Die elektronische Rechnung – sie betrifft fast jeden Unternehmer in Deutschland. Die ersten E-Rechnungen kommen jetzt bei den Unternehmen an. XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung sind die beiden Formate für die Übermittlung der Rechnungsdaten. Unternehmen, die eRechnungen empfangen, sind ab dem 1.1.2025 verpflichtet, diese anzunehmen, zu prüfen und zu verarbeiten. Die Prüfung einer eRechnung funktioniert nicht wie bisher bei PDF-Rechnungen. Denn der steuerrelevante Beleg ist nicht das eventuell angehängte PDF, sondern der XML-Datensatz ist steuerrelevant. Wie kann aber sichergestellt werden, dass dieser Datensatz auch wirklich gültig und korrekt ist?

eRechnung prüfen mit dem Valitool

Mit Valitool bieten wir ein unabhängiges Prüftool an, das eingehende eRechnungen auf ihre Gültigkeit prüft und übersichtliche Fehlerprotokolle erstellt. Diese Protokolle geben eine eindeutige Bewertung des Datensatzes und können zur Reklamation von eRechnungen verwendet werden. Aber warum ist das alles so?

Hier weitere Infos zu dieser Lösung Valitool in der Kurzbroschüre.

Was Ihnen Valitool bringt:

• Sie haben eine wertvolle und unverzichtbare Unterstützung beim Thema XML-Datensatz in eRechnungen.
• Leicht verständliche Informationen im Prüfbericht.
• Sie erfahren sofort, vollautomatisch und detailliert, ob eRechnungen, die bei Ihnen eintreffen, abgelehnt werden sollten, bedingt verarbeitbar sind oder sicher als Belege genutzt werden können.
• Mit Lieferanten fundiert und sachlich über eine Lösung eventueller Probleme reden.
• Nur valide eRechnungen zu versenden, weil vorher geprüft.
• Rechnungen, die schnell bezahlt werden, statt mit dem Empfänger zunächst über Datensatzinhalte zu verhandeln.
  

Warum das alles sehr wichtig ist, erfahren sie in den folgenden Kapiteln:

Die eRechnung ist Standard geworden

Ein PDF ist zunächst keine E-Rechnung und kein Standard mehr. Der Versand einer Rechnung im B2B-Bereich als Papierdokument oder unstrukturiertes PDF wie bisher ist weiterhin möglich. Unternehmen können diese Formate aber nicht mehr verlangen. Wenn eRechnungen eingehen, müssen sie verarbeitet werden. Ab 1.1.2027 ist die eRechnung das einzige Rechnungsformat für alle Unternehmen ab 800.000 € Jahresumsatz. Ab 1.1.2028 dann für alle Rechnungen im B2B-Bereich.

In Deutschland wurde durch die Änderung des Umsatzsteuergesetzes (UStG) im Rahmen des Wachstumschancengesetzes festgelegt, dass eine elektronische Rechnung nur dann als solche gilt, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF-Dokument erfüllt diese Anforderungen nicht und wird daher nicht als elektronische Rechnung anerkannt. Die beiden bekanntesten Formate, die diese Anforderungen erfüllen, sind die XRechnung und das Hybridformat ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Bei der XRechnung handelt es sich um ein reines XML-Format, das für öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben ist. ZUGFeRD hingegen kombiniert ein menschenlesbares PDF mit einem maschinenlesbaren XML-Anhang, so dass sowohl die visuelle Darstellung als auch die strukturierte Verarbeitung der Daten gewährleistet ist.

Das BMF hat Ende 2024 die Vorschriften aus dem Gesetz nochmals verfeinert im BMF-Schreiben, GZ III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, DOK 2024/0883282

eRechnung prüfen – Das heißt den XML-Datensatz prüfen

In einem weiteren Schreiben hat das BMF die Regelungen weiter präzisiert. Dabei geht es um die Lesbarkeit von XML-Datensätzen in elektronischen Rechnungen. Der strukturierte Datensatz – z.B. die XML-Datei bei einer Rechnung, die der Normenreihe EN 16931 entspricht – muss maschinell auswertbar sein (maschinelle Lesbarkeit). Die zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments ist daher nicht erforderlich. Denn die maschinelle Auswertbarkeit einer standardisierten Datei ermöglicht es auch, dass die Datei z.B. durch eine Visualisierungsanwendung menschenlesbar dargestellt werden kann. Die zusätzliche Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments (z.B. durch ein Hybridformat oder ein zusätzliches PDF-Dokument) ist daher nicht erforderlich, aber optional möglich.

Maschinenlesbar geht vor menschenlesbar

„Lesbar“ bezieht sich nun hauptsächlich darauf, dass die Datei maschinenlesbar sein muss. Bei einem Hybridformat bilden die Rechnungsdaten im XML-Format den führenden Teil. Bei Abweichungen zwischen den strukturierten Rechnungsdaten und den übrigen Informationen haben die Daten des strukturierten Teils Vorrang vor den Daten der Bilddatei. Ein Vorsteuerabzug ist auch in diesen Fällen nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich. Dies bedeutet, dass für eine ordnungsgemäße Rechnung alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen.

Fazit: Dier XML-Datensatz muss geprüft werden, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden. Allein ein eventuell beiliegendes PDF reicht nicht aus. Sollte der Datensatz aber nicht valide sein, entzieht es sich eventuell einer Prüfung, weil er im empfangenden System nicht dargestellt werden kann. In solchen Fällen muss die Rechnung reklamiert werden.

Die Korrektur einer eRechnung nur im selben Format

Wurde ein Datensatz beanstandet, muss eine Korrektur (Stornorechnung) erfolgen. Die Korrektur einer E-Rechnung muss ebenfalls in der für die E-Rechnung vorgeschriebenen Form (unter Verwendung des entsprechenden Rechnungstyps) erfolgen. Dies bedeutet, dass die Korrektur einer XRechnung ebenfalls im XRechnungsformat erfolgen muss.

Weiterführende Blogs zum Thema eRechnung:

EN16931 – Der vielfältige Standard

ZUGFeRD

XRechnung,

Unsere wichtigen Informationen zur eRechnung

Nicht allein, was das Gesetz sagt, sondern auch was unsere ersten Erfahrungswerte zur eRechnung in der Praxis ergeben haben wollen wir vorstellen in drei Blogs:

1. Blog: eRechnung – das kommt auf uns zu. Gesetzliche Grundlagen und Regelungen.
2. Blog: eRechnung – das wird nun wichtig. Die wichtigen Themen für Unternehmen rund um die Gesetze.
3. Blog: eRechnung – Praxis. Das haben wir bislang als wichtig herausgefunden. Praktische Tipps für den Anfang.

Nehmen Sie sich die Zeit und sehen Sie sich die einzelnen Bereiche an. Sie stecken voller wertvoller Informationen.

Was steht im Gesetz – ein Überblick

Ein PDF ist keine eRechnung!

Ab dem 1.1.2025 wird die E-Rechnung als Rechnungsstandard eingeführt. Papierrechnungen verlieren ihren Vorrang und PDF-Rechnungen müssen akzeptiert werden. Eine eRechnung muss einem europäischen Standard entsprechen, der EN16931. PDF und Papier werden für eine Übergangszeit noch toleriert. PDF ist ein „anderes Rechnungsformat“, also keine eRechnung im rechtlichen Sinne.

Was kommt in der Übergangszeit auf uns zu?

Es ist richtig, dass in den Jahren 2025 und 2026 übergangsweise generell noch Papier und PDF mit Einwilligung versendet werden können. Ab dem 1.1.2027 entfällt diese Möglichkeit jedoch für alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 €. In der Zwischenzeit werden aber viele Unternehmen zügig auf die neuen Formate umstellen, um Prozesskosten zu sparen. PDF-Rechnungen gehören zu den „anderen elektronischen Formaten“.

Rechtzeitig auf die Zukunft vorbereiten

In Zukunft sollen die Rechnungsdaten über sogenannte Plattformen übermittelt werden. Alles, was wir bisher zum Thema Rechnungsversand kennen, wird dann nicht mehr möglich sein. Diese „Portale“ existieren bereits in einigen europäischen Ländern und müssen dort auch genutzt werden. In Deutschland ist dies erst ab 2029 zu erwarten. Wichtig ist aber schon heute, dass es nicht mehr möglich sein wird, Rechnungen per E-Mail zu versenden. Man muss auf Portale ausweichen, zu denen man Zugang haben muss. Wer auch Kunden im Ausland beliefert, braucht unter Umständen mehrere Zugänge. Das muss dann mit einem Provider realisiert werden. Dazu später mehr. Der vom BMF (Bundesministerium der Finanzen) geplante Weg für Deutschland ab 2029/2030.

Bedeutung der E-Rechnungsplattform

• Da die Finanzverwaltung auf Cross-Checks verzichten will, kommt der Plattform eine besondere Bedeutung für die Sicherstellung der Datenintegrität und zur Verhinderung des Einschleusens von Fake-Rechnungen zu.
• Die Finanzverwaltung setzt auf privatwirtschaftliche Anbieter, da eine staatliche Plattform nur einen kleinen Teil der Unternehmen mit begrenztem Leistungsumfang anbieten kann.
• Die mögliche Ausgestaltung des Modells im Detail wird gerade diskutiert.

CTC Continuous Transaction Control – das wird kommen.

In Zukunft werden lediglich Rechnungsdaten übertragen. Systeme lesen Rechnungen, gleichen Daten ab und die Finanzbehörden sind immer live dabei. Die Portale der Finanzbehörden in Europa, erhalten Daten in dem jeweils richtigen Format und erwarten dazu den immer richtigen Aufbau der Formate. Dabei werden die Übertragungswege genutzt, die in dem jeweiligen Land vorgeschrieben sind. Gleichzeitig werden alle Datenströme (Transaction) laufend (Continuous) überwacht (Control). Dadurch wird sichergestellt, dass Daten nicht abgefangen und verändert werden können und die Zeitfristen eingehalten werden für die Verarbeitung.

Noch ist das nicht Pflicht – aber man sollte das Ziel schon jetzt im Auge haben und heute schon Lösungen vorbereiten. Allein eRechnungen erstellen und per Mail versenden und im ERP-Programm speichern – das ist zu kurz gedacht.

Alle Angaben basieren auf den derzeit bekannten Gesetzesentwürfen und Diskussionen. Stand August 2024