Die Meldungen zum Thema Fachkräftemangel wiederholen sich Woche für Woche: Im Handwerk fehlen derzeit ca. 250.000 Fachkräfte, Lehrstellen bleiben unbesetzt, Pflegekräfte und Lehrer fehlen, Restaurants und Hotels kommen an die Grenze und müssen wegen Personalmangel schließen. Während einerseits Rente ab 70 und die 42-Stunden-Woche schon in die Diskussion geworfen werden, wirken neue Trends wie Work-Life-Balance und kürzere, flexible Arbeitszeiten völlig unvereinbar. Was das mit dem Thema Dokumentenmanagement zu tun hat?

Unsere DokumentenManager besuchen Unternehmen und Verwaltungen in vielen verschiedenen Branchen. Wir erfahren live, wie teilweise verzweifelt neue Mitarbeiter in allen Bereichen gesucht werden. Die Unternehmer*innen berichten, dass sie sich zunehmend auf neue Anforderungen einstellen müssen. Gutes, sicheres monatliches Einkommen und Weiterbildungsmöglichkeit allein reichen für viele Positionen nicht mehr. Flexibilität bei Arbeitszeiten und Arbeitsort, gute technische Ausstattung und gute Arbeitsatmosphäre rücken in den Fokus.

Die Kernaussage des Beitrags: Ein modernes Dokumentenmanagement ermöglicht Unternehmen, dem Thema Fachkräftemangel aktiv zu begegnen und Verbesserungen zu erzielen. Nicht mehr Warten auf Politik oder Migration.

Was verstärkt den Fachkräftemangel zusätzlich?

Nicht nur, dass man mehr Mitarbeiter bräuchte ist das Problem, sondern auch, dass die vorhandenen Kolleg*innen zunehmend mit administrativen Tätigkeiten belastet werden. Immer mehr muss dokumentiert, ausgefüllt, beantragt, aufgelistet, ausgewertet und beachtet werden. Das alles wird dann gedruckt, gesendet, gespeichert, abgelegt und dann wieder mühsam gesucht. Allein hier werden 20% der produktiven Arbeitszeit in die Bearbeitung der erforderlichen Dokumente investiert. Hinzu kommt, dass viele Prozesse weitestgehend manuell abgewickelt werden, was zusätzlich Stress verursacht, weil man nichts vergessen darf oder Kollegen dringend auf ein Dokument warten.

Analoge, manuelle Prozesse erschweren die Arbeit und belasten die Integration neuer Mitarbeiter.

Oft sind es die einzelnen Mitarbeiter*innen in den Abteilungen, die allein wissen was, wann, wie und wo erledigt werden muss. Neue Mitarbeiter*innen müssen sich langsam zurechtfinden und sind mit unübersichtlich organisierten Tätigkeiten konfrontiert. Mit einem zentralen Dokumentenmanagement wird die Einarbeitungszeit deutlich verkürzt. Übersehen, vergessen und mühsames Erlernen vieler manueller Vorgänge entfällt zu einem großen Teil. Vor allem die junge Generation wird sich die neue Arbeitsumgebung genau ansehen. Veraltete Technologien, übervolle Schreibtische und mangelnde Flexibilität in der Arbeitszeit schrecken ab oder sorgen dafür, dass der mühsam angeworbene Kollege wieder geht.

Im Büro mag das etwas verbessern, aber was hilft es in der Produktion oder auf der Baustelle?

Das Argument hören wir oft, aber sobald man ins Detail der Abläufe geht, erkennt man schnell, dass es hier einen großen Zusammenhang gibt. Da muss der Baustellenleiter Rechnungen auf Papier abzeichnen, sucht dazu gehörige Dokumente mühsam in den Unterlagen. In der Produktion wartet man auf die Informationen oder auf Antworten bei dringenden Rückfragen. Im Versand sind die Kommissionierscheine nicht vollständig, wichtige Informationen fehlen auf den Lieferscheinen. Beim Wareneingang fehlt der schnelle Zugriff auf die Bestellungen und die Erfassung der Ware erfolgt manuell über die Lieferscheine, die erst mal in Papierform in die Auftragsabwicklung wandern müssen. Gibt es Rückfragen oder Unstimmigkeiten sind gleich mal drei Kollegen involviert, die nun ihre Zeit investieren müssen. Also auch in diesem Bereich könnten wertvolle produktive Zeiten gewonnen werden.

Fachkräftemangel ist ein Fakt und wird sich nur langsam beheben lassen. Was also tun?

Ein modernes Dokumentenmanagement ermöglich mehrere Chancen, dem Fachkräftemangel zu begegnen. Und das ab jetzt sofort und langfristig.

1. Ein DMS verkürzt alle Zeiten, die durch das manuelle Verarbeiten von Dokumenten benötigt werden. Sortieren, weitergeben, ablegen, kopieren. Dokumente werden automatisch weitergegeben und Mitarbeiter sofort informiert.
2. Der größte Zeitvorteil entsteht durch den Wegfall regelmäßiger Suchen und Recherchen. Dokumente sind entweder automatisch verknüpft oder sofort in der Datenbank gefunden.
3. Durch die Möglichkeit alle Dokumente zentral zu erfassen und digital zur Verfügung zu stellen ist die Voraussetzung für mobiles Arbeiten geschaffen und kann jederzeit genutzt werden. Egal, ob Home-Office, im Außendienst oder in der Außenstelle.
4. Werden Dokumente an mehreren Ablageorten benötigt, sind sie überall dort zu finden, obwohl nur ein Dokument existiert. Kosten für Kopieren und Versenden entfallen. Und wenn der Versand doch nötig ist, erfolgt er vollautomatisch.
5. Papierstapel verschwinden vom Schreibtisch, Aktenschränke leeren sich, Büros sind aufgeräumter und die Arbeitsumgebung ist entspannter.
6. Digitale Zusammenarbeit via Videokonferenz ist jederzeit möglich, da wichtige Unterlagen alle digital zur Verfügung stehen. Statt hin-und herschicken, einfach schnell gemeinsam darüber sprechen.
7. Weniger Stress, weil ständiges Dran-Denken-Müssen und langweilige Routineaufgaben wegfallen. Weniger Fehler, weniger Diskussionen.

Fazit: Durch mehr Produktivität, Effektivität und bessere Arbeitsbedingungen können bestehende Mitarbeiter*innen ihre Zeit besser nutzen und werden ihren Arbeitsplatz nicht so schnell wechseln. Zudem wird das Unternehmen interessanter für neue Mitarbeiter*innen.

Aber ein Dokumentenmanagement verursacht auch Kosten. Wann rechnet sich das?

Grundsätzlich wird ein Unternehmen ohne zentrales , digitales Dokumentenmanagement in der heutigen Zeit zu viel Produktivität in unnötige Routinetätigkeiten verlieren und die Wettbewerbsfähigkeit sinkt. Dem Fachkräftemangel zu begegnen, ist eine zentrale Herausforderung. Was helfen volle Auftragsbücher, wenn keiner da ist, der die Aufträge ausführt. Insofern rechnet sich ein DMS immer.

Bleibt die Frage, wie schnell es sich amortisiert hat. Dazu haben wir einen Amortisationsrechner erstellt und viele verschiedene Konstellationen berechnet. Also hohe Anforderungen und wenige Mitarbeiter, oder geringe Anforderungen und eine hohe Mitarbeiterzahl. Wir haben berechnet, dass wir günstigstenfalls bei unter einem Jahr und bei hohen Anforderungen bei ca. 30 Monaten liegen. Dann ist die Investition amortisiert und der Nutzen kommt allein dem Erfolg zugute.

Der nächste Schritt: Informieren Sie sich online.

Nutzen Sie unser Know-How und lassen Sie sich innerhalb einer Stunde eine Lösung für Ihr Unternehmen vorstellen. Wir informieren Sie über die neuen Möglichkeiten und errechnen Ihnen sogar eine Modellrechnung Ihrer Investition und den ganz individuellen Amortisationszeitraum. Vor allem aber die möglichen Gewinne an Produktivität und Sicherheit.