Rechnet sich das? Diese Frage stellt sich ein Unternehmer immer. In Bezug auf ein unabhängiges Dokumentenmanagement-System geben wir aus unserer Erfahrung eine klare Antwort: Ja das rechnet sich. Dass man in kurzer Zeit ein DMS amortisieren kann, wollen wir hier vorrechnen. Wann ist der Break-Even-Point geschafft? Wann erreicht man den Return-On-Invest? Wir haben in diesem Beispiel auf Basis unserer Erfahrungen eine Berechnung erstellt. Sie lernen unsere Berechnungsgrundlagen kennen und können selbst prüfen, ob das auch für Ihr Unternehmen zutrifft. Natürlich erstellen wir Ihnen Ihre eigene individuelle Berechnung kostenlos und unverbindlich.
In den nächsten Absätzen stellen wir die Grundlagen unserer Berechnungen vor. Sie setzen sich aus zwei Teilen zusammen. Im ersten Teil gehen wir darauf ein, was sich im Unternehmen durch ein DMS verändert. Welche Vorgänge und Routinen und damit Zeit eingespart werden kann. Im zweiten Teil schätzen wir die notwendige Investition in ein modernes DMS auf Basis unserer bisherigen Erfahrungen. Beide Annahmen können variieren, aber die grundlegende Aussage bleibt.
Die Kernaussage des Beitrags: Ein modernes Dokumentenmanagement ist nicht nur bezahlbar, sondern auch innerhalb kürzester Zeit amortisiert. Sie begegnen Fachkräftemangel und Zeit- und Produktivitätsengpässen sofort und nachhaltig für die Zukunft.
Welche Arbeitsvorgänge kann ich sparen?
- Alle auf Papier basierenden Dokumente müssen manuell bearbeitet werden.
- Da hat jeder so seine eigenen Regeln. Eingehende digitale Dokumente werden erst mal gedruckt, um sie weiter zu verarbeiten. Bei digitalen Rechnungen wäre das nicht mal zulässig, wenn das dann der Originalbeleg sein soll.
- Bevor alles verteilt wird, muss man oft noch heften.
- Für die Ablage am Zielort dann Lochen und Einordnen an richtiger Stelle.
- Dokumente wandern „zu Fuß“ durchs Unternehmen, oder gar per Post an Außenstellen.
- Nach dem Verteilen, dann dran denken, erinnern, reklamieren und nachfragen, wo was ist.
- Emails werden im Outlook persönlichen Ordner abgelegt, wo sie kein anderer Kollege finden kann.
- Anlagen werden manuell herauskopiert und anderweitig im Filesystem abgelegt.
- Da hat jeder so seine eigenen Regeln. Eingehende digitale Dokumente werden erst mal gedruckt, um sie weiter zu verarbeiten. Bei digitalen Rechnungen wäre das nicht mal zulässig, wenn das dann der Originalbeleg sein soll.
- Wenn alles abgelegt ist, dann kommen Rückfragen, Diskussionen und Unterlagen müssen wieder zusammengesucht werden.
Vor allem wieder Auffinden der in den Tiefen des Filesystems oder in den Aktenordnern abgelegten Dokumente kostet Zeit und so manche Rückfrage dauert Tage. Bis zu 20% der täglichen Arbeitszeit verbrauchen wir mit Ablegen und Suchen von Informationen. Aber damit nicht genug.
Praktische Tipps, wie man diese eingesparte Zeit sinnvoll nutzen kann, gibt es in unserem nächsten Blog.
Wie wirkt sich manuelle Ablage und Weitergabe auf die Arbeitsprozesse aus?
Da alle Vorgänge davon abhängen, dass ein Mitarbeiter daran denkt, was zu tun ist und was das Richtige ist, schleichen sich natürlich Fehler ein.
- Nervige, sich immer wiederholende Routine ist eine oft unterschätzte Fehlerquelle.
- Dokumente werden falsch abgelegt.
- Vorgänge werden vergessen, weil keine Erinnerung erfolgt.
- Übersehene Fristen kosten Umsatz und Gewinn.
- Es geht Zeit verloren mit Wiederherstellen und Rechtfertigen.
- Die Folge sind belastende Diskussionen und sogar Streitgespräche und Vorwürfe.
Die Sicherheit von von wichtigen Arbeitsprozessen im Unternehmen kann durch ein Dokumentenmanagementsystem enorm gesteigert werden. Das System überwacht Dokumente und Vorgänge 24 Stunden, 7 Tage die Woche und wird nicht müde dabei. Mitarbeiter werden entlastet und gewinnen Zeit für wirklich wichtige Entscheidungen und Arbeiten.
Wie errechnen wir die Einsparungen, damit wir das DMS amortisieren können?
So einfach wie möglich, damit man sich in die Situation spürbar hineinversetzen kann und sich nicht auf allgemeine Ergebnisse aus Umfragen und Statistiken verlassen muss. Aber wie kann man das im eigenen Unternehmen in Erfahrung bringen?
- Gehen Sie in die Abteilungen und reden sie mit den Kollegen.
- Fragen Sie nach den täglichen Aufgaben und was davon an Zeit für die oben genannten Vorgänge verwendet wird.
- Wie oft wird ein Dokumente nicht auf Anhieb gefunden?
- Wie häufig muss ein Kollege um Informationen gebeten werden.
- Kommt es dabei zu Missverständnissen, Verzögerungen und Diskussionen zwischen Abteilungen und Kollegen?
Wir errechnen dann anhand der Zahl der Mitarbeiter, die mit dem DMS arbeiten werden und der eingesparten Zeit in Minuten pro Tag und Mitarbeiter die gesamte Zeitersparnis. Unter der Annahme von 180 Arbeitstagen pro Jahr erhalten wir den Zeitvorteil pro Jahr über das gesamte Unternehmen.
Nun obliegt es dem einzelnen Unternehmer selbst diese Stunden mit einem Betrag an Lohn- und Lohnnebenkosten zu beziffern. Dann multiplizieren und schon hat man den Einspareffekt errechnet.
Nicht berücksichtigt sind weitere Spareffekte durch weniger Diskussionen, Rückfragen Fristversäumnisse. Ein DMS hat natürlich auch Effekte auf andere Abteilungen im Unternehmen, die nicht direkt damit arbeiten. Auch dieser Effekt ist nicht berechnet und dient dazu die berechneten Einsparungen abzusichern.
Wie ergeben sich die nötigen Investitionen in ein DMS?
Wir fassen folgende Kosten zusammen, die zu berücksichtigen sind, damit Sie errechnen können, wie Sie ein DMS amortisieren können.
- Das Programm Accantum mit allen Lizenzen und Modulen. Also erst mal die MS-SQL-Serverlizenzen, dann die automatische Dokumentenerfassung, OCR-Erfassung, Aufgaben-Workflows mit Eskalationsstufen, Exchange-Anbindung mit Mailarchivierung und Eingangsrechnungsverarbeitung.
- Dann die Beratung, die Workshops zur Projekterstellung und danach Implementierung, Programmierung und Anpassung an die betrieblichen Erfordernisse. Hier nehmen wir als Grundlage den Gesamtinvest für Lizenzen und Module und rechnen den Betrag nochmal dazu. Diese Schätzung ist nach unseren Erfahrungen ausreichend.
- Als regelmäßige jährliche Kosten muss man dann die Aktualitätsgarantie (ca. 20% der Lizenzen und Module) und dann noch einen Supportvertrag berücksichtigen, zur laufenden Schulung und Betreuung des Systems, für den Helpdesk und weitere Anpassungen. Wir gehen hier von 2% der Kosten für Lizenzen und Module aus.
Mit dieser Berechnung haben wir auch jährliche Folgekosten mit berücksichtigt, die man von der Summe der Einsparungen abziehen muss, um eine faire Berechnung zu erstellen, wie man ein DMS amortisieren kann.
Wie schnell kann man sein DMS amortisieren?
Angenommen wir haben ein Unternehmen in dessen Verwaltung und Auftragsabwicklung nun 10 Mitarbeiter mit einem Dokumentenmanagementsystem arbeiten sollen. Als Kostensatz haben wir pro Stunde 28 € mit allen Lohnnebenkosten, Urlaub, Sonderzahlungen und Ausfallzeiten veranschlagt. Die Investition für Lizenzen und Module haben wir laut unseren aktuellen Preisen errechnet. Daraus ergeben sich alle weiteren Kosten des Systems. Wir haben nur 22 Minuten Einsparung pro Tag pro Mitarbeiter veranschlagt. Ein eher niedriger Wert.
Wir haben so viele Folgekosten wie möglich erfasst, die direkt mit dem System zusammenhängen, um zu berechnen wie Sie das DMS amortisieren können. Die Hardware haben wir nicht berücksichtigt, da hier die Ausstattung der Unternehmen zu unterschiedlich ist. So sieht dann das zusammengefasste Ergebnis aus:
Fazit: In ca. 18 Monaten können Sie Ihr DMS amortisieren und ab dann sparen Sie richtig Kosten oder nutzen die freigesetzte Zeit, um mehr Aufträge abzuwickeln. Aber noch vielmehr: Sie sorgen für eine ruhigere Arbeitsumgebung, steigern die Effektivität ohne Stress, können für mehr Sicherheit sorgen. Ihr Unternehmen wird für die Beschäftigten und für Interessenten interessanter. Der beste Weg, um dem Fachkräftemangel zu begegnen.
Dazu mehr in unserem Artikel zum Thema Fachkräftemangel.
Der nächste Schritt: Lassen Sie sich berechnen, wie Sie ihr ganz individuelles DMS amortisieren können.
Nutzen Sie unser Know-How und lassen Sie sich innerhalb einer Stunde eine Lösung für Ihr Unternehmen vorstellen. Wir informieren Sie über die neuen Möglichkeiten und errechnen Ihnen sogar eine Modellrechnung Ihrer Investition und den ganz individuellen Amortisationszeitraum. Vor allem aber die möglichen Gewinne an Produktivität und Sicherheit.
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Sie wollen sich informieren und Ihre Möglichkeiten kennen lernen und die Amortisationsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen berechnen, dann einfach einen Wunschtermin eintragen. Wir sind für Sie da.