Prozessautomatisierung beschleunigt Geschäftsprozesse und steigert die Produktivität im Unternehmen. Allerdings ohne die Kontrolle über Daten und Prozesse abzugeben. Mit digitalisierten Dokumenten wird die Automatisierung erst möglich. Denn Papier geht leicht verloren oder ist schwer auffindbar. Seit Jahren werden nicht nur Produktionsprozesse automatisiert, auch der Austausch von Informationen und Dokumenten unterliegt zunehmend der Prozessautomatisierung. Anders wären […]
Die Email-Archivierung ist daher ein sehr relevanter Aspekt Ihrer Informationssicherung. Ohne automatisierte Email-Archivierung gehen wichtige Informationen eventuell verloren oder sind schlecht zu finden. Sie sind schneller und moderner als die Verwendung von Papierdokumenten. Trotzdem fällt es gerade hier so schwer, Regeln zu entwerfen und Automatismen einzurichten. Per Mail laufen die unterschiedlichsten Prozesse ab, gehen verschiedenste […]
Die 7-DMS-Argumente sind für ein modernes Dokumentenmanagement als Entscheidungsgrundlage wichtig. Das Wissen in der Welt verdoppelt sich in immer kürzeren Zyklen. Manchmal hat man das Gefühl, das geschieht mit Gesetzen und Vorschriften in Deutschland ebenso. Was vor einigen Jahren noch problemlos möglich war, ist heute ein Störfall geworden. Wie beeinflusst das unseren Umgang mit Informationen […]
Bei den Kosten eines DMS kommen einige Bereiche zusammen. Workshops zur Analyse der Prozesse, Consultingstunden, um die Einführung vorzubereiten, Kosten für Software-Lizenzen und Aktualitätsgarantie, Programmierung und Implementierung. Dazu kommt eventuell noch Hardware für Server und Scan- und Drucksysteme. Hier gilt es den Überblick über die Kosten eines DMS zu behalten. Die Frage, ob sich ein […]
Ohne schnelle Scanner wird Digitalisierung zum Geduldsspiel. Papierdokumente sollen schnell digitalisiert werden und zum richtigen Ziel weitergegeben werden, um dort den nächsten Arbeitsschritt auszulösen. Das alle am besten automatisch und mit wenig Verzögerung. Digitalisierung ist aber keine Einbahnstraße von analogem Papier in Richtung digitale Belege. Oft wechseln Dokumente aus den verschiedensten Gründen ihre „Daseinsform“. Also […]
Multifunktionsgeräte, oder kurz auch als MFP bezeichnet, vereinigen gleich mehrere Vorteile in sich. Diverse Einzelsysteme werden unnötig, durch den höheren Seitendurchsatz ist ein wirtschaftlicherer Einsatz möglich und sie bieten zumeist auch einen besseren Bedienkomfort. Das Wichtigste aber: Sie sind die ideale Schnittstelle zwischen analog und digital. Ein MFP ist die ideale Schnittstelle zwischen Daten und […]
Multifunktionsdrucker sind in jedem Unternehmen im Einsatz. Ein Multifunktionsdrucker (engl.: Multifunctional Printer – MFP) ist mittlerweile zur zentralen Anlaufstelle für moderne DMS Systeme geworden. Seine Ausstattung und seine robuste Bauart empfehlen diese Lösung. Wichtig ist das richtige System für den jeweiligen Einsatz zu finden. Leichter gesagt als getan, denn die Auswahl ist riesig, alle Systeme […]
Dokumentenmanagement haben eigentlich alle. Ob Unternehmen oder Privathaushalt – Rechnungen sind zu bearbeiten, Verträge werden abgeschlossen und gekündigt, Aufträge vergeben und angenommen – in unserem Alltag sind Dokumente, egal ob auf Papier oder digital, ein kostbares Gut, das wir verwalten, aufbewahren und schützen wollen. Jeder hat ein DMS – aber oft nicht digitalisiert und nicht […]
Digital Works bzw. Dokumentenmanagement sind zwar in aller Munde – aber nicht selten stoßen DMS-Projekte auf Widerstände, wenn es um die Einführung neuer Arbeitsabläufe geht oder um Umstellung auf eine neue Arbeitsweise. Hier helfen nur die Beteiligung der Betroffenen bereits an der Vorbereitung des Projekts und beharrliches Üben. Die aktuelle Hirnforschung bestätigt, was schon lange […]
Büroautomatisierung erleichtert und sichert die Bearbeitung der Dokumente im Büro. Tagtäglich treffen auf verschiedensten Wegen Unterlagen ein und gehen in vielen Unternehmen je nach verwendeter „Eingangstür“ sehr unterschiedliche Wege. Das führt oft zu Missverständnissen, Verzögerungen und Fehlern bei der weiteren Verarbeitung. Das kosten Zeit, Geld und Nerven. Mit dem DMS-Programm [accantum] können Sie Ihren kompletten […]