Das Thema digitale Rechnung, also der gesetzeskonforme Versand, Empfang und die Verarbeitung dieser Belege, ist das große Thema in der Archiv- und DMS-Branche. Seit der Einführung der GoBD 2015 haben wir bereits Projekte in den unterschiedlichsten Ausprägungen umgesetzt.

Heute versteht man unter dem Begriff „digitale Rechnung“ ein PDF-Dokument, das per E-Mail verschickt wird. Ab 2025 wird sich dies ändern. Dann sollen reine PDF-Rechnungen im B2B-Bereich durch Rechnungsdatensätze (XML, XRechnung, ZugFERD etc.) ersetzt werden. Ab 2028 sollen Rechnungen dann zeitgleich mit dem Versand an den Empfänger auch an das Finanzamt gesendet werden. Bis dahin ist es aber noch ein weiter Weg. Aktuell liegen Gesetzesentwürfe vor, die wohl so kommen werden. Aber die deutschen Behörden haben nicht die Technik, um damit umzugehen. Egal wann was kommt, das Thema digitale Rechnung wird uns weiter begleiten.

Nutzen Sie die Chance, mit einem konkreten Projekt „Digitale Rechnung“ zu beginnen und starten Sie in Ihre eigene digitale Zukunft. Boost Your Office – hier liegt viel Potenzial brach. Denn oft beschränken Unternehmen ihr DMS auf genau dieses Thema und vernachlässigen alle anderen positiven Aspekte, die ein DMS mit sich bringt.

Beginnen Sie mit der korrekten, automatisierten Rechnungsverarbeitung und übertragen Sie das hier Gelernte und die vorhandenen Technologien auf das gesamte Unternehmen.

Erfassen Sie Ihre Rechnungen automatisch und gesetzeskonform, egal ob sie per E-Mail oder per Post bei Ihnen eingehen. Über digitale Workflows gelangen die Dokumente automatisch an die richtige Bearbeitungsstelle zur Prüfung, Freigabe und schnellen Entscheidung. Viele Unternehmen haben allein durch die digitale Rechnung und die damit verbundene schnelle Rechnungsbearbeitung mehr Geld gespart, als das DMS-System gekostet hat. Dabei geht es nicht nur um Skontofristen bei Eingangsrechnungen, sondern auch um einen schnelleren Geldeingang bei Ausgangsrechnungen. So bleibt mehr Zeit und Geld für andere wichtige Aufgaben.

Automatisierte Erfassung als die wichtigste Basis.

Entscheidend für eine erfolgreiche „monetäre“ Verarbeitung ist die schnelle Erfassung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen von Anfang an.

Eingangsrechnungen gehen immer häufiger per E-Mail ein und der dafür eingerichtete Posteingang wird direkt von [accantum] überwacht. Die enthaltenen Dokumente werden aus der E-Mail extrahiert und durchlaufen einen speziellen Erfassungsprozess. Wichtige Informationen von der Rechnungsnummer bis hin zum Gesamtbetrag und eventuellen Skontofristen werden ausgelesen und stehen sofort für weitere Prozesse zur Verfügung. All diese Daten werden nun genutzt, um Aufgaben zu starten und Verknüpfungen zu anderen Dokumenten im DMS herzustellen.

Die digitale Rechnung automatisch mit anderen Belegen verknüpfen.

So kann die Eingangsrechnung sofort mit der Bestellung und dem Lieferschein oder sogar mit dem zugrundeliegenden Kundenauftrag verknüpft werden. Bei der Rechnungsprüfung stehen dem Anwender dann alle Daten ohne langes Suchen und Nachfragen sofort zur Verfügung. Rechnungen mit Skontofristen werden als dringend eingestuft und in den Aufgaben markiert. Der Workflow-Manager ist sogar in der Lage, Entscheidungen zu treffen. Stimmt der Rechnungsbetrag genau mit der Bestellung überein und wurde der Lieferschein als korrekt gekennzeichnet, geht die Rechnung direkt zur Zahlung in die Buchhaltung. Kontierung und Prüfung sind bereits erledigt.

Digitale Ausgangsrechnungen sorgen für schnelleren Zahlungseingang.

Aber auch die Ausgangsrechnungen können dem Unternehmen finanzielle Vorteile bringen, wenn sie schneller eingehen und bezahlt werden. So kann beim elektronischen Rechnungsversand der zuvor eingescannte Ausgangslieferschein der Warenlieferung oder der Servicebericht des Technikers als Information beigefügt werden, so dass die Rechnungsprüfung beim Kunden wesentlich schneller erfolgen kann. Unnötige Anrufe wegen fehlender Lieferscheine werden vermieden. Zudem kann eine digitale Rechnung auf Empfängerseite schneller und zuverlässiger in deren DMS-Programm verarbeitet werden.

Inhalte auf Positionsebene auslesen und verwenden.

Wiederkehrende Eingangsrechnungen können sogar auf Positionsebene erkannt werden, da das DMS (Dokumentenmanagement) die digitale Rechnung mit integrierter Tabellenerfassung ermöglicht. Die notwendigen Erfassungsvorlagen können vom Anwender selbst erstellt und angepasst werden. Darüber hinaus kann eine Rechnung notwendige Daten aus dem vorhandenen ERP-System auslesen und abgleichen. So kann z.B. geprüft werden, ob ein vereinbartes Skonto tatsächlich gewährt wurde und ggf. eine Meldung abgesetzt werden.

Effiziente, verknüpfte Prozesse schaffen finanzielle Vorteile.

Wird ein DMS richtig eingesetzt und vor allem auch in andere Bereiche der Unternehmensprozesse integriert, machen sich die Vorteile schnell auch finanziell bemerkbar. Wenn eine Eingangsrechnung mit bestehenden Verträgen, Lieferscheinen, Projektunterlagen und Verhandlungsprotokollen abgeglichen werden kann, entfallen viele Rückfragen und Diskussionen. Kontrollen und Prüfungen durch das Finanzamt gestalten sind deutlich unproblematischer und die Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater funktioniert schneller.

Es ist also nicht nur die gesetzliche Verpflichtung durch die GoBD, die für ein digitales Rechnungsmanagement spricht. Es sind ganz elementare finanzielle Vorteile, die für die Einführung eines DMS für Rechnungen sprechen. Ein Unternehmen, das sein DMS auf alle Bereiche ausdehnt, wird die schnellsten, auch finanziell spürbaren Synergieeffekte erzielen. Ein DMS nur für Rechnungen bedeutet verpasste Chancen für eine bessere Kundenbindung, zufriedenere Mitarbeiter und höhere Erträge.