Enterprise Content Management (abgekürzt ECM)- das sind die Methoden für unstrukturierte Informationen.
Ein ECM (Enterprise Content Management) umfasst also die Methoden, um strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammenzufassen. Mit den einzelnen Methoden sind die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content gemeint. Content steht hierbei für analogen oder digitalen Inhalt in Unternehmen. Dokumenten Management (DMS) legt Regeln und Verfahrensweisen fest, wie mit eingehenden und ausgehenden Dokumenten umgegangen werden soll, welche Prozesse sie durchlaufen und wie sie archiviert werden, wer Zugriff hat und wann sie gelöscht werden dürfen.
Dokumente sind unterschiedlich aufgebaut und unterschiedlich wichtig.
Eine eingehende oder ausgehende Information kann unterschiedlichste Form haben. Von der einfachen SMS bis hin zum 100-seitigen Vertragswerk oder einem Rechnungslauf mit 10.000 Ausgangsrechnungen – alles das sind Dokumente. Wir als Mensch mit unseren 5 Sinnen erfassen diese Dokumente sehr verschieden und reagieren jeder anders auf die Form der Informationsübertragung. Eine Exceltabelle ist für den einen sofort erfassbar, ein anderer tut sich schwer damit. Um diese Datenmengen sinnvoll bearbeiten zu können, müssen die Informationen und Dokumente in eine sinnvolle Struktur gebracht werden. Erst dann können Anwender und Systeme darauf zugreifen. ECM und DMS gehen da Hand in Hand und unterscheiden sich nur in den Schwerpunkten. Ein DMS ist ein auf Dokumente fokussiertes ECM System, das sich mit der Verarbeitung und Ablage von dokumentbasierten Informationen befasst.
Für ein ECM bzw. DMS-System ist die Form unerheblich.
Es geht um das Erkennen der Struktur und die Erfassung der wichtigen Inhalte. So werden die Dokumente eingeordnet:
- Strukturierte Inhalte sind z.B. Rechnungen, Verträge, Angebote und Personalakten.
- Schwach strukturierten Inhalte bei E-Mails, weiterer schriftlicher Korrespondenz und Artikel.
- Unstrukturierte Inhalte wie Gesprächsnotizen können eine sehr hohe geschäftliche Relevanz haben.
ECM Systeme sind die Basis für New Work – unsere Arbeit der Zukunft.
Die Datenmengen, die wir benötigen, um unsere tägliche Arbeit zu erledigen, nehmen enorm zu. Ohne entsprechende Datenbanksysteme und neue Kommunikationswege wäre das Pensum gar nicht mehr zu bewältigen. Die Zahl der notwendige Zugriffe auf unterschiedliche Informationen und verschiedene Dokumente oder Systeme steigt stetig an. Für notwendige Recherchen in einem Papierarchiv ist keine Zeit mehr, denn die zur Verfügung stehende Zeitspanne wird immer kürzer. Ob im Produktionsprozess oder im Büro – alles sofort, gleich, am besten schon gestern. Ohne ECM Systeme ist das nicht zu bewältigen. Ein DMS ergänzt nun den automatisierten Dokumenten-Import und -Export und die gesetzeskonforme Sicherung der sensiblen Daten.
[accantum] – unsere Lösung für Enterprise Content Management und DMS
Alles lässt sich durch unser [accantum]-System erfassen, archivieren und zugänglich machen. Mit einer ECM/DMS Lösung wird eine Strategie festgelegt, wie mit diesen Dokumenten bei der Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung verfahren wird. Die passende Enterprise Content Management Software bildet die Strukturen und Prozesse als unternehmensweite Lösung ab. Der Einsatz eines Enterprise Content Management Systems bringt für ein Unternehmen viele Vorteile und enorme Kosteneinsparungen.
Dabei ist es möglich Dokumente unterschiedlicher Struktur gleichermaßen sinnvoll und weitestgehend automatisch zu erfassen. Also egal ob Rechnungen, E-Mails oder Notizen, ob strukturiert, schwachstrukturiert oder unstrukturiert – es gibt immer Erfassungsmethoden, die eine schnelle, zuverlässige Ablage ermöglichen. Der große Vorteil ist, dass die Dokumente gleichermaßen abgelegt, miteinander verknüpft und gemeinsam wieder gefunden werden können.
Das [accantum] Dokumentenmanagement- und Workflowmanagementsystem bietet zahlreiche Möglichkeiten der Erfassung und Identifizierung von Dokumenten und Informationen. Das Workflow-Portal erlaubt sogar die reine Informationsverarbeitung auch ohne Dokumente. Der Weg in die Zukunft ist offen.
Mit festen Regeln und informativen Attributen werden die Unterlagen für jeden auffindbar und lesbar. Durch die Erkennung der Inhalte stellt das Programm wichtige Daten gleich anderen Programmen (z.B. in der Buchhaltung) zur Verfügung ohne lästiges Abschreiben. So verknüpft man Dokumente und vernetzt Informationen aus verschiedenen Welten miteinander.
Weiterführender Blogartikel:
»7 DMS-Argumente für die digitale Transformation«
Die 7-DMS-Argumente sind für ein modernes Dokumentenmanagement als Entscheidungsgrundlage wichtig. Das Wissen in der Welt verdoppelt sich in immer kürzeren Zyklen. Manchmal hat man das Gefühl, das geschieht mit Gesetzen und Vorschriften in Deutschland ebenso. Was vor einigen Jahren noch problemlos möglich war, ist heute ein Störfall geworden. Wie beeinflusst das unseren Umgang mit Informationen und Dokumenten?
