Dokumentenmanagement haben eigentlich alle. Ob Unternehmen oder Privathaushalt – Rechnungen sind zu bearbeiten, Verträge werden abgeschlossen und gekündigt, Aufträge vergeben und angenommen – in unserem Alltag sind Dokumente, egal ob auf Papier oder digital, ein kostbares Gut, das wir verwalten, aufbewahren und schützen wollen.

Jeder hat ein DMS – aber oft nicht digitalisiert und nicht automatisiert.

In Unternehmen kommt diesen Dokumenten eine besondere Bedeutung zu, weil Gesetze und Regeln auf die Art und Weise der Ver- und Bearbeitung Einfluss nehmen. Wenn allerdings das Management dieser Dokumente nicht gut organisiert ist, dann führt das dazu, dass wir tagtäglich rund zwei Stunden damit beschäftigt sind, nach eben diesen kostenaufwändig erstellten, wichtigen Unterlagen, Dokumenten und Informationen zu suchen. Das haben mehrere Studien in den letzten Jahren immer wieder errechnet. Es werden immer mehr Dokumente, die nötig sind, um unsere Vorgänge zu verwalten. Das ist nicht nur zeitraubend, sondern belastet auch unnötig den Geldbeutel, wenn weiter alles gedruckt wird. Wäre es da nicht angebracht, über nachhaltigere und produktivere Alternativen nachzudenken? Eine mögliche Lösung ist der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagements.

Was macht eine Dokumentenmanagement Software?

Vereinfacht gesagt, unterstützt Sie eine Dokumentenmanagement Software (DMS) bei der Verwaltung der Dokumente. Es ist quasi das Domizil aller Dateien. Die eingescannten und digitalen Dokumente können mithilfe einer DMS in Sekundenschnelle gefunden, bearbeitet, gespeichert und zurückverfolgt werden. Der große Vorteil ist, dass man diese kostbaren Daten besser sichern kann als ein Papierarchiv auf dem Dachboden. Auf Wikipedia ist eine sehr gute Beschreibung zum dem Thema zu finden. Ein bisschen konkreter betrachtet, können mit einem digitalen Dokumentenmanagement gleich mehrere Bereiche optimiert werden:

1. Geschäftsprozesse, die auf Dokumente basieren, werden digital abgebildet und können damit automatisiert werden. Das entlastet die Anwender von langweiliger Routine.
2. Medienbrüche werden ausgeglichen bzw. vermieden.
3. Bisherige Mehrfachablage entfällt, da ein und dasselbe Dokument gleich mehrfach an verschiedenen Stellen verlinkt und gefunden werden kann.
4. Die Auskunftsfähigkeit und die wichtigen Inhalte eines Dokuments sind schneller erfasst und hervorgehoben.
5. Wichtige Informationen in einem Dokument lösen automatisch wichtige Aufgaben aus.
6. Ganz nebenbei wird die Umwelt geschont, weil ständiges Vervielfältigen und Kopieren entfällt.
7. Digitale Dokumente können auf verschiedenen Servern gesichert und ausgelagert werden. Das spart enorm Platz.

Aber ein wesentlicher Aspekt sollte nicht übersehen werden:

Die Mitarbeiter werden vom lästigen Suchen und Ablegen entlastet, sodass sie sich wieder aufs Wesentliche fokussieren und ihr Potenzial frei entfalten können.

Welche Vorteile bietet das digitale Dokumentenmanagement?

Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Vielzahl an Vorzügen, die eine Dokumentenmanagement Software bietet. Der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagements beschleunigt nämlich nicht nur die Abläufe und Reaktionszeiten rund um das Handling von Geschäftsdokumenten, senkt Druck- und Personalkosten, sondern unterstützt außerdem bei der automatischen Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Das steigert die Effizienz und schont den Geldbeutel. Hinzu kommt, dass Informationen durch eine DMS durch die automatische Kategorisierung blitzschnell abrufbar sind und Anfragen so in Sekundenschnelle beantwortet werden können – und das jederzeit und von jedem Ort.

Fehleranfällige Doppelablagen gehören so der Vergangenheit an und lästige Durchlaufzeiten werden aufs Nötigste minimiert. Dank der Integration von betrieblichen Unternehmensprozessen und der Verbindung von Abteilungen und Organisationsbereichen, ist Kollaboration von nun an kein Fremdwort mehr und Informationsaustausch und Wissenstransfer werden zum Kinderspiel.

Ein Dokumentenmanagement – System (DMS) bringt Sicherheit und Vertrauen.

Eine Dokumentenmanagement Software ermöglicht weiterhin, Zugriffe und Bearbeitungsschritte lückenlos nachzuvollziehen und, wenn nötig, zu rekonstruieren. Eine automatische Versionierung eliminiert Fehlerquellen, da alle Beteiligten immer mit der aktuellen Version arbeiten. Durch die Vergabe von Zugriffsrechten können Sie Ihre sensiblen Unternehmensdaten vor unberechtigtem Zugriff schützen.

Besonders wichtig dabei ist der Compliance-Aspekt; denn eine DMS ermöglicht eine revisionssichere Archivierung und Aktenführung sowie DSGVO-konformes Verarbeiten von personenbezogenen Daten.

In welchen Bereichen kann eine DMS eingesetzt werden?

Ob Rechnungsworkflows, Vertragsverwaltung, E-Mail-Archivierung oder digitale Personalakte: Eine Dokumentenmanagement Software ist so individuell anpassbar, dass sich auch nahezu alle Unternehmensszenarien und -wünsche damit abbilden lassen.

Die Unternehmensbereiche, in denen DMS-Lösungen eingesetzt werden, sind mannigfaltig. So setzen nach einer Studie des Branchenverbandes Bitkom 53 Prozent der Unternehmen ihr digitales Dokumentenmanagement in der Buchhaltung und bei ihren Finanzen ein. Rund 43 Prozent der Befragten arbeiten im Einkauf und der Beschaffung mit einer DMS. Auch im Marketing und Vertrieb arbeiten knapp 41 Prozent der Mitarbeiter mit einer solchen Lösung.

Alles in allem bringt ein Dokumentenmanagement jede Menge Vorteile und fast alle Unternehmen sind sich dessen bewusst. Trotzdem ist der Weg zur Integration einer modernen, Informationsverarbeitung anscheinend nicht so einfach, denn viele zögern und begrenzen die Anwendung nur auf wenige Bereiche im Unternehmen.