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New Work – Digitale Arbeitsplätze helfen Routineaufgaben 5 Mal effizienter zu erledigen!

New Work ist das neue Schlagwort in Zeiten der digitalen Transformation. Digitale Arbeitsplätze versetzen Unternehmen in die Lage, dem Papier- und Dateichaos zu entkommen und Ihrem Unternehmen wieder Ressourcen zu verschaffen. Warum? Weil Sie sich auf das Wesentliche zu fokussieren können. So gelangen Sie zu einem höheren Arbeitstempo und können Anforderungen effizienter erledigen, ohne dass dabei der Stresspegel steigt. New Work beeinflusst aber auch jeden einzelnen und bietet jedem ganz individuelle Möglichkeit Arbeitsprozesse neu zu gestalten.

Hochqualifizierte und motivierte Mitarbeiter durch New Work finden.

Sie sind mit Ihrem Unternehmen gewappnet für die neuen Herausforderungen an mobiles Arbeiten. Digitale Arbeitsplätze versetzen Unternehmen in die Lage, dem Papier- und Dateichaos zu entkommen und Ihrem Unternehmen wieder Ressourcen zu verschaffen. Warum? Weil Sie sich auf das Wesentliche zu fokussieren können. So gelangen Sie zu einem höheren Arbeitstempo und können Anforderungen effizienter erledigen, ohne dass dabei der Stresspegel steigt. New Work beeinflusst aber auch jeden einzelnen und bietet jedem ganz individuelle Möglichkeit Arbeitsprozesse neu zu gestalten. Hochqualifizierte Mitarbeiter werden eher zu Unternehmen wechseln, die vorbereitet sind auf die Arbeitswelt der Zukunft.

New Work auf Basis eines innovativen Enterprise Content Management (ECM) und einem digitalem Dokumentenmanagement (DMS)

New Work ist ohne digitale Transformation nicht möglich. Erst die modernen Technologien von heute, allen voran das Internet, relationale Datenbanksysteme, digitale Verarbeitung von Informationen bis hin zum Einsatz von künstlicher Intelligenz, schaffen die notwendigen Voraussetzungen.

  • Digitalisieren Sie die Papier- und Aktenbestände.
  • Verringern Sie die E-Mail Flut.
  • Arbeiten Sie revisionssicher und transparenter.
  • Finden Sie Ihre wichtigen Informationen sicherer und zuverlässiger.
  • Ermöglichen Sie mobiles Arbeiten.

Durch die enormen Zeitersparnisse haben Sie die Möglichkeit, sich wieder auf die Kernaufgaben zu konzentrieren. Ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil!

Digitale Arbeitsplätze – dem Papier- und Belegchaos entfliehen!

Als moderne und innovative Enterprise Content Management Lösung setzt sich [accantum] deutlich von anderen ab. Mit einer Fokussierung auf Automatisierung, leichte Handhabung und flexible Strukturen bietet [accantum] beste Voraussetzungen für New Work in allen Branchen. Als Lösung für ein effizientes digitales Dokumentenmanagement bietet [accantum] ein modular aufgebautes Softwareprodukt aus, das in der Lage ist, mit Ihrem Unternehmen mitzuwachsen. [accantum] erfasst jedes ankommende Dokument sofort bei Eingang, egal ob per Mail, oder als Scan eines Papierdokuments oder als XML-Datei wie z.B. eine XRechnung als Dateiformat. Eingehende Dokumente lösen Arbeitsschritte aus, ohne dass jemand daran denken muss. Nichts wird vergessen. Die gestarteten Aufgaben werden überwacht und es erfolgt eine Benachrichtigung, wenn sie nicht innerhalb der gesetzten Frist erledigt sind. So kann New Work beginnen.

Niemand muss daran denken und trotzdem wird nichts übersehen.

Wie oft werden Morgens im Büro erst mal die Unterlagen und Emails durchgesehen, was heute wichtig ist, was eventuell vom Vortag noch übersehen wurde. Prioritätenlisten werden erstellt und Dinge zuerst erledigt, die eigentlich gar nicht wichtig sind, aber schon zu lange liegen geblieben sind. So geht genau die wertvolle Zeit verloren zu der wir den höchsten Energie- und Kreativitätslevel haben.

Stellen Sie sich vor, Sie kommen ins Büro und nehmen sich zuerst nur die Aufgabenliste Ihres [accantum] DMS vor. Alles was hier enthalten ist, erledigen Sie einfach der Reihe nach, geben Aufgaben weiter, erfragen zusätzliche Informationen und delegieren, was Kollegen übernehmen sollen. Fristen und wirklich dringendes, das sofort erledigt werden muss, ist bereits farblich markiert. Noch bevor Ihre „Abwimmelprogramme“ greifen ist nach einer Stunde schon vieles erledigt.

Die »Abwimmelprogramme« austricksen und erfolgreich werden.

Was ist eigentlich ein »Abwimmelprogramm« und wie wird es gestartet? Es gibt da die unterschiedlichsten Programme, die in uns gestartet werden. Erst mal einen Kaffee holen, schnell im Handy schauen was los ist, den Schreibtisch erst mal aufräumen, den Kollegen fragen, wie das Wochenende war, den Kalender umsortieren, Emails checken usw. usw.
Aber warum starten wir diese Programme? Weil wir angesichts unklarer Aufgabenstrukturen und fehlender Priorisierung erst mal nicht so richtig wissen, wo wir anfangen sollen. Wir haben keine Vorgaben, keine feste Struktur und schon in der ersten Mail, die wir aufmachen kommt ein Vorgang auf uns zu, der einfach Unlust erzeugt. Und schon brauchen wir erst mal einen Kaffee.

Digitale Arbeitsplätze bzw. DMS-Systeme – wie sollen die da helfen?

Gegen den Start eines Abwimmelprogramms hilft eine klare Handlungsaufforderung. Statt »Schau ich mal, was da ist« gleich zu Beginn einfach mit den Aufgaben im DMS starten. Einzig zu ändern ist die Disziplin das Programm zu starten und die erste Aufgabe zu öffnen. Anfangs gibt es noch eine »Gewöhnungsphase« aber schon bald bemerkt man, dass vieles einfacher und sicherer geht. Man weiß, das nichts verloren gehen kann, dass die anstehenden Aufgaben wirklich zu erledigen sind und dass nötige weiterführende Informationen im DMS schnell zu finden sind. Und wenn man doch mal eine Rückfrage stellen muss, kann man das betreffende Dokumente gleich als Link (intern) oder als Datei (extern) mitsenden.

Diese Sicherheit gibt das Vertrauen in die Beherrschbarkeit der Aufgabe und vermittelt das Gefühl einer sinnvollen Tätigkeit. Zwei wichtige Voraussetzungen für salutogenes Arbeiten. Einer wichtigen Grundlage für die Vermeidung von Stress und Burnout.

Zum Thema „Salutogene Arbeit“ hier auch ein Artikel aus dem Blog meiner Praxis.

Weiterführender Blog zu dem Thema: Warum Dokumentenmanagement?

norbert-seibt

Hier schreibt:
Norbert Seibt
Dokumentenmanager, Heilpraktiker, Unternehmer

Heilpraktiker und Dokumenten-Manager? Ein nur scheinbarer Widerspruch! Die Vision unseres Unternehmens ist seit Anbeginn die Arbeit im Büro zu erleichtern. Deshalb beschäftigen wir uns mit modernsten Möglichkeiten der Büroautomation. Aber im Mittelpunkt stehen immer die Menschen, die in den Büros arbeiten: Wir wollen für mehr Arbeitszufriedenheit sorgen, die dann in Folge auch zu mehr Effizienz führt. Eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter.

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