Multifunktionsdrucker sind in jedem Unternehmen im Einsatz. Ein Multifunktionsdrucker (engl.: Multifunctional Printer – MFP) ist mittlerweile zur zentralen Anlaufstelle für moderne DMS Systeme geworden. Seine Ausstattung und seine robuste Bauart empfehlen diese Lösung. Wichtig ist das richtige System für den jeweiligen Einsatz zu finden. Leichter gesagt als getan, denn die Auswahl ist riesig, alle Systeme haben zunächst dieselben Funktionen. Trotzdem schränkt sich bei genauerer Betrachtung die Zahl der „DMS-tauglichen“ Geräte schnell ein.

Drucker und Scanner werden benötigt, wenn es darum geht die Büro-Automatisierung effektiv zu nutzen. Je nach Anwendungsfall liegen Dokumente mal analog auf Papier, mal digital als Datei vor. In manchen Prozessabläufen wechseln sie die Dokumentenart sogar mehrmals. Statt vieler kleiner Einzelgeräte empfiehlt sich die Anschaffung eines zentralen MFP, der schneller und mit übersichtlicheren Bedienelementen bei der täglichen Arbeit helfen kann. Doch worauf kommt es bei der Auswahl an? Wir haben für die Auswahl eines Multifunktionsdruckers einige Kriterien zusammengefasst.

1. Produktivität, Effizienz und Flexibilität

Die erste grundlegende Frage auf der Suche nach dem richtigen Multifunktionsdrucker richtet sich auf die Produktivität. Egal welche Funktionen oder Optionen ein Multifunktionsdrucker haben soll, er muss für das Volumen geeignet sein. Das monatliche Druck- und Scanvolumen gibt die Größenordnung des Systems vor. Papiervorrat, Geschwindigkeit pro Minute, Aufnahmekapazität und Lesegeschwindigkeit des Scanners – das alles sind dann wichtige Kriterien. Um zu erläutern, was wir meinen, haben wir hier drei verschiedene MFP-Systeme für drei unterschiedliche Einsatzzwecke zusammengestellt.

Wie hoch ist das Druckvolumen pro Monat? Farbe und Schwarzweiß.

Welche Formate sollen bedruckt werden? Ist Farbdruck notwendig?

Welche Funktionen braucht der Multifunktionsdrucker und wie oft am Tag?

Wie viele Scans laufen pro Tag über das System?

2. Folgekosten, Zuverlässigkeit und Qualität

Wenn man von den Folgekosten eines Multifunktionsdruckers spricht spielt auch die Lebensdauer eine große Rolle. Denn die Anschaffungskosten müssen sich amortisieren. Ein kleiner Multifunktionsdrucker spart anfangs Geld, aber wenn dann die Lebensdauer zu kurz ist, wird er schnell zu teuer. Ebenso verhält es sich bei den Kosten für das Material. Die allermeisten „billigen“ Multifunktionsdrucker haben hohe Folgekosten, weil die verbauten Verbrauchsmaterialien zu schnell verbraucht sind.

Was kostet der Toner und wie lange reicht er?

Braucht man regelmäßig noch mehr Materialien (Trommel, Fixierung, Entwickler)?

Für welche Lebensdauer ist das System ausgelegt (maximal und Dauerbetrieb)?

Welche Wartungsintervalle gibt der Hersteller vor und wer macht die Wartung?

3. Beschaffungsart – Kauf oder Seitenpreis All-In

Multifunktionsdrucker werden nur im Bereich der Kompaktgeräte häufiger gekauft als gemietet. Bei leistungsfähigeren Systemen ist der Einsatzbereich eines Multifunktionsdruckers relativ zentral und wichtig, so dass eine laufende Servicevereinbarung wichtig ist. Hier gibt es überwiegend Seitenpreisverträge All-In – also in der monatlichen Miete ist neben dem Multifunktionsdrucker selbst auch das gesamte Material (Toner, Trommeln, Entwickler, Ersatzteile) und der technische Service enthalten. Das wird immer wichtiger, da die Einbindung in ein Dokumentenmanagement als zentraler Scanner, den Multifunktionsdrucker schnell unverzichtbar macht. Mehr zu Seitenpreissystemen erfahren Sie in diesem Blogartikel: MFP-Seitenpreissysteme – individuell gestaltbar

Wie verfügbar muss das System sein?

Wird ein schneller Vor-Ort-Service benötigt?

Darf Kapital gebunden werden oder lieber nur Nutzung bezahlen?

4. Nachhaltigkeit, Umwelt und Arbeitsumgebung

Es muss nicht mehr zwingend ein Laserdrucker sein. Es gibt mittlerweile professionelle Alternativen in jeder Größenordnung für jeden Einsatzweck, die ganz ohne das Tonerpulver, Heizungsfixierung oder Halbleitertrommeln auskommen. Deswegen stellt sich die Frage nun auch nach der Nachhaltigkeit eines Multifunktionsdruckers.

Wie hoch ist der Stromverbrauch im Vergleich (TEC-Werte)?

Wie oft muss ich Toner wechseln und leere Patronen entsorgen?

Lange Aufwärmzeiten?

5. Eignung für Dokumentenmanagement-Systeme

Für ein modernes Dokumentenmanagement sind schnelle, zuverlässige Scanner unabdingbar. Hier übernimmt der Multifunktionsdrucker immer mehr Aufgaben. Durch seine serienmäßige Netzwerkkonnektivität bietet er gute Verbindungen in verschiedene Netzwerkverzeichnisse per Knopfdruck. Die großen Bediendisplays ermöglichen separate Schnellwahltasten für unterschiedliche Aufgaben. Die Betriebssysteme erlauben die Installation von Anwendungen, die beim Scannen gleich die wichtige Indexierung bzw. die Vergabe von Dokumentennamen automatisieren können. Wenn Sie in das Thema Dokumentenmanagement bzw. Büro-Automation einsteigen wollen, lesen Sie doch unser E-Book zu diesem Thema. Rechts in der Leiste finden Sie gleich den Download.

Nutze ich den Multifunktionsdrucker als Netzwerkscanner?

Verbinde ich das System mit einem Dokumentenmanagement?

Scanne ich sensible Dokumente und brauche eine Doppeleinzugserkennung?

6. Benötigte Geräteanzahl

Wenige zentrale Systeme sind besser als viele dezentrale Systeme. Zentrale Systeme mit mehr Funktionen sind günstiger, zuverlässiger und umweltschonender als viele kleinere Einzelsysteme für jede Funktion. Da auf diesen Systemen höhere Volumen konzentriert werden können sie zumeist mit günstigen Serviceverträgen länger zuverlässig im Einsatz bleiben. Reparaturen lohnen sich und die Anwender sind das System besser gewohnt. Kurzlebige Einzelsysteme werden oft günstig im Internet beschafft, bleiben ohne Wartung im Einsatz, Reparatur lohnt sich nicht – nach 3 Jahren dann das endgültige Aus. Neubeschaffung, Aufwand für Beschaffung und Integration des neuen Systems und die Anwender müssen sich umstellen.

Die Bedeutung von Multifunktionssysteme als wichtige Technologie für Digitalisierung und Automatisierung im Büro ist deutlich angestiegen. Ein Grund mehr, da etwas genauer hinzusehen.