Salutogene Arbeitsbedingungen zu schaffen ist das Ziel des betrieblichen Gesundheitsmanagements, denn es geht um eine gesundheitsförderliche Arbeitsumgebung. Moderne Technologien können dabei helfen, wenn die Anpassungen der Arbeitsumgebung gut kommuniziert und durch entsprechende Schulungen begleitet werden.

Wer kennt das nicht, wenn plötzlich ein wichtiges Dokument fehlt und hektisch gesucht, telefoniert oder gar gestritten wird. Eine Statistik, die dem Suchen und Finden von Dokumenten 20% unserer wertvollen Arbeitszeit zuschreibt, zeigt nicht den Stressfaktor, der dabei entsteht. Verpasste Skontofristen, fehlende Verträge, der Chef wartet ungeduldig auf die Unterlagen, Lieferscheine fehlen und keiner war’s. Oft geht die erfolglose Suche mit unangenehmen Gesprächen mit Kollegen und Kunden einher. Und nicht selten dauert die Suche nach den „Schuldigen“ manchmal länger als die Lösung des Problems. Aber das ist nicht der einzige Faktor, der Stress auslöst, den man aber zumindest sofort als solchen erkennen kann.

Die Anforderungen an die Verwaltung und der Zeitdruck nehmen täglich zu. Ohne Unterstützung durch ein professionelles Dokumentenmanagement steigt die Belastung der Menschen.

Dokumente beherrschen, statt sich von ihnen »knechten« zu lassen.

Ein großer Stressfaktor, der eher im Hintergrund steht und gar nicht als solcher wahrgenommen wird, ist die Unsicherheit. Wo ablegen, was jetzt tun, wen benachrichtigen, finde ich das wieder, wer braucht das noch, habe ich das schon erledigt? Für viele ist das tägliche Routine, weil die Abläufe zwar irgendwo geregelt sind, aber nicht überprüft werden. Sehr schnell findet jeder seine „individuelle“ Ablage. Mal sind es 10 GB im Outlook-Postfach, mal 20 GB im eigenen Home-Ordner auf dem Server oder noch schlimmer, wichtige Dokumente auf dem eigenen PC oder Laptop. Etwas wiederzufinden kostet Zeit und oft weiß man gar nicht mehr, wo man es abgelegt hat. Das verursacht Stress, ganz zu schweigen von der Mühe, alles manuell abzulegen. Salutogene (gesundheitsfördernde und -erhaltende) Arbeitsbedingungen sind hier definitiv nicht gegeben. Unzufriedenheit, Frustration und Fehlzeiten steigen.

Das Risiko fürs Unternehmen ist enorm hoch, wenn Ablage nicht zentral organisiert wird.

Wird eine Ablage zentral gesteuert, wird der Anwender von vielen persönlichen Verantwortlichkeiten entlastet. Es wird sichergestellt, dass bereits beim Eingang der Dokumente der richtige Weg ins DMS gewählt wird oder dies sogar vollautomatisch geschieht. Die digitale Transformation schafft hierfür wesentliche Voraussetzungen. Denn sobald Informationen im Unternehmen ankommen, kann man sich darauf verlassen, dass die Dokumente sofort gefunden werden, wenn man sie braucht. Wenn etwas erledigt werden muss, wird eine Aufgabe gestartet. Wird sie nicht erledigt, wird man daran erinnert. Und was man sucht, findet man. Das nimmt viel Stress aus dem Arbeitsalltag.

Aber es beseitigt auch Sorgen und Unsicherheiten im Bereich der Unternehmensführung. Denn jetzt kann man sich darauf verlassen, dass die Dokumente sicher sind und auch gefunden werden, wenn der Kollege im Urlaub ist, der Laptop kaputt geht oder der Kollege das Unternehmen verlässt. Und die Unternehmensinformationen bleiben im Unternehmen und werden nicht woanders gespeichert.

Wenn salutogene Arbeitsbedingungen fehlen, steigen die Kosten im Personalbereich.

Der Anteil der Menschen, die sich bei der Arbeit häufig oder manchmal gestresst fühlen, nimmt ständig zu. Die Diagnose Burnout verursacht immer höhere Kosten. Chronische Rückenschmerzen, Verdauungsbeschwerden, Schlafstörungen und Herz-Kreislaufprobleme kommen als Folgen von Dauerstress und Überlastung hinzu. Die Zahl der Krankheitstage, die durch psychische Probleme und Stresssymptome verursacht werden, ist in den letzten zehn Jahren stark angestiegen. Die enormen Kosten für Unternehmen und Krankenkassen machen verständlich, warum das Thema salutogene Arbeitsbedingungen in den letzten Jahren verstärkt in den Fokus gerückt ist. Ein digitaler Transformationsprozess hin zu automatisierten Systemen, die den Nutzer unterstützen, ist ein ganz wesentlicher Beitrag zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen.

Die Einführung eines DMS ist ein sehr wichtiger Beitrag im Bereich salutogener Arbeitsbedingungen und ein nicht zu unterschätzender Faktor im betrieblichen Gesundheitswesen. Durch die Entlastung und Absicherung des Arbeitsalltags werden Unzufriedenheit, Stress, Burnout und Fehlzeiten reduziert.