Die 7-DMS-Argumente sind für ein modernes Dokumentenmanagement als Entscheidungsgrundlage wichtig. Das Wissen in der Welt verdoppelt sich in immer kürzeren Zyklen. Manchmal hat man das Gefühl, das geschieht mit Gesetzen und Vorschriften in Deutschland ebenso. Was vor einigen Jahren noch problemlos möglich war, ist heute ein Störfall geworden. Wie beeinflusst das unseren Umgang mit Informationen und Dokumenten?

Was sind die Herausforderungen?

• Immer mehr Anforderungen im Wettbewerb um besser informierte Kunden.
• Zunehmende Menge an Informationen, die nötig sind, um seine Aufgabe zu erledigen.
• Erfüllung gesetzlicher Regeln, die vor allem im Umgang mit digitalen Daten stark zugenommen haben.
• Immer mehr zeitkritische Abläufe, die eine Organisation regelmäßig einem „Stresstest“ unterziehen.
• Qualifizierte Mitarbeiter sind schwer zu finden und sollten nicht mit Routinevorgängen gebunden werden, die ein Programm erledigen kann.
• Mobiles Arbeiten und Home-Office werden immer wichtiger.

Nur ein modernes, auf die eigene Organisation perfekt zugeschnittenes Dokumentenmanagement wird helfen, diese Herausforderungen zu meistern und dabei Erfolg ohne belastenden Stress zu ermöglichen.

Die DMS-Argumente im einzelnen.

Argument 1: Dokumente und Informationen sind die Basis unserer Arbeit – egal wo.

Alle unsere Prozesse, die wir in unseren Unternehmen und Verwaltungen, in den Produktionen und Lagern, im Vertrieb und im Finanzwesen oder im Krankenhaus steuern, basieren auf den in diesen Dokumenten enthaltenen Informationen. Die hohen Anforderungen an Produktivität und Effektivität in unseren Leistungsprozessen erfordert einen immer höheren Grad an Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit der Daten und Dokumente.

Ob Lieferungen innerhalb von 24 Stunden, Just-in-time Versorgung mit Produktionsteilen oder pünktliche SEPA-Lastschrift-Prenotifications – alles unterliegt einer vorgegebenen Zeitspanne.

Fazit der DMS-Argumente: Dokumente müssen zuverlässig und pünktlich zur Verfügung stehen, um sichere Prozessabläufe zu garantieren.

Argument 2: Dokumente müssen standardisiert werden, da sie durch immer mehr »Hände« gehen.

Egal ob Geschäftsbrief (nach DIN), Lieferschein, Rechnung, Krankenakte, Versicherungsvertrag – heute sind Dokumente standardisiert, da die enthaltenen Informationen sicher und schnell weiter verarbeitet werden müssen. Im Zeitalter der Automatisierung, das auch die Büros betrifft,  müssen Informationen aus Dokumenten schnell und sicher ausgelesen werden können. Automatische Erfassung der Daten durch ein Workflowsystem oder ein Dokumentenmanagement wird zunehmend zur Grundvoraussetzung für die Datenerfassung.

Fazit der DMS-Argumente: Dokumente müssen schnell lesbar sein, um ihre Verarbeitung zu erleichtern und so die Zeit für die Erfassung zu verkürzen.

Argument 3: Dokumente müssen an mehreren Stellen verfügbar sein. (Home Office!)

Der Vertrieb befindet sich geografisch dort wo die Kunden sind. Die Verwaltung und Buchhaltung wird zentral in Ballungszentren angesiedelt, die Produktion befindet sich im Ausland an mehreren Standorten. Zulieferer verteilen sich über den gesamten Globus. Die Geschäftsführung teilt sich auf mehrere Zentralen auf. Heute ist es nicht mehr möglich permanent »Kopien« zu verteilen. Oft muss ein Dokument an mehreren Stellen parallel bearbeitet werden, um die Laufzeiten eines Projekts oder eines Prozesses möglichst kurz zu halten. Nur ein Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass richtige Informationen zur rechten Zeit vorliegen – egal wo sie gebraucht werden.

Fazit der DMS-Argumente: Dokumente müssen eventuell mehreren Personen gleichzeitig zur Verfügung stehen und das an unterschiedlichen Orten.

Argument 4:
Dokumente müssen gesichert und geschützt werden.

Informationen sind der Reichtum von heute. Riesige Unternehmen beschäftigen sich tagtäglich mit nichts anderem als der Sammlung von Daten. Doch Dokumente und die enthaltenen Daten müssen gesichert werden. Gegen unbefugten Zugriff, gegen Spionage. Vor allem bei digitalen Dokumenten ist der Schutz vor Verlust oder Vernichtung nicht allein mit einem brandgeschützten Aktenschrank zu realisieren. Hier müssen Server und Datenbanken gesichert und geschützt werden. Oft ist der plötzliche Stillstand einer Produktion leichter zu verkraften, als der Verlust der zugrundeliegenden Datenbanken. Die Regeln des Datenschutzgesetzes kommen als zusätzliche Herausforderung hinzu.

Fazit der DMS-Argumente: Dokumente müssen gesichert sein gegen unbefugten Zugriff und geschützt gegen einen Verlust.

Argument 5: Dokumente müssen gesetzliche Vorgaben erfüllen. (DSGVO, GoBD, Datenschutz usw.)

Nicht nur der Inhalt eines Dokuments ist oft von gesetzlichen Vorschriften und Verordnungen geregelt. Auch der Umgang mit dem Dokument, Aufbewahrungsfristen und der Zugriff auf das Dokument ist dort immer wieder genau festgelegt. Seit der Gültigkeit der GoBD am 1.1.2015 hat der Gesetzgeber vieles rund um die Archivierung und digitale Belege klar und deutlich bestimmt. Die DSGVO hat ab Mai 2018 zusätzliche Regeln eingeführt. Ohne ein professionelles Dokumentenmanagement sind die gesetzlichen Erfordernisse bei digitalen Belegen gar nicht mehr zu erfüllen, bei Papierdokumenten immer schwerer.

Fazit der DMS-Argumente: Dokumente müssen gesetzlichen Vorschriften entsprechen. DAs kann nur zentral ein modernes DMS garantierenn

Argument 6: Es werden einfach immer mehr Dokumente. (Big Data im Büro)

Bei Berücksichtigung aller Vorschriften und Erfordernisse aus den Abläufen im Büro ergibt sich ein immer größer werdende Menge an Informationen, die verarbeitet werden, um eine Aufgabe zu erledigen. Das spiegelt sich in einer steigenden Anzahl von Dokumenten wieder, die dann auch für viele Jahre bereitgehalten werden müssen. SEPA-Mandate, Beratungsprotokolle bei Banken und Versicherungen, umfangreiche Vertragsunterlagen mit immer mehr Klauseln, um nur ein paar zu nennen. Das ist alles ohne Dokumentenmanagement weder bei Papierdokumenten noch bei digitalen Dokumenten auf Dauer sinnvoll zu realisieren.

Fazit der DMS-Argumente: Die Zahl der zu verarbeitenden Dokumente steigt stetig an. Und alle müssen abgelegt und später wieder gefunden werden.

Argument 7: Der Mensch im Büro muss immer mehr Informationen erfassen.

Wenn das nun alles so ist, wie oben beschrieben, dann darf man aber einen Faktor nicht vergessen: der Mensch im Büro. Denn all die Herausforderungen, Anforderungen, Bedürfnisse, Datenmengen und Informationen müssen letztendlich von Menschen gefunden, erfasst, bearbeitet, kontrolliert, beurteilt und versendet werden. Trotz aller Automatisierung bleibt es uns nicht erspart „einen Blick darauf zu werfen“. Nur mit einem Dokumentenmanagement schafft man den nötigen Überblick, schützt den Anwender vor Fehlern und ermöglich eine schnelle Erfassung und Bearbeitung. Nur so kann krankmachender Stress im Büro vermieden werden.

Fazit der DMS-Argumente: Um die Menschen im Büro bei ihren Aufgaben in Zukunft zu entlasten, ist ein Dokumentenmanagement unerlässlich und das beginnt schon beim Posteingang.