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5 wichtige Gründe jetzt mit dem richtigen Dokumentenmanagement zu starten.

Jetzt handeln und für die Zukunft gerüstet mit einem modernen Dokumentenmanagement: In aller Munde, trotzdem gab und gibt es immer wieder Gründe zu verschieben. Die Corona-Krise hat aber gezeigt, dass es nachteilig ist, wenn wichtige Dokumente in Aktenordnern und Schränken liegen. Mobiles Arbeiten war schnell eingerichtet, aber die notwendigen Unterlagen unerreichbar auf Papier archiviert.

Dass das Thema Dokumentenmanagement nun unausweichlich ansteht, dafür sorgt nicht nur der Gesetzgeber. Neben den neuen Herausforderungen zu mehr mobilen Arbeiten ist vor allem die steigende Flut an Informationen und Regeln für die vernetzte Zusammenarbeit (z.B. DSGVO) zentral wichtig geworden.

Jeder hat schon sein persönliches DMS. Aber passt das heute noch zu den Anforderungen?

Über Jahre entwickelt, immer schon so gemacht und alles irgendwie auch immer gefunden. In Zeiten der Postkörbchen auf dem Schreibtisch war klar geregelt, was auf meinem Tisch liegt, ist meine Aufgabe und die habe ich zu erledigen. Heute im Zeitalter der Vernetzung, der Informationsvielfalt und der digitalen Systeme im Büro gilt das nicht mehr. Was auf meinem Schreibtisch für mich funktioniert hat, funktioniert nicht mehr in einer modernen Organisation mit Email, PDF und Datenbanken.

Ein Dokumentenmanagement regelt den Umgang mit den Dokumenten in allen Bereichen. Wer hat Zugriff, wer muss weitergeben, wer muss erledigen. Die Frage ist, ob die über Jahre entwickelten Regeln noch immer richtig sind und ob alle damit zufrieden sind? Immer mehr Vorschriften (GoBD, DSGVO etc.) und neue Software schaffen eine wahre Dokumentenflut. Neue Anforderungen an mobiles Arbeiten von unterwegs oder aus dem Home-Office müssen nun zeitnah erfüllt werden.

Gefühlt mehr Zeit für Verwaltung, weniger Zeit für Kunden und Umsatz. Ein optimal abgestimmtes Dokumentenmanagement schafft die Basis für mehr Erfolg. Es spart Zeit bei der Verwaltung der Dokumente.

Egal ob digital oder auf Papier – für beide gelten dieselben Regeln. Ein modernes DMS (Dokumentenmanagementsystem) berücksichtigt das und sorgt so für weniger Stress und weniger Zeitaufwand bei der täglichen Verwaltungsarbeit. Zusammen mit einem ausgebildeten DokumentenManager können Sie jetzt das Thema angehen.

Mehr Erfolg und mehr Ertrag durch ein optimiertes Dokumentenmanagementsystem.

Der Begriff DMS wird oft bei großen Unternehmen und Organisationen verwendet. Aber gerade bei kleineren Mittelstandsunternehmen entscheidet das DMS schnell über Erfolg und Misserfolg, weil gerade hier die Mitarbeiter das größte Erfolgspotential darstellen. Sie sollte man von tödlicher Routine und ständigem Suchen befreien.

Grund 1: Ein Dokumentenmanagement schafft Regeln.

Alle DMS-Systeme haben eines gemeinsam: sie regeln das Ablegen, Suchen und Finden von Dokumenten, damit sie dann verarbeitet, verändert und weitergegeben werden können. Damit verbunden sind Berechtigungen, wer was wann finden darf oder verändern kann. Es ist festgelegt, wer wem wann was weitergeben muss, um eine Aufgabe zu erledigen. In nahezu allen Fällen ist auch geregelt welche Dokumente wo und wie lange aufzubewahren sind. Das gilt immer – egal ob beruflich, privat oder im Unternehmen. DMS Systeme ermöglichen die Zusammenarbeit auf der Basis von Dokumenten.

Grund 2: Ein Dokumentenmanagement gibt Sicherheit.

Schon die einfachsten DMS-Systeme erfüllen eine wichtige Grundvoraussetzung. Sie ermöglichen das Finden der Dokumente und Informationen und geben so dem Anwender die Sicherheit, seine Aufgaben erfüllen zu können. Ohne diese Möglichkeit endet es im Chaos und macht den Menschen krank. Untersuchungen haben ergeben, dass bis zu 20% der Arbeitszeit mit dem Suchen und Beschaffen von Informationen verbraucht werden. Wenn das nicht sicher funktioniert erleidet der Mensch Stress. In den Büros und Verwaltungen setzen diese Untersuchungen einen großen Anteil des Krankenstands in Verbindung mit nicht funktionierenden Abläufen und dem daraus resultierenden »Misserfolg« der eigenen Arbeitsleistung.

Grund 3: Ein Dokumentenmanagement senkt die Kosten.

Wenn Dokumente und Informationen nicht pünktlich und zuverlässig zur Verfügung stehen, dann kommt es zu Störungen im Ablauf. Die Prozesskosten, die durch erfolgloses Suchen oder mehrmaliges Prüfen von nicht sicheren Abläufen entstehen sind nicht unerheblich. Statt Kunden zu besuchen, Verkäufe zu tätigen, Rechnungen zu schreiben oder Serviceleistungen zu erbringen, werden Zeit und Nerven auf die Suche und Korrektur von Dokumenten verschwendet. Diese artfremden Tätigkeiten in Vertrieb und Verwaltung kosten das Unternehmen viel Geld an Arbeitszeit und an entgangenem Umsatz.

Grund 4: Ein gutes DMS System sorgt für mehr Produktivität und mehr Gewinn.

Der wesentliche Fortschritt eines modernen Dokumentenmanagement ist die Büro-Automatisierung. Ein eingehende oder ein ausgehendes Dokument oder eine Information löst automatisch den nächsten Schritt aus. Der Kunde erhält sofort eine Bestätigung, der Kollege im Support eine Benachrichtigung als Aufgabe. Ein Lieferschein wird eingescannt, einer Rechnung zugeordnet und die Buchhaltung erhält das OK für die Zahlung. All diese automatisierten Prozesse sorgen dafür, dass nichts vergessen wird, dass Kunden schneller informiert werden und dass niemand mehr Zeit für Routineaufgaben aufwenden muss. Arbeitszeit wird produktiver eingesetzt aber nicht mit mehr Stress und mehr Tempo, sondern mit weniger Vergessen und weniger Drum-Kümmern-Müssen.

Grund 5: Ein modernes DMS sorgt dafür, dass die Vorteile des mobilen Arbeiten genutzt werden können.

Spätestens seit der Corona-Krise haben viele Unternehmen erfahren, dass Home-Office und mobiles Arbeiten nicht nur ein Trend ist, sondern eine durchgreifende Veränderung unserer Arbeit darstellt. Egal ob bei Bildung, Verwaltung oder im Unternehmen – Mobile Working wir immer wichtiger. Es spart Ressourcen (Anfahrtszeiten, Räume, Mobiliar) und sorgt für schnellere Ergebnisse, weil nicht mehr erst Orte und Räume reserviert werden müssen, Materialien ausgedruckt werden und das Catering organisiert werden muss, um ein 2-stündiges Meeting zu organisieren.

Weiterführender Blog zu dem Thema: „New Work – Digitale Arbeitsplätze.“

norbert-seibt

Hier schreibt:
Norbert Seibt
Dokumentenmanager, Heilpraktiker, Unternehmer

Heilpraktiker und Dokumenten-Manager? Ein nur scheinbarer Widerspruch! Die Vision unseres Unternehmens ist seit Anbeginn die Arbeit im Büro zu erleichtern. Deshalb beschäftigen wir uns mit modernsten Möglichkeiten der Büroautomation. Aber im Mittelpunkt stehen immer die Menschen, die in den Büros arbeiten: Wir wollen für mehr Arbeitszufriedenheit sorgen, die dann in Folge auch zu mehr Effizienz führt. Eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter.

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