Die Meldungen über den Fachkräftemangel wiederholen sich Woche für Woche: Im Handwerk fehlen derzeit rund 250.000 Fachkräfte, Lehrstellen bleiben unbesetzt, Pflegekräfte und Lehrer fehlen, Restaurants und Hotels kommen an ihre Grenzen und müssen wegen Personalmangels schließen oder die Öffnungszeiten verkürzen. Während auf der einen Seite die Rente mit 70 und die 42-Stunden-Woche diskutiert werden, scheinen neue Trends wie Work-Life-Balance und kürzere, flexible Arbeitszeiten völlig unvereinbar. Was hat das mit Dokumentenmanagement zu tun?

Unsere DokumentenManager besuchen Unternehmen und Verwaltungen aus den unterschiedlichsten Branchen. Wir erleben live, wie in allen Bereichen zum Teil händeringend neue Mitarbeiter*innen gesucht werden. Die Unternehmerinnen berichten, dass sie sich zunehmend auf neue Anforderungen einstellen müssen. Ein gutes, sicheres monatliches Einkommen und Weiterbildungsmöglichkeiten allein reichen für viele Positionen nicht mehr aus. Flexibilität bei Arbeitszeit und Arbeitsort, gute technische Ausstattung und ein gutes Betriebsklima rücken in den Mittelpunkt.

Die Kernaussage des Beitrags: Mit modernem Dokumentenmanagement können Unternehmen dem Thema Fachkräftemangel aktiv begegnen und Verbesserungen erzielen. Kein Warten mehr auf Politik oder Migration.

Was verstärkt den Fachkräftemangel zusätzlich?

Das Problem ist nicht nur, dass man mehr Mitarbeiter bräuchte, sondern auch, dass die vorhandenen Kolleg*innen zunehmend mit administrativen Tätigkeiten belastet werden. Immer mehr muss dokumentiert, ausgefüllt, beantragt, aufgelistet, ausgewertet und beachtet werden. Das alles wird dann ausgedruckt, verschickt, gespeichert, abgelegt und dann wieder mühsam gesucht. Allein hier werden 20% der produktiven Arbeitszeit in die Bearbeitung der notwendigen Dokumente investiert. Hinzu kommt, dass viele Prozesse weitgehend manuell abgewickelt werden, was zusätzlichen Stress verursacht, weil nichts vergessen werden darf oder Kollegen dringend auf ein Dokument warten.

Analoge, manuelle Prozesse erschweren die Arbeit und belasten die Integration neuer Mitarbeiter.

Oft sind es die einzelnen Mitarbeiter*innen in den Abteilungen, die alleine wissen, was, wann, wie und wo erledigt werden muss. Neue Mitarbeiter*innen müssen sich langsam zurechtfinden und sind mit unübersichtlich organisierten Tätigkeiten konfrontiert. Ein zentrales Dokumentenmanagement verkürzt die Einarbeitungszeit erheblich. Das Übersehen, Vergessen und mühsame Erlernen vieler manueller Vorgänge entfällt weitgehend. Vor allem die jüngere Generation wird die neue Arbeitsumgebung genau unter die Lupe nehmen. Veraltete Technik, überfüllte Schreibtische und unflexible Arbeitszeiten schrecken ab oder lassen den mühsam angeworbenen Kollegen wieder gehen.

Im Büro mag das etwas verbessern, aber was hilft es in der Produktion oder auf der Baustelle?

Dieses Argument hören wir oft, aber sobald man in die Details der Abläufe einsteigt, erkennt man schnell, dass hier ein großer Zusammenhang besteht. Da muss der Bauleiter Rechnungen auf Papier abzeichnen, sucht mühsam die dazugehörigen Dokumente in den Akten. In der Produktion wartet man auf Informationen oder Antworten bei dringenden Rückfragen. Im Versand sind Kommissionierscheine unvollständig, auf Lieferscheinen fehlen wichtige Informationen. Im Wareneingang fehlt der schnelle Zugriff auf die Bestellungen und die Erfassung der Ware erfolgt manuell über die Lieferscheine, die erst in Papierform in die Auftragsbearbeitung wandern müssen. Gibt es Rückfragen oder Unstimmigkeiten, sind gleich drei Kollegen involviert, die nun ihre Zeit investieren müssen. Auch in diesem Bereich könnte also wertvolle produktive Zeit gewonnen werden.

Fachkräftemangel ist ein Fakt und wird sich nur langsam beheben lassen. Was also tun?

Modernes Dokumentenmanagement bietet viele Chancen, dem Fachkräftemangel zu begegnen. Und zwar sofort und langfristig.

1. Ein DMS reduziert alle Zeiten, die mit der manuellen Bearbeitung von Dokumenten verbunden sind. Sortieren, Weiterleiten, Ablegen, Kopieren. Dokumente werden automatisch weitergeleitet und Mitarbeiter sofort informiert.
2. Die größte Zeitersparnis ergibt sich aus dem Wegfall regelmäßiger Recherchen. Dokumente werden entweder automatisch verlinkt oder sofort in der Datenbank gefunden.
3. Durch die Möglichkeit, alle Dokumente zentral zu erfassen und digital zur Verfügung zu stellen, ist die Voraussetzung für mobiles Arbeiten geschaffen und kann jederzeit genutzt werden. Egal ob im Home Office, im Außendienst oder in der Außenstelle.
4. Werden Dokumente an mehreren Ablageorten benötigt, sind sie überall auffindbar, obwohl nur ein Dokument existiert. Kopier- und Versandkosten entfallen. Und wenn doch ein Versand erforderlich ist, erfolgt dieser vollautomatisch.
5. Papierstapel verschwinden vom Schreibtisch, Aktenschränke leeren sich. Die Büros sind aufgeräumter, die Arbeitsatmosphäre entspannter.
6. Digitale Zusammenarbeit per Videokonferenz ist jederzeit möglich, da alle wichtigen Dokumente digital vorliegen. Statt hin und her zu schicken, einfach schnell miteinander reden.
7. Weniger Stress, da ständiges Nachdenken und lästige Routineaufgaben wegfallen. Weniger Fehler, weniger Diskussionen.

Fazit: Durch mehr Produktivität, Effektivität und bessere Arbeitsbedingungen können bestehende Mitarbeiter*innen ihre Zeit besser nutzen und werden nicht so schnell den Arbeitsplatz wechseln. Zudem wird das Unternehmen für neue Mitarbeiter*innen interessanter.

Aber ein Dokumentenmanagement verursacht auch Kosten. Wann rechnet sich das?

Grundsätzlich gilt, dass ein Unternehmen ohne zentrales digitales Dokumentenmanagement in der heutigen Zeit zu viel Produktivität durch unnötige Routinetätigkeiten verliert und an Wettbewerbsfähigkeit einbüßt. Eine zentrale Herausforderung ist die Bewältigung des Fachkräftemangels. Was nützen volle Auftragsbücher, wenn niemand da ist, der die Aufträge abarbeitet. Insofern rechnet sich ein DMS immer.

Bleibt die Frage, wie schnell sich das Ganze amortisiert. Dazu haben wir einen Amortisationsrechner erstellt und viele verschiedene Konstellationen durchgerechnet. Also hohe Anforderungen und wenig Personal oder geringe Anforderungen und viel Personal. Wir haben errechnet, dass wir im günstigsten Fall bei unter einem Jahr liegen und bei hohen Anforderungen bei etwa 30 Monaten. Dann hat sich die Investition amortisiert und der Nutzen kommt allein dem Erfolg zugute.

Der nächste Schritt: Informieren Sie sich online.

Nutzen Sie unser Know-how und lassen Sie sich innerhalb einer Stunde eine Lösung für Ihr Unternehmen präsentieren. Wir informieren Sie über die neuen Möglichkeiten und berechnen Ihnen sogar eine Modellrechnung für Ihre Investition und Ihre ganz individuelle Amortisationszeit. Vor allem aber den möglichen Gewinn an Produktivität und Sicherheit.