Seit November 2023 beschäftigen wir uns unter dem Thema eRechnung-Praxis mit ganz praktischen Fragen zum Thema eRechnung. Wir diskutieren mit unserem ERP-Hersteller über Felder und Feldinhalte. Wir erleben bei Kunden, dass zusammengehörige Belege einfach nicht automatisch verknüpft werden können, weil die Nummernkreise nicht übernommen werden. Wir haben einige Erfahrungen aus der eRechnung-Praxis zusammengefasst.

Ein paar wichtige Beispiele aus unserer eigenen eRechnung-Praxis

Belege können nicht verknüpft werden

Ein großes Problem ist die Vielzahl der anfallenden internen und externen Belege, die wichtige Informationen nicht in sich tragen oder liefern. In diesem Fall können die Belege nicht automatisiert zugeordnet werden, sondern müssen wie bisher jedes Mal manuell zugeordnet werden. Damit geht ein großer Teil der Vorteile der Automatisierung durch Digitalisierung verloren. In den folgenden Beispielen wird einiges bekannt vorkommen, da hier bereits Informationen von Geschäftspartnern gefordert wurden.

Einige Beispiele für das Problem fehlender Bezüge

• Eine ankommende Rechnung hat keinen Bezug zum Auftrag oder zur Bestellung.
• Eine Bestellung hat keine eineindeutige Bestellnummer, die auf allen weiteren Belegen als Bezug verwendet werden kann.
• Eine Auftragsbestätigung enthält keine Bezug zur Bestellung.
• Der Lieferant übernimmt die Daten nicht, sondern verwendet nur eigene Nummernkreise.
• Ein Lieferschein hat keinen Bezug zu einem Auftrag oder einer Auftragsbestätigung.

Was hat das mit der eRechnung-Praxis zu tun?

Prüfen Sie, ob alle Ihre Belege eindeutige Belegnummern haben. In einem ERP-Programm ist dies eigentlich obligatorisch.

Prüfen Sie aber auch, ob diese Belegnummern wirklich auf den Ausgangsbelegen erscheinen und ob Ihre Lieferanten damit arbeiten.

Wenn das nicht der Fall ist, dann sollten Sie in diesem Bereich sofort aktiv werden – denn ohne diese Bezüge wird es bei der manuellen Bearbeitung immer wieder zu Problemen kommen.

Mengenangaben und Mengenbezeichnungen

Hier gibt es Standards, die berücksichtigt werden müssen. In jeder Zeile einer Rechnung, in der in den Positionsdaten ein Betrag für einen Artikel steht, muss auch eine Menge und eine Mengenbezeichnung stehen.

Das Beispiel hier reicht nicht aus:
Pauschale Monat Mai 250,00 €

Es muss nun so aussehen:
Pauschale Monat Mai STK 1 250,00 €

Was hat das mit der eRechnung-Praxis zu tun?

Es gibt verschiedene Arten von Ausgangsrechnungen. Fordern Sie Muster für jeden Typ an und überprüfen Sie, ob die Mengen und Mengenbeschreibungen vorhanden sind. Wenn dies nicht der Fall ist, überprüfen Sie zusammen mit Ihrem ERP-Anbieter die Reports zur Erstellung von Dokumenten, um dies zu ändern.

Rabattbeträge

Es dürfen keine %-Angaben erfolgen, sondern der Rabattbetrag muss in Euro angegeben werden.

Was hat das mit der eRechnung-Praxis zu tun?

Anhand der Musterbelege klären Sie ab, ob das auf Ihre Belge zutrifft. Auch hier ist der Report des ERP-Programms eventuell anzupassen.

Steuernummer oder USt-ID immer vorhanden

Auch innerhalb Deutschlands wird die Angabe der Steuernummer/USt-ID des Empfängers zum Pflichtfeld. Da die Portale der Finanzministerien die Daten später direkt zuordnen müssen, geht ohne eine dieser Angaben nichts mehr.

Was hat das mit der eRechnung-Praxis zu tun?

Hier geht es um die Stammdaten Ihrer Kunden und Lieferanten, die die eRechnung-Praxis stark beeinflussen. Sind die Steuernummern hier aktuell? Es gibt Geschäftspartner, die haben nur eine Steuernummer und keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. In diesem Fall muss die jeweils vorhandene Nummer auf den Belegen erscheinen.

Prüfen Sie, ob in den Beleg-Reports des ERP-Programms diese Nummern erscheinen.

Positionsnummern sind Pflichtfelder

Unser ERP-Programm gibt im Reportdesigner keine Positionsnummern aus, obwohl diese im Datensatz vorhanden sind. Wir haben das Problem, dass die gesamte Spaltenformatierung dies derzeit nicht zulässt. Eine Anpassung wäre mit erheblichem Aufwand verbunden.
Durch die Erstellung der eRechnungsformate im TRAFFIQX-Portal können wir aber die Positionsdaten in unseren Rechnungen beim Import anhand anderer Angaben in der Rechnung (Menge, Mengenbezeichnung z.B.) aufteilen und die Positionsnummern dann nachträglich in den Datensatz eintragen lassen.

Ohne Zeit- und kostenaufwändige Anpassung im ERP-Programm.

Was hat das mit der eRechnung-Praxis zu tun?

In den meisten ERP-Programmen sind die Positionsnummern vorhanden, auch wenn sie auf den Belegen eventuell nicht erscheinen. Sie stehen trotzdem für den Datensatz zur Verfügung. Ein kurze Rückfrage dazu sollte das Thema absichern.

eRechnung-Praxis bei der XRechnung: Deutschen Behörden fordern Leitweg-ID

In Zukunft erhalten Unternehmen mit dem Auftrag einer deutschen Behörde eine jeweils für diesen Auftrag gültige Leitweg-ID. Schon heute ist das bei Bundesbehörden der Fall. Diese muss im Datensatz der Rechnung seitens der Rechnung erstellenden Programme vorhanden sein und eingefügt werden können.

Was hat das mit der eRechnung-Praxis zu tun?

Leitweg-IDs werden von den öffentlichen Auftraggebern mit dem jeweiligen Auftrag mitgeschickt oder müssen jeweils angefordert werden. Hier geht es nicht nur darum die Datenfelder dafür im ERP-Programm zur Verfügung zustellen. Es müssen auch entsprechende Prozesse im Ablauf eingerichtet werden, um diese Leitweg-IDs abzufragen und zu erfassen.

Alle Anbieter sind durch die neue eRechnung-Praxis gefordert. Aber nicht jeder geht denselben Weg und bietet alle Rechnungsformate an. Auch die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung durch ein Datenbankprogramm ist nicht immer gesetzeskonform geregelt.

Stellen Sie schon mal die richtigen ersten Fragen

• Welches eRechnungsformat werden Sie mit Ihrem ERP/WAWI oder FIBU-Programm empfangen und automatisiert verarbeiten können ab 1.1.2025?
• Welches Rechnungsformat können Sie dann versenden?
• Was muss an den Stammdaten zu Artikeln und Kreditoren/Debitoren noch ergänzt werden, um den Rechnungsstandard in den Rechnungsdaten nach EN16931 zu erfüllen?
• Wie können eRechnungen versendet werden? (Mail, Übertragung an ein Portal etc.)
• Wie sichern Sie eRechnungen gesetzeskonform und wie starten Sie die Kontrolle der Abläufe der internen Bearbeitung?
• Wird ein GoBD-konformes Archiv angeboten und was kostet das?
• Kann man dieses Archiv später exportieren und als separates Archiv nutzen, falls man den Anbieter des ERP/WAWI/FIBU Programms wechseln möchte?
• Wie greifen Mitarbeiter auf die archivierten Rechnungen zu, die keine Lizenz im FIBU-Programm etc. besitzen?
• Wie können die in der Bearbeitung befindlichen Rechnungen mit Informationen und Daten aus anderen Anwendungsprogrammen im Unternehmen verknüpft werden?
• Wie werden zukünftig andere Übertragungswege ins Ausland realisiert, wenn Mailversand dort nicht mehr zulässig ist?

Das sind nur ein paar Fragen, die sich im Zuge der nächsten Jahre stellen werden. Je früher Sie sie stellen, umso besser sind sie vorbereitet.
Wer jetzt startet, nutzt die Vorteile der eRechnung schneller als andere.

Wie sehen nun mögliche Lösungen aus?

Generell gibt mehrere Wege, um sich der Herausforderung eRechnung zu stellen. Unser Fokus liegt dabei auf einem wichtigen Punkt:

Unabhängigkeit erhalten!

Das Thema eRechnung-Praxis ab 1.1.2025 ist erst der Beginn einer neuen Digitalisierungsoffensive. In den nächsten Jahren folgen noch weitere Änderungen. Dabei sehen wir das Thema eRechnungen verarbeiten und archivieren etwas getrennt vom eingesetzten Anwendungsprogramm im Unternehmen.

Es darf nicht sein, dass eRechnungsprozesse dazu führen, dass man bei der Auswahl des wichtigen ERP/WAWI/FIBU-Programms in Zukunft eingeschränkt ist. der Auswahl der wichtigen Kernprogramme erhalten. Archivierung digitaler Belege wird nicht nur für Rechnungen benötigt. Neben den Kernprozessen gibt es zahlreiche Unterstützungsprozesse, die auch ein Dokumentenmanagement erfordern.

Wir bieten Lösungen, damit Sie eRechnungen sicher und in jedem erforderlichen Format und auf jedem Übertragungsweg versenden und empfangen können, ohne Ihr ERP-Programm zu wechseln.

Wir favorisieren ein unabhängiges Dokumentenmanagementsystem, dass für alle Unternehmensbereiche Belege sichert und Aufgaben verteilt und nicht nur für die Buchhaltung.

Die TRAFFIQX-Portal-Lösung für Versand und Empfang empfehlen

Teilnehmer bei einem Portal-Provider werden, der heute schon alle Bedingungen der Zukunft erfüllen kann. Auch wenn zunächst nur PDF oder Papier übertragen werden soll. Dann sind Sie in der Lage schnell auf andere Formate umzustellen. Das Portal sorgt auch dafür, dass Ihre Rechnungen ins Ausland die richtigen Formate bekommen können.
Richtig, dieser Dienst der Portale wird aus Seiten des Empfangs und Versands Geld kosten, aber Sicherheit und eingesparte Prozesskosten sind das allemal wert. Unternehmen, die heute schon ins Ausland digital berechnen müssen können von dem hohen manuellen Aufwand berichten, der hier bei jeder Rechnung anfällt.
Unser Portal-Provider heiß Ricoh und bietet mit Ricoh Intelligent Data Exchange (RIDX) den Anschluss an ein Portal, das heute schon weltweit eRechnungsformate erstellen und versenden kann.

Ricoh IDX ist kein proprietäres Portal, sondern Teil des TRAFFIQX® -Netzwerks. Die Bundesdruckerei, DATEV, RICOH, SGH, Quadient, Asterion, BeCloud und b4value.net haben sich auf einer gemeinsamen technologischen Basis zu einem bislang einzigartigen Business-Netzwerk für den Austausch von Geschäftsdokumenten unter dem Namen TRAFFIQX® zusammengeschlossen. Damit beseitigen sie wesentliche Einstiegshürden für Unternehmen in den elektronischen Dokumenten- und Datenaustausch.

Unsere Aktion für ein gesetzeskonformes Dokumentenmanagement im Zuge der Einführung der eRechnung.

Eine eingehende PDF-Rechnung wird heute oft ausgedruckt und das Papier dann als Rechnung weiterbearbeitet. Was heute noch geht, weil man einige Gesetze außer Acht lässt, wird zukünftig schlicht unmöglich werden. Wer eRechnungen versendet oder empfängt muss sie gesetzeskonform in genau dem Format archivieren in dem sie versendet und empfangen wurden. Ein Portal gibt immer die eventuell veränderten Formate zurück, um sie automatisch archivieren zu können. Also Sie senden XRechnung, der Empfänger erhält ZUGFeRD – Sie erhalten die ZUGFeRD Version zurück für Ihr Archiv.

Sollte noch kein zentrales DMS mit einem gesetzeskonformen Archiv zur Verfügung stehen, so empfehlen wir im ersten Schritt Docuware Cloud für Rechnungsverarbeitung.

Docuware Cloud ist die erfolgreichste Plattform für integriertes Dokumentenmanagement in Deutschland. Als Cloud-Lösung steht sie schnell und mit wenig Vorbereitung zur Verfügung. Bereits nach einem Tag steht eine kostenlose Testinstanz zur Verfügung, mit der erste Erfahrungen gesammelt werden können.
Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung: Unverzichtbar für Ihr Business. Gearbeitet wird überall: im Büro, im Home Office und unterwegs. Mit DocuWare Cloud digitalisieren Sie alle notwendigen Informationen und sichern den Informationsfluss zwischen Entscheidern. Der Zugriff per Laptop, Smartphone oder Tablet ist jederzeit und überall möglich – das ist heute Standard für alle Prozesse im Unternehmen.

Alle Angaben basieren auf den derzeit bekannten Gesetzesentwürfen und Diskussionen. Stand August 2024