Digitale Rechnung ist das ganz große Thema im Archiv und DMS, das uns schon seit Jahren begleitet und das auf unterschiedlichste Weise angegangen wird. Oft begrenzen Unternehmen ihr DMS auf genau dieses Thema und lassen all die anderen positiven Aspekte, die ein DMS mit sich bringt außer Acht.

Erfassen Sie Ihre Rechnungen automatisch und rechtskonform, egal ob diese per E-Mail oder als Eingangspost bei Ihnen eingehen. Durch die digitalen Workflows gelangen die Dokumente automatisch zur richtigen Bearbeitungsstelle, um diese zu prüfen, frei zugeben und um schnelle Entscheidungen zu treffen. Viele Unternehmen haben sich allein durch die digitale Rechnung und die damit verbundene zeitnahe Rechnungsbearbeitung mehr Geld gespart, als das DMS System gekostet hat. Hier geht es nicht nur um Skontofristen bei Eingangsrechnungen, sondern auch um schnelleren Geldeingang bei Ausgangsrechnungen. Wie das durch die digitale Rechnung geht? Lesen Sie weiter.

Automatisierte Erfassung als die wichtigste Basis.

Entscheidend für eine erfolgreiche, „geldwerte“ Abwicklung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen ist die schnelle Erfassung gleich zu Beginn.

Eingangsrechnungen kommen immer öfter per Mail und das extra eingerichtete Eingangspostfach wird direkt von [accantum] überwacht. Die enthaltenen Dokumente werden aus dem Mail extrahiert und durchlaufen einen speziellen Erfassungsprozess. Wichtige Informationen von der Rechnungsnummer bis hin zu Gesamtbetrag und mögliche Skontofristen werden ausgelesen und stehen ab sofort weiteren Prozessen zur Verfügung. All diese Daten werden nun genutzt, um Aufgaben zu starten und Beziehungen zu anderen Unterlagen herzustellen, die im DMS bereitstehen.

Die digitale Rechnung automatisch mit anderen Belegen verknüpfen.

So kann sich die Eingangsrechnung sofort mit Bestellung und Lieferschein, ja sogar mit dem zugrundeliegenden Kundenauftrag verknüpfen. Bei der Rechnungsprüfung stehen dann dem Anwender alle Daten sofort zur Verfügung, ohne langes Suchen und Rückfragen. Rechnungen mit Skontofristen werden als dringlich eingestuft und markiert in den Aufgaben. [accantum] ist sogar in der Lage Entscheidungen zu treffen. Stimmt der Rechnungsbetrag exakt mit der Bestellung überein und der Lieferschein wurde als richtig gekennzeichnet, geht die Rechnung gleich in die Buchhaltung zur Zahlung. Kontierung und Prüfung schon erledigt.

Digitale Ausgangsrechnungen sorgen für schnelleren Zahlungseingang.

Aber auch die Ausgangsrechnungen können finanzielle Vorteile fürs Unternehmen bringen, wenn sie schneller ankommen und schneller bezahlt werden. So ist es möglich beim elektronischen Rechnungsversand den vorher gescannten Ausgangslieferschein der Warenlieferung oder den Servicebericht des Technikers beizulegen als Information, so dass die Rechnungsprüfung beim Kunden viel schneller erfolgen kann. Unnötige Anrufe, weil der Lieferschein fehlt, sind so vermieden. Zudem kann eine digitale Rechnung auf Seiten des Empfängers in dessen DMS Programm schneller und zuverlässiger verarbeitet werden.

Inhalte auf Positionsebene auslesen und verwenden.

Immer wiederkehrende Eingangsrechnungen können sogar auf Positionsebene erkannt werden, da [accantum] die digitale Rechnung mit der integrierten Erfassung selbst das Auslesen von Tabellen ermöglicht. Die notwendigen Erfassungsvorlagen können vom Anwender selbst erstellt und angepasst werden. Ferner kann eine Rechnung notwendige Daten aus dem vorhanden ERP-System auslesen und abgleichen. Zum Beispiel kann man so prüfen, ob ein vereinbartes Skonto wirklich gewährt wurde und eine Meldung absetzen, wenn dem nicht so ist.

Effiziente, verknüpfte Prozesse schaffen finanzielle Vorteile.

Wenn ein DMS richtig genutzt wird und vor allem, wenn es auch in anderen Bereichen der Unternehmensprozesse integriert wird, dann wirken sich die Vorteile auch finanziell schnell aus. Wenn eine Eingangsrechnung mit bestehenden Verträgen, Lieferscheinen, Projektunterlagen und Verhandlungsprotokollen abgeglichen werden kann, dann entfallen viele Rückfragen und Diskussionen. Kontrollen und Prüfungen durch das Finanzamt erweisen sich als deutlich unproblematischer und die Kommunikation und Kollaboration mit dem Steuerberater funktioniert schneller.

Also nicht nur allein die gesetzliche Verpflichtung durch die GoBD ist ein Grund seine Rechnungen digital zu verwalten. Es sind ganz elementare finanzielle Vorteile, die für die Einrichtung eines DMS für Rechnungen empfehlen. Ein Unternehmen, das sein DMS in alle Bereiche ausweitet, wird die schnellsten, auch finanziell spürbaren Synergieeffekte ermöglichen. Ein DMS nur für Rechnungen bedeutet verpasste Chancen auf bessere Kundenbindung, zufriedenere Mitarbeiter und bessere Erträge.