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Durch Prozessautomatisierung werden Geschäftsprozesse beschleunigt und die Produktivität im Unternehmen gesteigert. Aber ohne die Kontrolle über Daten und Prozesse abzugeben. Mit digitalisierten Dokumenten wird die Automatisierung überhaupt erst möglich. Denn Papier geht leicht verloren oder ist schwer zu finden. Seit Jahren werden nicht nur Produktionsprozesse automatisiert, sondern auch der Informations- und Dokumentenaustausch wird zunehmend einer […]
Die Email-Archivierung ist daher ein sehr relevanter Aspekt Ihrer Informationssicherung. Ohne automatisierte Email-Archivierung gehen wichtige Informationen eventuell verloren oder sind schlecht zu finden. Sie sind schneller und moderner als die Verwendung von Papierdokumenten. Trotzdem fällt es gerade hier so schwer, Regeln zu entwerfen und Automatismen einzurichten. Per Mail laufen die unterschiedlichsten Prozesse ab, gehe verschiedenste […]
Compliance im betriebswirtschaftlichen Sinne nimmt die Verpflichtung eines Unternehmens zur Einhaltung der Gesetze in den Fokus. Rechtskonforme Archivierung und die Nachvollziehbarkeit der Historie von Dokumenten, sowie der Schutz vor Manipulationen ist für Unternehmen ein sehr wichtiger Aspekt beim täglichen Dokumentenmanagement, um gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Laut Gesetzgeber sind Firmen dazu verpflichtet genau nachzuweisen, wie ein Dokument […]
Die 7-DMS-Argumente sind für ein modernes Dokumentenmanagement als Entscheidungsgrundlage wichtig. Das Wissen in der Welt verdoppelt sich in immer kürzeren Zyklen. Manchmal hat man das Gefühl, das geschieht mit Gesetzen und Vorschriften in Deutschland ebenso. Was vor einigen Jahren noch problemlos möglich war, ist heute ein Störfall geworden. Wie beeinflusst das unseren Umgang mit Informationen […]
New Work ist das neue Schlagwort in Zeiten der digitalen Transformation. Digitale Arbeitsplätze versetzen Unternehmen in die Lage, dem Papier- und Dateichaos zu entkommen und Ihrem Unternehmen wieder Ressourcen zu verschaffen. Warum? Weil Sie sich auf das Wesentliche zu fokussieren können. So gelangen Sie zu einem höheren Arbeitstempo und können Anforderungen effizienter erledigen, ohne dass […]
Bei den Kosten eines DMS kommen einige Bereiche zusammen. Workshops zur Analyse der Prozesse, Consultingstunden, um die Einführung vorzubereiten, Kosten für Software-Lizenzen und Aktualitätsgarantie, Programmierung und Implementierung. Dazu kommt eventuell noch Hardware für Server und Scan- und Drucksysteme. Hier gilt es den Überblick über die Kosten eines DMS zu behalten. Die Frage, ob sich ein […]
Verwalten Sie Ihre Verträge einfach und flexibel durch ein digitales Vertragsmanagement. Verpassen Sie keine Kündigungsfristen mehr, indem Sie sich per E-Mail an diese erinnern lassen. Finden Sie wichtige Vertragspassagen sofort, ohne den Vertrag komplett lesen zu müssen. Behalten Sie den Überblick über die Verträge. Speichern Sie Ihre Verträge zentral und rechtskonform mit allen dazugehörigen Dokumenten […]
Ohne schnelle Scanner wird Digitalisierung zum Geduldsspiel. Papierdokumente sollen schnell digitalisiert werden und zum richtigen Ziel weitergegeben werden, um dort den nächsten Arbeitsschritt auszulösen. Das alle am besten automatisch und mit wenig Verzögerung. Digitalisierung ist aber keine Einbahnstraße von analogem Papier in Richtung digitale Belege. Oft wechseln Dokumente aus den verschiedensten Gründen ihre „Daseinsform“. Also […]
Multifunktionsgeräte, oder kurz auch als MFP bezeichnet, vereinigen gleich mehrere Vorteile in sich. Diverse Einzelsysteme werden unnötig, durch den höheren Seitendurchsatz ist ein wirtschaftlicherer Einsatz möglich und sie bieten zumeist auch einen besseren Bedienkomfort. Das Wichtigste aber: Sie sind die ideale Schnittstelle zwischen analog und digital. Ein MFP ist die ideale Schnittstelle zwischen Daten und […]
Multifunktionsdrucker sind in jedem Unternehmen im Einsatz. Ein Multifunktionsdrucker (engl.: Multifunctional Printer – MFP) ist mittlerweile zur zentralen Anlaufstelle für moderne DMS Systeme geworden. Seine Ausstattung und seine robuste Bauart empfehlen diese Lösung. Wichtig ist das richtige System für den jeweiligen Einsatz zu finden. Leichter gesagt als getan, denn die Auswahl ist riesig, alle Systeme […]