eRechnung ist ab 1.1.2025 der neue Standard, wenn es um Rechnungsversand geht. Da kommt dann eine Norm ins Spiel, die es seit 2017 gibt: EN16931. Um was geht es dabei?

Die EN16931 ist eine Europäische Norm, die sich mit der elektronischen Rechnungsstellung (e-Invoicing) befasst. Diese Norm wurde von der Europäischen Kommission eingeführt, um die Interoperabilität von elektronischen Rechnungen in der Europäischen Union zu fördern und sicherzustellen. Der offizielle Titel der Norm lautet „EN16931:2017 ‚Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung im EU-Binnenmarkt'“.

Die EN16931 einfach erklärt

Die EN16931 ist wie ein gemeinsamer Sprachführer, den Unternehmen verwenden, wenn sie elektronische Rechnungen austauschen. Wenn Firmen miteinander Geschäfte machen, müssen sie normalerweise Rechnungen austauschen, um zu wissen, wie viel Geld fällig ist.

Wie eine ‚Sprache‘ oder ‚Regeln‘, legt EN16931 fest, wie diese Rechnungen aussehen sollen. Wenn alle Unternehmen die gleiche ‚Sprache‘ sprechen, wird es viel einfacher, Rechnungen zu verstehen, zu senden und zu empfangen. Das spart Zeit und hilft, Fehler zu vermeiden.

Diese ‚Sprache‘ oder Norm legt fest, welche Informationen eine Rechnung enthalten sollte, wie diese Informationen organisiert werden sollten und wie sie elektronisch ausgetauscht werden können. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass Rechnungen von verschiedenen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Standort, leicht verstanden und verarbeitet werden können.

Die EN16931 ist also so etwas wie ein ‚Rezept‘ dafür, wie elektronische Rechnungen gemacht werden sollen, damit alles reibungslos funktioniert, wenn Unternehmen miteinander Geschäfte machen.

Nun eine Definition für die, die es genauer wissen wollen.

Die EN16931 definiert ein gemeinsames Datenmodell für elektronische Rechnungen und schafft damit einen einheitlichen Standard für die Struktur von Rechnungen. Dies soll die Verarbeitung und den Austausch von Rechnungen zwischen verschiedenen Parteien wie Lieferanten und Kunden erleichtern. Einheitliche Standards sollen auch dazu beitragen, die Effizienz zu steigern und die Kosten für Unternehmen zu senken.

Der Standard basiert auf der Core Invoice Usage Specification (CIUS) und definiert Elemente wie die Struktur der Rechnungsdaten, Syntaxen für den Datenaustausch und andere wichtige Merkmale. Damit soll sichergestellt werden, dass elektronische Rechnungen, die nach diesem Standard erstellt wurden, in verschiedenen Systemen und Ländern nahtlos verarbeitet werden können.

Die EN16931 steht in engem Zusammenhang mit der europäischen Richtlinie 2014/55/EU, die die Verwendung elektronischer Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen in der EU fördert. Die Norm soll dazu beitragen, dass die elektronische Rechnungsstellung einheitlich und effizient umgesetzt wird, was zur weiteren Digitalisierung von Geschäftsprozessen in der Europäischen Union beiträgt.

Warum wird diese Norm nun für alle so wichtig?

In Zukunft sollen Rechnungen zwischen Unternehmen in Europa nach diesem Standard ausgetauscht werden. Aber nicht nur das, ab 2028/2030 sollen alle Rechnungen gleichzeitig mit den Finanzbehörden ausgetauscht werden. Nur wenn der Datensatz nach EN16931 zwischen den Unternehmen verwendet wird, können die Steuerdaten und die Live Cycle Daten sicher an die Finanzbehörden geliefert werden. Andernfalls können Daten fehlen oder fehlerhaft sein.

Es kommt, aber es hat auch Vorteile für die Unternehmen,

Die EN16931 bringt eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen, die elektronische Rechnungen erstellen, versenden und empfangen. Hier einige der wichtigsten Vorteile:

Standardisierung und Interoperabilität: Die EN16931 schafft einen gemeinsamen Standard für die Struktur elektronischer Rechnungen. Dies ermöglicht eine einheitliche Sprache und Struktur, wodurch die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Unternehmen verbessert wird. Unternehmen können sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungen von verschiedenen Parteien problemlos verarbeitet werden können.

Effizienzsteigerung: Durch die Standardisierung wird die Verarbeitung elektronischer Rechnungen effizienter. Unternehmen können Prozesse automatisieren, da sie sich auf einen gemeinsamen Standard für die Datenstruktur verlassen können. Dies reduziert manuelle Eingriffe, minimiert Fehler und beschleunigt den gesamten Rechnungszyklus.

Kosteneinsparungen: Effizienzsteigerungen führen zu Kosteneinsparungen. Durch die Automatisierung von Prozessen, die Vermeidung von Fehlern und die Vereinfachung der Verarbeitung können Unternehmen ihre Betriebskosten senken.

Förderung der Digitalisierung: Die EN16931 unterstützt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, indem sie einen klaren Rahmen für den elektronischen Austausch von Rechnungen bietet. Dies ist Teil eines breiteren Trends zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen, der zu einer moderneren und effizienteren Unternehmensführung beiträgt.

Rechtskonformität: Die EN16931 wurde entwickelt, um den geltenden rechtlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in der Europäischen Union (EU) zu entsprechen. Die Anwendung dieser Norm hilft Unternehmen, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden.

Förderung des grenzüberschreitenden Handels: Die Standardisierung elektronischer Rechnungen erleichtert den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU. Ein gemeinsamer Standard vereinfacht den Datenaustausch zwischen Unternehmen aus verschiedenen Ländern und trägt dazu bei, Handelshemmnisse abzubauen.

Zusammenfassend erleichtert die EN16931 die elektronische Rechnungsstellung auf europäischer Ebene, fördert die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und unterstützt die Effizienz und Wirtschaftlichkeit von Geschäftsprozessen.

Europa ist nicht einheitlich trotz der EN16931.

In Frankreich und Italien ist man schon seit Jahren im Bereich der ERechnung vorangegangen. Jedes Land nutzt aber eventuell unterschiedliche Datenformate, die zwar EN16931 entsprechen, aber eben nicht dieselben sind.

Es werden unter anderem die folgenden nationalen Standards für E-Rechnungen unterstützt:
• XRechnung (Deutschland)
Der Standard gilt gemäß deutschem E-Rechnungsgesetz bzw. EU-Richtlinie 2014/55/EU für den Rechnungsaustausch mit deutschen Bundesbehörden.
• ZUGFeRD (Deutschland)
Der Standard liefert die XML-Datei eingebettet in ein PDF, mit dem die XML-Daten für das menschliche Auge lesbar gemacht werden.
• FacturX (Frankreich)
Bei diesem Standard handelt es sich um die inhaltsgleiche französische Variante des ZUGFeRD-Standards.
• FatturaPA (Italien)
Zusätzlich gibt es den italienischen Standard FatturaPA, der nicht ganz der Norm EN16931 entspricht, aber seit Jahren dort benutzt wird.

Da wird schnell klar das ein Standard nicht einfach gleichbedeutend ist mit alle Unternehmen und Länder verwenden dieselben Formate.

Was soll ein Unternehmen in Vorbereitung auf 2025 heute schon planen?

Seit Jahren gibt es eine zentrale Plattform in Frankfurter Rechenzentren, die dafür sorgt, dass ein Unternehmer in einem beliebigen Format sendet und der Empfänger genau sein Format erhält. Vollautomatisch. Das TRAFFIQX®-Netzwerk.

Als Fachhandelspartner von RICOH empfehlen wir in diesem Fall ganz klar „RICOH IDX“. Es kann ohne Änderungen an bestehenden Systemen eingesetzt werden und verfügt über ein sehr breites Portfolio an optionalen Modulen und Möglichkeiten, die zudem sehr individuell an die eigenen Gegebenheiten angepasst werden können. RICOH IDX ist Teil des TRAFFIQX®-Netzwerks, das seit vielen Jahren die Basis für den sicheren elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten bildet.,

Mit anschaulichen Videos erklären wir Ihnen die technischen Möglichkeiten, wie Sie heute starten können, um in den nächsten Jahren immer sofort mit den richtigen Technologien zu arbeiten. Investieren Sie nicht in Insellösungen und überteuerte „Schnittstellen“.

Alle Angaben basieren auf den derzeit bekannten Gesetzesentwürfen und Diskussionen. Klarheit über die Termine und Rahmenbedingungen wird nach der Veröffentlichung des Wachstumschancengesetzes voraussichtlich im Dezember 2023 bestehen.