Mittlerweile hat mit der XRechnung das neue Zeitalter des Informationsaustausches auch in der öffentlichen Verwaltung Einzug gehalten. Bei großen Unternehmen werden Daten schon längst ohne Dokumente ausgetauscht. Aber was bedeutet das für mein Unternehmen?

Die XRechnung ist seit 3 Jahren eines der großen Themen beim Datenaustausch. Aber was ist eigentlich eine XRechnung? XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen etabliert und insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendet wird. Der Standard XRechnung wurde am 22. Juni 2017 in der 23. Sitzung des IT-Planungsrats für Bund und Länder in der Version 1.0 beschlossen. Mittlerweile gibt es schon weitere Versionen. Die Verpflichtung zur Erstellung einer XRechnung, um Leistungen und Produkte einem öffentlichen Auftraggeber in Rechnung zu stellen, hat viele Unternehmen vor zusätzliche Herausforderungen gestellt. Nun war es keine eigene Entscheidung mehr, ob man mit digitalen Belegen arbeitet, sondern es wurde von außen vorgegeben. Wer hier nicht vorbereitet war, hatte nun einige Aufgaben vor sich.

Das System liest den Beleg, nicht der Mensch.

Ein DMS und ERP System benötigt keine Firmenlogos, keine bunten Gestaltungsmerkmale auf dem Briefpapier. Es verzichtet auf grafische Wiedererkennungsmerkmale und braucht keine übersichtlichen Textabschnitte. Es braucht Daten, die in festgelegter Weise in dem Datensatz enthalten sind. Diese werden ausgelesen, ausgewertet und ERP-Datensätze und FIBU-Anwendungen übernommen. Dass es möglich ist sich die Rechnungen wenigstens optisch fürs menschliche Auge aufbereitet anzeigen zu lassen ist der Kontrolle durch den Anwender geschuldet. Das System ist frei von optischer Gestaltung. Das [accantum] DMS ist in der Lage XRechnungen und verwandte Datenformate zu erfassen und abzulegen. Sie können wie die ursprünglichen Dokumente bearbeitet werden und Workflows starten. Es gibt keinen Unterschied, sogar eine Ansicht ist ohne Probleme möglich wenn man den Inhalt lesen möchte.

XRechnung wird zum Standard bei öffentlichen Aufträgen

Digitaler Rechnungseingang wird zunehmend von den Behörden gefordert. Bei den Bundesbehörden findet man auf einer speziellen Website BMI-Verwaltungsmodernisierung wichtige Informationen dazu. KLare Aussage hier zum Datenformat: In Deutschland ist nach der E-RechV grundsätzlich der Standard XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden (§ 4 Abs. 1 E-RechV).
Zum Thema eRechnugn für das Bundesland Bayern gibt es ebenfalls eine eigene Webseite E-Rechnung in Bayern.

Das [accantum] WMS-Portal – Datenerfassung ohne Dokumente

Nehmen wir ein einfaches Beispiel, um zu erklären was es damit auf sich hat. Jeder kennt den Urlaubsantrag im Unternehmen und das Verfahren, das daran geknüpft ist. In jedem Betrieb ist es anders, mal streng geregelt, mal auf Zuruf. Das Thema wir aber immer komplexer und wichtiger. Hinzu kommen in nächster Zeit vielleicht noch Ansprüche auf eine bestimmte Zahl an Homeoffice-Tagen, die erfasst werden müssen. Es gilt also bestimmte „Sondertage“ zu beantragen, eine Genehmigung zu erhalten und die betroffenen Abteilungen darüber zu informieren. Bislang etwas, das per Mail und Formular stattfand.

Mit dem [accantum] WMS-Portal haben Sie die Möglichkeit, das alles in einem Fenster in Ihrem Browser auf dem Computer zu erledigen. Sie rufen das WMS-Urlaubsantrags-Portal auf und tragen den gewünschten Zeitraum, einen eventuellen Alternativzeitraum und Ihre Personalnummer ein. Das wars auch schon. Mit dem Absenden des digitalen Formulars werden die Daten in eine Datenbank eingetragen und der zuständige Vorgesetzte über Ihren Antrag informiert. Er öffnet die Anwendung und prüft den Antrag. Gibt er frei werden Sie sofort informiert. Ebenso aber auch die Personalabteilung und die mit Ihnen verbundenen Abteilungen. Die Anzahl der Urlaubstage wird in Ihrem Zeitkonto erfasst und eventuell wird ein vorhandener Firmenkalender mit einem Eintrag versehen. Das alles geschieht ohne ein Stück Papier, ohne ein Dokument und mit nur zwei Klicks auf den Absenden-Button. Klingt wie Sciencefiction, ist es aber nicht. Nutzen Sie das [accantum] DMs und WMS System geht das alles automatisiert und dokumentiert und ist keine Zukunftsmusik mehr.

Es ist viel mehr möglich als wir glauben, wenn es um die Verbreitung digitaler Daten geht. Unternehmen stehen erst am Anfang einer Informationswelt ohne Dokumente. Erst hatten wir das Papier, dann wurden wir papierlos und nun verschwinden die Dokumente – nur noch die Inhalte bleiben.