Die Digitalisierung bekommt einen weiteren Antriebsfaktor. Mit der eRechnung sind so manche noch analog auf Papier zu erstellende Rechnungsprozesse endgültig Vergangenheit. Mit PDF ausdrucken, stempeln und wieder scannen ist in kurzer Zeit endgültig Schluss. Vor diesem Hintergrund ist das Thema eRechnung und DMS (Dokumentenmanagement) wichtiger denn je.

Nur eRechnung ist zu wenig weit gedacht.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen schreitet unaufhaltsam voran. Spätestens mit der gesetzlichen Einführung der eRechnung stehen Unternehmen vor der Herausforderung, nicht nur elektronische Rechnungen zu verarbeiten, sondern auch die dazugehörigen Prüf- und Nachweispflichten gesetzeskonform zu erfüllen. Während viele Firmen sich auf einfache Lösungen für die reine Rechnungsbeleg-Verarbeitung konzentrieren, bleiben wesentliche Anforderungen oft unberücksichtigt.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist weit mehr als nur eine digitale Ablage für Rechnungen. Es sorgt für eine strukturierte, sichere und nachvollziehbare Dokumentation sämtlicher relevanter Belege und Prüfprotokolle. Die lückenlose Erfassung und Verknüpfung aller mit einem Vorgang zusammenhängenden Dokumente – unabhängig von ihrer Herkunft – ist essenziell, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und betriebliche Effizienz zu steigern.

Viele Vorteile, weit über die eRechnung hinaus.

Ein DMS gewährleistet nicht nur die ordnungsgemäße Validierung von eRechnungen, sondern dokumentiert auch sämtliche Prüfprozesse und archiviert diese langfristig und rechtskonform. Gerade in Prüfungsfällen zeigt sich die Stärke eines professionellen DMS: Alle benötigten Unterlagen sind schnell auffindbar und vollständig verfügbar – eine Anforderung, die in herkömmlichen Ablagesystemen oft nicht erfüllt wird.

Doch die Vorteile eines DMS reichen weit über den Rechnungsbereich hinaus. Es ermöglicht eine ganzheitliche Digitalisierung und Automatisierung sämtlicher Unternehmensprozesse – von der Vertragsverwaltung über Personalakten bis hin zum Qualitätsmanagement. So werden nicht nur Compliance-Anforderungen erfüllt, sondern auch Effizienz und Transparenz innerhalb des Unternehmens erheblich gesteigert.

Jetzt handeln – eRechnung und DMS gleichzeitig realisieren.

Wenn Ihr Unternehmen noch kein DMS nutzt, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, diese entscheidende Investition zu tätigen. Die Anforderungen an Dokumentations- und Nachweispflichten werden weiter steigen, und Unternehmen, die sich frühzeitig darauf vorbereiten, verschaffen sich einen klaren Wettbewerbsvorteil. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Prozesse zu optimieren, rechtliche Sicherheit zu gewährleisten und Ihr Unternehmen für die Zukunft zu rüsten.

Jetzt handeln – mit einem Dokumentenmanagementsystem, das mehr kann als nur Rechnungen verwalten!

Was sind nun die Vorteile von eRechnung und DMS?

Hier ist eine Liste wichtiger Argumente für die Digitalisierung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), unter Berücksichtigung der Inhalte aus der beigefügten Broschüre zur E-Rechnung:

Fazit

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen – von der Effizienzsteigerung und Kostensenkung über die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bis hin zur Verbesserung der internen und externen Geschäftsprozesse. Die Digitalisierung von Dokumenten ist nicht nur eine Notwendigkeit zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern auch ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, um langfristig wirtschaftlich erfolgreich und zukunftssicher zu agieren.

Welchen Weg bieten wir bei der GFG SEIBT AG an?

Moderne Eingangsrechnungserfassung und Verarbeitung mit einem DMS-Programm.
Immer dann sinnvoll, wenn man nicht nur das Thema E-Rechnung angehen will, sondern generell die Daten- und Ablagevielfalt im Unternehmen in den Griff bekommen will. Ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet und sichert nicht nur Daten, sondern prüft, steuert und aktiviert bei Bedarf Aufgaben. Das ist weit mehr, als nur elektronische Rechnungen verarbeiten zu können. Grundsätzlich wird sich jedes Unternehmen in verschiedenen Unternehmensbereichen mit der digitalen Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten beschäftigen müssen.

Hier weitere Infos zu dieser Lösung: unsere eRechnungsaktion.

Eine Portallösung zum Versand und Empfang von eRechnungen verschiedenster Formate
Vor allem für Unternehmen, die mit dem europäischen Ausland zusammenarbeiten, sind nicht nur die beiden deutschen Formate von Bedeutung. Jedes Land hat seine eigenen Standards, die zwar der EN16931 entsprechen, aber unterschiedlich aufgebaut sind. Diese Vielfalt kann mit einem normalen ERP- oder Fibu-Programm nicht vollständig abgebildet werden. In unserem Rechnungsportal TRAFFIQX können Rechnungen in Dutzenden von Formaten empfangen und in das im Unternehmen verarbeitbare Format konvertiert werden. Ebenso können deutsche Formate in Formate umgewandelt werden, die z.B. in Italien oder Frankreich benötigt werden. Alles vollautomatisch. Das Portal kann für den Versand noch Mail und Post anbieten, bietet aber eben auch den für die Zukunft wichtigen Weg der Datenübertragung in ein Rechnungsportal der Finanzbehörden.

Hier weitere Informationen zum TRAFFIQX-Portal.

Unsere wichtigen Informationen zur eRechnung

Nicht allein, was das Gesetz sagt, sondern auch was unsere ersten Erfahrungswerte zur eRechnung in der Praxis ergeben haben wollen wir vorstellen in drei Blogs:

1. Blog: eRechnung – das kommt auf uns zu. Gesetzliche Grundlagen und Regelungen. Hier sind Sie gerade.
2. Blog: eRechnung – das wird nun wichtig. Die wichtigen Themen für Unternehmen rund um die Gesetze.
3. Blog: eRechnung – Praxis. Das haben wir bislang als wichtig herausgefunden. Praktische Tipps für den Anfang.

Nehmen Sie sich die Zeit und sehen Sie sich die einzelnen Bereiche an. Sie stecken voller wertvoller Informationen.

Was steht im Gesetz – ein Überblick

Ein PDF ist keine eRechnung!

Ab dem 1.1.2025 wird die E-Rechnung als Rechnungsstandard eingeführt. Papierrechnungen verlieren ihren Vorrang und PDF-Rechnungen müssen akzeptiert werden. Eine eRechnung muss einem europäischen Standard entsprechen, der EN16931. PDF und Papier werden für eine Übergangszeit noch toleriert. PDF ist ein „anderes Rechnungsformat“, also keine eRechnung im rechtlichen Sinne.

Was kommt in der Übergangszeit auf uns zu?

Es ist richtig, dass in den Jahren 2025 und 2026 übergangsweise generell noch Papier und PDF mit Einwilligung versendet werden können. Ab dem 1.1.2027 entfällt diese Möglichkeit jedoch für alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 €. In der Zwischenzeit werden aber viele Unternehmen zügig auf die neuen Formate umstellen, um Prozesskosten zu sparen. PDF-Rechnungen gehören zu den „anderen elektronischen Formaten“.

Rechtzeitig auf die Zukunft vorbereiten

In Zukunft sollen die Rechnungsdaten über sogenannte Plattformen übermittelt werden. Alles, was wir bisher zum Thema Rechnungsversand kennen, wird dann nicht mehr möglich sein. Diese „Portale“ existieren bereits in einigen europäischen Ländern und müssen dort auch genutzt werden. In Deutschland ist dies erst ab 2029 zu erwarten. Wichtig ist aber schon heute, dass es nicht mehr möglich sein wird, Rechnungen per E-Mail zu versenden. Man muss auf Portale ausweichen, zu denen man Zugang haben muss. Wer auch Kunden im Ausland beliefert, braucht unter Umständen mehrere Zugänge. Das muss dann mit einem Provider realisiert werden. Dazu später mehr. Der vom BMF (Bundesministerium der Finanzen) geplante Weg für Deutschland ab 2029/2030.

Bedeutung der E-Rechnungsplattform

• Da die Finanzverwaltung auf Cross-Checks verzichten will, kommt der Plattform eine besondere Bedeutung für die Sicherstellung der Datenintegrität und zur Verhinderung des Einschleusens von Fake-Rechnungen zu.
• Die Finanzverwaltung setzt auf privatwirtschaftliche Anbieter, da eine staatliche Plattform nur einen kleinen Teil der Unternehmen mit begrenztem Leistungsumfang anbieten kann.
• Die mögliche Ausgestaltung des Modells im Detail wird gerade diskutiert.

CTC Continuous Transaction Control – das wird kommen.

In Zukunft werden lediglich Rechnungsdaten übertragen. Systeme lesen Rechnungen, gleichen Daten ab und die Finanzbehörden sind immer live dabei. Die Portale der Finanzbehörden in Europa, erhalten Daten in dem jeweils richtigen Format und erwarten dazu den immer richtigen Aufbau der Formate. Dabei werden die Übertragungswege genutzt, die in dem jeweiligen Land vorgeschrieben sind. Gleichzeitig werden alle Datenströme (Transaction) laufend (Continuous) überwacht (Control). Dadurch wird sichergestellt, dass Daten nicht abgefangen und verändert werden können und die Zeitfristen eingehalten werden für die Verarbeitung.

Noch ist das nicht Pflicht – aber man sollte das Ziel schon jetzt im Auge haben und heute schon Lösungen vorbereiten. Allein eRechnungen erstellen und per Mail versenden und im ERP-Programm speichern – das ist zu kurz gedacht.

Alle Angaben basieren auf den derzeit bekannten Gesetzesentwürfen und Diskussionen. Stand August 2024