In modernen Büroumgebungen wächst die Zahl an Dokumenten, Drucksystemen und digitalen Arbeitsabläufen rasant. Umso wichtiger ist es, Prozesse zu vereinheitlichen, Zugriffe zu sichern und Routineaufgaben zu automatisieren. 
Mit Ricoh Streamline NX steht eine modulare Software-Suite zur Verfügung, die genau das ermöglicht: Sie integriert Scannen, Drucken, Authentifizierung, Administration und Reporting in einer zentralen Plattform. 
Unternehmen profitieren von höchster Datensicherheit, nachvollziehbaren Abläufen und einer spürbaren Entlastung der IT-Abteilungen – ganz gleich, ob zehn oder tausend Geräte im Einsatz sind. 

Sicherheit & Datenschutz – DSGVO-konforme Authentifizierung

Sicherheit ist heute mehr als nur ein Passwortschutz. Streamline NX bietet ein umfassendes Sicherheitskonzept, das auf mehreren Ebenen greift. Nutzer authentifizieren sich per Karte, PIN oder Netzwerkanmeldung – dieselben Medien, die sie auch für den Zugang zum Gebäude verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur befugte Personen auf vertrauliche Dokumente oder Systeme zugreifen. 

Die Software verschlüsselt sämtliche Druck- und Scandaten vom Client über den Server bis zum Multifunktionssystem. Damit wird verhindert, dass sensible Informationen auf dem Weg abgefangen oder unberechtigt eingesehen werden. 
Auch gespeicherte Daten, etwa auf den Festplatten der MFPs, werden automatisch überschrieben oder verschlüsselt – ein wichtiges Element im Sinne der DSGVO-Compliance. 

Unternehmen, die personenbezogene oder geschäftskritische Informationen verarbeiten, können mit Streamline NX nachweislich ihre Datenschutzanforderungen erfüllen. 
Durch die rollenbasierte Rechteverwaltung lassen sich Zugriffsrechte präzise steuern: Wer darf Farbdrucke ausführen? Wer darf scannen? Wer darf archivieren? 
So entsteht eine kontrollierte und transparente Sicherheitsstruktur, die Vertrauen schafft – sowohl intern als auch gegenüber Kunden und Partnern. 

Link zum Gesamtprospekt: Ricoh_Streamline NX Gesamtprospekt.pdf

Intelligente Scan-Workflows für effiziente Prozesse

Papierdokumente sind nach wie vor ein wichtiger Bestandteil vieler Geschäftsprozesse – vom Lieferschein über die Rechnung bis zum Personalbogen. Mit der Option Scan & Capture werden diese Informationen intelligent erfasst, automatisch klassifiziert und direkt in digitale Workflows überführt. 

Die leistungsstarke OCR-Engine (Optical Character Recognition) erkennt Inhalte mit einer Genauigkeit von bis zu 99,8 % und wandelt sie in durchsuchbare, bearbeitbare Formate um (z. B. PDF/A, Word oder Excel). 
Über Decision Points und regelbasierte Weiterleitungen werden Dokumente automatisch an die richtigen Zielsysteme übergeben – etwa an die Buchhaltung, das DMS oder an Cloud-Speicher wie OneDrive oder SharePoint. 

Ein Beispiel aus der Praxis: Lieferscheine, die im Wareneingang gescannt werden, erkennt Streamline NX automatisch, liest Bestellnummern aus und ordnet sie im ERP-System zu. Damit entfallen manuelle Zuordnungen und Suchvorgänge vollständig. 

Auch der Datenschutz kommt nicht zu kurz: Mitarbeiter sehen nur die Workflows, die für sie freigeschaltet sind. Das verhindert Fehleingaben und unbefugte Weiterleitungen sensibler Dokumente. 
Zudem können Workflows so konfiguriert werden, dass Scans automatisch verschlüsselt und mit Wasserzeichen versehen werden – ideal für vertrauliche interne Kommunikation. 

Link zum Prospekt: Ricoh_SLNX Scan & Capture DE.pdf

Secure Print – Vertraulichkeit bis zum letzten Ausdruck

In vielen Unternehmen landen Ausdrucke im falschen Fach oder werden vergessen – ein nicht zu unterschätzendes Risiko. 
Die Secure Print Option von Streamline NX schafft hier Abhilfe. Druckaufträge werden nicht sofort ausgegeben, sondern sicher auf dem Server gespeichert, bis sich der Benutzer am Drucksystem anmeldet. 
Mit der Print2Me-Funktion können Nutzer ihre Dokumente an jedem beliebigen, ins Netzwerk eingebundenen Drucksystem abholen – flexibel, ortsunabhängig und geschützt.

Der Start ist ganz einfach. Sie melden sich bei uns an und wir schalten Ihre Instanz frei. Sie erhalten Ihre Zugangsdaten und können sofort loslegen: Eine aufwändige Installation ist nicht erforderlich. Die browserbasierte Anwendung mit intuitiver Bedienung macht es den Anwendern leicht, auch ohne IT-Know-how. Für die Schulung und Konfiguration der Details stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Das System verschlüsselt die Daten während des gesamten Prozesses. Selbst wenn eine Festplatte entwendet oder ein Server kompromittiert würde, blieben die Druckdaten unlesbar. 
Zusätzlich lassen sich Druckregeln definieren: etwa automatischer Duplexdruck, Limitierung von Farbausdrucken oder Zeitlimits für das Löschen ungenutzter Jobs. 

Neben der Datensicherheit erhöht Streamline NX auch die Nachhaltigkeit im Unternehmen. 
Nicht abgeholte Druckaufträge werden gelöscht, was den Papierverbrauch deutlich reduziert. Gleichzeitig lassen sich Kostenstellen-Reports erstellen, um Druckkosten einzelnen Abteilungen oder Projekten zuzuordnen – ideal für Controlling und Kostenoptimierung. 

Link zum Prospekt: Ricoh_SLNX Secure Print Option.pdf

Zentrale Administration – Alles im Blick, alles im Griff

Ein großer Vorteil von Streamline NX liegt in der vereinheitlichten Verwaltung aller Geräte und Benutzer über eine zentrale Administrationskonsole. Administrator*innen können Tonerstände, Papierfüllstände und Fehlermeldungen in Echtzeit überwachen – wahlweise vom Arbeitsplatz, Tablet oder Smartphone. 

Mit der Batch-Konfiguration lassen sich identische Systeme effizient einrichten: Einstellungen eines Geräts werden als Vorlage gespeichert und automatisch auf andere MFPs übertragen. 
Auch Firmware-Updates, Treiberverteilungen oder Richtlinienänderungen lassen sich zentral und zeitsparend ausrollen – besonders nützlich für Unternehmen mit mehreren Standorten. 

Über 90 Standardberichte und 35 Dashboards liefern präzise Einblicke in Nutzung, Energieverbrauch, CO₂-Einsparung und Druckvolumen. Diese Reports können automatisiert per E-Mail versendet oder als Grundlage für interne Audits verwendet werden. 

Ein weiterer Vorteil: Die @Remote Connector NX-Erweiterung sorgt für automatische Servicecalls, Tonerbestellungen und Zählerstandmeldungen. Dadurch entfällt manuelle Administration – und Ihre IT kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren. 

Link zum Prospekt: Ricoh_Streamline NX Administration.pdf

Automatisierung & Nachhaltigkeit

Streamline NX ist nicht nur ein Werkzeug zur Prozessoptimierung, sondern auch ein Schritt hin zu nachhaltigem und ressourcenschonendem Arbeiten. Durch intelligente Druckregeln, automatisierte Benachrichtigungen und Workflow-Management werden Energieverbrauch, Tonerbedarf und Papiermengen dauerhaft reduziert. 

Das integrierte Reporting zeigt anschaulich, wie viele Ressourcen eingespart wurden – von den CO₂-Emissionen bis zu den geretteten Bäumen. Gerade für Unternehmen, die ihre Nachhaltigkeitsberichte erweitern oder ESG-Ziele erreichen wollen, ist das ein entscheidendes Argument. 

Auch organisatorisch bietet Streamline NX Vorteile: Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit Routineaufgaben, die IT wird entlastet, und Abteilungen können sich auf ihre Kernprozesse konzentrieren. So entsteht eine Arbeitsumgebung, die gleichermaßen ökonomisch, ökologisch und sicher ist. 

Warum Streamline NX für Ihr Unternehmen lohnt 

• Maximale Sicherheit: Verschlüsselung, Authentifizierung, DSGVO-Konformität 

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Scan- und Druckprozesse 

• Kostentransparenz: Druckregeln, Reporting und Kostenstellenverwaltung 

• Nachhaltigkeit: Nachweisbare Einsparung von Energie und Papier 

• Flexibilität: Modular erweiterbar, kompatibel mit Ricoh- und Fremdsystemen 

• Einheitliche Oberfläche: Für Anwender und Administratoren gleichermaßen intuitiv 

Fazit – Digitalisierung, die im Alltag wirkt

Ricoh Streamline NX ist weit mehr als eine Druckmanagementlösung – es ist das Herzstück einer modernen, sicheren und effizienten Büroumgebung. Von der automatisierten Dokumentenerfassung über die sichere Druckfreigabe bis zur zentralen Administration Ihrer Geräteflotte: Alles ist integriert, alles ist nachvollziehbar, alles ist sicher. So wird Ihr Multifunktionssystem zur Digitalisierungszentrale Ihres Unternehmens. 

Maximale Effizienz und sicher Archivieren 

Integrieren Sie alle Prozesse zu einem automatisierten Workflow. Mit der Weltneuheit Ricoh SD-Serie können Sie sofort vom Multifunktionsdrucker aus professionell ins Archiv scannen. Wie das geht lesen Sie hier. 

Link zu: https://gfgseibt.de/scanner/