Salutogene Arbeitsbedingungen zu schaffen ist im betrieblichen Gesundheitsmanagement das Ziel, denn es geht hierbei um ein gesundheitsförderndes Arbeitsumfeld. Dabei können moderne Technologien helfen, wenn man die Anpassungen im Arbeitsumfeld richtig kommuniziert und mit ausreichend Schulungen begleitet.
Salutogene Arbeitsbedingungen durch ein DMS-System können einige Ursachen für Stress und Belastungen vermeiden helfen und so dem einem Burnout vorbeugen. Wer kennt das nicht, wenn eine wichtige Unterlage plötzlich fehlt, und hektisch gesucht, telefoniert oder sogar gestritten wird. Eine Statistik, die 20% unserer wertvollen Arbeitszeit im Suchen und Finden von Dokumenten zuordnet, weist dabei aber nicht den Stressfaktor aus, der dabei entsteht. Verpasste Skontofristen, fehlende Verträge, der Chef, der dringend auf die Papiere wartet, Lieferscheine, die fehlen und keiner ist es gewesen. Oft gehen mit der erfolglosen Suche auch unangenehme Gespräche mit Kollegen und Kunden einher. Und nicht selten ist die Suche der „Schuldigen“ manchmal länger, als die Behebung des Problems. Aber das ist nicht der einzige Faktor der Stress auslöst, den man aber wenigstens sofort als solchen erkennen kann.
Dokumente beherrschen, statt sich von ihnen »knechten« zu lassen.
Ein großer Stressfaktor, der sich eher im Hintergrund hält und als solcher gar nicht so wahrgenommen wird, ist Unsicherheit. Wo ablegen, was jetzt tun, wen benachrichtigen, finde ich das auch wieder, wer braucht das sonst noch, habe ich das schon erledigt? Für viele ist das tägliche Routine, weil Prozesse zwar irgendwo geregelt sind, aber nicht überprüft werden. Sehr schnelle findet jeder seine „individuelle“ Ablage. Manchmal sind es 10 GB im Outlook-Postfach, anderseits wieder 20 GB im eigenen Home-Ordner auf dem Server, oder viel schlimmer, wichtige Dokumente auf dem eigenen PC bzw. Laptop. Da wieder etwas zu finden verursacht Zeitaufwand und oft weiß man gar nicht mehr, wo es abgelegt wurde. Dann kommt Stress auf, mal abgesehen vom Aufwand, das alles manuell abzulegen. Hier sind definitiv keine salutogene Arbeitsbedingungen (gesundheitsfördern und gesundheitserhaltend) vorhanden. Unzufriedenheit, Frust und Krankenstand nehmen zu.
Das Risiko fürs Unternehmen ist enorm hoch, wenn Ablage nicht zentral organisiert wird.
Wenn eine Ablage zentral gesteuert wird, dann wird der Anwender aus vielen, persönlichen Verantwortungen entlassen. Man sorgt dafür, dass bei Eingang der Dokumente der richtige Weg ins DMS gewählt wird, oder das erfolgt sogar vollautomatisch. Digitale Transformation schafft hier wesentliche Voraussetzungen. Denn sobald die Information im Unternehmen eingeht, kann man sicher sein, dass die Dokumente sofort gefunden werden, wenn man sie braucht. Wenn etwas zu erledigen ist, startet eine Aufgabe. Wenn sie nicht erledigt wird, wird daran erinnert. Und was man sucht, wird man finden. Das nimmt enorm Stress aus der täglichen Arbeit.
Aber es nimmt auch Sorgen und Unsicherheiten im Bereich der Unternehmensführung. Denn nun darf man sicher sein, dass die Dokumente auch sicher sind und gefunden werden, wenn der Kollege in Urlaub ist, das Laptop defekt ist oder der Kollege das Unternehmen verlässt. Und Unternehmensinformationen bleiben beim Unternehmen, werden nicht anderweitig gespeichert.
Wenn salutogene Arbeitsbedingungen fehlen, steigen die Kosten im Personalbereich.
Der Anteil der Menschen, die sich an ihrem Arbeitsplatz häufig oder manchmal gestresst fühlen nimmt stetig zu. Die Diagnose Burnout verursacht immer mehr Kosten. Chronische Rückenschmerzen, Verdauungsprobleme, Schlafstörungen und Herz-Kreislaufprobleme kommen als Folgen von dauerhaftem Stress und Überbelastung hinzu. Die Zahl der Krankheitstage, die durch psychische Probleme und Stresssymptome verursacht werden, ist in den letzten zehn Jahren stark angestiegen. Die enormen Kosten für Unternehmen und Krankenkasse machen verständlich, warum in den letzten Jahren verstärkt das Thema salutogene Arbeitsbedingungen in den Mittelpunkt rückt. Ein digitaler Transformationsprozess hin zu automatisierten, den Anwender unterstützenden Systemen ist ein ganz wesentlicher Beitrag, um die Arbeitsbedingungen zu verbessern.
Die Einführung eines DMS ist ein ganz wichtiger Beitrag im Bereich salutogene Arbeitsbedingungen und im betrieblichen Gesundheitswesen nicht zu unterschätzender Faktor. Die Entlastung und Absicherung der täglichen Arbeit wird Unzufriedenheit, Stress, Burnout und Krankenstand verringern.
