Das Wachstumschancengesetz erhebt die eRechnung zum Standard. Papier hat keinen Vorrang mehr ist aber noch zwei Jahre gültig. PDF-Rechnung sind keine eRechnungen und können für zwei Jahre noch versendet werden, wenn der Empfänger zustimmt. Das ist im Grundsatz der Inhalt der Passagen zur eRechnung im Wachstumschancengesetz. Unternehmen haben nun Zeit bis zum 31.12.2024, um sich auf den Empfang von digitalen Rechnungen im eRechnungsformat (ZUGFeRD oder XRechnung) vorzubereiten.

Wenn Sie es ganz genau wissen wollen was im Gesetz steht: Hier geht’s zum entsprechenden Bundesgesetzblatt.

Unter anderen steuerlichen Erleichterungen werden die Unternehmen ab dem 01.01.2025 verpflichtet, im B2B-Bereich elektronische Rechnungen auszustellen. Die gesetzliche Grundlage dafür wurde mit diesem Wachstumschancengesetz geschaffen. Wenn ein Unternehmen Lieferungen oder Leistungen an ein anderes Unternehmen erbringt und dafür eine Rechnung ausstellt, kann es nicht mehr frei entscheiden, in welcher Form die Rechnung ausgestellt wird. Es muss sich zwingend um eine sogenannte elektronische Rechnung (E-Rechnung) handeln.

Wichtige Informationen zum Wachstumschancengesetz (WCG) und die sich daraus ergebenden Auswirkungen vom Verband elektronische Rechnungen (VeR): Statement des VeR vom 21./22. Februar 2024.

Die elektronische Rechnung wird zur Pflicht. Und das nicht nur in Deutschland, sondern EU-weit. Laut Gesetzgeber soll das Gesetz Unternehmen stärken und wettbewerbsfähiger machen. Aber es gibt noch einen weiteren, sehr wichtigen Grund für den Staat auf eRechnungen umzustellen – Mehrwertsteuerbetrug.

Das „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness (Wachstumschancengesetz)“ soll laut einer Veröffentlichung vom 16.10.2023 folgendes erreichen: Mit dem Wachstumschancengesetz werden zielgerichtete Maßnahmen ergriffen, die die Liquiditätssituation der Unternehmen verbessern und Impulse setzen, damit Unternehmen dauerhaft mehr investieren und mit unternehmerischem Mut Innovationen wagen können. Dies ist wichtig, um die Transformation unserer Wirtschaft zu begleiten sowie die Wettbewerbsfähigkeit, die Wachstumschancen und den Standort Deutschland zu stärken.

Quelle: Bundesfinanzministerium (https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Gesetzestexte/Gesetze_Gesetzesvorhaben/Abteilungen/Abteilung_IV/20_Legislaturperiode/2023-09-08-WtChancenG/0-Gesetz.html)

Mehrwertsteuerbetrug aktiv bekämpfen – 134 Mrd. Euro stehen auf dem Spiel

Allein in Deutschland klafft im Jahr 2019 eine Mehrwertsteuerlücke von 23 Milliarden Euro. In der gesamten EU spricht man sogar von 134 Mrd. Ein erheblicher Teil dieser Einnahmeverluste ist auf Mehrwertsteuerbetrug und -hinterziehung zurückzuführen. Mit der Initiative ViDA (VAT in the digital age) will die EU-Kommission das Mehrwertsteuerrecht modernisieren, um den Mehrwertsteuerbetrug in der EU wirksamer zu bekämpfen und gleichzeitig die Kosten der Unternehmen für die Erfüllung ihrer steuerlichen Pflichten zu senken. Das Wachstumschancengesetz der Bundesregierung soll dem Rechnung tragen.

Andere EU-Staaten sind schon weiter

Italien hat es vorgemacht, und jetzt ziehen alle EU-Länder nach. Jedes EU-Land setzt das Verfahren ähnlich, aber nicht identisch um. In Deutschland ist es im sogenannten Wachstumschancengesetz geregelt – dem Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Steuergerechtigkeit. Im Gegensatz zu den meisten anderen EU-Ländern führt die Bundesrepublik die verpflichtende E-Rechnung und die Meldeplattform für das Echtzeit-Reporting der digitalen Umsatzsteuer-Meldepflicht und Continuous Transaction Control (CTC) stufenweise ein. Dadurch entsteht ein mehrstufiger Übergangsprozess, der den Unternehmen hilft, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen. Dennoch wird den Unternehmen dringend empfohlen, sich frühzeitig zu informieren und die eigenen Möglichkeiten auf den Prüfstand zu stellen.

Es gibt eine Übergangsfrist bis 31.12.2027 in verschiedenen Stufen, aber das Ziel ist klar definiert:

Ab 2028 und in den Folgejahren soll eine staatliche Plattform in Betrieb genommen werden, die die gemeldeten Rechnungsdaten, insbesondere die Umsatzsteuerdaten, entgegennimmt und verarbeitet. Auch der Rechnungsempfänger muss den Verarbeitungsstatus an diese Plattform melden. Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen können dann nur noch die Umsatzsteuer geltend machen, die auch tatsächlich an die Behörden gemeldet wurde. Ein sich selbst kontrollierendes System soll mit diesem Verfahren für mehr Steuerehrlichkeit sorgen.

Der Absender übermittelt zeitgleich mit dem Versand die Daten an die Finanzbehörden. Der Empfänger übermittelt ebenfalls die Daten zu Beginn der Bearbeitung an die Behörden. Dadurch kann ein Abgleich stattfinden. Das alles funktioniert permanent und gleichzeitig. Da kommt der Begriff Continuous Transaction Control (CTC) ins Spiel. Mehr dazu in unserem speziellen Blog zum CTC.

Die aktuellen Fristen aus dem Bundesgesetzblatt

• Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang einer E-Rechnung gemäß EN16931 für alle deutschen B2B-Geschäfte verpflichtend.
• Ausnahmen gelten für Rechnungen unter 250 € gemäß § 33 UStDV und für Fahrausweise gemäß § 34 UStDV. Auch sind Rechnungen an Verbraucher grundsätzlich nicht betroffen.
• Nach dem 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können zunächst noch Papierrechnungen sowie E-Rechnungen in Formaten, die nicht den neuen Vorgaben an elektronische Rechnungen entsprechen, ausgetauscht werden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.
• Die Priorität der Papierrechnung entfällt allerdings. Die Zustimmung des Empfängers für den Erhalt von EN16931-konformen E-Rechnungen ist nicht mehr erforderlich. Ganz im Gegenteil: Schon während der zahlreichen Übergangsfristen muss der Rechnungsempfänger der Abweichung von der E-Rechnungs-Verpflichtung bei „sonstigen“ elektronischen Formaten (z.B. PDF-Dokumente) explizit zustimmen.
  (Pressemitteilung)
• Nach dem 31. Dezember 2026 bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Übergangsregelung nur noch für rechnungsstellende Unternehmen, die weniger als 800.000 Euro Umsatz im Jahr machen.
• Außerdem: Für bestehende EDI-Verbindungen, in denen jedoch E-Rechnungsformate ausgetauscht werden, die nicht den Vorgaben entsprechen, besteht eine zulässige Übergangsfrist noch bis zum 31. Dezember 2027.
• Ab dem 1.1.2028 ist dann die eRechnung nach dem EN-Format wirklich endgültig zwingend.
  

Mehr zur CEN-Norm EN 16931 in unserem separaten Blog.

Weshalb sollten Unternehmen das Wachstumschancengesetz jetzt ernst nehmen?

PDF per E-Mail ist keine elektronische Rechnung mehr.

An eine elektronische Rechnung werden künftig hohe Anforderungen gestellt. Eine E-Rechnung muss demnach in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, welches eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Außerdem muss sie den Vorgaben der EU-Richtlinie (2014/55/EU) entsprechen.

Die Finanzverwaltung hat gegenüber verschiedenen Verbänden bereits Stellung zu der Frage genommen, welche Rechnungsformate den neuen Anforderungen entsprechen. Dabei wurde u.a. klargestellt, dass die Formate ZuGFeRD und XRechnung den neuen Anforderungen entsprechen. Auch das EDI-Verfahren ist unter bestimmten Voraussetzungen weiter anwendbar.

Wichtig: Eine Rechnung, die als PDF per E-Mail versandt wird, gilt nicht als E-Rechnung gemäß den Vorgaben der EU-Richtlinie! PDF-Rechnungen und Rechnungen in Papierform zählen ab 2025 als „sonstige Rechnung“.

Eine entsprechende gesetzliche Neuregelung zur E-Rechnungspflicht in Deutschland ist nun durch das sog. Wachstumschancengesetz im Umsatzsteuergesetz erfolgt.

In Zukunft handelt es sich um einen Datensatz, der der Norm EN 16931 entsprechen muss. Dies stellt Unternehmen vor die Herausforderung, dass Informationen, die bisher nicht oder zumindest frei interpretierbar vorhanden waren, nun genau definiert werden müssen. Beispiele hierfür sind Rabatte und Zuschläge auf Positionsebene oder unterschiedliche Mehrwertsteuersätze innerhalb einer Rechnung. All dies muss nun einer bestimmten Struktur entsprechen. Allein dies führt erfahrungsgemäß zu Abstimmungsaufwand.

Darüber hinaus existieren bereits nationale und internationale Netzwerke und Dienstleister für den elektronischen Dokumentenaustausch, über die die jeweiligen Empfänger adressiert werden können. So erfreut sich z.B. PEPPOL einer zunehmenden Verbreitung in Deutschland, den Benelux-Staaten und den skandinavischen Ländern, aber auch in Asien. Darüber hinaus nutzen immer mehr Unternehmen Einkaufsplattformen, die ebenfalls mit elektronischen Belegen arbeiten. Und schließlich müssen elektronische Rechnungen gemäß GoBD bereits heute auch elektronisch archiviert werden. All dies spielt eine immer größere Rolle. Denn damit lassen sich auch relevante Prozesskosten einsparen. In der Automatisierung von Dokumentenprozessen liegt daher ein oft ungenutztes Potenzial zur Prozessoptimierung und Automatisierung. Sogar Wettbewerbsvorteile können realisiert werden.

Was sollten Unternehmen also jetzt tun?

Unternehmen sind gut beraten, sich kompetente Unterstützung zu holen. Ein so genannter E-Invoicing Provider ist dabei die Lösung, die von der Beratung über die Analyse der Gegebenheiten bis hin zur schrittweisen Umsetzung kosteneffizient und nachhaltig sein kann. Besonderes Augenmerk bei der Auswahl des richtigen Partners liegt neben der Kostenstruktur vor allem auf dem bereits vorhandenen Anwenderkreis und der Anzahl der bereits vorhandenen Anbindungen an weitere Plattformen und Dienstleister. Darüber hinaus sollte die Möglichkeit bestehen, seine Geschäftspartner auf einfache Art und Weise anzubinden und möglichst viele Möglichkeiten zur sicheren Übertragung zu bieten. Dann hat man als Unternehmen auch gleich einen weiteren Baustein zur Cybersicherheit umgesetzt.

Wir empfehlen RICOH IDX (Intelligent Data Exchange)

Als Fachhandelspartner von RICOH empfehlen wir in diesem Fall ganz klar „RICOH IDX“. Es kann ohne Änderungen an bestehenden Systemen eingesetzt werden und verfügt über ein sehr breites Portfolio an optionalen Modulen und Möglichkeiten, die zudem sehr individuell an die eigenen Gegebenheiten angepasst werden können. RICOH IDX ist Teil des TRAFFIQX®-Netzwerks, das seit vielen Jahren die Basis für den sicheren elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten bildet. Entsprechend hoch ist die Zahl der Anwender. Als Partner an Ihrer Seite und mit RICOH IDX als Werkzeug bringen wir Sie zuverlässig von Meilenstein zu Meilenstein. Und die Automatisierung Ihrer Dokumentenprozesse inklusive der Herausforderungen von heute und morgen ist gesichert!

Mehr zum Traffiqx-Netzwerk und RICOH IDX in unserem separaten Blog.

Mit anschaulichen Videos erklären wir Ihnen die technischen Möglichkeiten, wie Sie heute starten können, um in den nächsten Jahren immer sofort mit den richtigen Technologien zu arbeiten. Investieren Sie nicht in Insellösungen und überteuerte „Schnittstellen“.

Alle Angaben basieren auf den derzeit bekannten Gesetzesentwürfen und Diskussionen. Klarheit über die Termine und Rahmenbedingungen wird nach der Veröffentlichung des Wachstumschancengesetzes voraussichtlich im Dezember 2023 bestehen.