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8 günstige Einspareffekte: Wie sich die Kosten eines DMS schnell rechnen.

Bei den Kosten eines DMS kommen einige Bereiche zusammen. Workshops zur Analyse der Prozesse, Consultingstunden, um die Einführung vorzubereiten, Kosten für Software-Lizenzen und Aktualitätsgarantie, Programmierung und Implementierung. Dazu kommt eventuell noch Hardware für Server und Scan- und Drucksysteme. Hier gilt es den Überblick über die Kosten eines DMS zu behalten.

Die Frage, ob sich ein DMS lohnt oder nicht, stellt sich oft gar nicht mehr. Will man die Vorteile der neuen digitalen Technologien nutzen, gesetzliche Vorschriften sicher erfüllen und vorgeschriebene Datenformate liefern (XRechnung), um an sein Geld zu kommen, wird ein DMS-Projekt unausweichlich. Doch oft werden die Möglichkeiten eine Dokumentenmanagements nur sehr begrenzt, im Rahmen der jeweiligen Anforderung, genutzt. Ist das gewünschte Ziel erreicht, wird nicht weiteren Möglichkeiten gesucht, um die nun vorhandene Technologie mehr zu nutzen.

Der einseitige Blick auf die Kosten eines DMS verhindert oft wichtigen Fortschritt.

Ein funktionierendes, an das Unternehmen angepasstes, DMS hilft an vielen Stellen und bringt mehrere Vorteile mit sich. Es ist mitunter nicht immer leicht, das gleich in harter Währung zu beziffern. So bleiben die Rechnungen für das DMS-Projekt zwar bestens im Gedächtnis und beeinflussen weitere Entscheidungen, aber der umgekehrte Einspareffekt bei den Prozesskosten ist nicht so klar erkennbar. Erster Weg war die Erfassung von Prozesskosten.

Ein Beispiel: So errechneten die Statistiker, dass manuell erfasste Eingangsrechnungen ca. 20 € bis 40 €pro Rechnung an Prozesskosten verursachen, wogegen die automatisierte Verarbeitung mit nur noch 4 € bis 8 € zu Buche schlägt. Dass es einen Einspareffekt hat ist unbestreitbar, aber eine Hochrechnung, Anzahl Rechnungen multipliziert mit der Einsparung, wird die Realität nicht vollständig abbilden können. So bleiben die Entscheidungen für ein DMS immer reine Kostenentscheidungen und eine Gegenrechnung findet nicht mehr statt. Die Kosten eines DMS werden zu einem Hinderungsgrund. Aber das ist nur eine Teilbetrachtung.

Wo »verdient« ein Dokumentenmanagement für mich eigentlich Geld?

Eine spannende Frage, die sich nicht leicht beantworten lässt. Denn nur weil man nun 4 Stunden pro Tag durch einen Rechnungsworkflow Zeit spart, kann man das Gehalt der Buchhaltung nicht entsprechend kürzen. Die Mitarbeiter sind „eh da“ und eine Kosteneinsparung tritt effektiv nicht auf. Da muss man schon genauer hinsehen und das Thema in einem größeren Zusammenhang sehen. Wo wirkt sich denn ein DMS sonst noch kostensparend oder gewinnbringend aus, außer im Bereich Prozesskosten? Die Kosten eines DMS aus anderer Sicht gesehen:

Aufgaben zuverlässig zeitnah erledigen:

Angebote werden zuverlässiger nachgefasst, Skonto wird besser genutzt, Abrechnungen (Spesen, Nebenkosten, etc.) werden zuverlässiger pünktlich abgeliefert und Kontrollen und Genehmigungen erfolgen zeitnaher und ermöglichen so schnellere Projektabschlüsse.

Zahlungen schneller erhalten:

Rechnungen werden mit zusätzlichen Informationen automatisch versendet, so dass der Empfänger wiederum seine Zahlungsprozesse schneller abwickeln kann. Rückfragen zu Rechnungen können durch verknüpfte Dokuemnte in wenigen Minuten beatnwrotet werden. Tagelange Recherchen entfallen.

Anforderungen von Kunden erfüllen können:

So wie die öffentlichen Auftraggeber nun das Format XRechnung verlangen, sind auch Großkunden schnell dabei ihre Eingangsrechnungsprozesse zu optimieren und verlangen digitale Rechnungsstellung. Ohne ein vorhandenes DMS wird das dann zum Problem. Verlust des Kunden droht.

Gesetzliche Auflagen erfüllen und Bußgelder vermeiden:

Seit der GoBD für digitale Rechnungsstellung ist nun auch mit der DSGVO das Risiko gestiegen bei mangelnder Umsetzung der Vorschriften entweder mit höheren Steuerzahlungen oder bei der DSGVO mit Bußgeldern zu rechnen. Ein DMS automatisiert die Datenverarbeitung soweit, dass Gesetze eingehalten werden ohne jedes Mal daran denken zu müssen.

Fehlerquoten senken und so unnötige Arbeitszeit sparen:

Ein DMS System automatisiert nicht nur die Verarbeitung, sondern kann auch Kontrollaufgaben erfüllen. Stimmt die Kundennummer? Passt die Auftragsnummer zum Lieferschein und umgekehrt? Gibt es zur Rechnung auch einen Lieferschein? Wurde die Skontofrist berücksichtigt?

Mitarbeiter von unnötigen Routineaufgaben befreien und Stress abbauen:

Es ist ein Ergebnis der Forschung, dass nervtötende gleichbleibende Routineaufgaben den Krankenstand im Unternehmen erhöhen. Auch die Fehleranfälligkeit von Abläufen und das ständige „An etwas denken müssen“ verursacht Stress bei den Mitarbeitern. Hinzu kommt noch eine unübersichtliche Arbeitsumgebung, weil zu viele Dokumente herumliegen und Post-ist den Bildschirm verkleben. Diese Faktoren beeinflusst ein DMS positiv und führt so zu einer besseren Arbeitsumgebung. Ein sinkender Krankstand ist das Ergebnis.

Entscheider können bessere Entscheidungen treffen:

Da ein DMS schneller für Übersicht sorgt und wichtige Dokumente schneller im Zugriff sind, können Entscheidungen besser getroffen werden. Die rechtzeitige Erinnerung an einen Kündigungstermin kann so viel Geld sparen, weil die Entscheidung über Verlängerung oder Ende des Vertrags in Ruhe rechtzeitig getroffen werden kann.

Engagierte Mitarbeiter wollen in einer modernen Arbeitsumgebung arbeiten:

Unternehmen mit Technologien von früher im Büro werden aufgeschlossene, interessierte und engagierte Mitarbeiter an Unternehmen verlieren, die hier besser aufgestellt sind. Die Suche neuer Mitarbeiter, die Einarbeitung und die Risiken, die damit verbunden sind, stellen schnell einen nicht unerheblichen Kostenfaktor dar.

Zusammenfassend: Die Kosten eines DMS rechnen sich im Hinblick auf den Nutzen.

Wichtig ist dabei nur den ganzheitlichen Ansatz nicht aus dem Auge zu verlieren und neben den Prozesskosten die wirklichen Auswirkungen eines fehlenden DSM zu berücksichtigen. Denn das Kosten- und Umsatzausfallrisiko eines fehlenden DMS beziffert sich oft um ein Vielfaches höher als die Kosten eines DMS.

Weiterführender Blog zu dem Thema: 5 wichtige Gründe mit dem richtigen DMS zu starten.“

norbert-seibt

Hier schreibt:
Norbert Seibt
Dokumentenmanager, Heilpraktiker, Unternehmer

Heilpraktiker und Dokumenten-Manager? Ein nur scheinbarer Widerspruch! Die Vision unseres Unternehmens ist seit Anbeginn die Arbeit im Büro zu erleichtern. Deshalb beschäftigen wir uns mit modernsten Möglichkeiten der Büroautomation. Aber im Mittelpunkt stehen immer die Menschen, die in den Büros arbeiten: Wir wollen für mehr Arbeitszufriedenheit sorgen, die dann in Folge auch zu mehr Effizienz führt. Eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter.

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