Digitalisierung und Automatisierung stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen. Abläufe und Prozesse, die teils seit vielen Jahren bewährt abgelaufen sind, stehen nun auf dem Prüfstand. Viele Fragen tauchen in diesem Zusammenhang auf. Ein zentrales Dokumentenmanagement kann viele Anforderungen erfüllen und manuelle, zeitaufwändige Tätigkeiten einsparen. Die Einführung eines DMS wirft aber viele Fragen auf. Mit diesem Blog wollen wir darüber informieren, wie Sie ein DMS Projekt planen können.

Ein modernes Dokumentenmanagement kann in allen Unternehmensbereichen Abläufe, die Dokumente und Informationen betreffen, standardisieren und automatisieren. Oft liegt der Fokus auf den Bereichen Rechnungen oder bei Dokumenten, die im ERP-System verarbeitet werden. Aber ein DMS kann in vielen Bereichen Probleme lösen und Unsicherheiten abbauen. Im Personalbereich, wenn es um die strengen DSGVO-Vorschriften geht oder in der Vertragsbearbeitung, wenn wichtige Vertragsdaten geprüft werden müssen. Und vieles mehr.

Eben weil ein DMS in allen Unternehmensbereichen Prozesse verbessern kann, stellt sich oft die Frage, wo man am besten anfängt. Wir empfehlen dazu immer eine Prüfung, in welchem Bereich gesetzliche Vorschriften noch erfüllt werden müssen oder wo dringend Verbesserungen benötigt werden, weil es Störungen im Ablauf oder unnötige Verzögerungen gibt. Oft ist das Thema schnell gefunden, aber was ist dann der nächste Schritt?

Unser Tipp: Ein DMS Projekt planen und zwar von Anfang an und Schritt für Schritt, um spätere Probleme zu vermeiden. Das heißt gleich zu Beginn im Rahmen einer Projektentwicklung wichtige Fragen klären und Ziele definieren, dann kommt es später nicht zu Verzögerungen oder Missverständnissen.

Fragestellungen, um das Ziel eines DMS-Projekts zu finden.

Das sind nur Beispiele, es gibt in jedem Unternehmen unterschiedliche Herausforderungen.

Was kann oder muss verbessert werden?
Was muss aufgrund neuer gesetzlicher Lage verändert werden?
Wo erwarten Kunden mehr und schnellere Dienstleistung?
Ist die Arbeitsumgebung so gestaltet, dass effektiv und produktiv gearbeitet werden kann?
Sind die Prozesse sicher oder muss man ständig dran denken?
Wo können Abläufe vereinfacht, Kosten gesenkt und Ergebnisse verbessert werden.
Wie kann man Zeit einsparen, die an anderer Stelle dringend benötigt wird?

Workshop Projektentwicklung.

Was immer wieder übersehen wird, dass es vor dem eigentlichen Projektplan noch eine sehr wichtige Vorbereitung gibt. Die Projektentwicklung als Basis für den späteren Gesamtprojektplan. Zuerst die wichtigen Fragen beantworten. Warum mache ich das? Was ist das Ziel? Was wird besser? Wo fange ich an?

Wir haben zu diesen und noch weiteren Themen der Projektentwicklung einen Fragebogen entwickelt, der ein DMS Projekt planen hilft. Denn ohne diese grundlegenden Informationen wird eine Projektplanung nicht so recht vorankommen und von Jahr zu Jahr aufgeschoben. Mit einem Workshop Projektentwicklung können Sie schon zu Beginn klären, ob Ziel, Aufwand, Kosten und Beteiligte für das Projekt „unter einen Hut zu bringen sind“.

Unsere DokumentenManager gehen in dem gemeinsamen Workshop die Fragen Schritt für Schritt durch und bringen dabei Erfahrungen aus anderen Projekten ein. Ein wertvoller Input, der viel Zeit spart. Ein ganz wichtiger Vorteil ist auch, dass die Projektentwicklung dann in allen Details beiden Seiten, Auftraggeber und Auftragnehmer, bekannt ist. So können schon frühzeitig Missverständnisse und Fehlplanungen vermieden werden. Deswegen hat es sich bewährt, diesen Workshop abzuhalten, statt einen Fragebogen per Mail zu übermitteln.

Themen des Workshops

Projektziele
Wichtigstes Thema und wirklich so detailliert wie möglich festzulegen. Wenn möglich sogar in messbaren Kennziffern und konkreten Ergebnissen. alles wird an diesen Zielen gemessen.

Umfang des Projekts
In welchem Bereich, in welcher Abteilung sollen nun diese Ziele konkret realisiert werden. Oder welcher Prozess soll im ersten Schritt optimiert werden. Diese Eingrenzung hilft dabei, die Projektgröße zu konkretisieren und besser einschätzbar zu machen.

Welche Entscheider und Mitarbeiter sind involviert?
Wenn der Bereich und die Ziele festgelegt sind, dann ist es wichtig, die an einer geplanten Änderung beteiligten Personen zu erfassen. So vermeidet man spätere Überraschungen bei der Realisierung.

Welche Dokumente sind in diesem Teilbereich relevant?
Eine möglichst komplette Liste der beteiligten Dokumente verhindert, dass während der Umsetzung noch Anpassungen erfolgen müssen. Die spätere Anpassung kostet doppelt so viel Zeit, wie die Berücksichtigung von Anfang an. Die Erfassung erfolgt anhand einer speziellen Tabelle.

Was soll verbessert oder verändert werden?
Aufbauend auf der Tabelle von vorher geht man nun die einzelnen Herausforderungen durch und konzentriert sich auf das Verbesserungspotential und zu welchen Einsparungen oder Effizienzsteigerungen das führen kann.

Welche manuellen Prozesse kann ich einsparen und wieviel Zeit besser genutzt werden?
Hier geht es darum nochmal zu verdeutlichen, was alles an mühsamer Kleinarbeit und ständigem Dran-Denken-Müssen wegfällt. Und wieder hilft uns unsere kleine Tabelle von vorher. Diese Antworten sind deshalb so wichtig, weil sie konkrete Vorteile in ersparter Zeit und ersparten Kosten liefern. Grundlage für die Bewertung des Projektbudgets.

Welche Programme werden in diesem Teilbereich eingesetzt?
Diese Frage ist wichtig, um mögliche Vereinfachungen durch Abfragen, Datenexports oder Schnittstellen zu erkennen. Oft sind Daten schon vorhanden, die man automatisch für weitere Bearbeitungen nutzen kann. Eine einfache Liste genügt.

Wann soll die Umsetzung abgeschlossen sein, bzw. wann kann gestartet werden?
Eine wichtige Frage, die man anhand der vorherigen Antworten besser beantworten kann. Wenn man erkannt hat, was erreichbar ist, dann weiß man auch, wann man die Vorteile nutzen will.

Die Ergebnisse des Workshops.

Nachdem gemeinsam alle Fragen beantwortet worden sind, kann man ein DMS Projekt planen. Wichtigste Informationen sind erfasst: Die Ziele, die damit verbundenen Optimierungen (auch in Euro bewertet) und ein ungefährer Zeitplan. Alle weiteren Informationen dienen dazu beim Projektstart gleich die richtigen Themen mit den zuständigen Personen besprechen zu können. Das spart enorm Zeit.

Mit der Projektentwicklung können nun die Budgetverantwortlichen die Rentabilität und den Return-On-Invest konkret beurteilen. Notwendige Ressourcen sind besser abschätzbar.

Die Projektentwicklung ist eine wichtige Grundlage für Entscheidungen und Kostenplanungen.

Sie wollen mit unserem Workshop »Projektentwicklung« Ihr DMS-Projekt planen?