Die eRechnung kommt nicht irgendwann – sie ist bereits Realität und wird zunehmend versendet. Und viele Unternehmer machen aktuell einen gefährlichen Denkfehler: „Solange ich die Rechnung ausdrucken und ablegen kann, passt das schon.“
Genau das kann später zum Problem werden. Als Spezialisten für eRechnung, Validierung und Archivierung bei der GFG SEIBT AG erleben wir derzeit täglich dieselbe Situation: eRechnungen werden angenommen, aber nicht vollständig geprüft. Und das Risiko liegt im Detail – genauer gesagt im XML-Datensatz. Rechnungsempfänger müssen die eRechnung validieren.

1) Was viele Unternehmer nicht wissen

Sobald Sie eine eRechnung kommentarlos annehmen, gilt sie rechtlich als Grundlage der Umsatzsteuerberechnung und als Beleg. Aber nur auf Grundlage der vom Finanzamt seit 2025 geforderten Voraussetzungen.

Das bedeutet:
• Sie müssen sie elektronisch archivieren (GoBD-konform)
• Sie müssen sie elektronisch verarbeiten
• Sie müssen sicherstellen, dass sie formal korrekt ist
• Sie müssen technisch eRechnung validieren können

Wenn Sie dazu nicht in der Lage sind, bleibt nur eine Möglichkeit:
Sie müssen eine PDF-Rechnung anfordern – solange das noch erlaubt ist.

Genau hier liegt der kritische Punkt: Viele Unternehmen nehmen eRechnungen an, behandeln sie aber intern weiterhin wie PDFs. Das ist nicht zulässig.

2) eRechnung validieren – kein „Nice-to-have“

Eine eRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten. Ein beiliegendes PDF ist nur eine Ansicht für den Leser, kein Beleg. Diese Daten müssen bestimmten gesetzlichen Formatvorgaben entsprechen (z. B. EN 16931).

Das Problem: Viele eRechnungen sind aktuell nicht valide.

Das betrifft:
• Formatfehler
• fehlende Pflichtfelder
• falsche Steuercodes
• fehlerhafte Berechnungen im XML-Datensatz

Ein aktuelles BMF-Schreiben weist ausdrücklich darauf hin, dass zwischen Formatfehlern und Inhaltsfehlern unterschieden werden muss.

Mehr dazu finden Sie hier …

Heute fällt das oft nicht auf, weil:
• man die Rechnung als PDF visualisiert
• sie ausdruckt
• sie wie bisher verbucht

Doch das Finanzamt prüft im Zweifel nicht das PDF – sondern den XML-Datensatz.

3) Das eigentliche Risiko: Der Fehler zeigt sich erst Jahre später

Das ist der gefährlichste Punkt.

Wenn heute ein XML-Fehler vorhanden ist, passiert zunächst nichts. Die Rechnung wird bezahlt. Der Vorsteuerabzug wird gebucht. Alles wirkt korrekt. Kommt jedoch in zwei oder drei Jahren eine Betriebsprüfung und stellt sich heraus, dass der XML-Datensatz nicht valide war, kann das bedeuten:

• Der Beleg gilt formal nicht als ordnungsgemäße Rechnung
• Der Vorsteuerabzug entfällt
• Die Rechnung ist steuerlich nicht anerkennungsfähig

Und dann ist es zu spät.
Der Lieferant existiert möglicherweise nicht mehr.
Eine nachträgliche Korrektur ist nicht mehr möglich.

Das Problem lässt sich nicht rückwirkend „reparieren“.
eRechnung validieren ist daher dringend angeraten.

4) Warum sich das Thema bis ins Jahr 2027 hinziehen wird

Viele Unternehmen befinden sich noch in Übergangsphasen. Man rechnet damit, dass es zwar sein kann, dass ab 1.1.2027 nur noch eRechnungen versendet werden, dass aber die Validierung und die Richtigkeit der XML-Datensätze längst nicht garantiert ist.

Systeme sind nicht vollständig und durchgängig angepasst.
ERP-Programme erzeugen fehlerhafte XML-Daten, ohne dass das wirklich auffällt.
Deshalb müssen Sie realistisch davon ausgehen:
Die Problematik nicht valider eRechnungen wird uns noch bis hinein in das Jahr 2027 begleiten.
Wer heute nicht prüft, geht bewusst ein späteres Risiko ein.

5) Wann es definitiv nicht mehr funktioniert – die Portale der Finanzämter

Ziel aller dieser Maßnahmen ist die Übertragung von digitalen Rechnungsdaten zwischen den Vertragspartner und gleichzeitig in Richtung Finanzamt. Die Übertragung erfolgt nicht mehr per Mail, sondern über Portale im Internet. Alle beteiligten Programme müssen die richtigen Formate verarbeiten, damit die Kommunikation funktioniert. Also die XML-Datensätze müssen von allen Programmen gelesen werden können. Funktioniert das nicht, dann gelten diese Rechnungen nicht als Beleg.

Die Folgen sind weitreichend. Da es keine Umsatzsteuervoranmeldung mehr geben wird, verrechnet das Finanzamt aufgrund dieser Datensätze sofort Umsetzsteuergutheben und -schuld und berechnet die daraus entstehenden Zahlungsverpflichtungen. Die Prüfungen der Rechnungen werden Programme übernehmen, da kommen keine Prüfer mehr ins Unternehmen. Und die Prüfungen geschehen sofort und die Auswirkungen sind unverzüglich zu spüren.

Da es im Ausland schon viele Länder in Europa gibt, die das schon umgesetzt haben (z.B. Italien, Frankreich, Polen) betrifft das Unternehmen, die dorthin exportieren schon heute.

Heute schon auf das vorbereiten was unweigerlich in ein paar Jahren folgt.

6) Was Sie konkret tun sollten.

1. Prüfen Sie jede eingehende eRechnung technisch.
2. Validieren Sie den XML-Datensatz separat.
3. Archivieren Sie revisionssicher.

Stellen Sie sicher, dass Verarbeitung und Workflow korrekt funktionieren.
Wenn Sie das aktuell nicht sicherstellen können, handeln Sie jetzt.

7) Unsere Lösung – Validierung sofort und ohne großen Aufwand

Wir haben bei der GFG SEIBT AG eine Lösung entwickelt, mit der Sie:

• sofort eRechnung validieren können
• Format- und Inhaltsfehler erkennen
• rechtssicher archivieren
• Risiken frühzeitig ausschließen

Und das ohne komplexe IT-Projekte. Sie können Ihre eRechnung einfach testen.

8) Fazit

Die eRechnung ist nicht nur ein anderes Dateiformat.
Sie ist ein strukturierter Datensatz mit rechtlicher Wirkung.

Wer sie annimmt, muss sie korrekt behandeln.
Wer nicht validiert, trägt das Risiko.

Heute sieht man den Fehler nicht.
Morgen kann er teuer werden.

Wenn Sie wissen möchten, ob Ihre eRechnungen sicher sind, testen Sie es jetzt.

Hier finden Sie außerdem unseren Hintergrundartikel zum Thema PDF-Rechnung als Auslaufmodell:
https://gfgseibt.de/pdf-rechnung-ende/

Wir unterstützen Sie dabei, das Thema „eRechnung validieren“ sauber, pragmatisch und rechtssicher umzusetzen.

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Wer weiter abwartet, riskiert ab 2027 keine Rechnung = kein Geld.