Seit mehr als einem Jahr „geistert“ das Thema eRechnung durch die Presse und die Brancheninformationsdienste. Definitionen, Standards, Regeln und Gesetz. Fakten zur eRechnung. Was wirklich wichtig ist und was Unternehmen jetzt beachten müssen. Wir haben nun die wichtigsten Tatsachen zur eRechnung zusammengefasst. Darüber hinaus konkrete Schritte, um dem Thema zu begegnen und spätere finanzielle Folgen zu vermeiden.

Was ist eine eRechnung genau?

Die eRechnung ein XML-Datensatz, der als XRechnung oder als ZUGFeRD-Rechnung übertragen werden kann.

Warum muss man da genauer hinsehen?

Weil der XML-Datensatz der Beleg für die Buchung ist und nicht ein beiliegendes PDF.

Was bedeutet das?

Der XML-Datensatz muss in einem festgelegten Prozess sichtbar gemacht und geprüft werden.

Und wenn der XML-Datensatz nicht stimmt?

Ist der XML-Datensatz nicht valide (gültig), dann gibt es keinen Beleg.
Ohne Beleg keine Buchung. Ohne Buchung kein Vorsteuerabzug möglich.

Jetzt handeln – Nachteile vermeiden

Seit dem 1. Januar 2025 ist die eRechnung im B2B-Bereich in Deutschland Realität. Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren – gesetzeskonform und revisionssicher. Doch viele sind darauf noch nicht vorbereitet.

Sind Sie bereit für die digitale Transformation Ihrer Rechnungsprozesse?

Das ist heute schon Realität

• Aktuell können 4 Rechnungsformate gleichzeitig auftreten, Papier, PDF, XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung
• Unternehmen müssen seit 1.1.2025 eRechnungen gesetzeskonform verarbeiten können.
• Wann die eRechnung kommt, bestimmt nicht der Empfänger.
• Der Versender haftet für die Richtigkeit des XML-Datensatzes.
• Momentan kommen noch wenige eRechnungen, aber das wird sich schnell ändern.
• eRechnungen ohne valide XML-Datensätze können nicht als Rechnungsbeleg verarbeitet werden.
• Der XML-Datensatz ist der Beleg im steuerrechtlichen Sinne, nicht die beiliegende PDF-Datei.
• Der Steuerberater kann raten, aber er kann die Verpflichtung nicht abnehmen.
• Wer Rechnungen in WORD/EXCEL schreibt oder keine Archivierungsdatenbank einsetzt, muss jetzt handeln.

Die Vorteile der eRechnung

✅ Schnellere automatisierte Prüfung: Durch die maschinell auslesbaren Daten der XML Datei können Prüfungen und Abgleich mit anderen Belegen automatisiert werden.
✅ Effizienz steigern: Schluss mit Papierbergen und manuellen Prozessen – sparen Sie Zeit und Kosten!
✅ Schnellere Zahlungen: Automatisierte Verarbeitung sorgt für reibungslosere Abläufe und eine bessere Liquidität.
✅ Fehlerminimierung: Strukturierte XML-Datensätze verhindern Fehler bei der Rechnungsverarbeitung und Buchhaltung.
✅ Zukunftssicher handeln: Die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten – sichern Sie sich jetzt den Wettbewerbsvorteil!

Die aktuellen Herausforderungen – und wie Sie sie meistern

🔹 Vier Rechnungsformate gleichzeitig: Heute noch Papier, PDF, XRechnung und ZUGFeRD – das erfordert klar definierte Prozesse. Ziel: Eine Anwendung, die alles verarbeiten kann. Docuware Cloud.

🔹 Fehlende Systemunterstützung: Wer Rechnungen noch in Word oder Excel erstellt oder keine revisionssichere Archivierung nutzt, muss dringend umstellen! Ziel: Rechnungsprogramm buchen und Docuware Cloud als Archiv.

🔹 Der XML-Datensatz ist die eigentliche Rechnung: Das eventuell beiliegende PDF ist nur eine Ansicht. Und die kann auch vom Datensatz abweichen. Ziel: Mit Docuware Cloud die XML-Daten prüfen und abgleichen.

🔹 Fehlerhafte XML-Datensätze: Eine falsche Struktur macht Rechnungen unverarbeitbar – mit den richtigen Tools wird das verhindert! Ziel: Prüfungstool Valitool einsetzen und den Zustand protokollieren.

Was Sie JETZT tun sollten

✅ Lösungen für die gesetzeskonforme Ablage und Verarbeitung einführen
✅ Prüfen, ob Ihre Rechnungssoftware oder ERP eRechnungen unterstützt
✅ Validierung von eingehenden und ausgehenden Rechnungen sicherstellen
✅ Interne Prozesse für eine effiziente Verarbeitung definieren
✅ Sich mit Lieferanten und Kunden abstimmen – viele stellen bereits um!

Wir können alle diese Probleme abfangen und erledigen.
Unsere Lösungen – Ihre Sicherheit

✔ Valitool – Automatische Prüfung Ihrer eRechnungen
Identifiziert fehlerhafte XML-Daten und stellt sicher, dass Ihre Rechnungen gesetzeskonform und verarbeitbar sind.

✔ Docuware Cloud – Revisionssichere Archivierung
Alle Rechnungen sicher abgelegt, mit intelligenten Workflows für eine effiziente Bearbeitung.

✔ TRAFFIQX-Portal – Digitaler Rechnungsversand
Sichere Übertragung Ihrer Rechnungen in allen relevanten Formaten – weltweit und standardkonform.

Ihr Vorteil: Sicherheit und Effizienz aus einer Hand
Wir begleiten Sie auf dem Weg zur digitalen Rechnungsverarbeitung – mit Fachwissen, erprobten Lösungen und maßgeschneiderter Beratung.

⏳ Starten Sie jetzt – denn die nächste eRechnung kommt bestimmt!

📞 Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung und sichern Sie sich Ihre Lösung für die Zukunft!

GFG SEIBT AG – Ihre Experten für digitale Rechnungsverarbeitung

Terminvereinbarung unter:  https://gfgseibt.de/termin-vereinbaren/

Weiterführende Blogs zum Thema eRechnung:

Valitool – XML-Datensätze prüfen und validieren

Docuware Cloud – Eingangsrechnungen verarbeiten

TRAFFIQX – die Zukunft heute schon im Blick

Unsere wichtigen Informationen zur eRechnung

Nicht allein, was das Gesetz sagt, sondern auch was unsere ersten Erfahrungswerte zur eRechnung in der Praxis ergeben haben wollen wir vorstellen in drei Blogs:

1. Blog: eRechnung – das kommt auf uns zu. Gesetzliche Grundlagen und Regelungen.
2. Blog: eRechnung – das wird nun wichtig. Die wichtigen Themen für Unternehmen rund um die Gesetze.
3. Blog: eRechnung – Praxis. Das haben wir bislang als wichtig herausgefunden. Praktische Tipps für den Anfang.

Nehmen Sie sich die Zeit und sehen Sie sich die einzelnen Bereiche an. Sie stecken voller wertvoller Informationen.

Alle Angaben basieren auf den derzeit bekannten Gesetzesentwürfen und Diskussionen. Stand August 2024