integration sind wir Ihr kompetenter Partner – von der Planung bis zur laufenden Betreuung.
Fazit – jetzt starten, später profitieren
Ein professionelles Altakten-Archiv spart Platz, reduziert Kosten und steigert die Effizienz im Unternehmen. Dank Ricoh- und PFU-Technologie, OCR und DMS haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre wichtigsten Unterlagen – sicher, rechtskonform und zukunftsfähig.
Rufen Sie uns an und vereinbaren Sie den ersten Schritt Richtung Aktenarchivierung – die GFG SEIBT AG zeigt Ihnen, wie einfach Digitalisierung sein kann.
Erleben Sie die Lösung in der Praxis.
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