Im vorhergehenden Blog „eRechnung – Das kommt auf uns zu!“ haben wir einiges zu den gesetzlichen Grundlagen erklärt. Nun wollen wir die nächsten wichtigen eRechnung-Themen ansprechen, die für Sie als Unternehmer in die Überlegungen mit einzubeziehen sind.

Welche eRechnung-Themen sind nun wichtig?

Standard bedeutet Vielfalt

Der Standard EN16931 führt nicht dazu, dass in Europa alle dieselben Rechnungsformate nutzen wie wir bereits im anderen Blog gehört haben. Auch der Weg der Daten zum Adressaten und zu den Finanzbehörden ist unterschiedlich. In Deutschland gibt es als zulässige Formate ZUGFeRD (hybrides Format mit PDF und XML-Datensatz) und das bei Behörden vorgeschriebene Format XRechnung (reiner XML-Datensatz). Daneben ist EDI als Ausnahme erlaubt. ZU den eRechnung-Themen gehört einfach diese große Vielfalt trotz Standard. Jedes Land hat nun unterschiedliche Formate und abweichende Übertragungswege freigegeben. Insgesamt 400 Rechnungsformate und Dutzende Übertragungswege sind möglich. Vor allem Unternehmen, die Rechnungen ins Ausland stellen, sind besonders gefordert. Sie werden nicht alle Formate und Wege mit ihrem ERP-Programm abbilden können.

eRechnung-Themen: Wie schnell geht es?

Grundsätzlich ist es nicht das Gesetz, das das Tempo vorgibt. Es sind die anderen Unternehmen, die entscheiden, wann man sich mit den eRechnung-Themen auseinandersetzen muss.

Neben den neuen Regelungen zur eRechnung bringt dieser Standard enorme Vorteile in der Rechnungsbearbeitung. Das mühsame Auslesen von Rechnungsdaten aus einer PDF oder Papierrechnung entfällt völlig. Daten können automatisiert mit anderen Belegen abgeglichen und geprüft werden. Deswegen werden große Kunden und Zulieferer schnell auf das Format umsteigen wollen. Da Prozesse Geld kosten, kann es sein, dass ein großer Abnehmer dann ein Format vorschreibt und sich für den Anbieter entscheidet, der das Format liefern kann. Was nützen ein paar Prozent Preisvorteil, wenn der manuelle Aufwand dagegensteht.
Das bedeutet, dass das Tempo der Einführung bestimmen andere.

eRechnung – Unabhängigkeit erhalten

Die Zeitfristen für die Verarbeitung sind kürzer als bei den alten analogen Rechnungsformaten. Auch die Archivierung der eRechnungen kann nicht mehr in einem Filesystem oder ausgedruckt auf Papier erfolgen. Es ist ein Datenbanksystem für die schnelle Sicherung und Bearbeitung nötig.
Aber Vorsicht: viele Anbieter von ERP/WAWI/FIBU Programmen bieten das nun als „integrierte“ Leistung mit an. Das seiht auf den ersten Blick sehr einfach aus, aber man trifft eventuell unbewusst eine Entscheidung, die langfristig Folgen hat.

Die ERP-Programme können in absehbarer Zeit alle digitale Rechnungen erstellen und auch Daten aus eRechnungen übernehmen. Das ist eine ganz wichtige Eigenschaft, die die ERP-Anbieter nun schnellstmöglich gewährleisten müssen. Aber neben der Erstellung und Verarbeitung gibt es auch Vorschriften zur Archivierung, Protokollierung und später dann auch zur Übertragung von Rechnungsdaten an die Finanzbehörden. Jetzt bieten Anbieter von ERP-, WAWI- und FIBU-Programmen ebenfalls eine integrierte Archivierung der in diesen Programmen geführten Belege an.

In einem Unternehmen gibt es aber viele andere Vorgänge, die zu Belegen führen, die, je nach Programm, nicht in diesen Prozessen erfasst sind. Damit steht hier auch keine Archivierung zur Verfügung. Beispiele sind der Personalbereich, Fuhrparkverwaltung, Vertragsmanagement, generelle Email-Kommunikation, Protokolle usw. usw.

Eine in diesen Programmen integrierte Archivierung bedeutet auch, dass ein Unternehmen an diese Anbieter sehr stark gebunden ist und in seiner unternehmerischen Freiheit, auf das jeweils optimale Programm zu wechseln, stark beschnitten wird. Will man sein ERP-Programm wechseln, muss ein ganzes Archiv der letzten Jahre mit „umziehen“. Das wird in aller Regel zumindest teuer und problematisch.

Wir haben selbst in den letzten 17 Jahren zweimal das ERP-System gewechselt, weil das bisherige nicht mehr unseren Anforderungen entsprochen hat bzw. der Anbieter zu teuer wurde. Wäre unser Archiv nicht separat und unabhängig gewesen, wäre das sehr teuer gewesen bzw. die Daten nicht übertragbar, so dass wir die Altarchive weitere 10 Jahre aktiv hätten halten müssen.

Ein zentrales Dokumentenmanagement wird kommen

Während Geschäftsprozesse, die direkt mit der Leistungserstellung einher gehen, im Fokus der Automatisierung liegen, gibt es viele Bereich, die immer noch ganz analog bearbeitet werden. Auch innerhalb der Leistungsprozesse (Kernprozesse) erleben wir in den Unternehmen immer wieder manuelle Prozessschritte, weil eben Belege (vor allem externe) nicht im führenden Programm erfasst und verarbeitet werden können.

Nur ein zentrales Dokumentenmanagement, das übergreifend und völlig unabhängig von der aktuellen Anwendungssoftware, Daten und belege archivieren und schützen kann, gewährleistet den Weg zur Digitalisierung eines Unternehmens.

An die Zukunft denken!

Warum das alles mit diesen neuen Formaten? Es geht darum, dass es in ein paar Jahren Vorschrift ist, die Rechnungsdaten gleichzeitig an den Adressaten und an die Finanzbehörden zu übertragen. Da fallen PDF und E-Mail einfach weg. Unsere schönen Logos und unser Seitenaufbau, Spalten und optischen Aufbereitungen sind passé. Steuerlich gültig sind ab 2025 nur die enthaltenen Datensätze der eRechnungen und nicht die „schönen“ PDFs, die eventuell parallel kommen.

Es werden Portale von den Behörden eingerichtet, die europaweit Rechnungsdaten erfassen und verarbeiten. Das alles hat den Sinn, um in sehr kurzer Zeit zu prüfen, ob es Abweichungen in den zu berücksichtigenden Steuerbeträgen gibt. Immerhin geht es in Europa um 132 Mrd. Steuerbetrug jährlich. Das bedeutet, dass alles, was wir aktuell zum Thema Rechnungsversand kennen und nutzen, nicht mehr gültig ist.

3 Mio. Unternehmen in Deutschland müssen sich in den nächsten Jahren in einzelnen Schritten umstellen. Die Zahl der Anbieter für die notwendigen Lösungen und deren Mitarbeiter scheint da eher zu gering. Alle „Insider“ raten dringend dazu bald zu beginnen. Abwarten wird schnell zum Nachteil.

Wer sofort prüfen und handeln sollte

Wer an große international tätige Unternehmen liefert, die große Datenmengen verarbeiten müssen, wird sehr schnell mit deren Anforderungen an eRechnungen konfrontiert werden.

Auch Lieferanten, die den Vorteil der automatisierten Prüfung und Sicherung der Datenwege nutzen wollen, werden bald eRechnungen versenden.

Wer Kunden im europäischen Ausland hat, wird verschiedenste Formate für Italien, Frankreich, Dänemark etc. liefern müssen. Zudem noch andere Übertragungswege an deren Finanzbehörden einhalten. Das ist mit einem ERP-Programm nicht zu gewährleisten.

Unternehmen, die Rechnungen noch in verschiedenen Programmen im Unternehmen erstellen und dabei vielleicht sogar Office-Programme nutzen, müssen einen Standard finden.

Unternehmen, die heute noch PDFs ausdrucken und bearbeiten: Das ist seit 1.1.2015 schon nicht mehr zulässig, wurde aber kaum wirklich geahndet. Die eRechnung kommt schneller und es gibt Bußgelder und Sanktionen.

WICHTIG: Wer endlich den enormen manuellen Aufwand für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen mit zahlreichen Positionsdaten einsparen will, der sollte die eRechnung-Themen nun angehen und prüfen, welches Format sein Programm verarbeiten kann und umsteigen.

Warum die Portale so wichtig werden und warum eine E-Mail so gefährlich ist

Datenschutzspezialisten bezeichnen die E-Mail als das gefährlichste Instrumentarium in Bezug auf Datensicherheit und Hackerangriffe. Aber nicht nur die Mail selbst mit darin enthaltenen Links ist das Problem. Dateianhänge können komplett abgefangen werden und gefälscht werden. Der Fall eines deutschen Ministeriums das an Kriminelle 225.000 € überwiesen hat, weil die Originalrechnung nur an der Stelle der Bankverbindung „verändert“ wurde, war groß in der Presse. Auch viele Mittelstandsunternehmer erhalten immer wieder gefälschte Rechnungen.

Das alles wird in Zukunft entfallen. Schon heute können Sie den Rechnungsversand über sogenannte Portale vornehmen lassen. Hier wird geprüft, ob die Rechnung alle Daten enthält, dann im richtigen Format zugestellt und der Empfang protokolliert. Die Übertragungswege sind maximal verschlüsselt und die Daten werden laufend geprüft.

CTC – Continuous Transaction Control – alles protokolliert

Continuous Transaction Control, kurz CTC, ist wie ein Wächter in Echtzeit über Ihre Handelstransaktionen. Stellen Sie sich vor, wir wären in der Lage, jede Transaktion, sei es ein Kauf oder Verkauf, genau in dem Moment zu überwachen, in dem sie stattfindet.

Das bedeutet, dass die Steuerbehörden oder Ihr Unternehmen sofort wissen, wenn etwas Ungewöhnliches passiert oder wenn es steuerliche Probleme geben könnte. CTC sorgt für Transparenz und stellt sicher, dass alle steuerlichen Verpflichtungen erfüllt werden.

Diese komplette Überwachung der Übertragungswege udn der internen Verarbeitung ist ohne ein Portal kaum zu realisieren. Die Zukunft wird zeigen, wie schnell das alles kommt. Auf jeden Fall bieten wir mit dem TRAFFIQX-Netzwerk schon heute eine solche Lösung an.

Was in Deutschland gilt ist kein Standard international!

Ein Datensatz, der automatisiert verarbeitet werden kann, muss dem Standard EN16931 entsprechen und ist bei den Inhalten sehr stark reglementiert. Wir haben unsere Rechnungen überprüft, die nach deutschem Steuergesetz richtig ausgestellt sind, aber nicht als Vorlage für den Datensatz ausreichen. Hier ein paar Beispiele aus unserer Erfahrung.

Umfang der Datenfelder einer elektronischen Rechnung

Ein Überblick der sogenannten „Pflichtfelder“:

Die Herausforderung

• Bestehende Dokumentenprozesse müssen auf Tauglichkeit geprüft werden, auch wenn Sie heute allen rechtlichen Vorgaben entsprechen.
• Anpassungen in technischer und organisatorischer Hinsicht können erforderlich werden.
• Übergangszeit kann deshalb knapp werden.

Leider wurden mehrere Standards zugelassen und die wiederum können unterschiedlich gestaltet sein. Ein Teil ist Pflicht lt. Gesetz, ein Teil notwendig für die Übertragung, ein Teil Pflicht eventuell im Ausland oder bei Behörden (Leitweg-ID).

Weitere Informationen zu den Feldern im Einzelnen finden Sie hier:
Eine 23-seitige Information der Bundesbehörden im Rahmen des OZG gibt Hinweise zu allen möglichen Feldern bei eRechnungen. Das ist schon mal ein erster Hinweis, was auch in einem zentralen Rechnungsportal der Finanzämter gefordert wird. Unsere Plattform TRAFFIQX bietet die Möglichkeit, mit einem Test eine vorhandene eRechnungen auf Kompatibilität zu prüfen.

Das Onlinezugangsgesetz (OZG)

Die Interaktion zwischen Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen mit der Verwaltung soll im Rahmen des OZG in Zukunft deutlich schneller, effizienter und nutzerfreundlicher werden.
Das OZG ist die rechtliche Grundlage für das bis dato größte Modernisierungsprojekt der öffentlichen Verwaltung seit Bestehen der Bundesrepublik. Im OZG werden die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen sowie deren Bereitstellung über Verwaltungsportale geregelt. Für die Umsetzung des Gesetzes bedarf es unter anderem einer effizienten Arbeitsteilung, einer modernen IT-Infrastruktur sowie gemeinsamer Standards zwischen Bund, Ländern und Kommunen. Hier geht es auch um Führerscheine etc.

Felder der OZG-konformen Rechnungseingangsplattform (OGZ-RE)

Das war nun viel Theorie, aber wir haben auch einige ganz praktische Erfahrungen zusammengefasst. Seit November 2023 befassen wir uns schon mit dem Thema und sind im eigenen Hause und bei Kunden auf einige Herausforderungen gestoßen.

Alle Angaben basieren auf den derzeit bekannten Gesetzesentwürfen und Diskussionen. Stand August 2024