In der Baubranche kommt es regelmäßig bei Baurechnungen zu Kürzungen durch Bauunternehmen. Soweit der leistende Unternehmer die Rechnungskürzung anerkennt, erfolgt eine „automatische“ Berichtigung der umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlagen nach § 17 UStG. Eine Gutschrift des leistenden Unternehmers ist hierfür ausdrücklich nicht erforderlich. Ist die Rechnung Bestandteil eines Gewerkes, gilt es natürlich den Überblick zu behalten, was bezahlt, was verbucht und was noch offen ist.
Stellen Sie sich vor, Sie können alle Abschläge, Kürzungen, Abzüge oder Einbehalte bei Baurechnungen in einem automatisierten Prozess erfassen, papierlos zur Prüfung weiterleiten und von jedem Ort mit Internetanschluss bearbeiten. Ein detailliertes Rechnungsprotokoll weist alle Einzelbeträge aus und errechnet sofort den korrekten Zahlbetrag.
Im folgenden Kurzvideo unseres Partners upload24 erhalten Sie einen ersten Eindruck von unserer Komplettlösung für alle Rechnungen rund um Bauprojekte und Gewerke:
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Wichtig: Sie müssen Ihre gewohnten Anwendungen im Bereich ERP, Bausoftware oder DMS nicht aufgeben.
Unsere Lösung ist kompatibel mit bestehenden Anwendungen im Bereich Bausoftware und Dokumentenmanagement. Wir können den Workflow integrieren und Verbindungen zu anderen Systemen herstellen.
Wir sparen bis zu 75% der Bearbeitungszeit für die Rechnung selbst. Das Ergebnis übergeben wir an andere Systeme oder verarbeiten es selbst mit unserem DMS weiter.
Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung macht daher gerade in der Baubranche großen Sinn. Eine Vielzahl von Baurechnungen muss gekürzt und jeweils in den Kontext der Abschlagsrechnung, der weiteren Gewerkerechnungen und schließlich der Schlussrechnung gestellt werden. Gewerk für Gewerk, Lieferant für Lieferant, Kunde für Kunde.
Die Lösung Fast Lane INVOICE BAU leistet genau das. Von der Digitalisierung und automatisierten Auslesung der Belege über die Freigabe durch Projektleiter bis hin zur Buchhaltung und Übergabe an Ihr FiBu-System (z.B. DATEV) werden alle Anforderungen an den Rechnungsablauf erfüllt.
Rechnungen per Post
Viele Baurechnungen kommen immer noch per Post. Mit Fast Lane INVOICE BAU werden die Belege direkt nach dem Eingang gescannt. Im Hintergrund erfolgt im ersten Schritt die Konvertierung der Scans in maschinenlesbare PDF-Dateien.
Rechnungen per E-Mail
Lassen Sie sich Ihre Baurechnungen künftig per E-Mail an eine vordefinierte Adresse schicken. Fast Lane INVOICE BAU extrahiert die Dokumente automatisch aus den E-Mail-Anhängen. Durch die Übergabe an ein digitales Archivsystem ist der Prozess vollständig revisionssicher.
Auslesen von Rechnungen (Capturing / Tagging)
Fast Lane INVOICE BAU für Baurechnungen beinhaltet mehrere Technologien, um aus Rechnungen – ob eingescannt oder per E-Mail erhalten – alle gewünschten Daten wie Rechnungssteller, Datum, Belegnummer, Betrag etc. zu extrahieren. Besonders wertvoll für die Baubranche: Auch die Rechnungspositionen werden ausgelesen und können einzeln korrigiert werden.
Verifizierung
Fast Lane INVOICE BAU bietet exzellente Trefferquoten bei der Belegerkennung. Um dieses hohe Niveau zu erreichen, werden die Belege mit vorhandenen Daten abgeglichen. So werden beispielsweise Umsatzsteuer-ID, IBAN oder E-Mail-Domain zur Identifikation des Rechnungsstellers herangezogen und die passenden Gewerke zur Auswahl angeboten.
Workflow Rechnung
Automatisierte digitale Prozesse sorgen für kurze Durchlaufzeiten bei Eingangsrechnungen. In den Bearbeitungsschritten werden ausgelesene Daten geprüft und korrigiert, Kontierungen ergänzt und Freigaben erteilt. Bereits in der Basisversion unterstützt Fast Lane INVOICE BAU das 4-Augen-Prinzip ab definierten Schwellwerten. Die hohe Transparenz ermöglicht jederzeit einen vollständigen Überblick – selbstverständlich unter Berücksichtigung Ihrer Unterschriftenregelung.
Klassifizierung
Fast Lane INVOICE BAU kennt alle bisherigen Rechnungen eines Lieferanten zu einem Gewerk. Legen Sie pro Rechnung verschiedene Einstellungen wie Rabatte, Einbehalte, Umlagen oder Abzüge und Skonti fest, definieren Sie Zahlungsziele und Bürgschaften, die Steuerschuldnerschaft und die jeweilige Auftragssumme.
Korrektur
Fast Lane INVOICE BAU ermöglicht die Korrektur jeder einzelnen Rechnungsposition hinsichtlich Menge, Preis und Steuer. Jede Korrektur erfordert einen Kommentar, um den Vorgang nachvollziehbar zu machen. Die geänderten Werte werden sofort summiert und der Rechnungsbetrag automatisch neu berechnet.
Rechnungskontrolle (Feststellungsvermerk, Abschlagsrechnungen)
Fast Lane INVOICE BAU erstellt zu jeder Rechnung einen Feststellungsvermerk als separate PDF-Datei, der alle Rechnungszuordnungen und Rechnungsinhalte sowie relevante Überträge aus vorherigen Rechnungen zum gleichen Gewerk des Kreditors enthält.
Mobiler Einsatz
Fast Lane INVOICE BAU kann von Ihren Projektleitern auch auf der Baustelle einfach genutzt werden. Sie können mit jedem mobilen Endgerät auf Rechnungen zugreifen, diese korrigieren und freigeben. Auch das Anhängen weiterer Dateien, wie z.B. Fotos von der Baustelle, ist mit Fast Lane INVOICE BAU problemlos möglich.
Daten und Schnittstellen
Fast Lane INVOICE BAU bereitet die Daten für Ihre führenden Systeme auf und übergibt die entsprechenden Datensätze an Ihre Finanzbuchhaltung oder Ihr ERP. Das Datev-Datenformat kann an Ihre Anwendungen angepasst werden.
Sichere Archivierung
Alle Dokumente sowie alle Workflows mit ihrer jeweiligen Historie (Bearbeitungsprotokoll) werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen revisionssicher und passwortgeschützt im Archivsystem gespeichert. Dazu stellen wir Ihnen entweder ein digitales Archivsystem zur Verfügung oder integrieren Ihr bestehendes Archiv.
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