Büroautomatisierung erleichtert und sichert die Bearbeitung der Dokumente im Büro. Tagtäglich treffen auf verschiedensten Wegen Unterlagen ein und gehen in vielen Unternehmen je nach verwendeter „Eingangstür“ sehr unterschiedliche Wege. Das führt oft zu Missverständnissen, Verzögerungen und Fehlern bei der weiteren Verarbeitung. Das kosten Zeit, Geld und Nerven.

Mit dem DMS-Programm [accantum] können Sie Ihren kompletten Posteingang digitalisieren und die Vorteile einer elektronischen Eingangspostverarbeitung voll ausschöpfen. Die klassische Briefpost wird mittels Scannern und Multifunktionsgeräten digitalisiert, klassifiziert und entsprechend im Unternehmen verteilt. Sofort, ohne Laufwege und an alle Standorte oder Filialen. Auch E-Mails und eventuell angehängte Dokumente können direkt digital verarbeitet werden und direkt in Workflows übergeben werden, ohne sie erst auszudrucken. Die Möglichkeiten sind vielfältig und eröffnen große Automatisierungschancen.

Trotzdem ist eine komplette, einheitliche Digitalisierung der Eingangsdokumente oft nicht durchgängig vorhanden. In der Zentrale ist alles digitalisiert, aber in der Niederlassung fehlt es an Anbindungen. In der Buchhaltung sind die Prozesse einheitlich, aber im Vertrieb mit seinen wechselnden Anforderungen gibt es keine durchgehend digitalisierten Prozesse. In der Projektarbeit baut man auf zentrale digitale Ablage der Unterlagen, aber sobald man auf der Baustelle ankommt, müssen Dokumente erst mal lokal heruntergeladen werden und dann wird es problematisch mit differierenden Versionen. Hier kann eine konsequente Planung einer Büroautomatisierung helfen.

Büroautomatisierung erfordert Standards, Standards erfordern Regeln. Die Erfassung sorgt für die Einhaltung der Regeln.

Das Ziel ist die digitale Erfassung eines Dokuments in einem DMS-System. Dazu muss das Dokument erfasst, kategorisiert und ausgewertet werden. Dann erst kann es ,mit den entsprechenden Rechten versehen, richtig weitergeleitet und abgelegt werden und notwendige Aufgaben starten. Diese Erfassung, in der die festgelegten Regeln wirken, muss jedes Dokument, das das Unternehmen „betritt“, durchlaufen. Diese Eingangstür hat einen Torwächter, die Erfassung. Nach dem Import des Dokuments nach einem Druck-, Scan oder Ladeprozess wird es erst einmal als Rohdokument im System gesichert und abgelegt. Damit ist das Dokument schon mal sicher vor Verlust.

Die Erfassung greift das Dokument auf und behandelt es nach vorher festgelegten Regeln. Jedes Mal gleich, zuverlässig und nicht beeinflussbar. So ist gewährleistet, dass weder Urlaub, Krankheit noch andere Gründe von außen den Prozess stören können. Das Ergebnis der Erfassung ist dann ein digitales Dokument mit Kategorien, Attributen, verknüpften Unterlagen und notwendigen Aufgaben. Es benachrichtigt Mitarbeiter, informiert Systeme, startet Aufgaben und löst nächste Schritte aus.

Wichtig ist, dass für jeden Vorgang, der ein Dokument ins Unternehmen bringt, ein Import ins System festgelegt wird. Also Scanner, die mit mehreren Scanfunktionen ausgestattet sind und sofort das Dokument auf den richtigen Weg bringen. Posteingänge im Mailsystem, die für bestimmte Aufgaben reserviert sind und die laufend vom[accantum] Exchange-Connector überwacht werden. Oder Zielverzeichnisse in die Downloads sofort abgelegt werden. Erreicht ein Dokument diese „Eingangstür“ übernimmt der dort wachende „Torwächter“ alles weitere.

Standortunabhängig und trotzdem ein zentraler Posteingang

Der digitale Posteingang im Rahmen einer Büroautomatisierung ist nicht nur für die Verteilung der klassischen Briefpost an verschiedene Standorte oder Filialen von Vorteil. Auch immer mehr Mitarbeiter arbeiten von unterwegs oder (teilweise) im Homeoffice. Mit der elektronischen Eingangspostverarbeitung gehören lange Liegezeiten der Vergangenheit an und Mitarbeiter können jederzeit von unterwegs auf ihre digitalisierte Briefpost zugreifen.

Selbst wenn für diesen Zweck keine direkte Anbindung via VPN ans Zentralsystem möglich ist, eine Email an ein bestimmtes Posteingangsfach ist immer möglich, sogar vom Handy aus an jedem Ort der Welt (mit Empfang). Der Projektleiter fotografiert die Unterlagen und schickt die Daten per Mail in die Zentrale. Vor Ort erstellte Dokumente werden per Mail ebenso eingereicht wie die im Homeoffice anfallenden Belege. Es gibt ausreichend Apps für Smartphones, die Dokumente scannen und als PDF weitergeben können.

Ist das Dokument erst mal erfasst, beginnt der Workflow dahinter. [accantum] WMS

Erster Schritt in Richtung Büroautomatisierung ist die Erfassung der möglichen eingehenden Informationen. Abteilung für Abteilung. Dann werden die technischen Möglichkeiten geprüft, um das Dokument digital an das System zu liefern. Ablage in ein Verzeichnis per Scan oder Download, oder Versendung per Mail. Sobald das Dokument dann eingetroffen ist, wird die Erfassung festgelegt, um das Dokument innerhalb des Unternehmens weiter zu verarbeiten. Diese Prozesse sind mit den Instrumenten des DMS [accantum] bestens zu automatisieren.

Für die weitere Verarbeitung im Unternehmen steht dann das Workflow-Management-System (WMS) von [accantum] zur Verfügung. Es übernimmt die Verwaltung der Aufgaben, die Aufgabenkontrolle, Benachrichtigung an Personen und Systeme, Terminierung und Auswertung von Daten. Das WMS ist in der Lage auf Basis von Vorgaben Entscheidungen zu treffen und die Richtigkeit von Daten zu prüfen.

Durch Büroautomatisierung steht einem digitalen Posteingang nichts mehr im Wege und die Zukunft kann in allen Unternehmensbereichen beginnen. Sicherheit und Zuverlässigkeit sind nun täglicher fester Bestandteil der Prozesse. Digital Works hält Einzug im Büroalltag, aber gehen auch alle mit.