Mittlerweile hat mit der XRechnung das neue Zeitalter des Informationsaustausches auch in der öffentlichen Verwaltung Einzug gehalten. Bei großen Unternehmen werden Daten schon längst ohne Dokumente ausgetauscht. Aber was bedeutet das für mein Unternehmen?

Die XRechnung ist seit einigen Jahren eines der großen Themen beim Datenaustausch. Der Standard XRechnung wurde am 22. Juni 2017 in der 23. Sitzung des IT-Planungsrats für Bund und Länder in der Version 1.0 beschlossen. Mittlerweile gibt es schon weitere Versionen. Die Verpflichtung zur Erstellung einer XRechnung, um Leistungen und Produkte einem öffentlichen Auftraggeber in Rechnung zu stellen, hat viele Unternehmen vor zusätzliche Herausforderungen gestellt. Nun war es keine eigene Entscheidung mehr, ob man mit digitalen Belegen arbeitet, sondern es wurde von außen vorgegeben. Wer hier nicht vorbereitet war, hatte nun einige Aufgaben vor sich.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein elektronisches Rechnungsformat, das speziell für den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen entwickelt wurde.

1. Elektronische Rechnung:
   • Die XRechnung ist eine Form der elektronischen Rechnung. Das bedeutet, dass Rechnungsdaten nicht mehr in Papierform ausgetauscht werden, sondern digital übermittelt werden.
2. Standardformat:
   • XRechnung ist ein Standardformat, das sicherstellt, dass Rechnungen einheitlich strukturiert und maschinenlesbar sind. Das hilft, Fehler bei der Übertragung und Verarbeitung zu minimieren.
3. Anwendungsgebiet:
   • Das Hauptanwendungsgebiet der XRechnung liegt im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen, insbesondere bei der Abwicklung von Geschäften mit staatlichen Stellen.
4. Interoperabilität:
   • Der Standard sorgt dafür, dass verschiedene IT-Systeme miteinander kommunizieren können. Das heißt, unabhängig davon, welche Software die Unternehmen oder Behörden verwenden, können sie XRechnungen austauschen und verarbeiten.
5. XML-Format:
   • Die XRechnung basiert auf dem XML-Format (eXtensible Markup Language), das eine strukturierte und hierarchische Darstellung von Daten ermöglicht. Das erleichtert die automatische Verarbeitung der Rechnungsinformationen durch Computersysteme.
6. Effizienz und Kostenersparnis:
   • Durch die Verwendung elektronischer Rechnungsformate wie XRechnung können Unternehmen und Behörden effizienter arbeiten und Kosten sparen. Die manuelle Verarbeitung von Papierrechnungen entfällt, und Prozesse werden beschleunigt.

Das System liest den Beleg, nicht der Mensch.

Ein DMS- und ERP-System braucht keine Firmenlogos, keine bunten Gestaltungsmerkmale auf dem Briefpapier. Es verzichtet auf grafische Wiedererkennungsmerkmale und braucht keine übersichtlichen Textabschnitte. Es braucht Daten, die in definierter Weise im Datensatz enthalten sind. Diese werden ausgelesen, ausgewertet und in ERP-Datensätze und Fibu-Anwendungen übernommen. Dass die Rechnungen zumindest optisch für das menschliche Auge aufbereitet dargestellt werden können, ist der Kontrolle des Anwenders geschuldet. Das System ist frei von optischer Gestaltung. Das [accantum] DMS ist in der Lage, XRechnungen und verwandte Datenformate zu erfassen und abzulegen. Sie können wie die Originaldokumente bearbeitet und Workflows gestartet werden. Es gibt keinen Unterschied, auch eine Ansicht zum Lesen der Inhalte ist problemlos möglich.

Aktueller Stand zum Thema XRechnung in Deutschland

Der VeR der Verband elektronische Rechnung, hat auf seiner Website den aktuellen Stand bei der Einführung der XRechnung bei den Behörden in Deutschland zusammengefasst. Leider hat unsere föderale Struktur zur Folge, dass es auch hier die Einführung sehr uneinheitlich von statten geht. Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche leitet seine Informationsseite so ein: „Dass sukzessive alle Auftraggeber der öffentlichen Hand in Deutschland auf den elektronischen Empfang von Rechnungen, vorzugsweise im Format XRechnung, umstellen, ist klar. Doch wann genau die entsprechenden Vorschriften greifen, welche Unterschiede es auf Bundes- und Landesebene gibt – und wo zukünftig nur noch mit elektronischen Rechnungen abgerechnet werden kann, hat der VeR an dieser Stelle für Sie zusammengestellt.“

Unter diesem Link kommen Sie direkt zur Informationsseite des VeR zur XRechnung

XRechnung wird zum Standard bei öffentlichen Aufträgen

Digitaler Rechnungseingang wird zunehmend von den Behörden gefordert. Bei den Bundesbehörden findet man auf einer speziellen Website BMI-Verwaltungsmodernisierung wichtige Informationen dazu. KLare Aussage hier zum Datenformat: In Deutschland ist nach der E-RechV grundsätzlich der Standard XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden (§ 4 Abs. 1 E-RechV).
Zum Thema eRechnugn für das Bundesland Bayern gibt es ebenfalls eine eigene Webseite E-Rechnung in Bayern.

Wie ist eine XRechnung aufgebaut?

Dieses Rechnungsformat folgt einer klaren strukturierten Hierarchie, die in XML (eXtensible Markup Language) codiert ist. Hier ist eine vereinfachte Darstellung der Struktur einer XRechnung:

1. Envelope (Umschlag):
   • Die XRechnung beginnt mit einem Umschlag, der grundlegende Informationen über das Dokument enthält. Dazu gehören Metadaten wie die Versionsnummer der XRechnung, das Erstellungsdatum und andere allgemeine Informationen.
2. Header (Kopfbereich):
   • Der Kopfbereich enthält allgemeine Informationen zur Rechnung, wie die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, den Zahlungsbetrag und Angaben zu den beteiligten Parteien (Lieferant und Kunde).
3. Referenzen:
   • Hier können Referenzen zu anderen Dokumenten oder Transaktionen angegeben werden, um eine Verbindung zu bestehenden Geschäftsvorgängen herzustellen.
4. Lieferant und Kunde:
   • Dieser Abschnitt enthält detaillierte Informationen über den Lieferanten (Verkäufer) und den Kunden (Käufer), einschließlich ihrer Adressen und anderer Identifikationsmerkmale.
5. Leistungsbeschreibung:
   • Hier werden die gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen im Detail beschrieben. Dazu gehören Produktcodes, Mengen, Einzelpreise und andere relevante Informationen.
6. Steuerinformationen:
   • Dieser Abschnitt enthält Angaben zu den Steuern, die auf die Rechnung anfallen, wie zum Beispiel Mehrwertsteuer. Es werden hier die Steuersätze, Steuerbeträge und andere steuerrelevante Informationen aufgeführt.
7. Zahlungsinformationen:
   • Informationen über die Zahlungsbedingungen und Bankverbindungen werden in diesem Abschnitt aufgeführt.
8. Weitere Angaben:
   • Hier können zusätzliche Informationen, die für die Geschäftsabwicklung relevant sind, eingetragen werden. Das können beispielsweise Bestellnummern oder spezielle Vereinbarungen sein.
9. Fußzeile:
   • Der Abschluss der XRechnung enthält eventuell Zusammenfassungen, Berechnungen oder andere abschließende Informationen.

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Struktur nicht starr ist und einige Elemente optional sein können, abhängig von den Anforderungen und Vereinbarungen zwischen den Geschäftspartnern. Die XRechnung bietet eine standardisierte Grundstruktur, aber es können zusätzliche Elemente hinzugefügt oder nicht benötigte Elemente weggelassen werden, um den individuellen Anforderungen der Geschäftspartner gerecht zu werden.

Es ist viel mehr möglich als wir glauben, wenn es um die Verbreitung digitaler Daten geht. Unternehmen stehen erst am Anfang einer Informationswelt ohne Dokumente. Erst hatten wir das Papier, dann wurden wir papierlos und nun verschwinden die Dokumente – nur noch die Inhalte bleiben.