Der eRechnungsgipfel im Juni 2025 hat einige konkrete Probleme nach ca. 6 Monaten Einführung der eRechnung zutage gefördert. 80% von 3,5 Mio. Unternehmen haben keine gesetzeskonforme Lösung für eRechnung (Bitcom, ERGl2025). 95% verlassen sich auf das ERP, um in der Zukunft der Verpflichtung nachzukommen, und prüfen nicht, ob die erstellte eRechnung einen validen Datensatz enthält (Bitcom). Mindestens 50%, wenn nicht deutlich mehr, der derzeit ausgestellten eRechnung sind nicht 100% kompatibel zur Norm EN16931, weil der Datensatz lückenhaft oder falsch ausgefüllt wurde. Mehr als die Hälfte der Unternehmen sehen in der Digitalisierung keine Vorteile, nur zusätzliche Kosten (Universitäten Potsdam und Erlangen-Nürnberg).

Warum ist das so? Weil es so viele Fragen gibt und wenige Gesprächspartner die alle Fragen wirklich beantworten können. Wir haben nun so weit wie möglich alle neuen Informationen seit 1.1.2025 zusammengeführt und uns vor allem an den gesetzlichen und technischen Informationen des Bundesministeriums für Finanzen orientiert.

Der eRechnungsgipfel stellt klar: Nein, die Softwareanbieter lösen das Problem nicht alleine. Nicht alle Systeme erstellen ordentliche eRechnungen. Oder verarbeiten den Eingang der Formate ordnungsgemäß. Ferner kann ein ERP-System nicht alle vorkommenden Formate wirklich abbilden, wenn sie aus dem europäischen oder außereuropäischen Ausland kommen.

Unsere Fragen & Antworten zur eRechnung

Wir haben die aktuell wichtigen Fragen, die wir von Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größenordnungen erhalten, zusammengestellt. Die Antworten entsprechen dem heutigen Stand der Informationen (September 2025) in Vorbereitung des nächsten Rundbriefs des Finanzministeriums.

Die wichtigste Information für alle, die sich von der Informationsflut neuer Regeln überrollt fühlen:

Für alle Anforderungen, die hier genannt werden gibt es bereits technische Lösungen, die sofort eingesetzt werden können und auch auf die Zukunft vorbereitet sind. Es ist alles beherrschbar – man braucht nur einen professionellen Partner, der alle Informationen vorliegen hat.

Viele Meinungen – oft wenig Klarheit. 

In den letzten Monaten haben wir immer wieder dieselben Aussgen zum Thema E-Rechnung gehört. Wir haben die häufigsten Aussagen zusammengetragen und beantwortet, um mehr Klarheit ins Meinungs-Wirrwarr zu bringen.

Aussage: „Das macht meine ERP/FIBU.“

Vorsicht, da sind evtl. nicht kompatible, nicht gesetzeskonforme Formate unterwegs und ohne Prüfung/Validierung ist das nicht einfach so sicher. Ein unabhängiger Profi ist hier wirklich wichtig.

Aussage: „Ich habe ja noch Zeit bis 1.1.2027/2028.“

Das ist ein Irrtum. Folgendes ist klar geregelt: 
Die maßgebliche Passage findet sich in Abschnitt 14.1 Absatz 4 des geänderten UStAE-Entwurfs:

„Die Rechnung ist grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen, wenn der Leistungsempfänger die Leistung für sein Unternehmen bezieht und sowohl Leistender als auch Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UstG bezeichneten Gebiete ansässig sind. (…) 4Die Ausstellung einer E-Rechnung an einen anderen inländischen Unternehmer bedarf nicht der Zustimmung des Leistungsempfängers. 5Dieser hat die technischen Voraussetzungen für den Empfang einer E-Rechnung zu schaffen (…)“ 

Damit stellt das BMF klar:

Ab 1. Januar 2025 müssen Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich im E-Rechnungsformat (nach EN 16931, z. B. Xrechnung, Factur-X) ausgestellt werden.

Eine Ausnahme besteht nur für Sonderfälle (Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise, Kleinunternehmer etc.).

Aussage: „Mein Steuerberater rät dazu, nichts zu machen, weil vieles unklar ist.“

Gesetz und EN16931 ist da und wird europaweit benutzt. Im europäischen Ausland ist man schon viel weiter. Es ist fahrlässig einfach abzuwarten. 3,5 Mio. Unternehmen in Deutschland sind betroffen und es sind nur noch 15 Monate Zeit bis PDF und Papier der Vergangenheit angehören.

Aussage: „Ich verstehe das alles nicht und habe keine Zeit.“

Es sind bereits neun Monate vergangen. Zunächst sind unternehmerische Entscheidungen zu treffen, dann die technischen. Wichtig ist, zeitnah die richtigen Berater zu finden, die Zeit sparen und sich mit allen gesetzlichen und technischen Lösungen auskennen. Vor allem jetzt, bevor die Berater keine Zeit mehr haben, weil plötzlich Tausende Unternehmen pro Woche umgestellt werden müssen. Bei der GFG SEIBT AG stehen Berater zur Verfügung, die die E-Rechnungspflicht seit zwei Jahren begleiten und sowohl rechtliche als auch technische Fragen beantworten können.

Aussage: „Ich weiß nicht konkret, was da eigentlich kommen wird.“

Wir haben zu dem gesamten Themenkreis in unseren Blogartikeln viele wichtige Informationen gesammelt. Nachstehend haben wir viele wichtige Fragen beantwortet und Quellen aufgeführt. Heute informieren, um Morgen handlungsfähig zu sein.

Aussage: „Die können doch nicht Tausende Unternehmen in Deutschland von der Vorsteuer-Verrechnung abkoppeln.“

Zu bedenken ist außerdem, dass Datensätze von KI-Programmen ausgewertet werden können. Unrichtige Datensätze werden in den Meldeportalen der Finanzämter gar nicht erst akzeptiert. Dann gibt es keine ordnungsgemäße Rechnung, somit keine Möglichkeit zum Vorsteuerabzug, keine Buchung und keine Zahlung. Der springende Punkt ist also nicht das Auffinden einer falschen E-Rechnung bei einem Unternehmen, sondern dass schlichtweg kein Beleg existiert, weil er fehlerhaft ist und somit die Übertragung zum Finanzamt scheitert.

Aussage: „Mir bringt eRechnung und Digitalisierung nichts, warum soll ich investieren?“

Das spiegelt die Meinung von oben wider. Digitalisierung kostet nur und bringt nichts. Heute laufen deutsche Unternehmen und der deutsche Staat Gefahr, von der Weltwirtschaft überholt zu werden, weil die Digitalisierung immer noch nicht ernst genommen wird. Oft werden die zahlreichen Vorteile, beispielsweise bei der Kostensenkung, einfach übersehen, weil man gar nicht weiß, was das im Detail für das Unternehmen bedeutet.

Aussage: „Man muss zunächst nur eRechnung empfangen können. Alles andere warten wir ab.“

PDF und Papier sind keine ordnungsgemäßen Rechnungsstandards mehr, sondern nur noch „ausnahmsweise“ möglich. Der Standard ist die E-Rechnung. Der Empfänger kann also bereits heute eine E-Rechnung verlangen, um diese automatisiert zu verarbeiten und Zeit und Geld bei der Buchung zu sparen. Bereits jetzt verlieren Firmen Kunden, weil sie die digitalen Anforderungen nicht erfüllen können. Das geht schneller, als viele denken.

Aussage: „Wir setzen weiter auf Email, das kostet uns nichts.“

Emails sind die größte Bedrohung für unsere IT-Infrastruktur. Der bisher teilweise zu vertrauensvolle Umgang mit Emails und den darin enthaltenen Daten und Anhängen kostet schon heute Millionen. Hinzu kommt, dass KI-gesteuerte Fake-Mails täuschend echt und nahezu perfekter Form auftauchen können, die die Gefahr noch zusätzlich erhöhen. Vor allem XML-Datensätze in eRechnungen sind da schnell ausgetauscht und mit neuen Daten befüllt. Ohne Prüfprogramme, schon im Vorfeld, ist das Risiko in naher Zukunft unkalkulierbar. Das gilt für alle geschäftlichen Dokumente, die per Mail versendet werden. Spätestens, wenn die Rechnungsportale der Finanzämter eingerichtet sind, ist größtenteils der Mailversand nicht mehr möglich.

Aussage: „Warum sollen wir über Portale übertragen. Jetzt sparen wir uns das Porto und dann müssen wir wieder zahlen.“

Portallösungen bieten viele Vorteile. Zunächst garantieren sie den sicheren Versand und protokollieren den gesamten Übertragungsweg. Sie stellen sicher, dass versendete Rechnungen valide Datensätze enthalten und dass der Empfänger sichere Daten erhält. Ansonsten gibt es sofort Warnmeldungen, auf die zeitnah reagiert werden kann. Ferner verteilen die Portale die Rechnung an den Empfänger und zeitgleich das Finanzamt, egal in welchem Bundesland und welcher Übertragungsweg hier gefordert wird. Portale können alle Übertragungswege und alle auch ausländischen eRechnungsformate auch weltweit liefern. Die abgesendete XRechnung wird so in ein italienisches Format übersetzt und dann via gefordertem Übertragungsweg an den Kunden geschickt. Beide Formate werden dann der Archivierung zur Verfügung gestellt, denn das ist Vorschrift. Die Portale werden zentral gesteuert, gesichert, verwaltet und sind immer auf dem aktuellsten Stand, was gesetzliche Regeln betrifft. Das kann ein Unternehmen allein nicht stemmen.

Aussage: „Wie wollen die Finanzbehörden denn das kontrollieren?“

In Italien sind seit 2019 elektronische Rechnungsformate im Einsatz. Seit der Einführung wurden pro Jahr ca. 19 Mrd. Euro Umsatzsteuerbetrug verhindert. Es dürfte sichergestellt sein, dass die Behörden über die entsprechenden Kontrollinstrumente verfügen werden. Da es sich nur noch um normierte Datensätze handelt, werden KI-Programme die steuerrelevanten Daten prüfen und sofort reagieren, wenn es Unstimmigkeiten gibt. Es wird nicht mehr auf eine Prüfung in ein paar Jahren gewartet.

Aussage: „Warum ist den Email ein Problem, alle nutzen das?“

Fakemails werden immer „echter“ und sind manchmal kaum zu unterscheiden. KI-Programme werden auch beim digitalen Angriff die „Waffen“ verbessern. Infizierte JPEG oder PDF-Dateien. Links, die zur Malware führen. Gefälschte Bankverbindungen, falsche eingebettete QR-Codes. 58% der Unternehmen wurden innerhalb der letzten 12 Monate mindestens einmal Opfer einer Cyberattacke (Quelle: Statista). 81% der Unternehmen erlebten im selben Zeitraum einen Datendiebstahl, Spionage oder Sabotage Quellen: Bitkom, Verfassungsschutz) 91% aller Cyberattacken auf Unternehmen geschehen über Links oder Schadcode der Email.

FAQs rund um die eRechnung.

Was muss man denn bei eRechnung wirklich beachten? Worauf kommt es an?

Wichtig ist der XML-Datensatz – das ist die Rechnung. Ein beiliegendes PDF ist nicht relevant.
Elektronische Eingangsrechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) müssen nicht nur inhaltlich geprüft werden, sondern auch nach Schematrons – also stimmt der XML-Datensatz wirklich.
Begründung: Die Daten sollen beim Empfänger (Kunden und dann auch Finanzämter) automatisch verarbeitet werden. Da kommt es nicht darauf an, was ein Mensch lesen kann, sondern dass der kryptische XML-Datensatz 100%ig stimmt.
Jede zweite eRechnung hat einen fehlerhaften XML-Datensatz und muss dann abgewiesen werden.

Die Abweisung ist dringend erforderlich, denn die Annahme und Verbuchung kann zum Verlust des Vorsteuerabzugsberechtigung führen.
Folge: Prüfen der Ausgangsrechnungen vor Versand unabdingbar, sonst droht Ärger mit den Kunden.

Kann ich das Verfahren einfach einführen oder muss ich dokumentieren, wie bei der GoBD?

Eine organisatorische und technische Verfahrensdokumentation ist für den Vorsteuerabzug Voraussetzung genau wie in der aktuell gültigen GoBD seit 2015 vorgeschrieben.

Im Ausland kursieren andere Formate, wie soll ich die verarbeiten?

Wir haben in einem separaten PDF mal dargestellt, welche Formate wo gelten. Da ist ein Versand per Mail direkt aus der ERP, wie es heute oft eingerichtet ist, irrelevant, weil keine ERP auf Dauer alles verarbeiten kann. Zentrale Portale liefern „Übersetzungen“ der Datensätze in das europäische EN16931 und machen damit eine Verarbeitung hier in Deutschland möglich. Dabei wird das Original archiviert ebenso wie die „Übersetzung“. Grundlegende gesetzliche Anforderung.

Hier klicken für die Übersicht:

Wer haftet eigentlich, wenn beim Versand eine falsche XML-Datei kommt?

Der Versender haftet für die Richtigkeit und ist verpflichtet fehlerfreie Datensätze nachzuliefern. Ansonsten entfällt die Zahlungspflicht, da ja keine Rechnung im steuerlichen Sinne vorliegt. Der Empfänger haftet für die sofortige, qualifizierte Prüfung und Erfassung des Prüfergebnisses.

Was sind die grundsätzlichen rechtlichen Rahmenbedingungen bei der Verarbeitung der eRechnungen?

Wir haben die Themen in drei Hauptbereiche eingeteilt:

Was ist nun der aktuelle Stand seitens der Finanzbehörden zur ERechnung?

Ein neues Schreiben in Sachen E-Rechnung des BMF ist in Vorbereitung und liegt in einem weitestgehend fertigen Entwurf bereits vor. Darin werden weitere Fragen beantwortet und Vorgaben geschärft. Explizit wird u.a. auf die Endlichkeit von hybriden E-Rechnungsformaten (PDF + XML), der Vorzug des XML als originäre Rechnung und weitere Punkte eingegangen, auf die wir bereits lange zuvor schon verwiesen haben. Wichtig dabei: Das ZUGFeRD Format ist eine reine deutsche Erfindung und wird so nur auch in Frankreich als Ausnahme verarbeitet. Die finale Fassung wird im Herbst (vorauss. Ende Oktober 2025) erwartet.

Hier gehts zur offiziellen Seite des Finanzministeriums mit dem Entwurf des Schreibens.

Betriebsprüfung & E-Rechnung: Worauf kommt es künftig an?

Künftige Betriebsprüfungen werden ihren Schwerpunkt weniger auf einzelne Rechnungen legen, sondern vielmehr auf die dahinterliegenden Abläufe. Von Interesse ist, wie Rechnungen erstellt werden, welche Systeme miteinander verbunden sind und in welchem Maß die Datenflüsse im Unternehmen nachvollziehbar sind. Die Finanzverwaltung erwartet eine lückenlose, strukturierte Beschreibung sämtlicher Verfahrensschritte. Es muss klar erkennbar sein, wie Rechnungen generiert, kontrolliert, übermittelt und aufbewahrt werden. Fehlt diese Transparenz, entstehen schnell Rückfragen – mitunter sogar steuerliche Risiken. Besonders kritisch sind Medienbrüche, nicht dokumentierte Sonderfälle oder fehlende Systemprotokolle. Ebenso können unklare Verantwortlichkeiten und eine mangelhafte Archivierung Schwachstellen darstellen. Wer diese Punkte frühzeitig adressiert, verschafft sich deutliche Vorteile für kommende Prüfungen.

Gelten für eRechnung und die Datensätze dieselben Regeln für die Pflichtangaben wie vorher bei den Papierrechnungen?

Grundsätzlich ja, als Mindestanforderung. Aber es werden genaue Felder definiert, die im Datensatz befüllt werden müssen und im richtigen Format enthalten sind. Wir haben die Empfehlungen des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) zur Verfügung gestellt. Eine wichtige Grundlage für die Programmierer der ERP oder FIBU Software, die diese Datensätze erstellen.

Seit 2025 gilt die GoBD für PDF Dateien. Was ändert sich hier für die eRechnungen?

Das Email des BMF vom 14.7.2025 führt alle aktuellen Änderungen auf. Das wird aber noch nicht der letzte Schritt gewesen sein.

Randziffer 119: Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG ist es ausreichend, wenn nur der strukturierte Teil aufbewahrt wird und die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt werden.

Randziffer 125: E-Rechnungen in einem hybriden Format bestehen neben dem strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) auch aus einem Datenteil im Bildformat (z. B. PDF-Dokument). Entscheidend ist nicht, ob der Rechnungsempfänger nur das Rechnungsbild (PDF-Dokument) nutzt, sondern dass der strukturierte Datenteil (XML-Datei) vorhanden ist, der nicht durch eine Formatumwandlung (z. B. in TIFF) gelöscht werden darf. Entscheidend ist hier die Aufbewahrung des strukturierten Datenteils (z. B. XML-Datei). Sollte die PDF-Datei weitere, steuerlich relevante Informationen enthalten, z. B. Buchungsvermerke, so sind diese auch entsprechend aufzubewahren. Die maschinelle Auswertbarkeit in diesem Fall bezieht sich dann auch auf sämtliche Inhalte der PDF-Datei.

Randziffer 131: Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG ist es ausreichend, wenn der strukturierte Teil aufbewahrt wird und insbesondere die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt werden. Eine zusätzliche Aufbewahrung des menschen-lesbaren Datenteils einer E-Rechnung ist nur dann erforderlich, wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen). 

Das BMF wird im 4. Quartal ergänzende Vorschriften veröffentlichen. Was steht da drin?

Der eRechnungsgipfel vom 25.6.2025 führte zu weiteren Änderungen und Spezifikationen für die eRechnungs-Vorschriften. Sie sind notwendig, da nicht alle Geschäftsfälle abgebildet wurden und einige weitere Anwendungsregeln fehlten. Es sind tatsächlich nochmal 31 Seiten und manche Informationen sind wirklich wichtig. Wir nehmen hier keinen Bezug auf spezifische Anpassungen für außergewöhnliche Geschäftsfälle, sondern nur die wichtigsten Themen.
eRechnungen mit Formatfehler gelten übergangsweise als sonstige Rechnungen. Aber die sind als Rechnungsformate ab dem 1.1.2027 nicht mehr gültig. Also Vorsicht, denn das bedarf der Zustimmung des Empfängers. Die Ausstellung und Übermittlung einer E-Rechnung ist unter den übrigen Voraussetzungen auch in diesen Fällen immer ohne Zustimmung des Empfängers möglich.
Ob eine Rechnung die Anforderungen der Normenreihe EN 16931 – auch hinsichtlich der gültigen Geschäftsregeln – erfüllt, kann beispielsweise durch die Nutzung einer geeigneten Validierungsanwendung überprüft werden.

Eine übersichtliche Zusammenfassung dazu gibt es in diesem Dokument.

Hier der vollständige Entwurf des neuen BMF-Rundschreibens vorab.

Gibt es Sanktionen bei Nichtbeachtung?

Es gibt Sanktionen und die Folgen der Nichtbeachtung sind finanziell schnell spürbar.

Verstoß gegen E-Rechnungspflicht 
Wird eine Rechnung nicht im vorgeschriebenen strukturierten Format ausgestellt, liegt grundsätzlich keine ordnungsgemäße Rechnung vor. Folgen:
Verlust des Vorsteuerabzugs für den Rechnungsempfänger.
Pflicht zur Rechnungsberichtigung durch nachträgliche Ausstellung einer ordnungsgemäßen E-Rechnung. 

Kein Verschulden 
Ein Verstoß wird nicht beanstandet, wenn der Aussteller weder wusste noch wissen konnte, dass er an einen Unternehmer geliefert hat (z. B. Privatkunde statt Geschäftskunde). Anmerkung des Autors: Wir denken, dass dieser Nachweis wohl kaum erbracht werden kann. 

Falsche oder fehlende Formate 
Hybridformate mit widersprüchlichen Angaben im Bild- und Datenteil können als doppelte Rechnung gewertet werden – mit möglicher Prüfung nach § 14c UStG (unberechtigter Steuerausweis). 

Steuerliche Risiken 
Bei unklarer oder nicht erfüllter Formatpflicht drohen Nachforderungen im Rahmen einer Betriebsprüfung. Auch ordnungspolitische Maßnahmen (Bußgelder) sind möglich, da das UStG Verstöße gegen die Ausstellungspflichten als Ordnungswidrigkeiten einordnet. 

Wir können alle diese Probleme abfangen und erledigen.
Unsere Lösungen – Ihre Sicherheit

✔ Valitool – Automatische Prüfung Ihrer eRechnungen
Identifiziert fehlerhafte XML-Daten und stellt sicher, dass Ihre Rechnungen gesetzeskonform und verarbeitbar sind.

✔ Docuware Cloud – Revisionssichere Archivierung
Alle Rechnungen sicher abgelegt, mit intelligenten Workflows für eine effiziente Bearbeitung.

✔ TRAFFIQX-Portal – Digitaler Rechnungsversand
Sichere Übertragung Ihrer Rechnungen in allen relevanten Formaten – weltweit und standardkonform.

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Wir begleiten Sie auf dem Weg zur digitalen Rechnungsverarbeitung – mit Fachwissen, erprobten Lösungen und maßgeschneiderter Beratung.

⏳ Starten Sie jetzt – denn die nächste eRechnung kommt bestimmt!

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GFG SEIBT AG – Ihre Experten für digitale Rechnungsverarbeitung

Terminvereinbarung unter:  https://gfgseibt.de/termin-vereinbaren/

Weiterführende Blogs zum Thema eRechnung:

Valitool – XML-Datensätze prüfen und validieren

Docuware Cloud – Eingangsrechnungen verarbeiten

TRAFFIQX – die Zukunft heute schon im Blick

Unsere wichtigen Informationen zur eRechnung

Nicht allein, was das Gesetz sagt, sondern auch was unsere ersten Erfahrungswerte zur eRechnung in der Praxis ergeben haben wollen wir vorstellen in drei Blogs:

1. Blog: eRechnung – das kommt auf uns zu. Gesetzliche Grundlagen und Regelungen.
2. Blog: eRechnung – das wird nun wichtig. Die wichtigen Themen für Unternehmen rund um die Gesetze.
3. Blog: eRechnung – Praxis. Das haben wir bislang als wichtig herausgefunden. Praktische Tipps für den Anfang.

Nehmen Sie sich die Zeit und sehen Sie sich die einzelnen Bereiche an. Sie stecken voller wertvoller Informationen.

Alle Angaben basieren auf den derzeit bekannten Gesetzesentwürfen und Diskussionen. Stand August 2024